Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 1/9 PROSEDUR CUTI DENGAN KEBENARAN/ TANGGUH PK.UniMAP.(O).09 Disediakan oleh : Disemak oleh : PENOLONG PENDAFTAR KANAN WAKIL PENGURUSAN Diluluskan oleh : (Tn. Hj. Rusli Hj. Abd. Hamid) Pendaftar Universiti Malaysia Perlis
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 2/9 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini adalah untuk memastikan pengurusan cuti dengan kebenaran atau penangguhan pengajian pelajar dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Pengurusan Kualiti UniMAP. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Pengurusan Akademik, Unit Kemasukan & Rekod Pelajar untuk memastikan pengurusan rekod cuti dengan kebenaran atau penangguhan pengajian dapat dilaksanakan.
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 3/9 3.0 SINGKATAN BPA-UKR : Bahagian Pengurusan Akademik-Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar PP BPA-UKR : Penolong Pendaftar Bahagian Pengurusan Akademik-Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar PELAJAR : Pelajar yang ingin membuat penangguhan pengajian JHEPA : Jabatan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni PA : Penasihat Akademik RPS : Rakan Pendamping Siswa PPK : Pusat Pengajian Kejuruteraan DEKAN PA : Dekan Pengurusan Akademik NC : Naib Canselor TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) PTj : Pusat Tanggungjawab HEA : Hal Ehwal Akademik IUS : Integrated University System
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 4/9 4.0 DEFINISI Cuti Dengan Kebenaran/ Penangguhan pelajar : Cuti semester yang diberi kepada pelajar dengan tujuan untuk menangguh pengajian atas alasan kesihatan atau alasan-alasan lain yang munasabah. 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen Lokasi No.Rujukan 5.1 Manual Kualiti Bilik Dokumen MK-UniMAP- 5.2 Buku Panduan Akademik Pelajar UniMAP BPA-UKR DS.PK.UniMAP.(O).06- Buku Panduan Sidang Akademik (edisi terkini)
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 5/9 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab Tindakan Pelajar 1. Permohonan cuti dengan kebenaran atau penangguhan pengajian pelajar dikemukakan kepada Dekan JHEPA dengan menggunakan Borang HEA/HEP13 Borang Cuti Dengan Kebenaran/Penangguhan Pengajian. Borang boleh didapati di portal pelajar, BPA-UKR, Pejabat Am Pusat Pengajian atau JHEPA. Dekan JHEPA 2. Pertimbangan permohonan oleh Dekan JHEPA berdasarkan: a) Sebab/alasan pelajar b) Laporan daripada JHEPA c) Salinan sijil cuti sakit pelajar sekiranya atas sebab kesihatan/perubatan. PA/RPS 3. Pertimbangan permohonan oleh PA/RPS berdasarkan: a) Sebab/alasan pelajar b) Perwatakan/persembahan pelajar semasa kuliah c) Keputusan peperiksaan pelajar. Dekan PPK 4. 5. Pertimbangan permohonan pelajar berdasarkan ulasan Dekan JHEPA dan laporan PA/RPS. Permohonan diserahkan kepada kaunselor, sekiranya perlu.
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 6/9 DPA 6. Pertimbangan permohonan pelajar oleh Dekan Pengurusan Akademik berdasarkan ulasan Dekan JHEPA dan Dekan PPK. TNC (A & A) 7. Kelulusan permohonan pelajar dibuat oleh TNC (A & A) dan diserahkan kepada PP BPA-UKR. PP BPA-UKR 8. Sediakan surat kelulusan/penolakan permohonan dan dapatkan tandatangan Pendaftar untuk dihantar kepada pelajar dan sesalinan ke PTj berkaitan. PTO 9. Rekod pelajar dikemaskini di dalam IUS bagi setiap permohonan yang diluluskan. PP BPA-UKR 10. Senarai pelajar yang bercuti dengan kebenaran/menangguh pengajian dikemukakan kepada Senat Universiti sebagai makluman.
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 7/9 7.0 REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan 7.1 Borang HEA/HEP 13, Borang Cuti Dengan Kebenaran/ Penangguhan Pengajian RK.UniMAP.(O).09- / Borang HEA/HEP 13 - Borang Permohonan Cuti Dengan Kebenaran/ Penangguhan Pengajian BPA- UKR 7 Tahun 7.2 Surat kelulusan / penolakan permohonan pelajar RK.UniMAP.(O).09-02 / UNIMAP/107/1/2/v BPA- UKR 7 Tahun 7.3 Senarai Pelajar Bercuti Dengan Kebenaran/ Menangguh Pengajian RK.UniMAP.(O).09-03 / UNIMAP/107/1/2/v BPA- UKR 7 Tahun 8.0 LAMPIRAN No. Lampiran Tajuk Lampiran 1 Carta Alir Prosedur Cuti Dengan Kebenaran/Penangguhan Pengajian
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 8/9 Carta Alir Prosedur Cuti Dengan Kebenaran/Penangguhan Pengajian LAMPIRAN 1 Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti Mula Pelajar 1. Permohonan penangguhan pengajian pelajar dikemukakan kepada Dekan JHEPA. Borang boleh didapati di portal pelajar, BPA- UKR, Pejabat Am Pusat Pengajian atau JHEPA. Borang HEA/HEP13 Dekan JHEPA 2. Komen/ulasan diberikan oleh Dekan JHEPA. PA/RPS ` 3. Komen/ulasan diberikan oleh PA/RPS berasaskan kepada dan kriteria pelajar. Dekan PPK Kaunselor Perlu Kaunselor Tak Perlu Kaunselor 4. Komen/ulasan diberikan oleh Dekan PPK. 5. Permohonan diserahkan kepada kaunselor sekiranya perlu. Dekan PA 6. Permohonan pelajar dipertimbangkan oleh Dekan PA.
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 9/9 TNC (A & A) 7. Permohonan pelajar mendapat kelulusan TNC (A & A). PP BPA-UKR Surat tolak kpd. pelajar Tolak 8. Surat kelulusan/penolakan permohonan dikeluarkan kepada pelajar dan sesalinan ke PTj berkaitan. UNIMAP/107/ 1/2/v PTO Lulus Surat lulus kpd pelajar 9. Rekod pelajar dikemaskini di dalam IUS bagi setiap permohonan yang diluluskan. PP BPA-UKR 10. Senarai pelajar yang bercuti dengan kebenaran/menangguh pengajian dikemukakan kepada Senat Universiti sebagai makluman. Tamat