AIM ( Audit Internal Mutu ) BAAK Siklus 6 Amin Setyo Leksono, Ph.D Tanggal Tanda tangan 1. KTS/ Old, 9-11 Mei 2. KTS/ New, 9-11 Mei 3. KTS/ Old, 9-11 Mei Tinjauan Manajemen (5.6) Kepuasan Pelanggan (8.2.1) Analisis Data (8.4.a) Infrastruktur (6.3) - Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (management review) sudah ditetapkan secara regular, namun belum memenuhi persyaratan SMM ISO 90012008. - Termasuk juga belum adanya bukti tentang tindakan perbaikan, tindakan koreksi dan tindak lanjut atas hasil tinjauan manajemen sebelumnya. - Belum ada metode untuk mendapatkan umpan balik pelanggan (customers feedback). Termasuk dalam customers feedback ini adalah evaluasi kepuasan pelanggan dan penanganan keluhan. - Belum dilakukan pengukuran dan analisa persepsi kepuasan pelanggan, termasuk belum adanya tindak lanjut atas hasil evaluasi kepuasan pelanggan. - Belum ada penetapan, perencanaan dan bukti pelaksanaan (rekaman) pemeliharaan saranaprasarana (asset maintenance). Melaksanakan tinjauan manajemen dengan mengacu kepada SNI ISO 9001 dan mempertimbangkan hasil tinjauan manajemen sebelumnya. - Mengukur kepuasan pelanggan menggunakan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM), sesuai KEPMENPAN 25 Th.2004 serta melakukan kajian terhadap hasil IKM tersebut. - Menindaklanjuti keluhan pelanggan yang disampaikan melalui e-complaint. Berkoordinasi dengan BAUK untuk pemeliharaan aset dan melaksanakannya. 5 bulan Belum ada 5 (Okt ) Evaluasi kepuasan telah dilakukan, hasilnya telah dapat ditunjukkan (mas Dimas) 1 minggu Belum ada Close d Close d
Siklus 6 Amin Setyo Leksono, Ph.D Tanggal Tanda tangan 4. KTS/ New, 9-11 Mei 5. KTS/Old 6. KTS/Old 7. KTS/Old 8. KTS/Old Sasaran Mutu (5.4.1) MM, Tinjauan Manajemen - Belum semua unit kerja melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu) Perlu dilakukan tinjauan manajemen secara reguler Melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu) secara berkala (2 bulan) sesuai dengan jadwal tinjauan manajemen. Tinjauan manajemen dilakukan minimal satu kali setahun dan dijelaskan di MM Implementasi Tidak ada bukti hasil audit internal Telah dilakukan AIM siklus 5 UB Form Kalender Akademik Penerimaan Mahasiswa Baru 5 Nomor Revisi tidak ada Form sudah diperbaiki 4 Mei Prosedur penerimaan mahasiswa baru dimonitor, tetapi tidak direview Selma mengikuti aturan Dikti secara nasional 5 (Okt ) Capaian sasaran mutu telah dievaluasi, hasilnya telah dapat ditunjukkan (sekretariat BAAK) Manual Mutu Visitasi AIM 5 Web site UB dan Buku Pedoman UU PT 12 9. KTS/New SMM ISO Pelanggan belum disesuaikan dengan proses Sebaiknya disesuaikan dengan 18 Lampiran
Siklus 6 Amin Setyo Leksono, Ph.D Tanggal Tanda tangan 10. KTS/New 11. KTS/Old 12. KTS/New 13. OBS/New 14. OBS/New 15. KTS/New SMM ISO Pemantauan Output Pemantauan, pengukuran, analisis dan tindak lanjut perbaikan Layanan Prima Layanan Prima Layanan Prima Sistem bisnis struktur yang baru Belum ada siklus PDCA (untuk semua kegiatan Perbaikan Manual Mutu 18 pada proses bisnis utama) Ada pemantauan output, namun belum ada evaluasi output layanan Audit internal belum dilakukan, demikian juga rekaman perbaikan PTK Motto belum disesuaikan dengan proses layanan secara spesifik Standar rentang waktu belum dicantumkan secara eksplisit dalam MP, walaupun telah menjadi acuan praktis layanan Prosedur pengaduan layanan termasuk e- complaint, namun belum melakukan evaluasi Berkoordinasi dengan PIDK untuk melakukan evaluasi output kepuasan pimpinan Pendampingan pembuatan Laporan PTK siklus sebelumnya Mengikuti Motto UB Join UB be the Best Manual Mutu Manual Mutu 1 bulan Belum ada 5 (Okt ) 18 18 Sudah diperbaiki di 5 MP 18 Terintegrasi dengan prosedur di PIDK 18 Visitasi AIM siklus 5 Visitasi AIM siklus 5 Visitasi AIM siklus 5 Visitasi AIM siklus 5 Close d
Siklus 6 Amin Setyo Leksono, Ph.D Tanggal Tanda tangan dan Prosedur secara spesifik sesuai bidang layanan Layanan Tupoksi ada, tetapi masih dalam proses Prima Sistem perubahan dengan adanya perubahan struktur dan Prosedur baru. KTS/Old 17. KTS/New, 24-26 Apr 18. KTS/New, 24-26 Apr 19. KTS/New, 24-26 Apr 20. OBS PDCA Audit internal Dokumentasi Penanganan keluhan pelanggan Ada kelemahan dalam controlling suatu proses/kegiatan. Bahkan beberapa proses tidak terdokumentasi dengan baik. Hasil audit internal belum dicari akar masalahnya dan tidak diverifikasi atau verifikasi tidak terdokumentasi sehingga tindakan preventif dan korektif tidak dilakukan. Sistem dokumentasi masih lemah dalam hal ketersediaan dokumen MP, perubahan dokumen dan legalitasnya. Penanganan keluhan sudah ada tetapi analisis data untuk mengetahui problem yang ada belum ada sehingga tindakan korektif dan preventif belum dapat dilakukan. Mengajukan surat kepada pimpinan terkait kejelasan Tupoksi Sub bag Pembelajaran 2 minggu Belum ada 5 (Okt ) 21. KTS/New, Belum ada klasifikasi dalam indikator pelanggan Close d
Siklus 6 Amin Setyo Leksono, Ph.D Tanggal Tanda tangan 24-26 Apr 22. OBS 23. OBS ALS/EWSW, 24. KTS/Old 25. OBS ASL/ 9-11 Mei Dokumentasi Sasaran Mutu Penyediaan SDM Pengendalian Dokumen (4.2.3) Pengendalian Rekaman (semestinya ada pemisahan untuk mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan). Perlu dilakukan review dari MP yang menyangkut perubahan MOU untuk menjamin organisasi mempunyai fleksibilitas ketika ada kasus yang tidak sesuai dengan perencanaan semula. Menambahkan prosedur pada MP Pembuatan dan Penandatanganan Kerjasama Beberapa indikator dalam sasaran mutu belum spesifik dan tidak bisa terukur, sehingga timbul kesulitan dalam proses evaluasi implementasi dari suatu proses. Belum ada analisis kompetensi SDM, kebutuhan pengembangan. - Metode untuk identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan disposisi rekaman/dokumen/arsip sudah ada namun belum memiliki MP Pemeliharaan retensi dan disposisi rekaman/dokumen/arsip. Berkoordinasi dengan BAUK untuk penyelesaian Job analysis Berkoordinasi dengan BAUK dan BAKP untuk membuat surat & pengadaan barang penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan disposisi 2 minggu Belum ada 5 (Okt ) 1 minggu Belum ada 5 (Okt )
Siklus 6 Amin Setyo Leksono, Ph.D Tanggal Tanda tangan 26. KTS 27. KTS 28. KTS 29. KTS 30. KTS (4.2.4) rekaman/dokumen/ arsip dan barang milik pelanggan dan Buku Pedoman Pendidikan Website Belum ada content Struktur organisasi Website Belum ada content program kerja Website Belum ada menu prestasi Website Audit intenal belum diunggah Website Proses pelaksanaan tinjauan manajemen belum diunggah
Siklus 6 Amin Setyo Leksono, Ph.D Tanggal Tanda tangan 31. OBS ISO 90012008 MP-MP wajib belum dilengkapi dengan timeframe waktu pelayanan, MP Produk tidak sesuai belum lengkap pada setiap proses layanan 32. OBS 33. KTS 34. KTS ISO 90012008 ISO 90012008 Pelayanan Prima, ISO 90012008 MP Produk tidak sesuai belum dilengkapi sesuai dengan prosedur penanganan Ijazah, KTM, dokumen kerjasasma dan dokumen lain yang tidak sesuai. Siklus PDCA pada bisnis proses belum dijelaskan pada manual mutu Evaluasi kinerja internal SDM belum diterapkan Belum ada Rekaman Analisis dan tindaklanjut dari Survey IKM 35. OBS Pelayanan Kode etik pegawai belum disosialisasikan
Siklus 6 Amin Setyo Leksono, Ph.D Tanggal Tanda tangan 36. OBS 37. OBS 38. OBS Prima Pelayanan Prima dan website Pelayanan Prima dan website Pelayanan Prima dan website Ada SDM namun tidak ada deskripsi tupoksi, Uraian tugas ada, namun belum dipampangkan Motto mengikuti Universitas, namun belum terunggah Maklumat layanan mengikut UB belum terunggah.
21. Tinjauan Manajemen 22. Melengkapi MP wajib dengan time frame 23. PDCA 24. Evaluasi Kerja Internal (rekaman rapat rutin) 25. Analisis Survay IKM 26. Kode Etik Pegawai Kurang diunggah Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Tahun Tentang Kode Etik Pegawai di Lingkungan Kemendikbud 27. SDM tidak ada deskripsi tupoksi 28. Motto Kurang diunggah Motto BAAK mengikuti motto UB yang tertera dalam logo UB, yaitu join UB be the best. 29. Maklumat layanan Kurang diunggah Selain itu, BAAK merumuskan maklumat pelayanan sesuai dengan maklumat pelayanan UB, yaitu Dengan ini, Kami menyatakan sanggup menyelenggarakan pelayanan sesuai standar pelayanan yang telah ditetapkan dan apabila tidak menepati janji ini, kami siap menerima sanksi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.