BAB III OBJEK PENELITIAN PT. GROOVY MUSTIKA SEJAHTERA III.1 Gambaran Umum Perusahaan III.1.1 Riwayat PT.Groovy Mustika Sejahtera PT.Groovy Mustika Sejahtera adalah perusahaan yang bergerak di bidang produksi sepatu yang didirikan oleh Bapak Felix Lie pada tanggal 14 Agustus 1991 dan berkantor pusat di Jalan Penerangan No. 9 Jakarta Barat. PT Groovy Mustika Sejahtera didirikan dengan Akte Notaris No. 5026/09-03/PM/W/1992 oleh notaris Darsono Ps. S. H. di Jakarta dan telah mendapat pengesahan dari Mentri Hukum dan HAM dengan nomor SK Mentri 02-4.328 HT.01.04 Thn 1997, Tanggal 28 Mei 1997. Perusahaan ini menangani pembuatan sepatu untuk pasar dalam negeri. Produksi sepatu untuk distribusi dalam negeri menggunakan merek Groupie dan produk yang dihasilkan berupa sepatu wanita. Melihat besarnya tingkat persaingan pasar sepatu, maka satu tujuan dari perusahaan ini adalah menghasilkan produk berupa sepatu yang mempunyai standar mutu yang tinggi, untuk itu maka dibutuhkan kontrol mutu yang mencukupi disamping digunakannya bahan baku yang bermutu dan ketrampilan dalam proses pembuatan sepatu tersebut. 25
Bahan baku untuk produksi sepatu didapat dari luar negeri dan PT. Groovy Mustika Sejahtera hanya memproduksi sepatu kulit saja sehingga menggunakan jenis bahan baku utama dari kulit disamping bahan baku yang digunakan untuk detail-detail sepatu seperti gesper, benang, kancing, hak, dan semua detail tersebut disesuaikan dengan model sepatu yang diproduksi. Proses pembuatan sepatu dimulai dengan pengukuran bahan baku kulit setiap jadwal produksi. Bahan baku tersebut bervariasi sesuai dengan jenis model yang akan dibuat. Setelah bahan baku kulit disiapkan, maka akan dibuat polapola diatas kulit tersebut. Dan untuk setiap jenis model sepatu dibutuhkan pola yang berbeda-beda dan setiap jenis pola tersebut harus dibuat sedikitnya dalam enam atau tujuh ukuran. Setelah pola tersebut dipetakan seluruhnya diatas bahan kulit maka bahan tersebut akan dipotong mengikuti pola yang tertera dan proses tersebut dilakukan dengan alat yang disebut dengan pond. Kemudian bahan dirapikan disetiap tepi bahan yang telah dipotong tersebut dan ini disebut proses seset. Setelah melalui proses seset maka bahan tersebut akan dirapikan kembali ketebalannya dan ini disebut proses spitting kemudian bahan tersebut dirangkai menjadi bagian atas muka sepatu ( upper ). Upper sepatu kemudian disambung dengan bagian dasar sepatu dan dilapis dengan kulit khusus atau dengan kain dan setelah itu dipasangkan hak dan sol bagian bawah. 26
Proses pembuatan sepatu kemudian diakhiri dengan dilakukannya proses finishing dimana disini sepatu diperiksa dan dirapikan kembali bagianbagiannya. Barang jadi produk lokal disalurkan ke beberapa agen khusus sepatu Groupie yang berupa toko dan counter-counter di beberapa kota, misalnya di Jakarta dan Bandung. Distribusi barang jadi untuk produksi lokal dikirim sesuai dengan permintaan dari distributor, dan jadwal pengirimnya tidak ditentukan sejak awal tetapi didasarkan pada jumlah persediaan barang jadi di toko maupun counter yang bersangkutan. Jumlah pengiriman juga tidak pasti, sesuai dengan kebutuhan. Namun harus selalu dipastikan agar semua jenis model terdapat lengkap di setiap toko dan setiap model tersebut harus tersedia untuk setiap ukuran. III.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Perusahaan Visi dari PT. Groovy Mustika Sejahtera adalah menjadi salah satu perusahaan sepatu terbaik dan dapat bersaing dengan perusahaan sejenis agar dapat menjadi yang terdepan. 3.1.2.2 Misi Perusahaan Misi dari PT. Groovy Mustika Sejahtera adalah untuk mengembangkan brand image produk dengan meningkatkan kualitas produk dengan harga yang terjangkau. 27
III.1.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Tujuan pembuatan struktur organisasi adalah : 1. Memberikan penegasan mengenai pembagian tugas dan tanggung jawab antar bagian 2. Menghindari terjadinya penyalahgunaan wewenang 3. Menciptakan internal control yang baik Berikut ini adalah Struktur Organisasi PT.Groovy Mustika Sejahtera : 28
Berdasarkan Struktur Organisasi di atas, tugas dan tanggung jawab masingmasing bagian adalah sebagai berikut : 1. Direktur a) Merencanakan bisnis jangka pendek dan jangka panjang b) Menerima laporan dari para manajer serta auditor dan menganalisanya c) Memutuskan tindakan dan kebijaksanaan yang harus diambil oleh perusahaan d) Ikut serta dalam penetapan kebijaksanaan anggaran perusahaan e) Mengawasi seluruh aktivitas dan kelancaran perusahaan 2. Manager Produksi a) Bertanggung jawab atas proses koordinasi dan pengendalian produksi perusahaan. b) Bertanggung jawab atas penyelesaian produksi agar tepat waktu. c) Bertanggung jawab terhadap pengadaan barang jadi. d) Bertanggung jawab pada Manager Umum. e) Bertanggung jawab membawahi bagian Kepala Produksi barang dalam proses dan Kepala Produksi Barang jadi : 1. Bertanggung jawab kepada Manager Produksi. 2. Bertanggung jawab terhadap pengadaan barang jadi dengan tepat waktu. 29
f) Membuat Surat Perintah Produksi Manajer Produksi mengepalai Divisi produksi yang terdiri dari 2 (dua) departemen yaitu : 1. Bagian Kepala Produksi Barang Dalam Proses a) Bertanggung jawab atas produksi sepatu yang sedang dibuat. b) Bertanggung jawab atas segala proses yang terjadi. c) Bertanggung jawab pada Manager Produksi. d) Bertanggung jawab agar produksi sepatu selesai pada waktunya. 2. Kepala Produksi Barang Jadi a) Bertanggung jawab atas sepatu yang sudah jadi. b) Bertanggung jawab atas kualitas barang yang sudah jadi. c) Bertanggung jawab pada Manager Produksi. 3. Manajer Personalia a) Bertanggung jawab atas kebijaksanaan dan peraturan mengenai kepegawaian b) Mereview peraturan dan kebijaksaan perusahaan sesuai dengan peraturan pemerintah mengenai kepegawaian 30
c) Menetapkan kualifikasi tenaga kerja untuk tiap posisi dan prosedur rekrutmen tenaga kerja d) Mengatasi semua masalah yang menyangkut kepegawaian seperti protes, ketidakpuasan dan demonstrasi e) Memberikan pertanggungjawaban kepada direktur Manajer personalia mengepalai Divisi personalia yang terdiri dari 3 (tiga) departemen yaitu : 1. Bagian Perekrutan dan Pemberhentian a) Melakukan seleksi karyawan baru sesuai profesi kerja yang dibutuhkan b) Memberhentikan karyawan yang memiliki kinerja buruk 2. Bagian Penggajian a) Menetapkan jumlah gaji sesuai dengan keahlian serta loyalitas yang dimiliki karyawan b) Melakukan pembayaran gaji pegawai tepat waktu 3. Bagian Pelatihan a) Memberikan pelatihan kepada karyawan baru yang belum memiliki kemampuan cukup sesuai kebutuhan b) Mengajukan promosi kepada personel manager atas tenaga kerja yang berprestasi 31
4. Manajer Persediaan a) Bertanggung jawab atas pengendalian pengadaan persediaan barang b) Mengawasi kuantitas dan kualitas seluruh persediaan yang dibeli c) Bertanggung jawab kepada direktur Manajer persediaan mengepalai Divisi persediaan yang terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu : 1. Bagian Pembelian a) Bertanggung jawab atas koordinasi seluruh proses pembelian persediaan b) Memeriksa apakah permintaan pembelian dari berbagai divisi telah dilengkapi dokumen standar dan pendukung yang telah ditetapkan serta disetujui oleh kepala divisi 2. Bagian Gudang a) Menyiapkan dan mengeluarkan barang berdasarkan SJ b) Mengecek persediaan barang digudang lalu membuat form penyesuaian barang,jika mencapai Reorder Point maka akan menghubungi manajer untuk melakukan pembelian 32
c) Melakukan penerimaan barang yang dipesan dan memeriksa apakah sesuai dengan surat pembelian dan mencocokkan dengan tagihan serta surat jalan untuk dibuatkan form penerimaan barang memeriksa Memonitor dan memeriksa jumlah persediaan d) Mencatat jumlah persediaan dengan menggunakan sistem pencatatan kartu gudang dan memberikan laporan mengenai kerusakan, kehilangan, serta jumlah persediaan kepada divisi yang bersangkutan 3. Bagian Pengiriman a) Melakukan pengiriman barang ke pelanggan berdasarkan SJ 5. Manajer Keuangan a) Bertanggung jawab atas kebenaran seluruh kegiatan akuntansi, perpajakan dan kelancaran arus kas perusahaan b) Mengawasi departemen bawahan atas pelaksanaan aturan dan kebijaksanaan yang menyangkut keuangan yang telah ditentukan c) Mengevaluasi dan menilai efektivitas dan efisisensi departemen keuangan, akuntansi serta perpajakan dan seluruh staff pada tiap divisi yang dibawahinya 33
d) Mengatur pengeluaran dan pemasukan uang perusahaan e) Mewakili perusahaan terhadap external auditor, kantor pajak, Bank dan lawyer f) Memberikan pertanggungjawaban keuangan kepada direktur Manajer keuangan menangani divisi keuangan yang terdiri dari 4 (empat) departemen, yaitu : 1. Bagian manajemen keuangan a) Menentukan pengeluaran kas kecil b) Menetapkan anggaran perusahaan c) Mempertimbangkan investasi yang berhubungan dengan perusahaan d) Mengendalikan keuangan perusahaan 2. Bagian Akuntansi a) Mencatat segala transaksi yang berhubungan dengan segala kegiatan perusahaan b) Membuat laporan keuangan c) Menyiapkan laporan yang tepat waktu dan akurat 3. Bagian Pajak a) Bertanggung jawab atas seluruh aspek perpajakan seperti PPh, PPN b) Meyakinkan dan mengontrol semua kewajban perpajakan bulanan dan tahunan dari PPh, PPn 34
apakah telah diterapkan dengan benar dan konsisten sesuai dengan ketentuan pajak yang berlaku c) Mengadakan kontol file pajak sesuai dengan jenis pajak d) Mengadakan konsultasi seperlunya dengan Kantor Akuntan atau Tax Consultant mengenai kasus pajak yang sedang dihadapi atau tax planning 4. Bagian Penagihan a) Menagih piutang perusahaan b) Bertanggung jawab kepada manajer keuangan 6. Manajer Pemasaran a) Bertanggung jawab dalam menciptakan kebijaksanaan pemasaran dan penjualan termasuk kebijaksanaan harga dan kebijaksanaan diskon b) Menyusun rencana dan target penjualan jangka pendek maupun jangka panjang serta mengevaluasi pencapaian target c) Mengkoordinasikan kegiatan pemasaran produk d) Memberikan pertanggungjawaban kepada direktur Manajer pemasaran mengepalai divisi pemasaran yang terdiri dari 2 (dua) departemen yaitu : 35
1. Bagian Penjualan a) Merencanakan dan menyelengarakan semua kegiatan penjualan b) Melakukan pendistribusian pesanan ke pelanggan c) Mengusahakan agar volume penjualan meningkat dengan memperhatikan langganan serta memperluas daerah pemasaran d) Melayani pelanggan 2. Bagian Promosi a) Melakukan analisa atau survey terhadap pasar mengenai kebutuhan konsumen serta kecenderungannya b) Melakukan promosi-promosi terhadap barang yang dijual. III.2 Kebijakan Operasional Perusahaan Dalam menjalankan kegiatan operasi Perusahaan atas penjualan secara kredit dan piutang usaha, Perusahaan telah menyusun prosedurnya sebagai berikut: III.2.1 Kebijakan Prosedur Penjualan kredit Untuk menawarkan produk-produknya, PT. Groovy Mustika Sejahtera akan menugaskan bagian Promosi untuk datang ke beberapa calon pelanggan. Apabila pelanggan tersebut berminat, maka Bagian Promosi akan meminta datadata pelanggan tersebut. Setelah itu, Bagian Promosi akan memberikan data 36
yang didapat ke bagian Penjualan untuk diinput datanya. Pemesanan dapat dilakukan melalui telepon. Pelanggan akan dilayani oleh bagian Penjualan untuk pemesanan, bagian Penjualan akan mencatat pesanan pelanggan kemudian akan membuat surat order. Surat order dibuat 2 rangkap dengan rincian rangkap 1 untuk bagian Penjualan dan rangkap 2 untuk bagian gudang. Setelah menerima surat order bagian gudang akan mengeluarkan barang sesuai dengan pesanan sekaligus membuat surat bukti keluar barang sesuai dengan jumlah barang yang telah dikeluarkan dari gudang. Bukti keluar barang terdiri dari 3 rangkap, rangkap 1 diberikan kepada bagian penjualan dan rangkap 2 untuk bagian gudang dan rangkap 3 diberikan untuk bagian Pengiriman. Bagian gudang akan membuat form persedian barang untuk mencatat banyaknya barang yang masuk dan keluar untuk mengetahui stock yang tersedia di gudang. Untuk melakukan kegiatan ini, bagian gudang memiliki aplikasi tersendiri. Bagian gudang harus secara rutin untuk mengupdate jumlah stock yang tersedia setiap adanya keluar masuk barang di gudang. Berdasarkan bukti keluar barang, bagian penjualan akan membuat faktur penjualan rangkap 3 dengan rincian sebagai berikut : rangkap 1 untuk bagian penjualan dan rangkap 2 untuk pelanggan. Bukti barang keluar rangkap 3 beserta barang diberikan ke bagian pengiriman untuk dikirim kepada pelanggan.jika Penjualan kredit maka bagian pengiriman juga harus mencantumkan form utang. Jatuh tempo Perusahaan kami adalah 1 bulan sesudah transaksi penjualan.pelanggan yang menerima barangnya akan menandatangani Bukti keluar barang dan form piutang.jika pelanggan membayar secara cash, Pelanggan dapat membayar tagihan melalui transfer, cash, cek 37
ataupun giro ke rekening PT. Groovy Mustika Sejahtera. maka Bagian Promosi akan memberikan uang tagihan tersebut ke bagian keuangan. Bagian penjualan juga bertugas membuat laporan penjualan untuk diberikan kepada manajer perusahaan. Sejak kebijaksanaan penjualan kredit diadakan maka tingkat penjualan PT. Groovy Mustika Sejahtera meningkat sekitar 25% dari tingkat penjualan sebelumnya. III.2.2 Kebijakan Prosedur Penagihan Piutang Usaha Setelah piutang jatuh tempo, Bagian Penjualan memeriksa dan mengumpulkan semua faktur penjualan kredit selama 1 bulan dan kemudian akan dibuat surat penagihan untuk masing-masing pelanggan yang akan ditagihkan pada masing-masing pelanggan melalui Bagian Promosi. Lalu Bagian Promosi tersebut mengkonfirmasikan mengenai piutang yang telah jatuh tempo kepada pelanggan, bila pelanggan membayar piutangnya maka faktur tersebut diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti bahwa pelanggan tersebut sudah membayar hutangnya. Dan tingkat kolektibilitas piutang pada PT. Groovy Mustika Sejahtera berkisar antara 50% sampai dengan 75% saja, tidak pernah mencapai 100%. 38