KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA PADA APOTEK SIAGA FARMA CILACAP NASKAH PUBLIKASI

KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA PADA APOTEK SIAGA FARMA CILACAP NASKAH PUBLIKASI Disusun oleh : SIGIT ENDRIANTO 07.02.6654 WISNU AJI NUGROHO 07.02.6714 JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

i

THE KOMPUTERIZATION OF DATA PROCESSING IN SIAGA FARMA PHARMACY CILACAP Sigit Endrianto Wisnu Aji Nugroho Jurusan Manajemen Informatika STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Data processing sistem in small companies like Apotek Siaga Farma are still using manual sistem. This sistem need more time, less accurate, and impractical so we need a new sistem that can provide information quickly, and has high accuracy, that is a komputerized data. In that sistem, all data will save in database and everytime we need the data, we just need to call the data. Software used to support this final task are Microsoft SQL Server 2000 dan Microsoft Visual Basic 6.0. The aim of this processing data with komputer is to facilitate users in processing supplier data, data of purchase transaction, data of sales transaction, types of drugs data, low stock data, user data, drugs data, supplier reports, reports of purchase transaction, reports of sales transaction, low stock reports, user reports, and reports of drugs. From this research can be seen that the processing of drug data in Apotek Siaga Farma which still using manual sistem are less effective and efficient to produce the information we need. The using of new sistem processing data with komputer-based is expected to genetrate more qualified and can assist decision-making process. Keyword : Technologi, Apotek, VB ii

1 1. Pendahuluan Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi menuntut dipenuhinya informasi dengan cepat, tepat, akurat, mudah dan handal. Sistem pengolahan data yang berjalan saat ini di berbagai perusahaan kecil masih menggunakan sistem manual. Sistem pengolahan data secara manual dapat dijelaskan sebagai berikut data dimasukkan ke dalam buku induk kemudian buku induk dijadikan sumber informasi dalam pembuatan laporan-laporan. Sistem ini membutuhkan waktu yang lama, kurang akurat dan tidak praktis sehingga perlu ada sistem baru yang lebih baik. Tugas akhir ini dilakukan pada apotek Siaga Farma Cilacap. Sistem pengolahan data yang berjalan di apotek ini juga merupakan sistem manual sehingga penulis mengusulkan sistem baru yang dapat memenuhi kebutuhan informasi yang mendesak yaitu komputerisasi data. Pada sistem ini, semua data akan diinputkan ke dalam database dan database tersebut dijadikan sumber dalam pembuatan semua laporan sehingga akan lebih cepat, tepat dan akurat. 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem Sistem adalah urutan kerja (tulis menulis), yang biasaanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih

2 departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi bisnis yang terjadi. 2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna Dan berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari infromasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatian nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat terentu. Dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian nyata sering terjadi adalah perubahaan dari suatu nilai yang disebut transaksi. Kejadian nyata adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat dan orang yang betul-betul ada dan terjadi 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi. Sistem informasi adalah sistem yang mempertemukan transaksi-transaksi yang mendukung aktivitas operasional baik yang bersifat managerial (internal) maupun yang bersifat stategi (eksternal) sehingga dihasilkan laporan-laporan tertentu baik untuk kepentingan bagian dalam maupun luar. 2.4 Konsep Dasar Basis data

3 Basis data merupakan suatu kumpulan data terhubung yang tersimpan secara bersama-sama pada suatu media tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangka data dengan cara-cara tertentu sehingga mudah untuk digunakan atau ditampilkan kembali, dan dapat digunakan oleh satu atau lebih program aplikasi secara optimal, dan disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakannya, sehingga penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan mudah terkontrol. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa Basis Data mempunyai beberapa kriteria yang penting diantaranya : Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa mengubah basis datanya. Bersifat data oriented dan bukan program oriented. Dapat berkembang dengan mudah, baik isi maupun strukturnya. Dapat digunakan dengan cara yang berbeda-beda. Kerangkapan data minimal. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah. 3. Analisis dan Perancangan Sistem Langkah perancangan Pembangunan sistem yang harus dilakukan, diantaranya :

4 a. Mengidentifikasi Masalah Mengidentifikasi kebutuhan apotek siaga farma dan menentukan bahwa pemecahannya memerlukan Sistem yang terkomputerisasi. b. Merancang Konsep c. Merancang Isi Membentuk rancangan dari isi sistem yang dibutuknan d. Merancang Naskah Merancang naskah yang dibutuhkan dalam isi sistem secara urut dan rinci. e. Merancang Tampilan Sistem yang akan dibuat Penataan kesesuaian warna dan letak agar lebih menarik. f. Analisis Kebutuhan Sistem Menyiapkan semua komponen yang dibutuhkan seperti : Hardware, Software, yang dipakai dan jumlah personil. g. Pembuatan Sistem yang terkomputerisasi Memulai pembuatan sistem sesuai dengan konsep yang telah direncanakan. h. Testing Mencoba menjalankan Sistem Komputerisasi yang telah dibuat, jika masih terjadi kesalahan atau ketidak puasan biasa dilakukan perbaikan. i. Hasil Akhir

5 Dijalankan di Apotek Siaga Farma untuk membantu pelaksanaan pengolahan data obat 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 implementasi Setelah sistem selesai dianalisis dan dirancang secara rinci dan teknologi telah diseleksi dan dipilih, saatnya sistem untuk diimplementasikan. Tahap implementasi sistem adalah tahap meletakan sistem yang baru supaya siap dioprasiakan. Tujuan implementasi sistem adalah untuk menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. Dalam menjalankan kegiatan inplementasi perlu dilakukan beberapa hal yaitu : 1. Menerapkan rencana implementasi 2. Melakukan kegiatan implementasi 3. Tindak lanjut implementasi 4.2 Rencana Implementasi Rencana kegiatan yang akan di implementasikan : 1. Pemilihan dan pelatihan personil 2. Pemrograman dan pengetesan program 3. Instalansi Hardware dan Software. 4. Pengetesan Sistem. 5. Konversi Sistem

6 4.3 Kegiatan Implementasi Kegiatan implemenntasi dilakukan dengan kegiatan yang direncanakan dalam kegiatan implementasi, antara lain sebagai berikut : 4.3.1 Pemilihan dan Pelatihan Personil Program aplikasi ini ditujukan untuk membatu kinerja karyawan dalam melakukan transaksi pengolahan data penjuaan. Oleh karena itu seorang karyawan yang akan menjalankan aplikasi ini harus biasa mengoprasikan sebuah komputer. Kalaupun dalam kenyataannya seorang karyawan di Apotek siaga Farma kurang menguasai penggunaan komputer maka akan diadakan pelatihan personil tentang pengenalan komputer dan penggunaan aplikasi pengolah data penjualan. Seorang karyawan akan dilatih terlebih dahulu dimaskukan agar dalam pelaksanaan operasi dapat berjalan lancar. Pelatihan ini menekankan pada bagaimana cara mengoperasikan sistem, yaitu : mempersiapkan input, memproses data dan menampilkan laporan. 4.3.2 Pemrograman dan pengetesan program 4.3.2.1 Pemrograman

7 Pemrograman merupakan tahap implementasi yakni dilakukan pengkodean berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat sehingga berbentuk hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat sehingga berbantuk sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah direncanakan. Pengkodean ini dilakukan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 sedangkan database yang digunakan adalah Microsoft SQL Server 2000. 4.3.2.2 Pengetesan Program Sebelum program diterapkan, maka pogram harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Oleh sebab itu program harus dites untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin dapat terjadi. Program dites untuk tiap-tiap modul dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai. 4.3.3 Instalasi Hardware dan Software a. Instalasi hardware Hardware atau perangkat keras yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi penjualan pada Apotek Siaga farma Cilacap ini. Instalasi dilakukan oleh pemasar atau toko komputer pada saat pembelian perangkat keras. b. Instalasi Software

8 Software atau perangkat lunak dalam hal ini adalah program aplikasi hasil pengkodean yang merupakan sebuah sistem yang baru yaitu Komputerisasi Pengolahan data pada Apotek Siaga Farma Cilacap. Untuk instalasi software penulis membedakan menjadi dua yaitu instalasi Sistem Pengolahan Data dan Instalasi Database Apotek Langkah-langkah untuk melakukan instalasi adalah : a. Instalasi Aplikasi Sistem Pengolahan Data 1. Masukan CD berisi program Aplikasi komputerisasi Pengolahan Data Pada Apotek Siaga Farma Cilacap kedalam CD ROM komputer. 2. Jalankan file setup.exe yang ada pada CD dengan double click file setup.exe. 3. Ikuti semua petunjuk dan langkah-langkah yang ditampikan selama proses instalasi. b. Instalasi Database Apotak pada Server 1. Instalasi Database SQL Server, ikuti semua petunjuk dan langkah-langkah yang ditampilkan seama proses instalasi.

8 2. Selanjutnya tinggal mengattach Database Apotek.MDF melalui Microsoft SQL Server Enterprise Manager SQL Server Group Microsoft SQL Server Local (Windows NT) Database Klik Kanan Attach Database cari folder tempat database tadi. 4.3.4 Pengetesan Sistem Pengetesan sistem biasaanya diakukan setelah pengetesan program. Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplementasi. Tujuan utama dari pengetesan ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan atau kelemahan-kelemahan. 4.3.5 Konversi Sistem Konversi sistem ini dilakukan dalam jangka waktu 2 minggu. Data-data yang ada pada sistem lama dikonversi kedalam sistem baru. Pelaksanaan sistem ini dilakukan secara bertahap, artinya dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru seiring dengan masa pengenalan antara karyawan yang sudah terbiasaa

9 menggunakan sistem manual dengan waktu yang yelah ditetapkan. Kedua sistem ini dilakukan secara bersama-sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru ini bebar-benar berjalan sesuai yang diharapkan. 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari penelitian ini dapat dilihat bahwa pengolahan data obat pada apotek Siaga Farma yang masih menggunakan sistem manual kurang efektif dan efisien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer khususnya dengan software visual basic 6.0 diharapkan dapat menghasilkan informasi yang lebih berkualitas dan dapat membantu proses pengambilan keputusan. Karena sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan. antara lain : 1. Dapat menghemat pencarian, pencatatan dan pemasukan data. 2. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit data dengan mudah. 3. Hasil laporan yang dibutuhkan dapat dengan mudah di peroleh dan tepat waktu. 4. Bentuk tampilan dapat dengan mudah dimengerti oleh pemakai.

10 5. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan penyelesaian tugas-tugas dengan baik. 5.2 Saran berikut : Dengan kesimpulan diatas penulis memberikan saran sebagai 1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan sebaiknya sistem pengolahan data yang dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi. 2. Dengan sistem informasi yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem baru agar dapat segera mencari pemecahan masalahnya dan dilakukan pengembangan

DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sisten Informasi untuk keunggulan bersaing Perusahan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. Kusrini.2006. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. Kusrini. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. Madcoms.2008. Microsoft Visual Basic untuk pemula. Madiun : Penerbit Andi Offset. Rudyanto Arief, M. 2005. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact- SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Micrsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. 11