Petunjuk Operasional HRIS PbnOpen Aplikasi Training Submodul Coaching and Councelling (CnC) Tahun 2017 Sekretariat Direktorat Jenderal Perbendaharaan Direktorat Jenderal Perbendaharaan Tahun 2017 Training System User Guide Page 1
Silahkan akses Aplikasi Training dengan alamat http://172.16.2.125/sub/?do=training atau training.perbendaharaan.go.id. Akses dapat dilakukan melalui jalur intranet secara langsung atau melalui jalur internet dengan login ke https://vpn.depkeu.go.id/. Bagi yang melalui jalur VPN wajib memiliki akun email depkeu atau kemenkeu. Contoh pengisian user dan Password melalui VPN adalah sbb: Pegawai memiliki akun chamzah@depkeu.go.id, maka yang dia input melalui VPN adalah: User: depkeu\chamzah Password: *Password sesuai dengan akun email Pegawai memiliki akun chamzah@kemenkeu.go.id, maka yang dia input melalui VPN adalah: User: kemenkeu\chamzah Password: *Password sesuai dengan akun email *Cat: apabila sebelumnya memiliki akun depkeu kemudian dimigrasi menjadi kemenkeu, maka kemungkinan user masih menggunakan akun dan password yang lama yaitu depkeu. Apabila lupa password akun bisa menghubungi chamzah@kemenkeu.go.id atau chamzah.skg@gmail.com untuk diresetkan di helpdesk Pusintek Kemenkeu. Masukkan alamat url aplikasi: http://172.16.2.125/sub/?do=training atau langsung ke IP: 172.16.2.112 atau training.perbendaharaan.go.id. Akan tampil halaman depan Aplikasi. User dan password untuk login adalah sama dengan user password PbnOpen. Training System User Guide Page 2
Masukkan user dan password pada isian sebagaimana pada gambar diatas, pilih level sebagai individu, lalu klik tombol login. Jika user dan password benar maka Anda akan dibawa menuju halaman beranda sbb: SEBAGAI ATASAN (COACH) Bila Anda selaku atasan/ coach, klik menu: CNC -> Sebagai Atasan -> Tayang CNC Akan tampil tampilan form sbb: Langkah pertama yang dilakukan adalah merekam target pelaksanaan coach dalam bulan dan tahun berjalan hingga mencapai perkiraan target 50 jam. Untuk merekam target, klik tombol REKAM TARGET. Akan tampil form perekaman target sbb: Training System User Guide Page 3
Silahkan isi tanggal mulai dan tanggal selesai serta lama waktu Rencana Target Pelaksanaan CNC. Dalam satu bulan berjalan rencana target terdapat tiga pilihan lama waktu pelaksanaan yaitu 5, 10, atau 20 jam. Tanggal mulai sebaiknya diisi di awal bulan dan tanggal selesai diisi dengan akhir bulan berjalan. Klik tombol SIMPAN untuk simpan data Target Pelaksanaan CNC. Akan tampil jumlah target jam yang telah direkam. Perekaman rencana target bisa melebihi target 50 jam dalam satu tahun berjalan. Tutup form Rekam Target. Kemudian buka kembali Form tayang CNC sebagai Atasan. Klik tombol REFRESH untuk melihat rencana target yang telah direkam. Training System User Guide Page 4
Setelah merekam rencana target, maka bawahan (coachee) yang akan di coaching sudah dapat direkam. Klik tombol/ icon Rekam Coachee. Akan tampil form Perekaman Coachee dan Pelaksanaan CNC sbb: Pilih jabatan bawahan untuk menentukan bawahan yang akan di-coach. Bagi pejabat eselon III dapat memilih bawahan eselon IV, fungsional, dan pelaksana. Sebelum Memilih bawahan, pastikan bawahan yang akan dicoach adalah bawahan yang memiliki gap kompetensi dengan melihat JPM bawahan pada PbnOpen. Bawahan yang dipilih dapat juga merupakan bawahan dengan pencapaian IKU dalam Dialog Kinerja Individu. Training System User Guide Page 5
Silahkan isi parameter yang dibutuhkan sbb: o TIPE Coaching ada2: Development Coaching Performance Coaching untuk pelaksanaan CNC terkait Dialog Kinerja Individu o Waktu: tanggal dan jam pelaksanaan o Lama pelaksanaan untuk tipe Development Coaching adalah 30, 45, atau 60 menit, sedangkan untuk Performance Coaching hanya tersedia 30 menit o Agenda yaitu berisi deskripsi masalah atau situasi yang dihadapai o Sasaran yaitu Rencana aksi perbaikan/pemecahan masalah o Serta keterangan bila ada Setelah itu klik tombol SIMPAN. Ketika menyimpan, maka rencana pelaksanaan CNC akan otomatis terkirim ke nomor HP serta email bawahan sebagai reminder bahwa ada rencana pelaksanaan CNC sehingga bawahan dapat melakukan persetujuan ataupun penolakan dengan alasan pada aplikasi. Maka pada tampilan tayang CNC akan menampilkan coachee beserta statusnya: Tunggu hingga bawahan melakukan persetujuan. Apabila bawahan melakukan persetujuan maka tampilan akan berubah sbb: Training System User Guide Page 6
Coach dapat malakukan perekaman uraian pelaksanaan CNC (Development Coaching): Pada tipe Development Coaching Bila pelaksanaan CNC telah selesai maka baik coachee maupun coach dapat melakukan print pelaksanaan CNC. Setelah ditandatangani kedua pihak baik, maka lakukan upload dokumen sebagai bukti pelaksanaan. Dokumentasi berupa foto (maksimal 2 file dokumentasi) dapat juga diupload. Pada tipe Performance Coaching, tidak perlu melakukan print, cukup dengan melakukan upload hasil print screen Aplikasi e-performance. Training System User Guide Page 7
Training System User Guide Page 8
SEBAGAI BAWAHAN (COACHEE) Bila Anda selaku bawahan/ coachee, klik menu: CNC -> Sebagai Bawahan -> Tayang CNC. Akan tampil tampilan form sbb: Bila sebelumnya atasan Anda merekam Anda sebagai coachee untuk pelaksanaan CNC maka Anda akan menerima reminder berupa SMS dan email pemberitahuan. Untuk melakukan persetujuan maka Anda perlu merespon sebagai bawahan (coachee). Setelah login, pada tampilan form akan terlihat status persetujuan coachee dengan status Belum, apabila coachee ybs belum melakukan persetujuan. Terdapat dua icon: setujui dan tolak. Apabila Anda setuju dengan rencana CNC atasan Anda, maka klik tombol setujui. Bila Anda menolak maka klik tombol tolak disertai dengan isian alasan penolakan misalnya: pada tanggal dan jam tersebut ybs sedang Dinas Luar atau ada kegiatan yang lebih urgent. Bila Anda melakukan persetujuan maka tampilan akan berubah sbb: Training System User Guide Page 9
Coachee dapat merekam komentar mengenai pelaksanaan CNC (Development Coaching): Pada tipe Development Coaching Bila pelaksanaan CNC telah selesai maka baik coachee maupun coach dapat melakukan print pelaksanaan CNC. Setelah ditandatangani kedua pihak baik, maka lakukan upload dokumen sebagai bukti pelaksanaan. Dokumentasi berupa foto (maksimal 2 file dokumentasi) dapat juga diupload. Pada tipe Performance Coaching, tidak perlu melakukan print, cukup dengan melakukan upload hasil print screen Aplikasi e-performance. Training System User Guide Page 10
Baik coach atau coachee dapat juga melakukan cetak pelaksanaan dalam bentuk excel dengan klik tombol CETAK. Training System User Guide Page 11
Jika ada pertanyaan seputar Aplikasi, dapat menghubungi Bagian SDM: telepon 021-3846322, internal 5213, atau sms ke SMS Center Aplikasi Training 085210005213 (Hanya SMS), atau 081280936260 (WA) email ke trainingdjpbn@gmail.com atau chamzah.skg@gmail.com/ chamzah@kemenkeu.go.id. SEKIAN DAN TERIMA KASIH Training System User Guide Page 12