BAB III PELAKSANAAN KULIAH KERJA PUSDOKINFO DI KANTOR BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA 3.1 Tugas Saat Kuliah Pusdokinfo Tugas yang dilakukan oleh penulis di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta saat pelaksanaan Kuliah Kerja Pusdokinfo dalam kurun waktu 25 Januari 2016 sampai dengan 20 Maret 2016. Tugas yang dilakukan secara garis besar terdiri dari manajemen koleksi terutama dalam pengolahan bahan pustaka, manajemen layanan yang terdiri dari pemberian layanan sirkulasi dan layanan referensi serta pengolahan Arsip pada Kantor Badan Arsip Daerah Kota Surakarta. 3.1.1. Pengolahan Bahan Pustaka Tugas pengolahan bahan pustaka dilakukan pada minggu pertama dan kedua. Kegiatan ini di lakukan dengan mengkatalogisasi bahan pustaka yang baru guna pemberian stempel, klasifikasi, pemberian kelengkapan koleksi dan melakukan inventarisasi. Inventarisasi bahan pustaka yang ada di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dilakukan dengan mengkatalog dahulu seluruh buku yang akan di lakukan dan pemberian nomer klasifikasi pada setiap buku. Dalam format pengolahan program microsoft exel berisi informasi tentang nomor inventaris, judul buku, judul seri, jumlah eksemplar, ISBN, nama penerbit, tahun terbit, kolasi, jenis bahasa, 25
26 kota terbit, klasifikasi, nama pengarang dan subjek. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini: Gambar 1 Inventarisasi Dengan Program Microsoft Exel Sumber: Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2016 Gambar 2 Inventarisasi Dengan Program Microsoft Exel Sumber: Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta,2016
27 Pemberian stempel pada bahan pustaka dilakukan dua kali, yaitu pemberian stempel inventaris dan stempel identitas kepemilikan. Stempel inventaris diberikan di halaman judul buku, atau jika tidak memungkinkan diletakkan di halaman kosong setelah halaman judul buku sebelum isi buku. Terdapat beberapa informasi dalam stempel inventaris, yaitu pernyataan bahwa bahan pustaka tersebut milik Kantor Badan Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, nomor inventaris koleksi, dan tanggal selesainya bahan pustaka di proses. Stempel identitas berbentuk persegi panjang diberikan di bawah buku, samping kanan buku, atas buku, halaman pancir atau judul separuh, halaman akhir buku dan juga diberikan di tiga tempat, yaitu di halaman 8, 21 dan 71. Penentuan nomor klasifikasi pada bahan pustaka di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta berpedoman kepada Dewey Decimal Classification. Kelengkapan yang diberikan pada bahan pustaka yaitu nomor punggung buku dan tanda tanggal kembali (due date slip). Kelengkapan tanda tanggal kembali terdiri dari form tanggal kembali, kartu buku dan kantong buku yang diletakkan di balik halaman cover belakang buku. 3.1.2. Layanan Sirkulasi dan Layanan referensi Tugas pada layanan sirkulasi dilakukan pada minggu ketiga, minggu keempat, minggu keenam dan minggu ketujuh. Layanan sirkulasi yang dilakukan penulis di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
28 Surakarta sendiri terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu layanan sirkulasi buku umum dan layanan sirkulasi bagian referensi. Layanan sirkulasi buku umum dilakukan dengan sistem automasi menggunakan SLIMS Cendana. Sirkulasi dilakukan pada menu Sirkulasi, kemudian memasukkan nomor identitas pemustaka, kemudian memprosesan peminjaman dengan memasukkan nomor inventaris buku, pemgembalian dengan memilih menu pengembalian serta perpanjangan peminjaman dengan memilih menu perpanjangan. Kendala dalam penggunaan sistem automasi ini antara lain ada beberap nomor identitas pemustaka yang terkadang tidak terakses saat dimasukkan dalam program automasi. Layanan sirkulasi pada bagian referensi di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdapat beberapa jenis koleksi referensi antaranya kamus, ensiklopedi, peta, buku batik, tokoh-tokoh nasional, obat, dan kliping. Layanan referensi di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan sistem layanan terbuka hal tersebut diterapkan pada tahun 2015. Kegiatan penulis pada layanan referensi ini adalah melayani pengunjung yang ingin membaca di tempat serta memberikan layanan fotokopi pada pengunjung karena pada layanan referensi bahan pustaka tidak dapat di pinjam untuk dibawa pulang. 3.1.3. Input Data pada Buku-Buku Penyingan Tugas pada layanan sirkulasi dilakukan pada minggu lima dan minggu keenam. Pada kegiatan penyiangan ini masih termasuk pada kegiatan layan
29 sirkulasi. Penyiang di lakukan agar buku-buku lama dapat di perbaiki dan di gantikan dengan koleksi terbaru. Hal tersebut bertujuan guna menumbuhkan minat pembaca akan koleksi koleksi terbaru. Dalam format pengolahan program microsoft exel berisi informasi tentang nomor inventaris, nomor klasifikasi, judul buku, nama penerbit, tahun terbit, nama pengarang dan hadiah (HD) atau pembelian (PB), jumlah eksemplar, dan keterang (kondisi buku). Untuk lebih jelasnya proses data penyiangan dapat dilihat pada gambar berikut ini : Gambar 3 Penyiangan Dengan Program Microsoft Exel Sumber: Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2016 3.1.4. Input Data pada Buku-Buku Perpustakaan Keliling Tugas pada pendataan buku perpustakaan keliling dilakukan pada minggu kedelapan. Pendataan dilakukan agar buku dapat di masukan
30 dalam koleksi terbaru pada mobil perpustakaan keliling dan dijadikan koleksi terbaru. Guna menumbuhkan minat pembaca akan koleksi koleksi terbaru. Dalam format pengolahan program microsoft exel berisi informasi tentang nomor inventaris, no klasifikasi, judul buku, nama penerbit, tahun terbit, nama pengarang dan hadiah (HD) atau pembelian (PB), jumlah eksemplar, dan keterang. Untuk lebih jelasnya proses data penyiangan dapat dilihat pada gambar berikut ini : Gambar 4 Pendataan Buku Dengan Program Microsoft Exel Sumber: Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2016 3.1.5. Memasukkan Data Arsip pada Program SIMARDI Salah satu Program yang digunakan sebagai mengolah arsip dengan menggunakan program SIMARDI. Tugas memasukkan (input) data arsip dilakukan penulis selama 1 minggu pada saat Kuliah Kerja Pusdokinfo, yaitu di minggu ketuju.
31 Fungsi input pada program SIMARDI dilakukan pada menu Entri Surat. Tugas memasukkan data Arsip dilakukan untuk data Arsip baru atau Arsip Baru. Form masukan data Arsip diprogram SIMARDI adalah sebagai berikut: Gambar 5 Form Input Data Arsip di SIMARDI Sumber: Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2016
32 Gambar 6 Form Input Data Arsip di SIMARDI Sumber: Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2016 Gambar 7 Form Input Data Arsip di SIMARDI Sumber: Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2016
33 3.2. Penilaian Diri Tugas yang dilakukan oleh penulis saat melaksanakan Kuliah Kerja Pusdokinfo di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang dirasa belum dapat dilakukan secara maksimal ialah tugas layanan sirkulasi buku umum. Masih terdapat beberapa kendala dalam melakukan tugas sirkulasi terutama dalam sistem kartu, terutuma saat membuat kartu anggota baru perpustakaan dalam program SLIMS. Penulis terkendala saat melakukan foto identitas anggota. Selain itu saat melakukan proses input data penyiangan atau buku perpustakaan keliling penulis melakukan segala kegiatan dengan baik dan lancar. Pengolahan bahan pustakapun tidak terdapat kendala saat melaksana tugas hingga proses pengolahan selesai. Saat melakukan pengolaha arsip di Kantor Arsip penulis dapat mengikuti proses input data arsip dengan baik menggunakan SIMARDI. Kegiatan yang dirasa penulis secara maksimal adalah pelayanan pada bagian layanan referensi. Di karenakan pada layanan referensi rata-rata pengunjung sangat mudah untuk melakukan wawancara guna menemukan buku yang dibutuhkan jika pengunjung kesulitan menemukan buku yang diinginkan. Terdapat beberapa kendala yang dihadapi, saat membantu pengunjung dalam mencari buku-buku kesenian yang mereka butuhkan karena sangat minimnya koleksi tentang kesenian terutama seni wayang dan cerita perwayangan. Karena rata-rata pengunjung referensi mencari
34 tentang kesenian dan cerita legenda zaman dahulu. Penulis memberikan beberapa referensi buku yang lain yang dapat membantu.