BAB II GAMBARAN UMUM

Transkripsi

1 BAB II GAMBARAN UMUM II.1 Sejarah Perpustakaan STIESIA Perkembangan Perpustakaan STIESIA, mengikuti perkembangan STIESIA Surabaya, yaitu pada tahun 1972 berdiri Akademi Pajak dan Keuangan (APK) Surabaya, kemudian pada tahun 1979 mengalami perkembangan yang pada akhirnya bernama Sekolah Tinggi Pajak dan Keuangan (STIPAK) Surabaya dan pada tahun 1980 kembali lagi dengan nama Sekolah Tinggi Keuangan Indonesia (STIKI) Surabaya, dan yang terakhir pada tahun 1985 sampai dengan sekarang berubah menjadi dengan nama Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya. Seiring perkembangan tersebut, perpustakaan secara otomatis mengalami perubahan dari Perpustakaan APK, Perpustakaan STIPAK Surabaya, Perpustakaan STIKI Surabaya dan terakhir menjadi Perpustakaan STIESIA Surabaya. Perkembangan itu tidak hanya menyangkut pada bentuk dan nama tetapi berkaitan dengan tempat, sarana dan prasarana. Pada awalnya perpustakaan hanya terdiri dari satu lantai saja, namun seiring dengan terus bertambahnya jumlah koleksi maka ruangan perpustakaan diperbesar hingga menjadi dua lantai. Saat ini perpustakaan memiliki dua lantai dengan luas keseluruhan 1500 M 2, yang terbagi dalam ruang koleksi buku, ruang referensi, ruang koleksi khusus (Tugas Akhir, jurnal dan majalah), ruang sirkulasi, ruang administrasi, ruang foto copy dan internet. 33

2 34 Pada pertengahan 2008, Perpustakaan STIESIA melakukan otomasi dengan menggunakan program Laser 2.0 berbasis web dari Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Malang serta Ganesha Digital Library (GDL) yang diperoleh dari Institut Pertanian Bogor. GDL digunakan perpustakaan STIESIA untuk mengelola berbagai jenis penelitian (tugas akhir, skripsi, tesis, disertasi dan penelitian dosen), prosiding, jurnal serta koleksi khusus lainnya. Sedangkan, Laser digunakan untuk pengolahan koleksi buku, administrasi perpustakaan dan sirkulasi. Pada akhir tahun 2001, Perpustakaan STIESIA berganti program otomasi. Program yang digunakan adalah buatan STIESIA sendiri, dimana program ini menggunakan sistem integrasi satu atap dengan bagian lainnya. Program yang digunakan sekarang bernama STIESIA Library Information System dan berbasis desktop. II.2 Visi, Misi dan Tujuan Perpustakaan STIESIA II.2.1 Motto We are the best way for knowledge and information access II.2.2 Visi Menjadikan Perpustakaan sebagai pusat informasi yang akurat dalam bidang Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen yang berbasis teknologi informasi.

3 35 II.2.3 Misi - Menyediakan informasi yang relevan dalam bidang Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen sebagai pendukung TRI DHARMA Perguruan Tinggi sehingga dapat meningkatkan kualitas kegiatan proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat. - Melaksanakan pengembangan koleksi sebagai yang berorientasi kepada kebutuhan pemustaka. - Menjalin kerjasama dengan Perpustakaan Universitas atau Sekolah Tinggi lain dalam rangka resources sharing informasi. - Tersedianya informasi yang relevan dan up to date baik cetak maupun non cetak dengan dukungan teknologi informasi yang ada. - Penyebarluasan informasi yang relevan dan tepat guna bagi pemustaka. - Kemudahan akses informasi secara cepat dan tepat dengan bantuan teknologi informasi. - Membangun pelayanan yang ramah dan bersahabat kepada pemustaka untuk mendukung suasana yang kondusif di lingkungan civitas akademika. II.2.4 Tujuan 1. Untuk memenuhi kebutuhan informasi dan ilmu pengetahuan di bidang bidang Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen bagi civitas akademika dalam bentuk koleksi cetak maupun non-cetak seperti buku, journal cetak dan online, karya ilmiah, terbitan berseri, CD (compact disk)

4 36 yang diperuntukkan guna menunjang kegiatan tri dharma perguruan tinggi dan pemangku kepentingan. 2. Memberikan layanan kepada pemustaka secara langsung dan penyediaan e-library yang ditujukan kepada civitas akademika dan para pemangku kepentingan sehingga memudahkan dalam resources sharing dan penggunaan koleksi secara bersama. II.3 Struktur Organisasi, Personalia, Dan Pembagian Tugas II.3.1 Struktur Organisasi Dan Personalia Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya merupakan unit pelaksana teknis setingkat dengan bagian dan secara langsung dibawah pengawasan Ketua STIESIA Surabaya: 1. Susunan Organisasi : a. Kepala Perpustakaan Kepala perpustakaan bertanggung jawab atas segala kelancaran tugas dan melaporkan kegiatan-kegiatan perpustakaan kepada Ketua STIESIA Surabaya. b. Kepala Seksi Pelayanan Teknis Kepala Seksi Pelayanan Teknis melaksanakan tugas-tugas teknis perpustakaan dan mempertanggung jawabkannya kepada Kepala Perpustakaan.

5 37 c. Kepala Seksi Pelayanan Pembaca Kepala Seksi Pelayanan Pembaca melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan masyarakat pembaca dan mempertanggung jawabkannya kepada Kepala Perpustakaan. II.3.2 Bagan Struktur Organisasi mikro Adapun deskripsi tugas masing-masing bagian adalah sebagai berikut : 1. Kepala Perpustakaan a. Merencanakan program pengembangan perpustakaan jangka pendek (1 tahun) dan jangka panjang (5 s/d 10 tahun) b. Mengkoordinir semua kegiatan perpustakaan c. Menangani masalah-masalah administrasi perpustakaan misalnya pengusulan kenaikan pangkat, penyusunan dan pembuatan statistik perpustakaan d. Penyusunan tata tertib perpustakaan

6 38 e. Menyusun laporan tahunan untuk disampaikan kepada Ketua STIESIA 2. Pelayanan Teknis a. Pengadaan bahan pustaka (buku, majalah, koran) b. Inventarisasi bahan pustaka (pendaftaran dalam buku induk, memberikan tanda-tanda perpustakaan) c. Processing bahan pustaka meliputi : - Katalogisasi - Klasifikasi - Penentuan kata subyek - Penempelan : label buku, kartu buku, kantong buku, dan data data due slip ( lidah buku) d. Pemeliharaan Koleksi e. Pengaturan Pameran buku/majalah f. Penyusutan koleksi yang tidak diperlukan g. Lain-lain tugas yang ditunjuk oleh pemimpin 3. Pelayanan Pembaca a. Melaksanakan pendaftaran anggota perpustakaan b. Melayani peminjaman dan pengembalian bahan pustaka dengan baik c. Mengirimkan file peminjaman dengan tertib d. Mengirimkan peringatan/penagihan kepada peminjam yang lalai mengembalikan

7 39 e. Menetapkan besarnya denda bagi peminjam yang melampaui batas waktu peminjaman, sesuai dengan ketentuan yang berlaku f. Melakukan pengawasan terhadap semua peminjam perpustakaan g. Mengontrol buku-buku yang dipinjam dan buku-buku yang dikembalikan h. Menyusun statistik : pengunjung, anggota, buku yang disirkulasikan, buku yang dipinjam, jumlah peminjam dan sebagainya secara rutin i. Memberikan pelayanan permintaan penelusuran literatur j. Menyusun kembali buku-buku dalam rak, sesuai dengan urutannya k. Mengatur koleksi referensi, skripsi, majalah dan koran l. Menyiapkan Surat Keterangan Bebas Pinjam Perpustakaan m. Melayani pembuatan kartu super dan kartu tamu pada mahasiswa dari Universitas lain. II.3.3 Bagan Struktur Organisasi Makro Yang dimaksud dengan organisasi makro adalah penegasan dan penggambaran kedudukan perpustakaan perguruan tinggi sebagai unit kerja dalam organisasi perguruan tinggi yang bersangkutan.

8 40 Ketua STIESIA PK I PK II PK III Perpusta kaan Program Studi II.3.4 Jam Kerja / Waktu Kerja Jam kerja dan jam pelayanan yang diterapkan di Perpustakaan : 1. Jam Kerja : Hari Senin Jum at, jam Jam Pelayanan : Hari Senin - Kamis : Pagi Sore Hari Jum'at : Pagi Sore

9 41 II.3.5 Staff Perpustakaan Berikut ini adalah pustakawan dan staff Perpustakaan STIESIA Surabaya: No Nama Jabatan 1 Kristina, S.Sos. Kepala Perpustakaan 2 Bambang Sutriono Kepala Seksi Layanan Sirkulasi 3 Sugeng Santoso,SE Kepala Seksi Layanan Teknis 4 Rizal Chriestian Mahendra, A.Md. Pustakawan 5 Melisa Kakaina, S.IIP Pustakawan 6 Silmi Fitrina Sari, S.IIP Pustakawan 7 Rizky Amelia, A.Md Pustakawan 8 Elik Zuraidah Staf Administrasi 9 Etty Suryatiningsih Staf Administrasi 10 Sudarlilik Staf Administrasi 11 Kusmiadji Staf Administrasi 12 Andik Mulyono Staf Administrasi 13 Rizal Ade Staf Administrasi 14 Djumadi Pembantu Umum 15 Imam Turmudzi Pembantu Umum 15 Mardi Pembantu Umum II.3.6 Pembagian Tugas Dan Strategi Optimalisasi Staff Dalam Rangka Pencapaian Tujuan Karena jam kerja dan pelayanan unit perpustakaan setiap harinya terdapat 2 (dua) shift maka dalam rangka optimalisasi staff, perpustakaan membagi karyawannya dalam 2 (dua) shift pula dengan pembagian sebagai berikut : 1. Shift Pagi jumlah karyawan terdiri - Kepala Perpustakaan - 2 Kepala Seksi

10 42-6 Staff - 1 Pembantu Umum Dengan pembagian tugas shift pagi sebagai berikut : 1. Kepala Perpustakaan 2. Kasi Pelayanan Sirkulasi 3. Kasi Pelayanan Teknis 4. Petugas Administrasi 5. Petugas Loket Peminjaman 6. Petugas Loket Pengembalian 7. Petugas Pintu Masuk 8. Petugas Pintu Keluar 9. Petugas Foto Copy 10. Petugas Penitipan Tas 2. Shift Sore jumlah karyawan terdiri - 4 Staff - 2 Pembantu Umum Dengan pembagian tugas shift sore sebagai berikut : 1. Petugas Loket Pengembalian 2. Petugas Loket Peminjaman 3. Petugas Pintu Masuk 4. Petugas Pintu Keluar 5. Petugas Penitipan Tas (Lembur)

11 43 Pembagian Staff untuk shit pagi dan shift sore dilakukan sesuai jadwal II.3.7 Peraturan Perpustakaan STIESIA Peraturan perpustakaan adalah peraturan yang ditujukan kepada pengguna perpustakaan sebagai pedoman dalam menggunakan fasilitas perpustakaan. Tata Tertib pelayanan Perpustakaan STIESIA adalah sebagai berikut : 1. Jam buka layanan perpustakaan : a. Hari Senin s.d Jumat = puku s.d WIB b. Istirahat (Senin-Kamis) = pukul s.d WIB c. Istirahat (Jumat) = pukul s.d WIB Hal tersebut berlaku sepanjang semester/tahun akademik yang sedang berjalan, kecuali ada ketetapan lain melalui pengumuman tertulis. 2. Ketentuan anggota perpustakaan : a. Anggota tetap merupakan mahasiswa STIESIA yang telah mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan. Untuk menjadi anggota, diharuskan mengisi blanko pendaftaran dan dikenakan biaya sebesar Rp ,- (lima ribu rupiah) yang berlaku selama 1 tahun b. Anggota tidak tetap (pengguna dari luar STIESIA) wajib menunjukkan surat pengantar yang ditujukan kepada kepala perpustakaan dan dikenakan biaya administrasi sebesar Rp ; (sepuluh ribu rupiah) yang berlaku selama 2 minggu. Bagi anggota tidak tetap fasilitas yang tersedia hanya sebatas baca koleksi ditempat dan fotocopy. 3. Yang berhak mendapatkan pelayanan peminjaman dan pengembalian buku hanyalah anggota yang aktif.

12 44 4. Pengguna perpustakaan harus absensi di barcode reader yang telah tersedia dengan menggunakan kartu anggota perpustakaan ketika masuk ke perpustakaan. 5. Ketentuan peminjaman dan pengembalian buku untuk mahasiswa, sebagai berikut : a. Waktu pelayanan peminjaman buku dimulai dari puku s.d WIB setiap hari Senin s.d Jumat diluar jam istirahat. b. Batas peminjaman maksimal2 (dua) buku. c. Bagi mahasiswa yang sudah meminjam baik untuk peminjaman 1 atau 2 buku maka tidak diperkenankan untuk meminjam buku lagi, kecuali mengembalikan buku tersebut. d. Batas maksimal waktu peminjaman adalah 2 minggu tanpa perpanjangan. e. Peminjaman dan pengembalian buku harus menggunakan kartu anggota perpustakaan. f. Denda untuk keterlambatan buku sebesar Rp 500,00/hari untuk setiap buku. 6. Ketentuan peminjaman dan pengembalian buku bagi dosen, sebagai berikut a. Batas peminjaman maksimal 10 (sepuluh) buku. b. Batas maksimal waktu peminjaman adalah 6 (enam) bulan. c. Denda untuk keterlambatan buku sebesar Rp 500,00/hari untuk setiap buku.

13 45 7. Pengguna perpustakaan yang menghilangkan dan merusak buku perpustakaan (sengaja atau tidak) dikenakan sanksi yaitu mengganti buku yang sama dengan buku yang dihilangkan atau membayar sebesar harga buku yang dihilangkan. 8. Harap menjaga ketertiban, kebersihan dan ketenangan selama menggunakan fasilitas perpustakaan. 9. Dilarang membawa tas, jaket, helm dan atau sejenisnya ketika masuk perpustakaan. Semua barang tersebut diatas harus dititipkan di tempat penitipan yang telah tersedia. 10. Dilarang membawa makanan dan minuman, serta merokok ketika berada di perpustakaan. 11. Tidak diperkenankan membawa laptop dan kamera ke dalam ruang referensi. 12. Koleksi referensi (yang bertanda R) dan koleksi yang bertanda C. l tidak dapat dipinjam. 13. Peraturan ini berlaku sesuai dengan tanggal yang ditetapkan. II.3.8 Anggaran - Dana dari Lembaga, biasanya digunakan untuk membeli koleksi, maka akan di tulis pada keterangan inventaris dengan PB yang artinya Pembelian. Contoh : Pada penulisan nomer inventaris buku jika ada kode PB maka artinya buku itu hasil dari dana lembaga. - Dana dari Sumbagan Alumni, mahasiswa yang lulus wajib memberikan sumbangan berupa uang yang nantinya akan digunakan untuk pembelian

14 46 koleksi. Maka untuk penulisan pada keterangan inventaris ditulis dengan kode HD yang berati Hadiah. II.3.9 Jumlah Koleksi Salah satu unsur perpustakaan adalah koleksi, tanpa adanya koleksi yang baik dan memadai, perpustakaan tidak akan dapat memberikan layanan yang baik kepada masyarakat penggunanya. Yang dimaksud dengan koleksi perpustakaan adalah semua bahan yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi. No. Jenis Pustaka yang Tersedia di Jumlah Judul Jumlah Eksemplar Perpustakaan 1. Buku wajib Jurnal Ilmiah Nasional Jurnal Ilmiah Internasional Disertasi/Tesis/Skripsi/Tugas Akhir 5. Buletin/Majalah Ilmiah Lokal Prosiding 32 32