Rancang Bangun Sistem Informasi Perpustakaan pada Universitas X

Transkripsi

1 Rancang Bangun Sistem Informasi Perpustakaan pada Universitas X Susetya Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama Surabaya Jl. Arif Rahman Hakim 51 Surabaya Universitas X mempunyai sebuah sub bagian yang tidak terpisahkan dari keseluruhan operasional yaitu perpustakaan, dimana pada perpustakaan tersebut tersimpan ratusan bahkan ribuan buku dengan jumlah peminjam yang tidak kalah banyaknya. Perpustakaan tersebut berusaha untuk menghimpun informasi tentang buku-buku yang dimiliki termasuk buku-buku yang sedang dipinjam oleh para anggotanya, tetapi hal tersebut tidak dapat terlaksana dengan cepat dan akurat, karena jumlah datanya banyak sekali sedangkan sistem yang digunakan tidak memadai. Untuk itu diusulkan pembuatan sistem informasi yang dapat mengatasi permasalahan tersebut. Dengan adanya sistem informasi ini maka proses registrasi anggota baru dapat ditangani dengan cepat, registrasi buku baru dapat dilakukan dengan cepat. Dengan adanya katalog maka anggota dapat mencari koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan dengan cepat. Untuk sirkulasi peminjaman dan pengembalian buku dapat ditelusuri dengan cepat dan akurat. 1. Latar Belakang Universitas X mempunyai sebuah sub bagian yang tidak terpisahkan dari keseluruhan operasional yaitu perpustakaan, dimana pada perpustakaan tersebut tersimpan ratusan bahkan ribuan buku dengan jumlah peminjam yang tidak kalah banyaknya. Perpustakaan tersebut berusaha untuk menghimpun informasi tentang buku-buku yang dimiliki termasuk buku-buku yang sedang dipinjam oleh para anggotanya, tetapi hal tersebut tidak dapat terlaksana dengan cepat dan akurat, karena jumlah datanya banyak sekali sedangkan sistem yang digunakan tidak memadai. Apabila seorang anggota ingin meminjam sebuah judul buku, maka sang pustakawan akan kesulitan untuk tahu apakah buku tersebut dimiliki oleh perpustakaan, ataukah buku tersebut sedang dipinjam oleh anggota lainnya. Sistem yang digunakan adalah sistem berkas, dimana calon anggota baru wajib mengisi form data pribadi dan menyertakan bukti kemahasiswaan kemudian anggota tersebut dibuatkan kartu data peminjaman buku untuk anggota. Untuk proses peminjaman buku, maka anggota yang ingin meminjam buku harus mencari buku yang dimaksud dirak buku perpustakaan setelah itu mengisi bukti peminjaman, dan bukti peminjaman tersebut di file tersendiri serta data buku yang dipinjam dituliskan di kartu data peminjaman masing-masing anggota. Proses pendataan buku pun dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk dapat terselesaikan. 2. Perumusan Masalah Dari latar belakang masalah seperti disebutkan diatas maka dapat dirumuskan permasalahan yang ada pada perpustakaan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Proses inventarisasi buku yang dilakukan secara manual, sangat

2 memperlambat proses pendataan buku dan peluang untuk kehilangan buku sangat besar. 2. Proses penerimaan anggota baru yang menggunakan sistem berkas. 3. Proses peminjaman buku yang juga menggunakan sistem berkas sangat sulit untuk melakukan pendataan terhadap buku-buku yang keluar. 4. Tidak tersedianya katalog yang dapat digunakan untuk pengaksesan koleksi yang ada di perpustakaan. 3. Tujuan Dari perumusan masalah yang telah disebutkan sebelumnya maka dibuatlah usulan untuk pembuatan sistem komputerisasi basis data yang dapat digunakan untuk mendukung proses-proses atau kegiatan operasional yang berlangsung didalam perpustakaan tersebut Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan 5. Perancangan Sistem 5.1. Flow Chart Registrasi Anggota Baru 4. Landasan Teori 4.1. Klasifikasi Buku Manajemen suatu perpustakaan meliputi pendataan terhadap inventaris perpustakaan tentunya yang terutama adalah buku, jurnal ilmiah dan sebagainya, melakukan klasifikasi untuk menyusun koleksi buku yang ada agar buku yang jenisnya sama yang diletakkan secara berdekatan sehingga dapat memudahkan untuk proses pencarian maupun pengembalian, pendataan terhadap tata letak buku jurnal ilmiah dan sebagainya, pendataan terhadap anggota, pendataan terhadap transaksi peminjaman buku. Untuk melakukan hal tersebut perpustakaan harus memiliki standar klasifikasi yang baku untuk diterapkan. Ada beberapa macam sistem klasifikasi buku namun yang umum diterapkan di Indonesia adalah sistem Dewey Decimal Classification atau dapat pula disebut DDC. proses diawali dengan memasukkan kode anggota yang dalam hal ini adalah sama dengan Nomor Induk Mahasiswa, dari data yang dimasukkan tersebut selanjutnya akan dilakukan pencocokan data di file anggota, hasilnya akan ditampilkan di layar monitor dan apabila kode yang dimasukkan tidak terdapat dalam database anggota, maka proses registrasi akan dilakukan.

3 5.2. Flow Chart Pemilihan Kategori buku dan hasil pencarian akan ditampilkan di layar monitor. Apabila buku jadi dipinjam akan dilakukan proses penyimpanan data transaksi dan pencetakan bukti peminjaman buku Konteks Diagram proses pemilihan kategori ini dapat dilakukan dengan asumsi bahwa pengakses sistem informasi ini sudah tercatat sebagai anggota. Proses ini dimulai dengan melakukan inputan kode kategori, kemudian dilanjutkan dengan proses pengecekan kategori di file kategori, setelah itu akan ditampilkan di layar monitor untuk hasil kategori yang dipilih. Perancangan sistem ini melibatkan dua entitas yaitu anggota, pustakawan dan buku. Dan terdiri dari beberapa data yang meliputi data anggota, data buku, data buku dipinjam, data operator. Seperti yang digambarkan pada konteks diagram diatas Flow Chart Peminjaman Buku 5.5. DFD Level 1 Proses Registrasi Anggota proses peminjaman diawali dengan menginputkan kode buku yang ingin dipinjam, setelah itu akan dilakukan proses pencarian data buku di file Untuk melakukan input data anggota baru maka sebelumnya operator harus melakukan entri kode operator sehingga dapat dilakukan pencatatan data operator yang melayani. Apabila data operator sudah dimasukkan maka selanjutnya pendataan terhadap anggota baru yang akan mendaftar dapat dilanjutkan. Setelah data anggota tersebut selesai diinput maka sistem akan menjalankan proses pengecekan dan pemaduan data di penyimpanan, jika data tidak valid atau data sudah ada selanjutnya sistem akan menolak inputan data anggota baru tersebut. Tetapi apabila

4 data anggota baru tersebut valid, maka sistem akan meneruskan proses penyimpanan data ada. Jika hasil pengecekan menyatakan bahwa buku tidak ada maka sistem akan menolak permintaan peminjaman buku, tetapi jika ada maka sistem akan meneruskan dengan menampilkan data transaksi peminjaman buku yang dimaksud yang dilanjutkan dengan perekaman data di basis data. Proses tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini 5.6. DFD Level 1 Proses Input Data Buku Baru untuk melakukan proses input data buku baru maka operator terlebih dahulu memasukkan data operator, baru kemudian data buku dapat diinputkan. Tujuan dilakukannya input data operator terlebih dahulu adalah agar dapat diketahui operator mana yang melakukan input data buku sehingga validitas inputan data buku dapat dipertanggung jawabkan. Setelah data buku baru dimasukkan, maka dilanjutkan dengan proses pengecekan dan pemaduan data di penyimpanan data, jika data kurang lengkap atau tidak valid maka sistem akan menolak inputan data tersebut. Tetapi jika data valid maka sistem akan meneruskan ke proses penyimpanan data 5.8. DFD Level 1 Proses Pengecekan Buku Jatuh Tempo Pada proses pengecekan buku yang telah jatuh tempo terdapat dua inputan yang diperlukan yaitu data operator dan data transaksi. Setelah kedua komponen data tersebut dilengkapi maka dilanjutkan dengan pengecekan buku yang telah jatuh tempo dan diteruskan dengan proses penampilan data. Apabila diperlukan maka data tersebut dapat dilanjutkan dengan proses pencetakan sebagai dasar untuk penindakan terhadap anggota yang terlambat mengembalikan buku yang dipinjam. Proses tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini 5.7. DFD Level 1 Proses Transaksi Peminjaman Buku Untuk proses transaksi peminjaman buku ini maka terdapat tiga aliran data yang diperlukan untuk pemrosesan yaitu data anggota, data buku yang akan dipinjam dan data operator. Data operator diperlukan sebagai pertanggung jawaban bahwa transaksi tersebut dilayani oleh operator yang bertugas pada saat itu. Setelah data data yang diperlukan selesai dimasukkan, maka sistem akan melakukan pengecekan data buku yang dipinjam apakah ada atau tidak

5 5.9. Diagram Hubungan Entitas Tabel anggota berfungsi untuk meyimpan data-data keanggotaan kode anggota diset sebagai primari key Buku kdpanggil <pk> Text 10 Judul Text 30 Pengarang Text 30 Penerbit Text 30 Tahun Number Integer Harga Number Integer kdopr <fk> Text 10 Pada gambar diatas dapat dijelaskan bahwa terdapat lima tabel yang saling terhubung yaitu tabel anggota, pustakawan, buku, kategori dan transaksi. Pada tabel anggota dan kategori terdapat hubungan memilih dimana pada satu waktu anggota hanya dapat memilih satu kategori. Pada tabel anggota dan pustakawan terdapat hubungan memandu dimana satu anggota pada satu waktu tersebut akan dipandu atau dibantu untuk peminjaman buku oleh satu orang operator atau pustakawan yang bertugas. Sedangkan pada tabel anggota terhadap transaksi terdapat hubungan melakukan dimana artinya pada satu saat seorang anggota dapat melakukan transaksi peminjaman buku lebih dari satu. Pada tabel pustakawan dan buku juga terdapat relasi memproses, artinya pada satu waktu seorang pustakawan memproses banyak inputan data buku baru Tabel-tabel Anggota kdanggota <pk> Text 10 Nama Text 30 Alamat Text 50 Kota Text 20 Telepon Text 15 TTL Text 30 kdopr <fk> Text 10 Tabel buku digunakan untuk menyimpan data-data tentang buku dan kode panggil diset sebagai primary key Transaksi Field Tipe Data Ukr kdtrans Text 10 kdopr Text 30 kdbuku Text 10 jatuhtempo Date/Time Medium tglkembali Date/Time Medium Tabel transaksi digunakan untuk merekam data transaksi peminjaman buku oleh anggota kode transaksi diset sebagai primary key dan kode operator serta kode buku merupakan kunci tamu atau foreign key Pustakawan kdopr Text 10 Nama Text 30 Jabatan Text 20 Tabel pustakawan merupakan tabel bantu untuk menyimpan data kode operator dan nama, akan diperlukan untuk banyak proses. Kategori kdkategori Text 10 nmkategori Text 20

6 Tabel kategori digunakan sebagai tabel bantu, digunakan untuk menyimpan data kategori. pencocokan data terlebih dahulu untuk menghindari terjadinya data ganda. 6. Perancangan Input Output Menu Pencarian Data Anggota Menu Lihat Daftar Buku Menu cari anggota dapat digunakan untuk melihat atau mencari anggota yang telah tercatat pada basis data. Submenu ini bisa digunakan atau bisa juga tidak digunakan karena pada saat memasukkan data anggota baru, maka terlebih dahulu akan dijalankan proses pencarian dan pencocokan data untuk menghindari terjadinya data ganda Pada submenu ini disediakan menu bantuan yaitu menu Lihat Daftar Buku, digunakan untuk melihat secara keseluruhan daftar buku beserta informasi detil lainnya yang telah tercatat di basis data. Menu Transaksi Buku Menu Input Data Buku Baru Menu buku baru digunakan untuk memasukkan data buku baru yang belum tercatat di basis data. Pada saat memasukkan data buku baru maka dilakukan proses pencarian dan Submenu Transaksi baru difungsikan untuk mencatat data transaksi peminjaman dan pengembalian buku. Untuk mengaktifkan form maka digunakan Kode Anggota sebagai kunci pembuka. Setelah Kode Anggota dimasukkan maka akan dilakukan proses pencarian dan pencocokan data anggota, jika data anggota telah ditemukan, maka form transaksi akan diaktifkan untuk mencatat pinjaman buku. Apabila data anggota tidak ditemukan, maka akan dialihkan ke menu anggota baru untuk proses pencatatan data anggota baru. Untuk transaksi peminjaman buku akan dibatasi hingga maksimal lima buah buku untuk setiap anggota.

7 7. Kesimpulan dan saran 7.1. Kesimpulan Dengan adanya sistem informasi perpustakaan ini, maka proses pencatatan anggota, data buku, dan transaksi peminjaman buku dapat terorganisir. Namun sistem ini bersifat tertutup untuk anggota saja Saran Sistem ini dapat dibuat terbuka dan diakses oleh masyarakat umum jika menggunakan sistem online (berbasis web), namun terbatas pada akses informasi umum seperti jurnal ilmiah, laporan hasil skripsi, thesis, audio, video yang boleh dipublikasikan. Untuk peminjaman buku tetap pada sistem tertutup untuk anggota.