Panduan Penggunaan Sistem Informasi Bidikmisi Universitas Negeri Semarang Tim Pengembang Sistem Informasi Bidikmisi Versi Software: 2.1 Versi Dokumen: 1.0 http://bidikmisi.unnes.ac.id/
Pendahuluan Sistem Informasi Manajemen Bidikmisi (SIM Bidikmisi) adalah system informasi yang ditujukan untuk membantu proses penyelenggaraan seleksi, pembinaan, monitoring dan evaluasi program Beasiswa Bidikmisi Universitas Negeri Semarang. Adapun yang berwenang mengakses sistem ini adalah: Pejabat, Operator Bidikmisi, Operator BSC, Tutor Sebaya, dan Mahasiswa. Setiap pengguna sistem memiliki kewenangan sendiri-sendiri sesuai levelnya. Fitur utama dari Sistem Informasi Manajemen Bidikmisi ini adalah: - Pengelolaan peserta seleksi penerima beasiswa bidikmisi - Penginputan hasil verifikasi lapangan pada proses seleksi secara online - Pengelolaan tenaga verifikator lapangan - Perangkingan dan filter otomatis untuk rekomendasi awal penerima bidikmisi berdasarkan hasil verifikasi lapangan - Pengelolaan data penerima beasiswa bidikmisi - Pengelolaan data biaya hidup per bulan bagi mahasiswa bidikmisi - Pengelolaan data kehadiran kegiatan, - Ijin tidak hadir untuk suatu kegiatan secara online - Pengelolaan data kegiatan bimbingan tutor sebaya - Pengelolaan data keuangan BSC (Bidikmisi Students Club) - Chatting - Pencatatan aktivitas user lewat Log Activity SIM Bidikmisi ini dikembangkan dalam basis web (internet) sehingga dapat digunakan dimanapun cukup dengan akses internet dan browser. Karena terhubung jaringan internet inilah, setiap pengguna sistem berkewajiban menjaga aksesnya ke sistem dengan tidak memberikan akses (username maupun password) ke siapapun. Administrator sistem berhak menonaktifkan dan/atau menghapus pengguna yang membahayakan sistem atau menurut alasan lain yang dapat dipertanggungjawabkan. Kritik dan saran membangun untuk pengembangan sistem ini dapat dilayangkan via e-mail ke bidikmisi@bidikmisi.unnes.ac.id atau ke bptik@unnes.ac.id. 1
Kebutuhan Sistem Untuk dapat lancar menggunakan sistem ini, gunakanlah komputer yang minimal telah memenuhi criteria berikut: Akses internet, rekomendasi akses dari jaringan intra-unnes Web Browser, rekomendasi: Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera atau Apple Safari. Internet Explorer tidak direkomendasikan. Layar dengan resolusi 1024 x 768 atau lebih besar. Javascript dan Cookies enabled Namun jika hanya sekedar view saja, anda dapat menggunakan browser pada smartphone maupun tablet PC. 2
Login Sistem Untuk login ke sistem, bukalah browser anda dan ketik alamat: http://bidikmisi.unnes.ac.id/wp-admin/ tulis username dan password anda pada form yang disampaikan, tekan tombol untuk memproses aksi login anda. Jika anda lupa baik username maupun password anda, silakan hubungi Front Desk Layanan BPTIK di Gedung I Lantai 1 untuk dapat diteruskan ke administrator/webmaster sistem. 3
Mahasiswa Mahasiwa adalah level pengguna yang ditujukan bagi mahasiswa penerima beasiswa bidikmisi yang berhak menerima sejumlah fasilitas dan berkewajiban memenuhi beberapa hal dalam sistem ini. Mahasiswa berwenang atas beberapa menu/fitur berikut: Pencatatan Biaya Hidup per Bulan Permohonan Ijin Tidak Hadir dalam Kegiatan Upload Foto Rumah Menulis testimoni tentang pengalaman menerima/seputar bidikmisi Unnes Pencatatan Biaya Hidup per Bulan Untuk memenuhi kewajiban anda dalam melakukan pencatatan biaya hidup per bulan, silakan buka menu Biaya Hidup -> Input Biaya Hidup. Ada 3 langkah yang harus anda lalui, yaitu memilih bulan acuan, memilih tanggal acuan, mengisikan data dan menyimpannya. Isikan biaya hidup yang anda rencanakan untuk satu hari dalam satu bulan, untuk biaya konsumsi, kost, transportasi, beli buku, kredit laptop/lainnya, dan menabung. Klik tombol SIMPAN untuk menyimpan data. 4
NB. Jika anda ingin mengosongkan isian, silakan isi dengan tanda minus (-) atau isi dengan angka diatas 0. Untuk mencatatkan komponen biaya hidup diluar 6 item diatas, silakan masukkan nama item dan nominal biayanya dalam Form Input Rincian Biaya Hidup Tambahan. Klik tombol SIMPAN. 5
Permohonan Ijin Tidak Hadir Dalam Kegiatan Anda dapat melakukan permohonan untuk tidak hadir dalam sebuah kegiatan dengan memanfaatkan form ijin yang disediakan dalam menu Kehadiran -> Ijin Tidak Hadir. Pilih nama kegiatan dan tuliskan alasan kenapa anda tidak hadir, klik tombol SIMPAN untuk menyimpan data anda. Ingat, form ini hanyalah form permohonan. Operator Bidikmisi berhak memberikan ijin ataupun tidak, anda dapat melihat hasilnya pada menu yang sama. Jika anda tidak diijinkan, anda wajib hadir pada kegiatan tersebut. Upload Foto Rumah Setiap mahasiswa penerima beasiswa bidikmisi berkewajiban mengupload foto rumahnya ke dalam sistem sesuai item kelengkapan yang disajikan. Item kelengkapan foto rumah yang harus anda lengkapi antara lain: Foto rumah tampak depan, Foto rumah tampak samping kanan Foto rumah tampak samping kiri Foto rumah tampak belakang Foto rumah dengan keberadaan si mahasiswa didalamnya Foto salah satu kamar Foto ruang tamu (jika ada) Foto kamar mandi (jika ada) 6
Proses upload foto rumah dapat anda lakukan lewat menu Kelengkapan -> Upload Foto Rumah. Cara upload pilih item kelengkapan pada combobox klik tombol Upload pada form Upload, klik tombol Browse/Pilih berkas... pilih file yang akan anda uplod setelah proses upload (crunching) selesai, klik tombol Sisipkan dalam Tulisan atau Insert to Post Klik tombol Simpan untuk menyimpan kelengkapan foto ini. Ulangi langkah yang sama untuk kelengkapan foto yang lain. Foto yang anda upload akan ditampilkan pada tabel dibawah form. Untuk mengupdate foto (jika ada yang salah) silakan ulangi upload dengan memilih item kelengkapan yang akan diupdate. 7
Menulis Testimoni Tentang Bidikmisi Untuk menuliskan testimoni anda tentang beasiswa bidikmisi Universitas Negeri Semarang, silakan klik menu Testimoni -> Add Testimoni. Testimoni terbaik tentang pengalaman menerima atau menggunakan beasiswa bidikmisi akan dibukukan oleh pengelola beasiswa bidikmisi. Tuliskan judul dan isi testimoni anda pada form yang disediakan. Untuk mengupload gambar, silakan gunakan icon. Anda bisa melihat preview (pratinjau) dari apa yang anda tuliskan dengan mengklik tombol Preview. Untuk menyimpan tulisan sementara, silakan klik tombol Save Draft. Jika anda menyatakan sudah selesai menulis testimoni tersebut, silakan klik tombol Submit for Preview sehingga akan dibaca dan diseleksi oleh Operator untuk diperiksa apakah layak diterbitkan atau tidak. Untuk lebih lengkap tentang cara menulis dengan form Add Testimoni, silakan pelajari perangkat lunak WordPress. 8
Mengupdate Data Diri Data diri anda dalam SIM Bidikmisi adalah data diri yang diambil dari data SIKADU. Untuk kepentingan integrasi sistem, sebaiknya anda melakukan update data diri ke Sub Bag Registrasi & Statistik BAAKK, Gedung Rektorat Unnes lantai Sayap Kanan. Update data diri dalam SIM Bidikmisi tidak akan berpengaruh pada data induk anda (nama, nomor telepon dan nim di ijazah). Gunakan menu Profile untuk mengupdate data diri. Beberapa hal yang bisa anda update dalam SIM Bidikmisi ini antara lain nama depan, nama belakang, nama panggilan, password, alamat email, alamat YM, alamat Google Talk, biografi singkat, dan nomor telepon aktif. 9