Bab II Tinjauan Pustaka II.1 Pengertian Nilai (Value) Nilai dalam bahasa yunani axia yang berarti berharga, namun ada perbedaan konsep antara harga dan nilai dalam bahasa Indonesia. Nilai bermakna sesuatu yang memiliki suatu yang berkualitas sehingga merupakan sesuatu yang didambakan orang dan nilai tidak selalu dikaitkan dengan harga. Sedangkan harga bermakna hal yang selalu terkait dengan nilai tukar barang terhadap uang[8]. Nilai (value) merupakan sebuah konsep yang bersifat kompleks, spesifik pada sebuah konteks dan dinamis. Nilai memiliki makna yang berbeda untuk setiap jenis organisasi. Untuk organisasi yang berorientasi pada profit, nilai cenderung dipandang dari segi finansial dan dapat berupa peningkatan profit yang dihasilkan dari investasi. Sedangkan untuk organisasi nonprofit, termasuk sektor publik, nilai lebih bersifat kompleks dan seringkali dilihat dari segi nonfinansial. Nilai tersebut dapat merupakan peningkatan kinerja organisasi terhadap matrik bisnis (yang mengukur pelayanan yang diberikan organisasi) dan/atau peningkatan pendapatan yang digunakan untuk menyediakan layanan tersebut yang dihasilkan dari investasi[1]. II.2 Pengertian Perencanaan Perencanaan atau planning adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi[11]. II.3 Pengertian Investasi Investasi adalah aktivitas penempatan modal ke dalam sebuah usaha tertentu yang memiliki tujuan untuk memperoleh tambahan penghasilan atau keuntungan[11]. 5
6 Investasi adalah mobilisasi sumber daya untuk menciptakan atau menambah kapasitas produksi/pendapatan di masa yang akan datang. Dalam investasi ada 2 (dua) tujuan utama yaitu mengganti bagian dari penyediaan modal yang rusak dan tambahan penyediaan modal yang ada[11]. II.3.1 Pengertian Nilai Investasi Nilai investasi berdasarkan penilaian bisnis berarti nilai dari suatu aset atau untuk menspesifikasikan atau memprospektifkan kepemilikan. Tipe nilai ini mempertimbangkan kepemilikan dari pengetahuan, kemampuan, harapan dari risiko, dan potensi pendapatan, serta faktor yang lainnya[7]. II.4 Pengertian Teknologi Informasi Teknologi informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, dan memanipulasi data berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan, serta merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi ini menggunakan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer dengan komputer yang lainnya sesuai dengan kebutuhan, dan teknologi telekomunikasi digunakan agar data dapat disebar dan diakses secara global. Perkembangan teknologi informasi memacu suatu cara baru kehidupan, dari kehidupan dimulai sampai dengan berakhir, kehidupan seperti ini dikenal dengan e-life, artinya kehidupan ini sudah dipengaruhi oleh berbagai kebutuhan secara elektronik. Dan sekarang ini sedang semarak dengan berbagai huruf yang dimulai dengan awalan e seperti e-commerce, e-government, e-education, e-library, e- journal, e-medicine, e-laboratory dan yang lainnya lagi yang berbasis
7 elektronika. Gambaran dari arsitektur teknologi informasi dapat dilihat pada Gambar II.1 berikut ini: Gambar II.1 Arsitektur Teknologi Informasi[12] Dari Gambar II.1 di atas arsitektur teknologi informasi terdiri dari beberapa komponen yaitu: aplikasi, perangkat lunak, komputer (perangkat keras), infrastruktur (telekomunikasi), teknologi, proses dan manusia. II.5 Manfaat Teknologi Informasi pada Dunia Pendidikan Di beberapa perguruan tinggi menggunakan teknologi informasi sebagai sektor yang paling dominan dalam menjalankan operasionalnya. Ini terlihat dari beberapa perguruan tinggi yang sudah dapat merasakan manfaat yang diperoleh dari sektor teknologi informasi ini. Dengan demikian, perguruan tinggi tersebut menjadi bergantung kepada teknologi informasi. Dewasa ini, beberapa perguruan tinggi sudah dimungkinkan untuk mengadakan belajar jarak jauh dengan menggunakan media internet, mahasiswa berhubungan dengan dosennya, mahasiswa melihat nilai secara online, mahasiswa mengecek keuangan, mahasiswa melihat jadwal kuliah, mahasiswa mengirimkan berkas tugas yang diberikan dosen, dan beberapa aktivitas lainnya. Jadi kemudahan, kecepatan, ketepatan, dan beberapa hal positif lainnya dapat diperoleh dari sektor
8 teknologi informasi ini telah dapat dirasakan manfaatnya. II.6 Konsep Val IT Framework Val IT diprakarsai oleh Information Technology Governance Institute (ITGI) melalui pengalaman sekumpulan tim yang terdiri dari para praktisi, akademisi, serta praktekpraktek, beberapa metodologi, dan penelitian untuk mengembangkan kerangka kerja Val IT. Perkembangan kerangka kerja Val IT ini melalui beberapa aktivitas penelitian, publikasi dan layanan pendukung. Inisiatif Val IT ini diilustrasikan pada gambar II.2 di bawah ini : Gambar II.2 Inisiatif Val IT Framework[1] Berdasarkan Gambar II.2 di atas Val IT memberikan pedoman, proses-proses dan dukungan praktis untuk membantu pimpinan dan manajemen ekskutif dalam memahami dan melaksanakan peran yang sesuai dengan investasi teknologi informasi. Val IT memfokuskan pada keputusan investasi (are we doing the right things?) dan merealisasikan keuntungan (are we getting the benefits?).
9 II.6.1 Prinsip Prinsip VAL IT Prinsip-prinsip Val IT adalah sebagai berikut. 1) Investasi yang dihasilkan dari TI akan dikelola sebagai sebuah portofolio investasi. 2) Investasi yang dihasilkan dari TI akan mencakup keseluruhan aktivitas yang diperlukan untuk memperoleh nilai bisnis. 3) Investasi yang dihasilkan dari TI akan dikelola melalui keseluruhan siklus ekonominya. 4) Kaidah pemberian nilai akan menunjukkan adanya perbedaan kategori investasi yang akan dievaluasi dan dikelola secara berbeda. 5) Kaidah pemberian nilai akan menjelaskan dan memonitor matrik utama dan akan memberikan respon yang cepat terhadap segala perubahan atau penyimpangan. 6) Kaidah pemberian nilai akan melibatkan seluruh stakeholder dan memberikan akuntabilitas yang tepat bagi penyampaian kapabilitas serta realisasi dari keuntungan bisnis. 7) Kaidah pemberian nilai akan dipantau, dievaluasi dan ditingkatkan secara berkelanjutan. II.6.2 Proses Proses VAL IT Untuk memperoleh pengembalian investasi, dasar dari Val IT harus diterapkan oleh stakeholder melalui proses proses berikut[1]: 1. Value Governance (VG) Sasaran Value Governance mengoptimalkan nilai dari sebuah investasi berbasis TI dengan cara: a) Pembangunan ketatakelolaan, pemantauan dan pengendalian framework. b) Penetapan arah strategis untuk investasi. c) Pendefinisian karakteristik portofolio investasi.
10 Proses-proses Value Governance (VG) dapat dilihat pada Tabel II.1 berikut ini: Deskripsi Proses Pembangunan ketatakelolaan, pemantauan dan pengendalian framework. Penetapan arah strategis untuk investasi. Pendefinisian karakteristikkarakteristik portofolio investasi. Tabel II.1 Proses Value Governance Proses VG1. Kepastian akan penginformasian dan pelaksanaan kepemimpinan VG2. Pendefinisian dan pengimplementasian proses-proses VG3. Pendefinisian peran dan tanggung jawab VG4. Kepastian akuntabilitas yang sesuai dan yang dapat diterima VG5.Pendefinisian kebutuhan akan informasi VG6. Penetapan kebutuhan akan pelaporan VG7. Penetapan struktur organisasi VG8. Penetapan arah strategik VG9. Pendefinisian kategori investasi VG10. Penentuan target portofolio campuran VG11. Pendefinisian kriteria evaluasi dengan kategori Dari Tabel II.1 di atas proses-proses Value Governance (VG) terdiri dari 11 proses yang setiap proses harus dilaksanakan dengan baik oleh sebuah organisasi. 2. Portfolio Management (PM) Sasaran Portfolio Management memastikan keseluruhan portofolio organisasi dengan investasi TI selaras dan mengkontribusikan nilai optimal bagi sasaran strategi organisasi dengan: a) Penetapan dan pengelolaan sumber daya. b) Pendefinisian awal investasi.
11 c) Pengevaluasian, penentuan prioritas, pemilihan, pengukuran, atau penolakan investasi baru. d) Pengelolaan portofolio secara menyeluruh. e) Pemantauan dan pelaporan kinerja portofolio. Pada Tabel II.2 di bawah ini dapat dilihat proses-proses Portfolio Management (PM). Tabel II.2 Proses Portfolio Management Deskripsi Proses Penetapan dan pengelolaan sumber daya. Pendefinisian awal investasi. Pengevaluasian, penentuan prioritas, pemilihan, pengukuran, atau penolakan investasi baru. Pengelolaan portofolio secara menyeluruh. Pemantauan dan pelaporan kinerja portofolio. Proses PM1. Pemeliharaan sumber daya manusia PM2. Pengidentifikasian kebutuhan sumber daya PM3. Pelaksanaan analisis gap PM4. Pengembangan perencanaan sumber daya PM5. Pemantauan kebutuhan dan utilisasi sumber daya. PM6. Penetapan anggaran investasi PM7. Pengevaluasian inisialisasi konsep program Business Case PM8. Pengevaluasian dan pemberian skor yang relatif untuk program Business Case PM9. Pembuatan pandangan portofolio secara keseluruhan PM10. Pembuatan dan pengkomunikasian keputusan investasi PM11. Tahapan dan pendanaan dalam memilih program-program PM12. Optimalisasi kinerja portofolio PM13. Penentuan kembali prioritas portofolio PM14. Pemantauan dan pelaporan kinerja portofolio
12 Berdasarkan Tabel II.2 di atas proses-proses Portfolio Management (PM) terdiri dari 14 proses. Setiap proses harus dilaksanakan dengan baik oleh sebuah organisasi. 3. Investment Management (IM) Sasaran Investment Management memastikan program investasi berbasis TI sebuah organisasi menghasilkan nilai optimal dengan biaya yang terjangkau dan tingkat risiko yang dapat diterima dengan cara: a) Pengidentifikasian kebutuhan bisnis. b) Pengembangan pemahaman yang jelas dari program-program kandidat investasi. c) Pelaksanaan analisis alternatif. d) Pendefinisian program dan pendokumentasian suatu Business Case yang terperinci termasuk detil manfaatnya. e) Pemberian tanggungjawab dan portofolio yang jelas. f) Pengelolaan program melalui siklus hidup ekonomi yang penuh. g) Pengawasan dan pelaporan kinerja program. Proses-proses Investment Management (PM) dapat dilihat pada Tabel II.3 berikut ini:
13 Tabel II.3 Proses Investment Management Deskripsi Proses Pengidentifikasian kebutuhan bisnis. Pengembangan pemahaman yang jelas dari programprogram kandidat investasi. Pelaksanaan analisis alternatif. Pendefinisian program dan pendokumentasian suatu Business Case yang terperinci termasuk detil manfaatnya. Proses IM1. Pengembangan definisi tingkat tinggi dari peluang investasi IM2. Pengembangan inisialisasi konsep program Business Case IM3. Pengembangan pemahaman yang jelas dari program kandidat IM4. Pelaksanaan analisis alternatif IM5. Pengembangan perencanaan program IM6. Pengembangan realisasi perencanaan yang menguntungkan IM7. Pengidentifikasian biaya dan keuntungan siklus hidup secara penuh IM8. Pengembangan program Business Case yang terperinci IM9. Pelaksanaan tanggung jawab yang jelas Pemberian tanggung jawab dan portofolio yang jelas. Pengelolaan program melalui siklus hidup ekonomi yang penuh. Pengawasan dan pelaporan kinerja program. IM10. Penginisialisasian, perencanaan dan peluncuran program IM11. Pengelolaan program IM12. Pengelolaan/penelusuran keuntungan IM13. Pembaharuan Business Case IM14. Pemantauan dan pelaporan kinerja program IM15. Tahap Akhir Program
14 Pada Tabel II.3 di atas dapat dilihat proses Investment Management (PM) terdiri dari 15 proses. Setiap organisasi yang akan melaksanakan perencanaan investasi TI harus melakukan proses-proses tersebut di atas dengan baik. II.7 Konsep Business Case Untuk dapat menerapkan kerangka kerja Val IT, organisasi harus membangun Business Case. Business Case merupakan sebuah pedoman yang menjelaskan delapan langkah dalam mengembangkan Business Case yang efektif (meliputi pengumpulan data yang relevan, keuntungan finansial dan nonfinansial, pertimbangan masalah keselarasan, munculnya risiko, optimasi risiko dan pengembalian) dan menyediakan alat yang bermanfaat untuk tiap case. Pedoman dan contohnya bisa diterapkan pada semua organisasi, meliputi semua aspek yang harus ada dalam semua investasi TI. Organisasi berukuran kecil dan menengah bisa mengadaptasi template dengan mudah, namun semua kasus dan model yang dipakai harus meliputi penyelarasan bisnis, biaya, keuntungan (baik finansial maupun tidak), dan risiko, mengingat faktor faktor ini memiliki peran yang besar dalam analisis investasi setiap organisasi[14]. Business Case adalah salah satu alat yang paling berharga dalam manajemen yang menjadi pedoman pembuatan value bisnis. Pengalaman menunjukkan bahwa kualitas Business Case dan proses proses yang termasuk didalamnya dalam pembuatan dan pengunaan siklus hidup investasi memiliki dampak besar pada pembentukan value. Business Case harus mencakup jawaban pertanyaan Four Areas. Jawabannya berdasarkan informasi program kandidat yang relevan dan berfokus pada bisnis seperti: 1) Apakah kita melakukan hal yang benar? Apa yang ditawarkan, dampak bisnis dan bagaimana proyek dalam program berkontribusi? 2) Apakah kita melakukannya dengan benar? Bagaimana hal tersebut dilakukan, dan apa yang telah dilakukan dapat memastikan hal tersebut akan cocok dengan kemampuan sekarang atau masa depan?
15 3) Apakah kita menyelesaikannya dengan baik? Apa rencana pelaksanaannya, sumber daya, serta dana apa yang diperlukan? 4) Apakah kita mendapatkan keuntungan dari hal tersebut? Bagaimana keuntungan akan disalurkan? Apa value dari program? II.7.1 Struktur Business Case Business Case untuk investasi TI mempertimbangkan hubungan sebab akibat berikut[14]: a) Sumber daya yang diperlukan untuk pengembangan. b) Sebuah teknologi / layanan TI yang mendukung. c) Sebuah kemampuan operasional yang mendukung. d) Sebuah kemampuan bisnis yang akan digunakan. e) Value stakeholder, yang akan diwakili sebuah pengembalian finansial sesuai risiko atau pengembalian total shareholder. Business Case harus dikembangkan secara top down dimulai dengan pengertian secara mendalam dampak bisnis yang dipilih. Setelah investasi disetujui, pengiriman kemampuan yang dibutuhkan dan dampak yang diinginkan harus dengan baik diawasi dan dikendalikan melalui siklus hidup ekonomi yang penuh dari investasi. II.7.2 Langkah-Langkah Pengembangan Business Case Pengembangan Business Case terdiri dari delapan langkah sebagai berikut[14]: A. Langkah 1: Mengumpulkan Semua Data yang Relevan dengan Pembuatan Business Case Semua data yang diperlukan untuk analisis penyelarasan strategis, finansial, nonfinansial, dan risiko dari program dikumpulkan untuk membuat Business Case.
16 B. Langkah 2: Analisis Keselarasan Analisis keselarasan adalah kepastian dalam penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien. Terdapat dua jenis keselarasan yang relevan dalam konteks investasi TI: 1) Dipastikannya investasi yang berhubungan dengan TI mendukung sasaran strategis bisnis. 2) Dipastikannya investasi yang berhubungan dengan TI disesuaikan dengan target arsitektur perusahaan. 1. Penyesuaian dengan sasaran strategis Kunci untuk mengetahui kesempatan apa yang harus dikejar adalah semakin lamanya penyesuaian terhadap strategi obyektif perusahaan. Semua investasi yang berhubungan dengan TI harus berkontribusi terhadap paling tidak satu obyektif strategi. Ada tiga jenis kontribusi yang dapat dihasilkan oleh suatu program. 1) Kontribusi terhadap sasaran dan prioritas organisasi saat ini. Ukuran ini melihat hasil sebuah program akan diperhitungkan keseimbangannya dalam perkembangan organisasi atau tujuan organisasi sejenis. 2) Kontribusi terhadap obyektifitas perusahaan induk atau kontek yang lebih besar dimana organisasi ini beroperasi. Ukuran ini mencerminkan realitas organisasi sering perlu menyesuaikan rencana mereka agar sesuai dengan perusahaan induk, dan kontribusi program yang mendukung tujuan ini harus diketahui. 3) Kontribusi pada pencapaian tujuan di masa depan atau visi bisnis. Ukuran ini mengambil kontribusi dari program yang ditransformasikan. Hal ini digunakan untuk keberadaan organisasi dalam jangka panjang, namun mungkin tidak mempunyai hasil yang terlihat dengan segera. Kontribusi ini harus diukur dengan melihat bagaimana dan dalam bentuk apa program ini membantu menciptakan elemen krusial untuk visi perusahaan. 2. Penyesuaian dengan Arsitektur Perusahaan Arsitektur perusahaan adalah cara melihat hubungan antara komponen dalam organisasi, termasuk proses, orang dan teknologi, bekerja sama untuk
17 menciptakan jasa dan/atau produk. Arsitektur diatur agar efisien dan efektif untuk unit bisnis ataupun bisnis secara keseluruhan. Target arsitektur adalah blueprint yang mencerminkan dunia yang ideal atau yang diinginkan. Penyesuaian dengan arsitektur perusahaan harus mengevaluasi hal-hal yang tak terduga terhadap investasi dalam perubahan TI yang bergerak ke arah pencapaian target arsitektur. C. Langkah 3: Analisis Keuntungan Finansial Dijabarkannya istilah keuntungan finansial adalah kunci dari tujuan membangun sebuah bisnis dan harus dikejar sebisa mungkin. Sponsor bisnis menghargai investasi bisnis TI tidak seperti keputusan investasi individu. Langkahnya adalah: 1) Diperkirakannya arus kas yang diharapkan dari proyek. 2) Penilaian risiko dan penentuan tingkat pengembalian (cost of capital or risk premium) untuk discounting cashflow yang diharapkan. 3) Dikalkulasikannya nilai saat ini dari arus kas yang diharapkan. 4) Penentuan biaya proyek dan perbandingan dengan apa yang sepadan dengan proyek itu. Apabila proyek itu bernilai lebih dari biayanya (positive NPV), proyek itu layak dikerjakan. D. Langkah 4: Analisis Keuntungan Nonfinansial Keuntungan yang dilihat dari segi finansial adalah kunci obyektif dalam membuat ruang bisnis dan harus dilakukan sewajar mungkin, serta keuntungan nonfinansial tidak boleh dilupakan. Memang dalam sektor publik dan organisasi nonprofit, banyak peluang bisnis yang secara alami adalah nonfinansial. Berdasarkan keuntungan nonfinansial, organisasi perlu mengembangkan pengertian yang eksplisit tentang nilai untuk organisasi dan bagaimana nilai diciptakan seperti menunjukkan bagaimana keuntungan ini dapat berkontribusi dalam menciptakan nilai. Saat tidak ada kontribusi yang jelas dari hasil keuangan, pembuatan keputusan dapat didasarkan pada tingkat penyesuaian strategi dan pentingnya kriteria. Saat
18 program dengan keuntungan nonfinansial dipilih, model analisis juga memfasilitasi identifikasi dari ukuran atau indikator yang dapat dipantau untuk memberikan kontrol terhadap realisasi keuntungan. E. Langkah 5: Analisis Risiko Ada beberapa unsur risiko dalam memberikan penilaian. Manajemen risiko berhadapan dengan suatu ketidakpastian. Ini memerlukan suatu pendekatan terstruktur yang harus direkomendasikan di dalam suatu rencana manajemen risiko yang terintegrasi ke dalam Business Case. Proses yang berhubungan dengan risiko diarahkan untuk minimalisasi potensi yang negatif dan diambilnya keuntungan yang penuh dari peluang untuk peningkatannya. Penilaian risiko menjadi proses menganalisis dan mengevaluasi risiko yang dikenali kepada pencapaian hasil dan proses program. Suatu analisis kualitatif harus dibuat yang diikuti dengan analisis kuantitatif. Terdapat 2 aspek risiko : 1) Delivery risk: Risiko yang tidak mengirimkan kemampuan bisnis, proses bisnis, manusia, teknologi, dan proyek organisasi yang diperlukan. Delivery risk meliputi: a) Kualitas dari program dan rencana proyek (kelengkapan dan kelayakan). b) Kejelasan mengenai ruang lingkup. c) Teknologi yang tidak terjamin. d) Pemenuhan dengan arsitektur dan standar teknologi. e) Jangka waktu proyek. 2) Benefits risk: Risiko mengenai manfaat yang diharapkan tapi tidak diperoleh. Benefit risk meliputi: a) Ketidakselarasan dengan kebijakan atau strategi b) Ketidakselarasan dengan standar teknis dan arsitektur.
19 c) Pemenuhan akan panduan keamanan atau kebijakan. d) Kejelasan dan kredibilitas dari hasil bisnis yang diinginkan. e) Manfaat bagi proses pemantauan. F. Langkah 6: Optimasi Risiko dan Pengembalian Keputusan meneruskan suatu investasi TI dengan melihat keseluruhan dari keselarasan normalisasi, keuntungan finansial dan nonfinansial, dan nilai risiko untuk Business Case individu. Penilaian dari suatu program individu yang terperinci sebagai berikut: keselarasan strategis (langkah 2), keuntungan finansial (langkah 3), keuntungan non finansial (langkah 4) dan risiko (langkah 5) dikombinasikan untuk menilai risiko, serta profil dari program. Penilaian ini harus dilaksanakan untuk sejumlah program alternatif untuk menentukan program yang optimal. Untuk matrik keputusan dapat dilihat pada gambar II.3 di bawah ini.
20 Hasil Analisis Data Keputusan pada Tingkat Program Individu Risiko yang Target Keuntungan Keselarasan diperhitungkan finansial? nonfinansial strategik? yang dapat eskplisit? diterima? T - - - Ditolak Y ( Faktorisasi Y - Y Dituangkan yang masuk kedalam prioritas kedalam kebutuhan portofolio discount rate atau risiko premium) Y (menggunakan Dituangkan pada skor-yang prioritas portofolio merupakan bagian Y - Y jika hambatannya dari serangkaian melebihi nilai risiko kriteria analisis) yang diterima Ditolak, kecuali jika manfaat dapat dirasakan pada Y Y - T dampak negatif dari keselarasan strategi dengan investasi jangka pendek tanpa adanya Dituangkan pada prioritas portofolio jika nilai keuntungan nonfinansial yang Y T Y Y dipertimbangkan berharga (minimumnya) mempertemukan pencapaian finansial. untuk sejumlah kebutuhan yang Kualifikasi dari keuntungan nonfinansial harus dikejar sejauh mungkin. Y T Y T Ditolak Y T T Y Ditolak Gambar II.3. Matrik Keputusan Optimasi Risiko dan Pengembalian Tabel pada Gambar II.3 di atas menyediakan suatu acuan/matrik keputusan yang diusulkan untuk penilaian mengenai hasil analisis data (fakta) dari perencanaan investasi TI.
21 G. Langkah 7: Dokumentasi Business Case Dari langkah 2 (dua) sampai dengan 6 (enam) didokumentasikan sebagai dasar dalam perencanaan investasi TI. H. Langkah 8 - Peninjauan Business Case Suatu Business Case adalah alat operasional yang harus secara terus menerus diperbaharui sepanjang perjalanan bisnis dari suatu investasi, dan digunakan untuk mendukung implementasi serta pelaksanaan program yang berkelanjutan termasuk realisasi keuntungan. Hal ini harus dilaksanakan kapan saja biaya-biaya proyek atau keuntungan program berubah, terjadi perubahan risiko, dan persiapan peninjauan ulang. Dengan adanya risiko yang spesifik harus dipantau dan dikendalikan sepanjang program oleh proses identifikasi risiko, penilaian risiko dan perbaikan risiko. Program harus diatur dengan mempertimbangkan selalu akan ada risiko. Rencana manajemen risiko harus selalu siap untuk digunakan. Sebagai suatu bagian terintegrasi dari portofolio perusahaan, program ini harus dikelola secara aktif. Analisis dari semua program utama harus didukung untuk belajar dari kesuksesan dan kegagalan serta secara terus menerus dilakukan untuk meningkatkan kualitas portofolio.