36 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT. Roda Mas Berkat Persahabatan adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa angkutan darat, dimana perusahaan ini menyediakan jasa berupa pengiriman barang lewat darat ke seluruh Indonesia. PT. Roda Mas Berkat Persahabatan berkomitmen untuk melayani setiap pelanggan semaksimal mungkin, dan terbukti PT. Roda Mas Berkat Persahabatan sampai saat ini berhasil merangkul beberapa perusahaan besar terkemuka di Indonesia untuk menggunakan jasa pengangkutannya. PT. Roda Mas Berkat Persahabatan pertama kali berdiri tahun 1992 dengan nama yang terdaftar di badan hukum adalah CV. Roda Mas. Pendiri perusahaan ini adalah Bapak David B Ginting. Beliau sebagai seseorang yang memberikan jasa transportasi dalam negeri dengan cakupan daerah kawasan sumatera-jawa-bali. Pada 16 agustus 2005, CV. Roda Mas telah merubah nama dan jenis perusahaan secara hukum menjadi PT. Roda Mas Berkat Persahabatan dengan dibantu Bapak Baharudin Usman, SH sebagai notaris dan mengacu pada ketentuan dalam dokumen nomor 38. Akta Pendirian Perusahaan dibantu oleh Ibu Siti Masnuroh, SH sebagai notaris dengan nomor Tgl.21-03-2006. PT. Roda Mas Berkat Persahabatan terletak di Jl. Kapuk Kamal Raya Komplek Pusat Bisnis Pluit Blok D No 27, Jakarta Utara. Seiring berjalannya waktu, PT. Roda Mas Berkat Persahabatan berkembang sehingga memiliki 3 cabang. Cabang pertama yaitu di Medan dengan alamat di Jl. TB Simatupang Np. 165 B, Pinang Baris Sunggal,
37 Sumatera Utara. Cabang kedua yaitu di Palembang yang beralamatkan di Jl. Tembus Patal Pusri PHDM 13 No. 4 Palembang. Yang terakhir yaitu di Pekanbaru dengan alamat di Jl. Ring Road Arengka 2 No. 59/8A Pekan Baru Riau. 3.2 Struktur Organisasi Organisasi merupakan cara dimana aktivitas orang di koordinasi untuk mencapai suatu tujuan. Produksi yang menguntungkan akan tercapai dan distribusi yang baik akan tercipta apabila pimpinan perusahaan dapat mengorganisir perusahaan dengan baik. Struktur oraganisasi perusahaan ini dapat dilihat pada pembagian wewenang dan tanggung jawab para pekerjanya, yang tersusun dalam suatu struktur yang mencerminkan pembagian pekerjaan di dalam suatu usaha dimana antara bagian yang satu dengan yang lainnya mempunyai hubungan vertikal maupun horizontal. Agar setiap bagian di dalam perusahaan itu dapat bekerja dengan efektif dan efisien sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya masing-masing, maka pimpinan perusahaan harus terus-menerus berusaha untuk menyesuaikan struktur organisasi perusahaan dengan perkembangan perusahaan itu sendiri. Berikut ini disajikan bagan organisasi perusahaan dan uraian singkat mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian pada PT. Roda Mas Berkat Persahabatan :
38 Presiden Komisaris Direktur Operasioanal Direktur Keuangan Pergudangan Pengorderan dan Cek Barang Pemantau Truk Reparasi dan Penggantian Sparepart Truk Akuntan Pengiriman Admin Sparepart Truk dan Stok Barang Kas Kecil Gambar 3.1 Struktur Organisasi Tugas dan Wewenang Uraian tugas dan wewenang dari masing-masing jabatan adalah sebagai berikut : 1. Presiden Komisaris Tugasnya : a. Mengawasi Direktur Operasional dan Direktur Keuangan dalam melaksanakan kegiatan. b. Mengadakan rapat secara berkala perbulan dan per tiga bulan serta akhir tahun. Wewenangnya : a. Menentukan, menetapkan, dan merubah berbagai kebijakan perusahaan. b. Meminta laporan berskala mingguan atau bulan kepada Direktur Operasional dan Direktur Keuangan mengenai aktifitas Perusahaan. c. Menandatangani, menyetujui, dan membatalkan berbagai kontrak kerja dengan satu sampai banyak perusahaan.
39 2. Direktur Operasional Tugasnya : a. Menjalankan strategi perusahaan dengan rumusan target operasional kinerja yang terukur. b. Merumuskan sasaran kinerja perusahaan selaras dengan target perusahaan. c. Melakukan negosiasi strategis perusahaan dengan pihak-pihak yang bekerjasama dengan perusahaan. d. Bertanggung jawab atas kinerja operasional perusahaan. Wewenangnya : a. Meminta laporan kegiatan operasional kepada bagian Pergudangan, Pengorderan, dan Pemantau Truk. b. Meminta uang jalan dan biaya operasional truk yang akan mengantarkan barang kepada direktur keuangan. Direktur operasional membawahi : 1. Pergudangan Tugasnya : a. Bertanggung jawab atas keselurahan transit barang dan jumlah barang. b. Mengkoordinasikan proses pembongkaran muatan ke gudang. Wewenangnya : a. Berhak menolak dan menerima barang bila jumlah barang yang diterima tidak sesuai jumlah yang tercantum dalam surat Delivery
40 Order yang diberikan perusahaan pengirim barang (ini harus dilaporkan kepada Bagian Order dan Cek Barang). Pergudangan membawahi : 1. Pengiriman Tugas : a. Bertanggung jawab atas pengiriman barang hingga sampai di tujuan. b. Bertanggung jawab atas keutuhan dan keselamatan barang yang dikirim. Wewenangnya : a. Berhak menolak jika barang yang dikirim sudah dalam kondisi tidak layak. 2. Pengorderan dan Cek Barang Tugasnya : a. Menangani kegiatan order barang dari perusahan-perusahaan. b. Mengecek status, kondisi, dan jumlah barang yang dimasukkan dari gudang dan truk. c. Membuat surat pengiriman barang (SPB) Wewenangnya : a. Menentukan truk yang digunakan untuk mengantar barang. b. Menerima pembayaran dari pelanggan.
41 3. Pemantau Truk Tugasnya : a. Mengecek tanggal dan jam mobil berangkat dari gudang. b. Memantau truk secara harian sampai waktu pengiriman barang yang ditentukan selesai dan barang tiba tujuan. c. Bertanggung jawab atas keselurahan informasi truk pengantar barang. Wewenangnya : a. Meminta laporan dari supir truk tentang hambatan-hambatan yang terjadi selama pengiriman. 4. Reparasi dan Penggantian Sparepart Truk Tugasnya : a. Bertanggung jawab terhadap penyediaan truk yang selalu dalam kondisi baik. b. Menangani kerusakan dan melakukan pemeriksaan berkala untuk masing-masing truk. c. Melaporkan kepada Direktur Opersional bila kerusakan truk diakibatkan oleh supir melakukan tindakan pelanggaran, semisal mengisi bahan bakar tidak pada pom bensin atau mengisi bahan bakar solar dicampur dengan minyak tanah, dll. Wewenangnya : a. Meminta laporan kerusakan-kerusakan yang terjadi selama perjalanan.
42 3. Direktur Keuangan Tugasnya : a. Bertanggung jawab atas semua transaksi dan laporan keuangan perusahaan. b. Membuat budgeting perhari sampai perbulan dalam pemakaian uang di perusahaan. c. Memberitahukan cara pembayaran kepada pihak yang dihutangi baik dengan membuka cek atau cek saldo. Wewenangnya : a. Meminta laporan harian dan bulanan kepada bagian akuntan. b. Menanyakan status pembayaran tagihan kepada perusahan yang telah menerima jasa angkutan. Direktur Keuangan membawahi : 1. Akuntan Tugasnya : a. Bertanggung jawab dalam mencatat semua data keuangan perusahaan. b. Membuat surat tagihan, giro, atau cek kepada perusahaan dengan sebelumnya harus disetujui oleh Direktur Keuangan. Wewenangnya : a. Meminta uang untuk kas kecil kepada Direktur Keuangan dan yang kemudian diberikan kepada bagian Kas Kecil.
43 b. Menerima laporan harian dari bagian Kas Kecil. 3.3 Prosedur Yang Sedang Berjalan 1. Pelanggan datang ke PT. Roda Mas Berkat Persahabatan dan bertemu dengan Bagian Pengorderan dan Cek Barang. Konsumen menyerahkan surat Delivery Order (DO) kepada Bagian Pengorderan dan Cek Barang. 2. Bagian Pengorderan dan Cek Barang menyerahkan Kwitansi pembayaran kepada pelanggan. 3. Pelanggan membayar biaya pengiriman sesuai yang tertera pada kwitansi yang diberikan oleh Bagian Pengorderan dan Cek Barang. 4. Bagian Pengorderan dan Cek Barang menyerahkan Surat Pengiriman Barang (SPB) kepada Pelanggan. 5. Pelanggan memberikan barang yang ingin dikirim. 6. Bagian Pengorderan dan Cek Barang menyerahkan barang yang akan dikirim ke Bagian Pengiriman. 7. Selama perjalanan Bagian Pengiriman selalu memberikan report tentang keadaan truk yang digunakan untuk mengirim barang kepada Bagian Pemantau Truk. 8. Setelah mendapat report dari Bagian Pengiriman, Bagian Pemantau Truk melaporkan report tersebut kepada Bagian Pengorderan dan Cek Barang. 9. Bagian Pengiriman menyerahkan barang kiriman kepada Penerima dan juga menyerahkan bukti Tanda Terima untuk ditanda tangani oleh Penerima sebagai bukti bahwa barang kiriman tersebut sudah sampai pada tujuannya. 10. Penerima menyerahkan Tanda Terima setelah ditanda tangani.
44 11. Setelah sampai kembali ke kantor, Bagian Pengiriman menyerahkan Tanda Terima tersebut ke Bagian Pengorderan dan Cek Barang. Gambar 3.2 Rich Picture sistem yang berjalan 3.4 Analisis Kuisioner Analisis kebutuhan sistem dilakukan dengan menggunakan kuisioner. Kuisioner terdiri atas 14 pertanyaan dengan tujuan untuk mendukung data terhadap kebutuhan konsumen atas aplikasi CRM. Untuk mengetahui kebutuhan pelanggan, disebarkan 20 kuisioner kepada 10 perusahaan pelanggan PT. Roda Mas Berkat Persahabatan, yaitu : 1. PT. Vitron 2. PT. Unilever 3. PT. Ling Lung Tire 4. PT. Polytron 5. PT. Panasonic
45 6. PT. Danone 7. PT. Global Infinity Tire 8. PT. APL 9. PT. TCHL 10. PT. Toshiba Dan berikut ini adalah data hasil analisa atas kuisioner yang telah disebarkan : 1. Apakah Anda sering menggunakan jasa pengiriman PT. Roda Mas Berkat Persahabatan? 1. Sering 4 20 2. Kadang-kadang 11 55 3. Jarang 5 25 Analisis : Pertanyaan ini untuk mengetahui seberapa sering para responden menggunakan jasa pengiriman dari PT. Roda Mas Berkat Persahabatan. Kesimpulan : Para responden umumnya tidak sering menggunakan jasa pengiriman dari PT. Roda Mas Berkat Persahabatan. Mereka hanya kadang-kadang saja menggunakan jasa pengiriman dari PT. Roda Mas Berkat Persahabatan.
46 2. Seberapa sering Anda menggunakan internet dalam 1 bulan? 1. Setiap hari 10 50 2. 2-3 hari sekali 4 20 3. 4-6 hari sekali 3 15 4. 1 minggu sekali 3 15 5. < 1 minggu sekali 0 0 Analisis : Pertanyaan ini ditujukan untuk mengukur seberapa penting dan seringnya para responden menggunakan internet. Kesimpulan : Responden yang mengakses internet setiap hari lebih besar persentasenya. Ini berarti mayoritas responden mengakses internet tiap hari. 3. Apa kegunaan internet bagi Anda? Pilihan boleh lebih dari 1. 1. Berbisnis 12 60 2. Mencari informasi 16 80 3. Chatting 8 40 4. Belanja On-line 3 15
47 Analisis : Pertanyaan ini ditujukan untuk mengetahui apa saja yang dilakukan oleh para responden saat berinternet. Kesimpulan : Mayoritas responden menggunakan internet untuk mencari informasi lewat internet. 4. Bagaimana menurut Anda mengenai pemberian informasi produk melalui internet? 1. Sangat bagus 18 90 2. Cukup bagus 2 10 3. Kurang bagus 0 0 4. Tidak bagus 0 0 Analisis : Pertanyaan ini ditujukan untuk mencari tahu ketertarikan responden terhadap pemberian informasi tentang sebuah produk melalui internet. Kesimpulan : Para responden menyatakan ketertarikannya terhadap pemberian informasi produk melalui internet. 5. Setujukah Anda mengenai transaksi melalui internet? 1. Sangat setuju 15 75
48 2. Setuju 4 20 3. Kurang setuju 1 5 4. Tidak setuju 0 0 Analisis : Pertanyaan ini ditujukan untuk mencari tahu ketertarikan responden mengenai transaksi melalui internet. Kesimpulan : Para responden menyatakan persetujuannya mengenai transaksi melalui internet dengan mayoritas jawaban adalah sangat setuju. 6. Bagaimana sistem pemesanan dalam PT. Roda Mas Berkat Persahabatan? 1. Efisien 3 15 2. Biasa saja 3 15 3. Kurang efisien 13 65 4. Tidak efisien 1 5 Analisis : Pertanyaan ini ditujukan untuk mengetahui pendapat responden terhadap sistem pemesanan yang ada pada PT. Roda Mas Berkat Persahabatan saat ini. Kesimpulan : Para responden menyatakan bahwa sistem pemesanan pada PT. Roda Mas Berkat Persahabatan saat ini masih kurang efisien.
49 7. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan informasi dari PT. Roda Mas Berkat Persahabatan? 1. 5 menit 0 0 2. 15 menit 13 65 3. 30 menit 6 30 4. 60 menit 1 5 Analisis : Pertanyaan ini ditujukan untuk mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh responden untuk mendapatkan informasi dari PT. Roda Mas Berkat Persahabatan. Kesimpulan : Para responden mayoritas menyatakan bahwa waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan informasi dari PT. Roda Mas Berkat Persahabatan adalah 15 menit. 8. Apakah Anda mengetahui dengan baik jenis produk atau jasa yang dijual pada perusahaan ini? 1. Sangat baik 4 20 2. Cukup baik 12 60
50 3. Kurang tahu 4 20 4. Tidak tahu 0 0 Analisis : Pertanyaan ini ditujukan untuk mengetahui seberapa baik pengenalan responden terhadap produk atau jasa yang dijual oleh PT. Roda Mas Berkat Persahabatan. Kesimpulan : Mayoritas responden mengenal produk atau jasa yang dijual oleh PT. Roda Mas Berkat Persahabatan dengan cukup baik. 9. Informasi seperti apa yang Anda butuhkan dari PT. Roda Mas Berkat Persahabatan? Pilihan boleh lebih dari 1. 1. Produk 15 75 2. News & Promo 18 90 3. Historis Transaksi 14 70 4. Sejarah Perusahaan 5 25 Analisis : Pertanyaan ini ditujukan untuk mengetahui informasi apa saja yang dibutuhkan oleh responden dari PT. Roda Mas Berkat Persahabatan. Kesimpulan : Informasi yang paling dibutuhkan oleh para responden dari PT. Roda Mas Berkat Persahabatan adalah mengenai News & Promo.
51 10. Apakah keluhan-keluhan Anda ditanggapi dengan baik? 1. Sangat baik 1 5 2. Cukup baik 4 20 3. Biasa saja 11 55 4. Kurang baik 4 20 Analisis : Pertanyaan ini ditujukan untuk mengetahui apakah keluhan-keluhan responden terhadap PT. Roda Mas Berkat Persahabatan telah ditanggapi dengan baik. Kesimpulan : Mayoritas dari responden menjawab biasa saja. Ini berarti keluhan para responden dijawab oleh PT. Roda Mas Berkat Persahabatan, tetapi masih kurang memuaskan. 11. Puaskah Anda dengan pelayanan PT. Roda Mas Berkat Persahabatan? 1. Puas 2 10 2. Cukup puas 3 15 3. Kurang puas 13 65 4. Tidak puas 2 10
52 Analisis : Pertanyaan ini ditujukan untuk mengetahui seberapa puas responden terhadap pelayanan yang diberikan oleh PT. Roda Mas Berkat Persahabatan. Kesimpulan : Responden menyatakan bahwa mereka kurang puas atas pelayanan yang diberikan oleh PT. Roda Mas Berkat Persahabatan. 12. Jika PT. Roda Mas Berkat Persahabatan membuat fasilitas website yang dapat memberikan layanan personal, apakah Anda tertarik untuk menggunakan fasilitas tersebut? 1. Sangat tertarik 17 85 2. Cukup tertarik 3 15 3. Kurang tertarik 0 0 4. Tidak tertarik 0 0 Analisisi : Pertanyaan ini ditujukan untuk mengetahui ketertarikan responden terhadap web PT. Roda Mas Berkat Persahabatan dengan menggunakan aplikasi CRM yang akan dirancang. Kesimpulan : Para responden menyatakan ketertarikannya terhadap web dengan menggunakan CRM yang akan dirancang untuk PT. Roda Mas Berkat Persahabatan. 13. Melalui media apakah Anda bersedia dikirimi info produk atau penawaran khusus PT. Roda Mas Berkat Persahabatan? Pilihan boleh lebih dari 1.
53 1. Email 18 90 2. Telepon 8 40 3. Surat 9 45 4. SMS 9 45 Analisis : Pertanyaan ini ditujukan untuk mengetahui melalui media apa saja responden ingin dikirimi info produk atau penawaran khusus dari PT. Roda Mas Berkat Persahabatan. Kesimpulan : Mayoritas dari responden menginginkan dikirimi info produk atau penawaran khusus dari PT. Roda Mas Berkat Persahabatan melalui Email. 14. Tambahan informasi/fitur mengenai apa saja yang kira-kira Anda butuhkan di sebuah website penjualan on-line? Pilihan boleh lebih dari 1. 1. Promo dan Diskon 20 100 2. Contact Us 15 75 4. Kritik & Saran 17 85
54 5. Historis Transaksi 18 90 6. Registrasi 16 80 Analisis : Pertanyaan ini ditujukan untuk mengetahui tambahan informasi/fitur mengenai apa saja yang dibutuhkan oleh responden dari sebuah website penjualan online. Kesimpulan : Responden menyatakan informasi/fitur tambahan yang dibutuhkan dari sebuah website penjualan on-line adalah promo dan diskon. Berdasarkan hasil analisis kuisioner di atas, maka kami menarik kesimpulan : Bahwa pelanggan PT. Roda Mas Berkat Persahabatan menggunakan komputer dalam melakukan kegiatan operasionalnya sehari-hari serta memiliki akses jaringan internet pada komputernya yang sebagian besar digunakan untuk mencari informasi dan berbisnis, sehingga perusahaan dapat mempertimbangkan untuk memiliki website dan mengelolanya dengan baik karena pelanggan bisa membukanya dimana saja dan kapan saja. Bahwa 75% pelanggan menyetujui adanya transaksi on-line melalui website, sehingga perusahaan dapat mempertimbangkan untuk memiliki website yang dapat digunakan pelanggan melakukan transaksi secara on-line. Bahwa sebagian besar pelanggan membutuhkan informasi mengenai produk atau jasa, harga, status pemesanan, historis transaksi, dan lain sebagainya secara cepat. Dalam hal ini melalui jaringan internet.
55 Bahwa sebagian besar pelanggan akan merasa lebih puas dalam hal pelayanan jika mereka dapat menyampaikan keluhan, kritik, saran, maupun pertanyaan kepada PT. Roda Mas Berkat Persahabatan, serta memperoleh tanggapannya secara cepat. 3.5 Hasil Wawancara Berdasarkan hasil wawancara, maka dilakukanlah analisa untuk mendapatkan fitur-fitur yang dapat memuaskan kebutuhan pelanggan, antara lain: Perusahaan membutuhkan feed back dari member yang saat ini masih sulit untuk didapatkan karena sarana yang digunakan masih manual. Maka dari itu di dalam sistem yang baru akan diusulkan adanya pengembangan fitur buku tamu dan message. Perusahaan merasa kesulitan ketika ada pelanggan yang ingin melakukan pemesan di luar jam kerja perusahaan. Maka dari itu di dalam sistem yang baru akan diusulkan adanya pemesanan online selama 24 jam dalam aplikasi situs web. Perusahaan membutuhkan adanya sarana yang dapat memfasilitasi pembatalan pemesanan yang telah terjadi, karena pada saat ini perusahan masih kesulitan menanganinya. 3.6 Permasalahan Yang Dihadapi a. Sistem yang berjalan sekarang kurang efisien untuk menanggapi kemajuan persaingan dalam dinamika bisnis sekarang.
56 b. Kurangnya kualitas pelayanan yang dapat diberikan oleh PT. Roda Mas Berkat Persahabatan mengingat belum adanya proses dalam sistem yang dapat menampung keinginan dan kritik dari pelanggan, sehingga sistem yang ada berjalan statis tanpa adanya inovasi yang dapat membantu meningkatkan keuntungan perusahaan. c. Belum adanya sistem yang dapat menjalin hubungan baik dengan pelanggan dan juga dapat memahami kebutuhan pelanggan yang sebenarnya. 3.7 Alternatif Pemecahan Masalah Dengan melihat permasalahan yang ada pada PT. Roda Mas Berkat Persahabatan, maka dilihat suatu sistem yang dapat mengatasi masalah tersebut, yaitu : a. Membangun web yang dapat digunakan perusahaan untuk dapat berinteraksi lebih akrab dengan konsumennya dengan menerapkan sistem CRM. b. Membuat sarana yang dapat menampung kritik dan saran dari pelanggan agar keinginan pelanggan dapat diketahui sehingga dapat dibuat solusi bagaimana cara memenuhi keingginan pelanggan dan juga dapat menjadi feedback untuk perusahaan.