OPTIMALISASI KESESUAIAN BESAR BEBAN TUGAS BANTUAN TEKNIS KEGIATAN PROYEK PEMBANGUNAN BANGUNAN GEDUNG NEGARA DILINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR Hari Sudibyo, Christiono Utomo Bidang Keahlian Manajemen Proyek Program Studi Magister Manajemen Teknologi ITS email: hari_batekperkim@yahoo.co.id ABSTRAK Dalam penerapan pelaksanaan kegiatan proyek pembangunan Gedung Negara oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang didanai oleh APBD Provinsi, maupun dana APBN sebagai kegiatan Dekonsentrasi pada lokasi yang tersebar diseluruh wilayah Kabupaten/Kota. Permen PU No. 45/PRT/M/2007 menjelaskan bahwa Pemerintah dalam penyelenggaraan pembangunan gedung melakukan pembinaan teknis kepada Pengguna Anggaran dan penyedia jasa Konstruksi. Dalam pembinaan teknis Dinas PU Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur terkendala dengan besarnya beban tugas yang diemban tidak memadai dengan jumlah dan kompetensi tenaga staf yang ada. Penelitian ini bertujuan untuk dapat mengetahui secara mendalam seberapa jauh peranan system jaringan fungsi-fungsi manajemen dapat meningkatkan kinerja dalam pengelolaan bantuan teknis pelaksanaan proyek konstruksi. Teknik Pengambilan data primer dan sekunder didapatkan dari wawancara dan instrumen kuisioner dengan pejabat pelaksana dan para pelaku. Data-data yang diperoleh akan diolah dengan menggunakan pendekatan kualitatif sesuai dengan teori yang relevan, yaitu dengan analisis lingkungan internal, eksternal, dan analisis SWOT untuk dapat menemukenali potensi dan masalah sebagai faktor internal dan eksternal yang berpengaruh kuat terhadap identifikasi besarnya kemampuan optimal dalam pelayanan/ penyelesaian sebuah kegiatan dengan jumlah tenaga teknis yang terbatas. Hasil analisa menunjukan kurang optimalnya pelaksanaan bantuan teknis disebabkan keterbatasan sumber daya manusia. Dengan terbatasnya jumlah personil, maka pelaksanaan pengendalian pembangunan yang tersebar di seluruh provinsi kurang intensif, sehingga berdampak pada permasalahan dilapangan yang tidak segera dapat diatasi dan lebih jauh berakibat terlambatnya pekerjaan fisik bangunan yang berujung penyelesaian pekerjaan tidak tepat waktu sehingga kontraktor terkena denda. Kata kunci : Optimalisasi, Beban tugas, Bantuan teknis, Pembangunan Gedung Negara PENDAHULUAN Dalam penerapan pelaksanaan kegiatan proyek pembangunan Gedung Negara oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang didanai oleh APBD Provinsi, maupun dana APBN sebagai kegiatan dekonsentrasi pada lokasi yang tersebar diseluruh wilayah Kabupaten/Kota. Permen PU No. 45/PRT/M/2007 menjelaskan bahwa Pemerintah dalam penyelenggaraan pembangunan gedung negara melakukan pembinaan teknis kepada Pengguna Anggaran dan penyedia jasa Konstruksi. B-8-1
Berdasarkan data terekam pertahun anggaran realisasi pelayanan bantuan teknis besarnya lebih dari 300 proyek yang tidak sebanding dengan jumlah tenaga pengelola teknis Bidang Tata Bangunan yang kurang dari 30 orang, sehingga berpotensi terjadinya over load pada tugas perbantuan teknis dinas. Kendala yang dihadapi oleh dinas adalah dimana pada kondisi kebutuhan untuk peningkatan jumlah tenaga teknis tidak serta merta dapat dipenuhi karena berkaitan dengan pengangkatan status pegawai. Dengan kendala tersebut maka Dinas PU Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur perlu melakukan berbagai macam cara untuk mengoptimalkan tenaga pengelola teknis yang ada. Rumusan Permasalahan Berdasarkan masalah empiris tersebut, maka dapat dirumuskan permasalahan penelitian sebagai berikut : Bagaimana rancangan strategis penugasan berdasar analisis SWOT guna efektivitas pelaksanaan tugas bantuan teknis pembangunan gedung negara Pemerintah Provinsi Jawa Timur. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah membuat rancangan strategis penugasan berdasar analisis SWOT guna efektivitas pelaksanaan tugas bantuan teknis pembangunan gedung negara Pemerintah Provinsi Jawa Timur. DASAR TEORI Pendekatan Sistem Berdasarkan teori yang relefan digunakan dalam pemecahan permasalahan. Pendekatan system (system approach) meliputi penggunaan berbagai konsep yang serasi dari teori system yang umum, dalam rangka untuk memahami teori organisasi dan praktek manajemen (Johnson dkk, 1973 : 19). Menurut John Mac Manama dikutip oeh Suharsono (1999:28) Pendekatan sistem adalah suatu sistem yang berupa proses. Tujuannya ialah memecahkan suatu masalah atau mengatur dan mengerahkan usaha untuk mencapai suatu tujuan. Dalam pendekatan sistim ini upaya untuk mencapai tujuan berupa produk yang dihasilkan oleh kegiatan lembaga atau perusahaan yang bersangkutan, dikenal dengan istilah Tujuan Baku. Berangkat dari tujuan baku organisasi, dapat dikenali fungsi-fungsi yang diperlukan untuk mencapai tujuan dimaksud dan diberi sebutan fungsi-fungsi baku perusahaan (Hadjisarosa 1993) Pada Dinas PU Cipta Karya terdapat tujuh fungsi baku yaitu : Fungsi Inti Manajemen (F11), Fungsi Manajemen Keuangan (F 9), Fungsi Manajemen Peralatan dan Perbekalan (F 8), Fungsi Manajemen Personalia; Fungsi Perencanaan Produksi (F 4), Fungsi Produksi (F 2), Fungsi Transaksi (Fo). Analisis SWOT Menentukan kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman kemudian dibuat dalam bentuk tabel faktor faktor kekuatan dan kelemahan dan faktor faktor peluang dan ancaman. Hasilnya akan digambarkan dalam Internal Exsternal Matrix METODE Adapun tahapan penelitiannya sebagai berikut : Menetapkan tujuan penelitian dan melakukan pengumpulan data dan informasi yang dibutuhkan, memahami dan B-8-2
mengidentifikasi kondisi dengan melakukan analisa lingkungan internal dan eksternal /Dinas kemudian menganalisis faktor-faktor terpilih dari fungsi-fungsi baku organisasi dengan menggunakan instrumen SWOT sebagai alat analisis untuk menentukan isu strategisnya. HASIL PENELITIAN Analisis Estimasi atau Prediksi Beban Bantuan Teknis Dengan menggunakan Linier Regression with time intensitas layanan tugas bantuan teknis melalui peningkatan dukungan sumber daya di internal Dinas PU Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur, pada tahun 2009 dari 77 % menjadi 79 % pada tahun 2010; 83 % pada tahun 2011, tahun 2012 adalah sebesar 86%, dan 90% untuk tahun 2013, dengan pengertian bahwa di tahun 2012 dan 2013 estimasi beban tugas bantuan teknis semakin besar. Dengan kondisi tersebut maka dilakukan langkah optimalisasi fungsi melalui analisis SWOT untuk menghasilkan posisi atau keadaan yang sekarang terjadi dan kemudian, selanjutnya dapat dirumuskan rekomendasi strategi yang sebaiknya dilakukan. Analisis SWOT berdasarkan Fungsi Baku Dari analisis terhadap hasil jawaban kuesioner bagi para pejabat di Dinas PU Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur. Fungsi baku layanan bantuan teknis baik fungsi transaksi, produksi, perencanaan produksi, manajemen SDM, peralatan dan perbekalan, manajemen keuangan dan fungsi inti manajemen adalah sebagai berikut : Fungsi Transaksi Dari posisi fungsi transaksi pada grafik matriks EFE dan IFE diperoleh gambaran bahwa fungsi transaksi berada pada posisi (1.98, 1.99) kuadran IX. Kuadran IX menunjukkan pilihan strategi untuk Harvest or Divest, Harvest artinya melakukan upaya memotong semua pengeluaran dan bisa bangkit dari kesulitan. Sedangkan strategi divest adalah melikuidasi beberapa bagian yang dirasa kurang efisien. Fungsi Produksi Pada fungsi produksi, berdasarkan matriks SWOT maka analisa strategic yang dihasilkan grafik Matriks IFE dan EFE menunjukan pada posisi (2.12, 2.04) dikuadran V. menunjukkan pilihan strategi Hold and Maintain, maka pilihan strategi yang akan digunakan adalah Hold and Maintain Fungsi Perencanaan Produksi Berada pada posisi (2.41, 1,9) kuadran VIII. menunjukkan pilihan strategi untuk Harvest or Divest, Fungsi Manajemen SDM Berada pada (2.31, 1.98) kuadran VIII menunjukkan pilihan strategi untuk Harvest or Divest Fungsi Peralatan dan Perbekalan Berada pada (2.38, 1.96) kuadran VIII, menunjukkan pilihan strategi untuk Harvest or Divest, Harvest. Fungsi Manajemen Keuangan Berada pada (2.35, 2.05) dikuadran V yang menunjukan pilihan strategi Hold and Maintain. B-8-3
Fungsi Inti Manajemen Berada pada (1,96, 2,43) kuadran VI, menunjukkan pilihan strategi untuk Harvest or Divest, strategi yang digunakan adalah Harvest or Divest PEMBAHASAN Pemecahan Masalah Melalui teori pendekatan sistem setelah dilakukan analisa faktor-faktor terpilih dari fungsi-fungsi baku organisasi dinas melalui instrumen SWOT, menunjukan hasil posisi kuadran, maka diperlukan strategi dalam mengatasi hal tersebut. Ada dua pilihan strategi yang ditawarkan sesuai dengan kondisi posisi masing masing fungsi. Stretegi tersebut adalah : 1. Hold and Maintain yaitu dengan terus memelihara kondisi yang sudah ada dengan melakukan fungsi pembinaan yang ada. Di samping itu kondisi yang terjadi menggunakan faktor kekuatan bagi Dinas PU Cipta Karya dan Tata Ruang pada pimpinan seksi pembinaan teknis serta kemampuan personil untuk mengatasi hambatan yang terjadi dari permasalahan akibat keterbatasan jumlah personil dibandingkan pelaksanaan terhadap beban tugas, serta permasalahan kurang profesionalnya kontraktor didalam melaksanakan pembangunan bangunan gedung negara sehingga pekerjaan tidak dapat diselesaikan tepat waktu. 2. Strategi harvest and divest adalah melakukan upaya memotong semua hal yang tidak diperlukan dan bisa bangkit dari kesulitan. Sedangkan strategi divest adalah melikuidasi beberapa bagian yang dirasa kurang efisien ini sesuai untuk dilaksanakan. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Kurang optimalnya pelaksanaan bantuan teknis disebabkan keterbatasan sumber daya manusia. Dengan terbatasnya jumlah personil, maka pelaksanaan pengendalian pembangunan yang tersebar di seluruh provinsi kurang intensif, sehingga berdampak pada permasalahan dilapangan yang tidak segera dapat diatasi dan lebih jauh berakibat terlambatnya pekerjaan fisik bangunan yang berujung penyelesaian pekerjaan tidak tepat waktu sehingga kontraktor terkena denda. Saran 1. Bagi Dinas PU Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur Sebaiknya Dinas PU Cipta Karya menerapkan strategi untuk optimalisasi dapat bersifat mempertahankan dan memelihara kondisi yang sudah berjalan dengan baik namun juga dengan melakukan efisiensi pada beberapa aspek yang dirasakan akan menambah beban dari pelaksanaan bantuan teknis 2. Bagi Penelitian Selanjutnya Perlu dilakukan kajian lebih mendalam pada masing masing fungsi sehingga permasalahan dapat diuraikan menjadi lebih jelas. Disamping itu kajian optimalisasi juga perlu dilakukan di instansi lain yang mengalami permasalahan tugas dan fungsi, sehingga akan dapat dioptimalisasi tugas dan fungsinya. B-8-4
DAFTAR PUSTAKA Edwin B, Filipo B 1984, Principles of personnel Management. Six Edition, New York : Mc Graw Hill Book Company Freeman E 1985, Strategic Management : A. Stakeholder Aproach, Jakarta : Terjemahan PT. Pustaka Binoman Presindo G Steiner Miner, 1997. Management Policy and Strategy Hadjisaroso P 1977, Naskah Butir-butir untuk Memahami Pengertian Baku Pada Perusahaan, Yogyakarta : Program MM STIE Mitra Indonesia Kotler P 1993 Marketing Management Analysis, Planning Implementation and Control, terjemahan, Jakarta : Penerbit FE-UI Karyantoro J dkk 2007 Kreativitas dan Inovasi Dalam Organisasi, Surabaya : Program MMT-ITS Permen PU No. 45/PRT/M/2007 tentang Pedoman Teknis Pembangunan gedung Negara. Permen PU No.29/PRT/M/2006 tentang Pedoman Persyaratan Teknis Bangunan Gedung; Peraturan Daerah No. 9/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Provinsi Jawa Timur R Andews, Kenneth 1985, Corporate Strategic Concept, terjemahan, Jakarta : Penerbit Erlangga Rangkuti F. 1998.Analisis SWOT, Teknik membedah kasus Bisnis. Gramedia. Jakarta Rangkuti F. 1997 SWOT sebagai Alat Formulasi Strategi Terry (1964 : 64) Principles of management Winardi, 1992. Manajemen Perilaku Organisasi, Bandung : Penerbit Citra Aditya Bakti B-8-5