BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang Pada saat ini perkembangan di bidang teknologi informasi sangat pesat, perkembangan yang begitu signifikan terjadi pada perangkat keras (hardware) maupun pada perangkat lunak (software). Dalam sebuah perusahaan sangat dibutuhkan sistem informasi yang baik untuk mendukung proses bisnis, terutama pada sistem penjualan, kemudahan dalam sistem penjualan juga dapat mempermudah konsumen mendapatkan produk yang diinginkan. Untuk mendapatkan informasi yang cepat, tepat dan akurat diperlukan suatu sistem informasi berbasis mobile yang mampu mengatur, mengelola data menjadi informasi yang berguna dan tidak terbatasi oleh tempat dan waktu. BINUS University merupakan perguruan tinggi swasta yang terletak di Jakarta dan Tangerang. Didirikan oleh Yayasan BINA NUSANTARA pada tahun 1974, bergerak di bidang pendidikan jenjang Diploma-3 (D3), Diploma-4 (D4), Strata-1 (S1), Strata-2 (S2), Strata-3 (S3) yang terdiri dari School of Computer Science, School of Information Systems, School of Business Management, School of Design, Faculty of Humanities, Faculty of Economics and Communications, dan Faculty of Engineering, Graduate Program, Doctoral Program. Selain itu, BINUS University juga menetapkan student intake target sebesar 8.000 Mahasiswa D4&S1. Sehingga dengan besarnya target ini, dibutuhkan pengembangan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan proses pendaftaran mahasiswa baru yang mumpuni. Dari hasil wawancara, dapat disimpulkan bahwa pendaftar melalui admisi online semakin meningkat secara signifikan setiap tahunnya, dan penjualan formulir pendaftaran fisik pada Admisi Kampus Anggrek semakin menurun. 1
2 Untuk dapat mendaftar di BINUS University, calon mahasiswa harus terlebih dahulu membeli formulir pendaftaran melalui Admisi Kampus Anggrek dan Kampus AlamSutera, Admisi Online (binus.ac.id/daftaronline), Education Counselor (EC), atau representatif seperti BINUS Center (BC), Perwakilan Luar Jakarta (Perseorangan/Sekolah yang ditunjuk BINUS untuk menjual formulir di kota tertentu), atau BINUS University Learning Community(Staf BINUS yang berdomisili di kota tertentu). Sistem penjualan yang saat ini berjalan dilakukan secara manual dan online, dimana penjualan melalui Admisi langsung dicatat di Admisi Online Backend, namun untuk education counselor, penjualan dicatat kedalam AOB saat akan membuat laporan kompensasi. Seiringnya dengan perkembangan teknologi saat ini di dunia mobile application, dan e-commerce, maka BINUS University ingin membuat sistem penjualan dengan menggunakan mobile application untuk para education counselor, agar mudah dan fleksibel dalam melakukan kegiatan penjualan formulir pendaftaran. Android pun dipilih sebagai platform untuk pengembangan aplikasi ini, dikarenakan mayoritas education counselor saat ini merupakan pengguna Android. Hal senada juga pernah dilontarkan oleh Asghar Afshar Jahanshahi (2011) yang mengatakan bahwa kemudahan dari berkomunikasi dan layanan 24 jam tanpa adanya batasan lokasi menjadi keunggulan dari sistem penjualan secara online. Ke depannya, sistem yang akan dibangun juga akan dikembangkan lebih lanjut guna melibatkan alumni sebagai agen penjualan. Oleh karena itu kegiatan magang di dalam pengembangan sistem informasi ini akan dituangkan dalam laporan kegiatan magang yang berjudul Pengembangan BINUS Mobile Sales Application dalam rangka Mendukung Penjualan Formulir Pendaftaran di Universitas Bina Nusantara
3 1.2 Rencana pelaksanaan magang Pelaksanaan magang akan dilaksanakan di unit kerja Marketing, Lantai 1 Kampus Anggrek BINUS University, Jl. Kebun Jeruk Raya No. 27. Dalam pelaksanaannya, kegiatan magang ini juga akan berkolaborasi dengan unit kerja IT Division. Rencana aktivitas pada masa magang ditunjukkan melalui tabel 1.2. Tabel 1.1 Gantt-Chart Rencana Kegiatan Magang 1.3 Ruang lingkup Laporan magang ini akan membahas kegiatan-kegiatan magang yang berfokus pada lingkup pengembangan aplikasi di dalam proses penjualan formulir di BINUS University. Adapun aktivitas-aktivitas yang akan diidentifikasi di dalam proses penjualan formulir tersebut adalah: 1. Penjatahan formulir 2. Pendataan penjualan formulir 3. Deposit formulir 4. Pembuatan laporan kompensasi & payment request form 5. Proses laporan kompensasi & Payment request form
4 1.4 Tujuan dan manfaat Tujuan dari pembuatan laporan magang ini adalah: a) Melakukan analisa terhadap prosedur proses bisnis penjualan formulir pendaftaran mahasiswa baru di BINUS University. b) Merancang sistem informasi mobile application untuk mendukung proses bisnis penjualan formulir pendaftaran mahasiswa baru di BINUS University. Manfaat dari pembuatan laporan magang ini adalah: a) Membenahi proses bisnis yang ada dengan usulan-usulan perbaikan yang mampu meningkatkan kinerja proses sebelumnya. b) Memperoleh usulan rancangan sistem informasi yang mampu mendukung proses bisnis penjualan formulir pendaftaran mahasiswa baru di BINUS University. c) Mengurangi kelemahan dan malasah yang ada dalam proses penjualan formulir pendaftaran. 1.5 Metodologi Penulisan laporan magang ini memiliki metode yang digunakan dalam proses penelitian di Marketing BINUS University, yaitu: 1. Metode Pengumpulan Data. a. Wawancara atas Proses Bisnis yang sedang berjalan. Melakukan wawancara terhadap pihak perusahaan yang berkaitan dengan pengerjaan aktivitas proses bisnis yang sedang berjalan, yaitu dengan Bapak Eric Febdian selaku Admission Deputy Manager, Ibu Monica Andriana selaku Head of Sales, dan RAMS. b. Observasi. Melakukan observasi terhadap aliran data dan informasi yang diperoleh terhadap proses bisnis yang dilakukan pada perusahaan untuk mengidentifikasi kebutuhan sistem dimulai dari penjatahan formulir, pendataan penjualan formulir, deposit formulir, pembuatan laporan kompensasi & payment request form,
5 sampai dengan proses laporan kompensasi & payment request form. c. Document Review. Melakukan identifikasi terhadap adanya kekurangan informasi pada sistem yang sedang berjalan mulai dari dokumen input, proses, hingga output, kemudian menetapkan kebutuhan informasi yang diperlukan pada sistem baru. 2. Metode Analisa dan Perancangan Sistem Informasi. Dalam penulisan Laporan Magang tugas akhir ini menggunakan metode analisis dan perancangan sistem informasi yang berorientasi objek dengan Unified Process (Satzinger, 2005). Disiplin yang akan digunakan diantara lain adalah business modeling, requirements, dan design. Selain itu, beberapa Unified Modeling Language (UML) juga akan digunakan untuk memodelkan system requirements yang ada yang terdiri dari: Business Modeling Discipline a. Activity Diagram The Requirement Discipline a. Event Table b. Use Case Diagram c. Use Case Description d. Domain Model Class Diagram The Design Discipline a. System Sequence Diagram b. Multilayer Design System Sequence Diagram c. User Interface d. Persistence Object 3. Metode Programming Dalam perancangan programming, membuat sistem informasi mobile application berbasis Android.
6 1.6 Sistematika penulisan Sistematika penulisan dalam penyusunan laporan magang ini terdiri dari lima bagian yaitu: Bab 1 : Pendahuluan Bab ini berisi mengenai latar belakang perusahaan serta permasalahan yang diangkat, rencana pelaksanaan kegiatan magang atau penelitian, ruang lingkup mengenai penelitian yang akan dibahas, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan serta sistematika penulisan yang digunakan. Bab 2 : Landasan Teori Bab ini berisi teori-teori umum beserta teori-teori khusus, dan teori pendukung yang digunakan sebagai landasan penelitian laporan magang. Bab 3: Analisis Sistem Informasi Berjalan Bab ini berisi mengenai gambaran umum proses bisnis yang diajukan, struktur organisasi, tata laksana sistem yang berjalan, masalah yang dihadapi dan usulan pemecahan masalah yang diberikan. Bab 4: Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Bab ini menjelaskan gambaran mengenai usulan perancangan sistem aplikasi mobile guna mengakomodir permasalahan yang sudah diperoleh di Bab 3. Bab 5: Simpulan dan Saran Bab ini merupakan bab terakhir laporan magang, berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil analisa dan perancangan mobile application untuk mendukung proses penjualan formulir di BINUS University, serta saran sebagai tindak lanjut yang lebih baik dari pemecahan masalah.