BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Bina Nusantara Group BINA NUSANTARA dahulu saat didirikan merupakan pusat pelatihan komputer jangka pendek, pelatihan komputer moderen, pada 21 Oktober 1974. Itu adalah awal dari pertumbuhan dan perkembangan yang pesat, didukung oleh fondasi yang kokoh, visi yang jelas, serta dedikasi yang tinggi. Perkembangan pesat dan ketertarikan masyarakat membuat Bina Nusantara berkembang menjadi sebuah sekolah tinggi. Pelatihan komputer moderen telah berkembang menjadi Akademi Teknik Komputer (ATK) pada 1 Juli 1981. Akademi ini memberikan Diploma (D-3) pada Managemen Informasi dan Ilmu Komputer. Tiga tahun mendata, pada tanggal 13 Juli 1984, ATK mendapatkan status terregistrasi dan mengubah nama menjadi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK). Pada tanggal 1 Juli 1985 AMIK Jakarta membuka program diploma baru yang bernama Komputerisasi Akuntansi. Pada 21 September 1985, AMIK Jakarta mengubah namanya menjadi AMIK BINA NUSANTARA. Pada tanggal 17 Maret 1986 departemen pendidikan dan kebudayaan, melalui distrik III pendidikan tinggi memberikan penghargaan kepada AMIK BINA NUSANTARA sebagai akademi komputer terbaik saat BINA NUSANTARA masih relatif muda. Peningkatan permintaan atas sumber daya manusia yang berkualifikasi tinggi di bidang teknologi informasi memotivasi BINA NUSANTARA untuk
66 mendirikan Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) pada 1 Juli1986. Institut ini mempunyai program Strata-1 di manajemen informasi, ilmu komputer, dan teknik komputer. Pada 9 November 1987, AMIK BINA NUSANTARA digabung dengan STMIK BINA NUSANTARA dan menyediakan program Diploma(D-3) dan strata-1 (S-1). STMIK BINA NUSANTARA mendapat status terakreditasi untuk semua program dan tingkat pada 18 Maret 1998. Setelah mengukir reputasi yang baik, STMIK BINA NUSANTARA mengesahkan program Strata-2 pada Manajemen Sistem Informasi, hal pertama pada bidang tersebut di Indonesia pada 10 Mei 1993. Sebagai langkah berikutnya, BINUS UNIVERSITY didirikan pada tanggal 8 Agustus 1996. STMIK BINA NUSANTARA dimerger ke dalam BINUS UNIVERSITY pada tanggal 20 Desember 1998. BINA NUSANTARA UNIVERSITY, saat itu memiliki 5 fakultas yaitu fakultas komputer, fakultas ekonomi, fakukltas teknik, fakultas sastra, dan fakultas matematika dan statistik dengan 1 program master. BINUS UNIVERSITY terus menerus mencoba untuk mengembangkan inovasi baru yang memperkaya dan memperkuat perkembangannya. BINUS UNIVERSITY membuat langkah maju dengan bekerja sama dengan Curtin University, Australia pada tahun 1997. Kerja sama ini terus berkembang; dan telah menjadi bibit dari pengembangan macam-macam kerja sama dengan universitas populer luar negeri lainnya. BINUS UNIVERSITY sebagai universitas swasta terdepan di bidang teknologi informasi menyediakan fasilitas moderen bagi murid-muridnya.
67 Internet adalah skill dasar yang harus dimiliki setiap murid untuk menjelajah dunia maya. BINUS UNIVERSITY menyediakan akses internet gratis, poin akses wi-fi penuh di kampus, laboratorium yang lengkap dan modern,dll. BINUS UNIVERSITY telah melewati banyak periode perubahan. Misinya adalah untuk menghasilkan lulusan yang berkualifikasi tinggi dan mampu mengaplikasikan ilmu yang telah dipelajari membuat binus menjadi sebagai universitas pertama yang mendapatkan sertifikasi ISO 9001 pada tahun 1997. komitmen akan kualitas telah memotivasi BINUS UNIVERSITY untuk mendapatkan quality management system untuk mempertahankan kualitas keseluruhan program edukasi. BINA NUSANTARA telah mengembangkan dan memelihara aliansi strategis dengan perusahaan yang populer dalam industri ICT seperti CISCO, Microsoft, SAP, ORACLE, IBM, Lotus, Computer Associates, ASUS, ACER, DELL, dll. Aliansi ini telah membantu BINUS membuat dan memelihara lingkungan teknologi dan ilmu yang didukung oleh penelitian praktis dan memiliki dampak yang signifikan. BINUS UNIVERSITY memiliki misi mempersiapkan seutuhnya lulusan BINUS untuk masuk ke dunia kerja global atau menjadi seorang wirasawsta. Di tahun 2002, BINUS CAREER didirikan untuk membantu lulusan BINUS mencari lowongan pekerjaan dalam skala nasional maupun internasional. BINUS CAREER menyediakan pencarian bermacam-macam lowongan pekerjaan untuk memfasilitasi lulusan dalam menjadi medioter mereka dengan industri. Joseph Wibowo Center for Advanced Learning (JWC) adalah salah satu kampus yang paling moderen dan terbaru yang dibuat oleh BINA NUSANTARA
68 pada tahun 2001. JWC terletak di distrik bisnis strategis dan mudah diakses. Adapun program yang disediakan oleh JWC dibagi menjadi: 1. BINUS BUSINESS SCHOOL (BBS) 2. BINUS INTERNATIONAL (BI) 3. EXECUTIVE DEVELOPMENT PROGRAM (EDP) Berbeda dari ketiga kampus BINUS UNIVERSITY lain (Kampus Syahdan, Kampus Anggrek, and Kampus Kijang), yang menekankan pada edukasi berbasis teknologi informasi; JWC lebih berfokus pada bisnis dan manajemen. JWC telah mengaplikasikan beberapa inovasi sejak bulan Oktober 2001 dengan mengembangkan Executive Development Program yang berfokus pada pelatihan dan pengembangan executive serta servis konsultasi di bidang bisnis dan manajemen. BINUS BUSINESS SCHOOL (BBS) adalah perkembangan berikutnya dari program Strata-1 di BINUS UNIVERSITY yang dimulai pada tahun 1993. BBS sekarang menyediakan program Business Management, Applied Finance, dan Strategic Marketing. BBS berfokus pada persiapan lulusan untuk masuk ke dunia bisnis dengan pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk meraih kesuksesan. BBS mengajarkan pengetahuan dan kemampuan bisnis yang nyata melalui pendekatan yang unik dalam pembelajaran. Kurikulum business applied memiliki kesetimbangan antara teori yang berdampak besar dan praktis bisnis terbaik, metode studi kasus, dan pembelajaran kolaborasi dan proses studi lapangan. BINUS INTERNATIONAL, inovasi lain dari BINA NUSANTARA dan menjadi yang pertama dalam bidang ini, dirancang untuk mempersiapkan lulusan
69 dalam meraih kesuksesan pada dunia kerja global. Program ini menyediakan program strata-1 gelar tunggal dan program international strata-1 gelar ganda lewat kerja sama strategis dengan universitas terbaik di Asia, Australia, Dan Eropa. Saat ini BINUS INTERNATIONAL telah memiliki kerja sama strategis dengan Curtin University of Technology, Australia; Murdoch University, Australia; Macquarie University, Australia; The Royal Melbourne of Technology (RMIT), Australia; Limkokwing University of Creative Technology, Malaysia dan Cologne Business School, Jerman; offering programs in Computer Science, Information Systems, Marketing, Accounting, and Art & Design. BINUS INTERNATIONAL mengunakan kurikulum practical student-centered dalam proses pengajaran, pembelajaran, maupun penelitiannya. Kurikulum dengan standar international dirancang dibawah supervisi ahli akademis dan industri di bidangnya. Hubungan kerja sama yang baik antara BINUS UNIVERSITY dan universitas-universitas luar negeri populer membuka peluang besar untuk memperkenalkan mahasiswanya ke kesempatan dan peluang besar secara global. Sebagai inovasi terakhirnya, BINUS UNIVERSITY membuka 2 fakultas baru pada tahun 2007: Faculty of Psychology and Faculty of Communication and Multimedia. Pengembangan kali ini mendiversifikasi dari intinya yaitu program IT saat masih berkembang pada sistem edukasi berbasis. Perkembangan yang pesat dari BINA NUSANTARA telah menyebabkan didirikannya pusat pelatihan dari pembelajaran yang terus menerus bernama BINUS CENTER, pada tahun 2002. BINUS CENTER menyediakan bermacammacam fasilitas dalam bidang ICT, Design & Animation, and Language. Sampai
70 saat ini, BINUS CENTER telah memiliki lebih dari 15 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia dan berkembang secara pesat. Menyadari bahwa pembejaran dimulai jauh sejak manusia masuk universitas, BINA NUSANTARA pada tahun 1997 mendirikan sebuah sekolah menengah atas berorientasi internasional. Kurikulumnya secara unik menggabungkan kurikulum nasional dengan kurikulum internasional australia yang menyediakan semua murid kesempatan menggali kemampuan dan ketertarikan mereka dengan tujuan mengembangkan intelektual, fisik, mental, sosial, maupun spiritual murid. Pada tahun 2003, BINUS High dikembangkan menjadi BINUS SCHOOL Simprug yang menyediakan program yang bervariasi dari preschool sampai sekolah menengah atas dengan fasilitas bertaraf internasional. BINUS SCHOOL Simprug sekarang telah mengadopsi kurikulum International Baccalaureate (IB) dan telah terakreditasi secara penuh sebagai IB School. Dibuka pada bulan Juli 2007, teletak di tanah seluah 4 hektar, BINUS SCHOOL Serpong, menjadi perkembangan terakhir BINA NUSANTARA Group. Mencontoh dari kesuksesan BINUS SCHOOL Simprug, BINUS SCHOOL Serpong menggabungkan kemampuan dari teknologi informasi dan sumber daya dari organisasi BINA NUSANTARA dengan filosofi dan strategi pengajaran terbaik yang telah dipupuk dari pengalaman selaman 25 tahun berkecimpung di dunia pendidikan. BINUS SCHOOL menyediakan edukasi nasional plus terbaik dari preschool sampai sekolah menengah atas yang menggunakan bermacammacam multiple-intelligences, dengan fokus pada bilingual, dan bahkan kinerja trilingual language, pengajaran karakter lewat pelayanan pembelajaran dan
71 budaya inovasi. Setiap member dimotivasi untuk think out of the box untuk membuat pengembangan dari aspek manapun dari kehidupan kampus, sehingga menghasilkan inovator-inovator yang peduli dan hebat untuk menjadi pemimpin masa depan dan kontributor pemikiran ke depan untuk bersaing dengan tantangan nasional, regional maupun internasional. BINA NUSANTARA terus belajar, berinovasi dan berkembang ke masa depan dengan fondasi kuat yang sama, visi yang jelas, dan dedikasi yang tinggi yang telah membawanya dari awal yang kecil menjadi seperti sekarang. Setiap langkah yang that BINA NUSANTARA lakukan adalah kontribusi untuk visi dari BINA NUSANTARA yang sejalan dengan misinya yaitu become a worldclass knowledge institution. BINA NUSANTARA telah berubah menjadi institusi yang populer dan dihormati di Indonesia, setiap langkah yang diambil merupakan bagian dari perkembangan dan prestasi terus menerus. Masa depan yang cerah ada bagi orang-orang yang selalu belajar. BINA NUSANTARA menyediakan progam edukasi yang berkualitas sebagi tangga untuk anda meraih masa depan yang cerah. 3.2 IT DIRECTORATE 3.2.1 Latar Belakang IT DIRECTORATE Information Technology Directorate dibentuk sesuai keputusan Chief Executive Officer (CEO) BINUS (Ir. Bernard Gunawan) tentang penugasan Dr. Harjanto Prabowo sebagai Chief Information Officer(CIO) BINUS pada Agustus 2005. Information Technology Directorate adalah
72 sebuah ekstensi dari IT (Information Technology) Operation Services Bureau dan IT Development Center. Hal ini didukung oleh aspirasi pemimpin BINUS untuk menjadikan BINUS sebagai pemimpin dalam lembaga pendidikan tinggi berbasis teknologi informasi. Dengan kekuatan IT, BINUS dapat meningkatkan keunggulan kompetitif BINUS di Indonesia dan seluruh dunia. Gambar 3.1 sejarah IT Dir. Berikut ini sejarah berdirinya IT Directorate: 1981 EXECUTIVE DEVELOPMENT PROGRAM didirikan. 1993 MIS Department didirikan. 1995 Applied Technology Laboratory (ATL) dan UPT Computer Centre (PUSKOM) didirikan.
73 1998 UPT Network Services didirikan dari BINUS Net (dimana pada tahun 1997 dikoordinasikan oleh UPT Computer Services). 2001 IT Operation Services Bureau didirikan dari gabungan antara UPT PUSKOM and UPT Network Services. Pada waktu yang sama IT Development Center juga didirkan dari Applied Technology Laboratory (ATL). 2005 IT Directorate BINA NUSANTARA didirikan. 3.2.2 Visi IT DIRECTORATE BINUS VISION 20/20 A World-class Knowledge Institution...in continuous pursuit of innovation and enterprise Terjemahan penulis: Visi BINUS 20/20 sebuah institusi pengetahuan berskala dunia... secara terus-menerus mengejar inovasi dan perusahaan 3.2.3 Misi IT DIRECTORATE MISSION: BINA NUSANTARA commits to deliver excellence in education and research for the global community by :
74 Providing a learning experience that encourages and rewards innovation. Creating high impact applied knowledge. Pursuing a positive contribution to the quality of life. Contributing to outstanding leadership. Leading corporate entrepreneurship. Terjemahan penulis : MISI: BINA NUSANTARA berkomitmen untuk memberikan keunggulan dalam pendidikan dan penelitian bagi komunitas global dengan: Memberikan pengalaman belajar yang mendorong dan menghargai inovasi. Membuat pengetahuan terapan yang berdampak tinggi. Mengejar kontribusi positif terhadap kualitas hidup. Berkontribusi untuk kepemimpinan yang luar biasa. Memimpin kewirausahaan perusahaan. 3.2.4 Struktur Organisasi IT DIRECTORATE Gambar 3.2 Struktur Organisasi IT DIRECTORATE
75 3.3 Prosedur yang sedang berjalan Mahasiswa fakultas komputer Binus University yang lolos seleksi yang dilakukan oleh departemen IT Directorate Bina Nusantara akan diterima menjadi Associate Member (AM). Setiap AM akan diberikan seorang mentor yang bertugas mensupervisi AM tersebut dalam 1 periode yaitu satu tahun. Mentor juga bertugas memberikan tugas-tugas kepada AM yang disupervisinya, mengecek tugas-tugas yang telah selesai, memberikan bimbingan dan pengarahan bila AM kesulitan dalam mengerjakan tugas tersebut, serta memberi laporan kinerja di akhir periode tentang kinerja AM tersebut. Selain itu, AM tersebut akan mendapatkan pelatihan yang ditentukan oleh seorang kordinator AM. Koordinator AM merupakan karyawan tetap dari IT Directorate yang bertugas untuk mengkoordinasi dan mengawasi jalannya sistem associate member. Pelatihan yang diselengarakan oleh koordinator AM ini bertujuan untuk memberi penghargaan berupa ilmu kepada AM serta membekali AM dengan ilmu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas-tugas dari mentor. Di akhir periode, AM akan diberi penghargaan berupa sertifikat yang tertulis hasil kerja dari AM tersebut yang dapat digunakan sebagai nilai tambah saat melamar pekerjaan nanti. Semua kegiatan di sistem ini dilakukan manual sehingga tidak praktis. Selain itu, sulit mengawasi keseluruhan proses agar berjalan efektif (pengawasan agar mentor sesegera mungkin memeriksa tugas lalu memberi tahu AM agar segera merevisi, pengawasan agar mentor segera memberitahu AM akan tugas yang dibebankan, dll) dikarenakan hanya ada 1 orang yang ditugaskan untuk mengawasi sistem ini dan orang tersebut masih
76 diberi tugas lain yaitu mempertahankan pohon penelitian. Selain itu, tidak ada prosedur analisa data dari feedback berupa kuesioner pelatihan yang telah diisi oleh AM untuk pengembangan sistem ini. Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Berjalan 1. Prosedur pemberian tugas Mentor memberikan tugas pada AM (Associate Member) lewat telepon, e-mail, sms, atau bertemu tatap muka di ruangan AM. Dalam pesan tersebut juga diberitahukan batas waktu pengumpulan serta referensi yang bisa dilihat dalam mengerjakan tugas tersebut. Waktu pemberian tugas serta spesifikasi tugas yang diberikan tidak didokumentasikan dan dikonfirmasikan ke pihak lain sehingga hanya mentor dan AM yang tahu mengenai tugas tersebut.
77 2. Prosedur pen-share-an file tugas Mentor men-share file tugas pada AM. AM diberitahukan lokasi file tersebut lewat telepon, e-mail, sms, atau bertemu tatap muka di ruangan AM. Tidak ada informasi tentang kapan file tersebut di-share. 3. Prosedur pengambilan file tugas. AM mengambil file tugas tersebut pada lokasi yang diberitahukan sebelumnya. Tidak ada informasi kapan AM mengambil file tersebut. 4. Prosedur pen-share-an file tugas yang sudah selesai AM men-share file tugas yang sudah selesai pada mentor. Mentor diberitahukan lokasi file tersebut lewat telepon, e-mail, sms, atau bertemu tatap muka di ruangan AM. Tidak ada informasi tentang kapan file tersebut di-share. 5. Prosedur pengambilan file tugas yang sudah selesai. Mentor mengambil file tugas tersebut pada lokasi yang diberitahukan sebelumnya. Tidak ada informasi kapan mentor mengambil file tersebut. 6. Prosedur permintaan revisi tugas Mentor memberikan permintaan revisi tugas pada AM (Associate Member) lewat telepon, e-mail, sms, atau bertemu tatap muka di ruangan AM. Dalam pesan tersebut juga diberitahukan bagian mana saja yang perlu di revisi, batas waktu pengumpulan serta referensi yang bisa dilihat dalam mengerjakan tugas tersebut. Hal-hal yang perlu di revisi dari tugas yang diberikan serta waktu
78 pen-share-an file hal-hal yang perlu di revisi tidak di dokumentasikan dan dikonfirmasikan ke pihak lain sehingga hanya mentor dan AM yang tahu mengenai tugas tersebut. 7. Prosedur pen-share-an file revisi AM men-share file tugas yang sudah selesai pada mentor. Mentor diberitahukan lokasi file tersebut lewat telepon, e-mail, sms, atau bertemu tatap muka di ruangan AM. Tidak ada dokumentasi tentang kapan file tersebut dishare. 8. Prosedur pemberian laporan kinerja AM Mentor di akhir periode (1 tahun) akan memberi laporan tentang kinerja dari AM yang mereka beri tugas. Laporan berupa jawaban lisan yang diutarakan saat manajer AM berdiskusi dengan para mentor. Manajer AM akan memberikan beberapa pertanyaan mengenai kinerja AM dan jawaban dari mentor akan dicatat yang nantinya akan menjadi bahan evaluasi sistem yang berjalan. 9. Prosedur pemberian latihan pada AM Penyelenggara latihan memberi latihan yang telah direncanakan oleh penyelengara latihan tersebut. Menu latihan dibuat berdasarkan masukan dari Manajer AM bila ada, materi-materi yang perlu dipelajari untuk menagani proyek-proyek yang akan ditangani oleh AM, serta materi-materi yang dirasa banyak dibutuhkan di dunia kerja.
79 10. Prosedur pengisian kuesioner pelatihan AM diminta untuk mengisi kuesioner di akhir pelatihan yang diperuntukkan sebagai feedback. Sayangnya, kuesioner ini tidak secara efektif dimanfaatkan dikarenakan tidak adanya prosedur analisa data yang standar sehingga data dari kuesioner tersebut seringkali terbengkalai dan tidak dianalisa. Hal lain yang membuat hal ini kurang efektif adalah kurangnya koordinasi antara manager AM dengan penyelengara pelatihan yang menyebabkan tidak tercapainya tujuan secara optimal. 3.4 Masalah Pada Sistem Berjalan Berdasarkan analisa serta wawancara yang dilakukan pada pengguna sistem yang memiliki keluhan (AM, koordinator AM, mentor), sistem yang berjalan memiliki banyak masalah. Berikut fish bone diagram dari masalahmasalah tersebut.
80 Gambar 3.4 Fish Bone Diagram Sistem Berjalan 1. Rendahnya komitmen dari para AM. 2. Tidak adanya dokumentasi dari setiap kegiatan seperti waktu realisasi penyelesaian tugas, waktu realisasi pengumpulan, dll. Hal ini menyebabkan sulitnya mengevaluasi kinerja dari sistem untuk dikembangkan. 3. Tidak adanya prosedur standar tentang tata cara pelaksanaan aktivitas seperti pemberian tugas yang dilakukan lewat sms yang tidak resmi dan tidak terbuka yang sangat rentan dan sulit diawasi. 4. Tidak adanya alat bantu pengawasan yang memudahkan koordinator AM untuk mengawasi lamanya waktu pemeriksaan tugas, AM yang
81 tidak mengambil file tugas yang telah di-share, AM yang tidak mengumpulkan tugas, dll. 5. Tidak adanya metode pengukuran yang jelas seperti pengukuran efektivitas dari tugas maupun pelatihan yang menyebabkan sulitnya mengukur kinerja dari sistem tersebut. 6. Tidak adanya prosedur analisa data seperti feedback dari training yang diselenggarakan ataupun tugas yang diselesaikan oleh AM yang menyebabkan sulitnya meningkatkan kualitas training ataupun tugas tersebut. 7. Tidak adanya alat bantu dari proses penjadwalan yang yang menjadi inti dari sistem ini.