HOME DAFTAR ISI A2 OPERASIONAL SISTEM APLIKASI Sasaran : 1. Memahami gambaran umum Aplikasi General Ledger yang mencakup contoh program, sistem file, pengguna sistem, dan prosedur-prosedur operasionalnya; dan 2. Memahami gambaran umum Aplikasi Tabungan dan Aplikasi Giro yang mencakup contoh program, sistem fiile, pengguna sistem, struktur menu, dan prosedur-prosedur operasionalnya. 2.1. APLIKASI GENERAL LEDGER Aplikasi General Ledger di sini hanya bersifat muara dari transaksitransaksi yang terjadi di front office, yaitu melalui Aplikasi Sistem Deposit (Deposit Application System). Walaupun demikian, sebagai suatu subsistem dari sistem aplikasi terintegrasi, sistem Aplikasi General Ledger mempunyai fasilitas yang juga bisa diakses langsung dalam bentuk transaksi atau posting. Hal ini bisa dilakukan jika tidak ada aplikasi di front office yang berkaitan dengan pos-pos ledger atau subledger di neraca. Misalnya, untuk pencatatan pembelian aktiva tetap atau pembayaran gaji apabila bank tersebut tidak memiliki aplikasi khusus mengenai pengelolaan aktiva tetap atau sistem penggajian (payroll). Dalam sebuah sistem yang bersifat full integrated banking system, pemasukan transaksi langsung melalui sistem aplikasi general ledger umumnya tidak dilakukan, sehingga sistem ini hanya bersifat penampung yang membuat berbagai laporan-laporan yang terkait dengan aspek keuangan bank. 2.1.1. Program-Program Operasional Sistem Aplikasi General Ledger yang akan dijelaskan di sini adalah sistem yang berjalan di platform PC Local Area Network, yang dirancang dengan Operasional Sistem Aplikasi, Universitas Gunadarma B/S hal. A 10
bahasa pemrograman dan database clipper. Program yang dioperasionalkan dan terpasang di mesin produksi (production machine) adalah program yang sudah di-compile sehingga menjadi executable file dengan ekstension EXE. Dengan pertimbangan keamanan dan pengendalian, source programnya tidak berada di mesin operasional tetapi biasanya berada pada mesin pengembangan atau mesin pengujian yang berada di bawah kewenangan bagian EDP atau Teknologi Informasi. Beberapa contoh program yang digunakan pada sistem Aplikasi General Ledger yang akan dibahas di sini adalah sebagai berikut: OBJECT PROGRAM 1. Program yang digunakan untuk Posting/Delete Mutasi adalah: GMS_GSL (untuk otorisasi 1 menu 41) GMD_GSL 2. Program-program yang digunakan untuk proses Akhir Hari adalah: GMS_GSL GMH_GSL (untuk otorisasi 9 menu 43) GMD_GSL 3. Contoh program-program lainnya yang digunakan berbagai fasilitas menu di aplikasi ini (Menu 61 sampai menu 65) adalah: GMP_REP GMR_REP GMS_REP SISTEM FILE (yang akan dipakai) 1. File untuk nomor rekening (ledger atau subledger) MAST_GSL.DAT MAST_GSL.IND 2. File untuk Tabel-tabel (parameter sistem) C01 : Tanggal Proses C16 : Likuiditas Valas C02 : Kode Cabang C07 : Kode Valas C05 : Kode Departemen C20 : Sandi 01 & 02 C08 : Nomor Nota L01 : Sandi 01 Operasional Sistem Aplikasi, Universitas Gunadarma B/S hal A.11
T08 : Nomor Nota L02 : Sandi 02 C13 : Likuiditas Rupiah 3. Mutasi Harian dan mutasi kumulatif MUTZ_DAY.DAT MSTZ_MUT.DAT 4. Saldo MSTZ_SLD.DAT MPRT_XXX.DAT MAST_TMP.DAT (File Sementara) (File Sementara) 2.1.2. Pengguna Sistem Sistem Aplikasi General Ledger bersifat multiuser yang penggunanya ditentukan sesuai dengan kebijakan manajemen yang tercermin dalam pembagian tugas atau aktivitas operasional di bank. Pengguna able tersebut harus mempunyai mempunyai wewenang atau otoritas penggunaan able, yang ditetapkan berdasarkan kebijakan atau prosedur dari manajemen bank, dengan memperhatikan aspek-aspek pengendalian internal atau aspek keamanan dan pengendalian pengguna able lainnya. Pengguna able yang akan dipraktekkan di sini ditetapkan berdasarkan departemen-departemen yang ada di sebuah bank, misalnya dengan pengkodean sebagai tampak pada able berikut. Tabel 2.1. Pengkodean pengguna Aplikasi General Ledger Kode Departemen Kode Departemen 01 Departemen Personalia 05 Departemen Tabungan 02 Departemen Umum 06 Departemen Loan/ Pinjaman 03 Departemen Giro dan PRK 07 Departemen CIS / Kas (Pinjaman Rekening Koran) 08 Departemen Sundries 04 Departemen Deposito 09 Departemen Transfer Operasional Sistem Aplikasi, Universitas Gunadarma B/S hal A.12
2.1.3. Contoh Prosedur Operasional Awal Hari Proses ini digunakan untuk men-set-up (memeriksa) tanggal proses, memasukkan besarnya kurs valuta asing yang berlaku, dan mencetak daftar kurs valuta asing yang di-input tersebut pada hari yang bersangkutan. Untuk lebih jelasnya prosedur awal hari dari Aplikasi General Ledger dapat dilihat pada Gambar 2.1. berikut. Apakah tanggal sudah benar? Input tanggal proses Input kurs Valuta Asing Cetak kurs Valuta Asing Sudah benar? Gambar 2.1. Bagan Alir Awal Hari Aplikasi General Ledger Aplikasi General Ledger secara umum merupakan muara data dari aplikasi-aplikasi lainnya melalui mekanisme posting otomatik. Jika ada Operasional Sistem Aplikasi, Universitas Gunadarma B/S hal A.13
transaksi dari suatu departemen yang tidak memiliki aplikasi tersendiri, pengguna (user) pada departemen tersebut dapat memasukkan secara manual jurnalnya ke dalam Aplikasi General Ledger. Prosedur transaksi pada Aplikasi General Ledger dapat dilihat pada Gambar 2.2 dan 2.3. Transaksi Buka Sistem Gambar 2.2. Bagan Alir Transaksi Aplikasi General Ledger Proses Awal Hari Input Password Opr Terintegrasi? Input Jurnal Manual dari General Ledger Posting Otomatik Data sudah benar? Perbaikan Transkasi Proses Akhir Hari Operasional Sistem Aplikasi, Universitas Gunadarma B/S hal A.14
Input Password Ka. Dept Hapus data yang salah Index File Posting Mutasi Manual Gambar 2.3. Bagan Alir Perbaikan Transaksi Aplikasi General Ledger Apakah semua dept. sudah posting? Posting mutasi dan transaksi 1 Cetak rekap Cetak trial balance 2 Cetak neraca Cetak laporan lain Apakah sudah balance? 1 Combine Backup data Delete data Backup data update master General Ledger Rek. Selisih saldo nol Restore data 1 2 Gambar 2.4. Bagan Alir proses Akhir Hari General Ledger Operasional Sistem Aplikasi, Universitas Gunadarma B/S hal A.15
Akhir Hari Proses akhir hari adalah serangkaian kegiatan atau langkah-langkah yang harus dilaksanakan secara teratur dan berurutan, yang melibatkan beberapa menu operasional lain yang berhubungan. Kegiatan operasional dari proses akhir hari ini meliputi kegiatan pemeriksaan data, perbaikan kesalahan, dan pencetakan laporan-laporan. Prosedur pembuatan akhir hari selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 2.4. pada halaman sebelumnya. Operasional Sistem Aplikasi, Universitas Gunadarma B/S hal A.16