BAB IV ANALISA 4.1. Strategi Bisnis Perusahaan Sebagai salah satu Perusahaan tektil dan produk tekstil dengan skala besar, Perusahaan menyadari bahwa dalam era globalisasi dan perkembangan teknologi informasi yang demikian pesat, persaingan bisnis menjadi semakin ketat. Sebagai pemain global, Perusahaan menghadapi persaingan baik dari dalam negeri maupun dari pasaran internasional. Dalam persaingan yang demikian ketatnya, Perusahaan dihadapkan pada pilihan strategi antara lain: - memproduksi produk-produk spesial dengan margin keuntungan yang lebih besar namun dalam pasar yang terbatas, atau - memproduksi produk-produk umum dengan margin keuntungan yang tipis namun dalam bentuk produksi massa. Pilihan strategi mana yang akan dipakai sangat tergantung pada kondisi dan keterbatasan yang dihadapi oleh Perusahaan. Melihat kapasitas fasilitas produksi yang demikian besar, dengan kondisi setting fasilitas produksi yang lebih cocok untuk produksi massa serta kompetensi perusahaan, maka dirumuskan strategi bisnis perusahaan sebagai berikut: 1. Strategi biaya rendah (low cost strategy)
Perusahaan harus melakukan efisiensi baik dalam bidang produksi maupun dalam bidang non produksi terutama dalam hal proses bisnisnya agar dapat beroperasi dengan tingkat biaya yang lebih rendah daripada pesaingnya. 2. Kualitas Produk dan Pelayanan Keuntungan dicapai melalui kepuasan pelanggan atas kualitas produk dan pelayanan yang baik. Perusahaan harus berorientasi pada pelanggan dengan memberikan pelayanan yang baik agar pelanggan loyal terhadap perusahaan. Berdasarkan strategi bisnis Perusahaan, maka dirumuskan juga strategi teknologi informasi Perusahaan yaitu: 1. Kecepatan Sistem informasi dalam setiap level perusahaan harus bersifat online dan cepat. 2. Akurasi Sistem informasi harus menyajikan informasi yang akurat dan dapat dipercaya. 3. Efisien Sistim informasi harus meningkatkan efisiensi dalam proses bisnis perusahaan. 1.2. Analisa Proses Bisnis untuk Fungsi Perencanaan 1.2.1. Review Proses Bisnis Perencanaan Perencanaan merupakan suatu pendekatan yang terintegrasi mulai dari menyusun rencana penjualan, rencana pengadaan material hingga rencana produksi. Rencana penjualan disusun dan diterjemahkan dalam rencana produksi yang kemudian diterjemahkan lebih lanjut kedalam rencana pengadaan material, rencana penyediaan kapasitas produksi dan lainnya. Hubungan antara fungsi perencanaan dengan fungsi
yang lain serta input dan output yang dihasilkan dari hubungan tersebut dapat dilihat pada diagram 4.1. dan 4.2. dibawah ini. Dari diagram 4.1. dan diagram 4.2. ini dapat diidentifikasikan supplier dan customer, inputs dan outputs, serta controls sebagaimana diberikan pada tabel 4.1.
Tabel 4.1. Ringkasan Proses Perencanaan Supplier Customer * Quality Control * Quality Control * Sales * Sales * Budgeting * Budgeting * Production * Production * Inbound * Outbound * Plant Maintenance * Plant Maintenance * Procurement/ Source * Human Resources Inputs Outputs * Laporan Performance Penjualan Perencanaan Jangka Panjang * Perencanaan Penjualan * Rencana Penjualan Jangka Panjang * Perencanaan Tingkat Pertumbuhan * Rencana Produksi Jangka Panjang * Laporan Produksi * Rencana Permintaan Material Jangka Panjang * Laporan Posisi Persediaan * Rencana Kapasitas Jangka Panjang * Spesifikasi Produk * Rencana Pengadaan Jangka Panjang * Perencanaan Kegiatan Perencanaan Jangka Pendek * Jadwal Rencana Maintenance * Rencana Penjualan Jangka Pendek * Data Pembelian Historis * Order Penjualan * Informasi Penerimaan Barang * Rencana Produksi Jangka Pendek * Lead time untuk Material Master -Produksi * Rencana Permintaan Material Jangka Pendek * List Permintaan Material * Rencana Kapasitas Jangka Pendek * Rencana Penjualan Jangka Pendek * Rencana Pengadaan Jangka Pendek * Trend Pasar * List Order Penjualan * List Perubahan Order Penjualan Controls Mekanisme * Perencanaan Kualitas * Manual * Kebijakan Penjualan * Manajemen Operasional * Guideline untuk melakukan Forecast * Manajemen Pengambilan Keputusan * Kebijakan Produksi * Manajemen Strategis * Prosedur untuk Approval * Sistim Informasi ERP (Enterprise Resource * Formulasi Planning) * Standard persentasi hasil(yield) * Karakteristik Produk * Kebijakan Pemerintah * Spesifikasi Produk * Guideline untuk Budget * Kebijakan Pengadaan * Hukum dan Regulasi
4.2.2. Identifikasi Gap antara as is dengan best practice Analisa terhadap proses bisnis perencanaan membagi perencanaan menjadi 4 bidang yaitu: 1. Rencana Penjualan Jangka Panjang Perusahaan 2. Rencana Produksi Jangka Panjang Perusahaan 3. Rencana Penjualan Jangka Pendek Perusahaan 4. Rencana Produksi Jangka Pendek Perusahaan Aspek-aspek yang dikaji dalam analisa adalah: 1. Scope Perencanaan 2. Integrasi, komunikasi dan koordinasi antar divisi dan fungsi 3. Sistim informasi 4. Sistem dan prosedur 5. Metode yang digunakan Pembandingan antara model best practice dengan model as is dapat dilihat pada tabel 4.2., tabel 4.3., tabel 4.4., tabel 4.5., dan tabel 4.6.
Tabel 4.2. Kriteria Best Practice dan Fakta-fakta yang Ditemukan untuk Fungsi Perencanaan Gap Quick Win No. Kriteria Best Practice (Ya/Tdk) (Ya/Tdk) Fakta-fakta I. PERENCANAAN 1.1 Rencana jangka panjang Perusahaan a. Scope rencana jangka panjang * Rencana jangka panjang telah merefleksikan Ya Ya Merefleksikan strategi bisnis strategi bisnis dan tujuan perusahaan dengan dengan tujuan peningkatan turn over mengfokuskan pada peningkatan nilai perusahaan. bukan merupakan rencana overall. b. Rencana yang terintegrasi * Rencana jangka panjang yang disusun Ya Ya Dikoordinasikan dengan bagian merupakan rencana yang terintergrasi Marketing dan Produksi saja antara setiap divisi dan fungsi dalam perusahaan c. Evaluasi seluruh aspek dan batasan * Mengevaluasi seluruh aspek dan Ya Ya Mempertimbangkan aspek dan keterbatasan-keterbatasan dalam menyusun keterbatasan tertentu saja rencana jangka panjang (tidak semua aspek dan keterbatasan). d. Komunikasi dan koordinasi * Komunikasi dan koordinasikan semua Ya Ya Komunikasi dan koordinasi dengan permintaan dan kebutuhan dalam divisi tertentu saja dan hasilnya melakukan perencanaan. disosialisasikan ke management. * Rencana yang dibuat dihasilkan dari Ya Ya hasil diskusi, argumentasi dan partisipasi dari seluruh bagian dalam organisasi. e. Sistem informasi * Sistem informasi yang terintegrasi dengan Ya Tdk Sistem informasi belum terintegrasi menggunakan satu set data tunggal masih banyak pekerjaan dalam semua proses dan proses yang yang dilakukan secara manual bersifat otomatis, online dan real time. f. Sistem dan Prosedur * Semua unit melaksanakan sistim dan Ya Ya Sistem dan prosedur ada, tetapi prosedur dengan konsisten dan evaluasi seringkali tidak dilaksanakan terhadap pelaksanaan sistim dan secara konsisten dan tidak ada prosedur dilakukan dengan mempergunakan standard untuk melakukan evaluasi. standar yang sama sehingga menghasilkan keseragaman.
Tabel 4.3. Kriteria Best Practice dan Fakta-fakta yang Ditemukan untuk Fungsi Perencanaan - lanjutan Gap Quick Win No. Kriteria Best Practice (Ya/Tdk) (Ya/Tdk) Fakta-fakta 1.2 Rencana Penjualan Jangka Panjang a. Jangka waktu rencana penjualan jangka panjang * Untuk industri yang produknya bersifat Ya Ya Rencana penjualan jangka panjang semi komoditi, rencana penjualan disusun untuk 5 tahun kedepan jangka panjang dapat dilakukan untuk dan digunakan untuk kepentingan minimal 5 tahun kedepan agar dapat pihak kreditur atau pihak lain. dilakukan perencanaan yang lebih menyeluruh dan lebih baik atas penyediaan sumber daya dan faktor produksi. b. Metode penyusunan forecast Penjualan * Metode forecast penjualan menggunakan Ya Ya Forecast penjualan dilakukan metode statistik dengan mempertimbangkan berdasarkan jugdement dan aspek internal yaitu sumber daya dan pengetahuan pasar tanpa faktor produksi yang dimiliki dan yang menggunakan metode statistik akan dimiliki serta aspek eksternal antara lain kondisi ekonomi global dan nasional, sosial politik,kondisi kompetisi dan pasar global. c. Penggunaan data historis * Untuk memberikan forecast yang lebih Ya Tdk Data historis yang digunakan akurat, data historis yang digunakan hanya data satu tahun minimal data 5 tahun. d. Informasi dan pertimbangan lain * Faktor ekonomi, sosial dan politik serta Ya Ya Faktor ekonomi dan sosial politik pertimbangan para pakar. ikut dipertimbangkan e. Komunikasi dan koordinasi dengan divisi lain * Rencana merupakan hasil diskusi, Ya Ya Rencana atau proyeksi diberikan komunikasi dan koordinasi dengan oleh divisi marketing hanya divisi lain dan merupakan tujuan berdasarkan perkiraan dan prediksi. bersama yang ingin direalisir. f. Ide pengembangan produk baru Ide produk baru dari hasil pantau di * Secara rutin melakukan inovasi pasar atau atas permintaan pelanggan. dan pengembangan produk baru g. Promosi dan advertensi Ya Ya Promosi dan advertensi dilakukan * Merupakan program yang terpadu bila dirasakan perlu atau adanya dan direncanakan dengan baik event tertentu. h. Pentingnya perencanaan penjualan jk panjang * Dipergunakan sebagai dasar dan arah dalam Ya Ya dalam rangka pembuatan proyeksi penyusunan rencana jangka panjang lainnya untuk kepentingan pihak lain serta rencana jangka pendek Perusahaan misalnya kreditur, investor dan lain lain I. Scope rencana penjualan jangka panjang * Rencana penjualan jangka panjang Ya Tdk Rencana penjualan jangka panjang mencerminkan strategi jangka panjang tidak mencerminkan strategi jangka perusahaan yang dapat memberikan panjang, hanya untuk kepentingan nilai tambah perusahaan dalam posisi proyeksi saja sehingga tidak ada persaingan dengan memanfaatkan pertimbangan nilai tambah, posisi sumber daya dan faktor produksi yang persaingan dan pemanfaatan sumber dimiliki maupun yang akan dimiliki secara efisien. daya dan faktor produksi.
Tabel 4.4. Kriteria Best Practice dan Fakta-fakta yang Ditemukan untuk Fungsi Perencanaan - lanjutan Gap Quick Win No. Kriteria Best Practice (Ya/Tdk) (Ya/Tdk) Fakta-fakta 1.3 Rencana Produksi Jangka Panjang a. Jangka waktu rencana produksi jk panjang * Rencana produksi jangka panjang disusun Ya Tdk Rencana produksi jangka panjang jangka waktu minimal 5 tahun atau sesuai dengan dibuat hanya untuk acuan antara jangka waktu rencana penjualan jangka panjang. marketing dan produksi saja. b. Dasar penyusunan rencana produksi jk panjang * Rencana produksi jangka panjang dengan Ya Ya Disesuaikan dengan kapasitas disesuaikan pada sumber daya dan faktor faktor produksi yang ada produksi yang dimiliki maupun yang akan dimiliki. c. Scope /kedalaman rencana produksi * Menyeluruh meliputi jumlah dan jenis barang Ya Tdk Tidak dilakukan secara menyeluruh. yang akan diproduksi, faktor produksi yang hanya sebagai acuan untuk digunakan, jenis dan jumlah bahan baku yang akan marketing saja. digunakan, rencana pemeliharaan pabrik (plant maintenance), kualitas produk, jumlah tenaga kerja, transportasi, logistik dan pengendalian lingkungan. d. Pentingnya rencana produksi jangka panjang * Sebagai dasar untuk melakukan perencanaan Ya Tdk Untuk acuan bagian marketing saja. jankga panjang lainnya antara lain perencanaan fasilitas produksi, pengadaan, logistik, pemeliharaan pabrik pengembangan sumber daya manusia, transportasi, pengendalian kualitas dan dan pengendalian lingkungan e. Penggunaan asumsi dan mempertimbangkan seluruh constraint * Menggunakan asumsi-asumsi yang relevan Ya Ya Pertimbangan hanya pada keterbatasan dan logis dengan mempertimbangkan kapasitas faktor produksi. Aspek keterbatasan-keterbatasan yang ada. lain tidak dipertimbangkan.
Tabel 4.5. Kriteria Best Practice dan Fakta-fakta yang Ditemukan untuk Fungsi Perencanaan - lanjutan Gap Quick Win No. Kriteria Best Practice (Ya/Tdk) (Ya/Tdk) Fakta-fakta 1.4 Rencana Penjualan Jangka Pendek a. Jangka waktu rencana penjualan jangka pendek Tdk Ya Rencana jangka pendek satu tahun * Penjualan jangka pendek disusun untuk jangka waktu satu tahun sebagai rencana bisnis perusahaan b. Metode forecast yang digunakan * Rencana Penjualan jangka panjang Ya Ya Tidak menggunakan rencana sebagai garis arah, melakukan prediksi penjualan jangka panjang sebagai berdasarkan hasil yang dicapai tahun lalu arah, prediksi lebih berdasarkan hasil dengan mempertimbangkan aspek perkembangan yang dicapai periode lalu dengan pasar antara lain trend pasar, kompetisi, mempertimbangkan kondisi pasar pasar global, ekonomi, sosial & politik dan kompetisi c. Data dan informasi yang digunakan * Data penjualan tahun lalu, data penjualan Tdk Ya Menggunakan data penjualan tahun lalu semester lalu, kwartal lalu, data industri semester lalu dan kwartal lalu serta,informasi dari pelanggan dan supplier. informasi industri, pesaing, dan lain. d. Sumber informasi * Data internal dan data eksternal yaitu Tdk Ya Sumber data dan informasi dari data industi, informasi dari pelanggan eksternal dan internal supplier, pesaing dan lain-lain e. Cara penyusunan rencana penjualan * Dihasilkan melalui komunikasi dan koordinasi Tdk Ya Dihasilkan melalui diskusi, komunikasi dengan divisi lain dalam perusahaan dan disepakati dan koordinasi dengan bagian terkait sebagai tujuan yang ingin dicapai bersama. f. Pengembangan produk baru * Rencana untuk Inovasi dan pengembangan Tdk Ya Pengembangan produk baru dilakukan produk diformulasikan dengan lebih jelas. melalui perencanaan dan koordinasi g. Promosi dan advertensi * Merupakan program yang direncanakan Ya Ya Promosi dilakukan bila ada kesempatan dengan baik sesuai dengan budget tidak ada program yang secara yang telah disetujui regular dilakukan. h. Pentingnya perencanaan penjualan jk pendek * Dipergunakan sebagai dasar penyusunan Tdk Ya Rencana Penjualan jangka pendek rencana keja tahunan serta merupakan digunakan sebagai dasar pembuatan target yang ingin dicapai. budget tahunan Perusahaan.
Tabel 4.6. Kriteria Best Practice dan Fakta-fakta yang Ditemukan untuk Fungsi Perencanaan - lanjutan Gap Quick Win No. Kriteria Best Practice (Ya/Tdk) (Ya/Tdk) Fakta-fakta 1.5 Perencanaan Produksi Jangka Pendek a. Jangka waktu rencana produksi jangka pendek * Rencana produksi jangka pendek dilakukan Tdk Ya Rencana disusun untuk satu tahun. untuk jangka waktu satu tahun b. Dasar penyusunan rencana produksi jk pendek * Rencana produksi jangka pendek dan Tdk Ya Kombinasi antara permintaan pasar pemanfaatan fasilitas produksi yang paling dengan kombinasi faktor produksi optimal dengan mempertimbangkan juga yang paling efisien. faktor-faktor diluar produksi c. Scope /kedalaman rencana produksi * Sangat menyeluruh dengan scope yang sama Tdk Ya Sangat menyeluruh dan mendetail. dengan rencana produksi jangka panjang namun dengandetail yang sangat terperinci dan jelas serta pengalokasian sumber daya dan faktor produksi yang sangat detail. d. Pentingnya rencana produksi jangka pendek * Merencanakan dengan baik dan terperinci Tdk Ya Digunakan secara luas dan intensif pengalokasian faktor produksi, pengadaan sepanjang tahun dan dipakai sebagai faktor produksi dan tenaga kerja, material, dasar untuk penyusunan rencana logistik, transportasi, pengendalian biaya, lainnya kualitas dan lingkungan. e. Penggunaan asumsi dan mempertimbangkan seluruh constraint * Meminimumkan penggunaan asumsi dan Tdk Ya Menggunakan asumsi, mempertimbangkan mempertimbangkan keterbatasan yang ada keterbatasan dengan segala solusinya dengan lebih detail disertai dengan solusinya secara detail f. Konsisten dalam pelaksanaan sistim, prosedur dan kebijakan * Konsistensi dalam melaksanakan kebijakan Tdk Ya Persediaan barang kadang tidak sesuai persediaan barang, logistik, produksi dengan kebijakan karena faktor harga, dan pemeliharaan faktor produksi. ketersediaan, dan kondisi khusus lainnya namun dalam jumlah yang termanage baik. Hasil analisa fungsi perencanaan memberikan temuan-temuan sebagai berikut: 1. Perencanaan jangka panjang diatas satu tahun dilakukan dengan banyak keterbatasan antara lain keterbatasan data pendukung, metode dan ruang lingkup. 2. Rencana jangka panjang tidak mencerminkan strategi jangka panjang namun lebih sebagai proyeksi saja dan digunakan untuk kepentingan pihak ketiga.
3. Proses perencanaan saat ini hanya terintegrasi diantara dua fungsi yaitu fungsi pemasaran dan fungsi produksi. 4. Keputusan untuk melakukan ekspansi maupun investasi merupakan keputusan bisnis semata tanpa melakukan kajian atau studi kelayakan. 5. Banyak keputusan strategis diambil dan dilaksanakan tanpa mempertimbangkan aspek lain. 6. Keputusan-keputusan strategis tidak didokumentasikan dan disimpan dengan baik. 7. Manajemen mengetahui dengan jelas strategi bisnis perusahaan namun dalam kurang konsisten dalam pelaksanaannya. 8. Keterbatasan modal dan modal kerja merupakan kelemahan organisasi, namun untuk jangka pendek manajemen senantiasa mampu mengatasinya. 9. Komunikasi dan koordinasi antar fungsi dalam perusahaan dilakukan melalui email dan fax. Perusahaan belum membangun dan menggunakan teknologi informasi untuk mengintegrasikan antar fungsi untuk mempercepat penyaluran informasi. 10. Setiap departemen mempunyai data milik departemen yang mengakibatkan sangat banyaknya transfer data antar departemen. 11. Dalam hal tertentu, kolaborasi antara Perusahaan dengan supplier maupun pelanggan telah terjadi namun Perusahaan belum meningkatkan hubungan dengan supplier dan pelanggan lebih jauh lagi untuk dapat saling tukar informasi yang lebih baik antara lain mengenai kemampuan supplier dalam mensupply
bahan baku ke perusahaan dan kemampuan pelanggan dalam membeli barang dari perusahaan. 12. Fokus utama perusahaan adalah peningkatan hasil penjualan sehingga proses bisnis lain sering diabaikan dan dikorbankan demi peningkatan penjualan. 13. Tingkat persediaan baik bahan baku, barang dalam proses maupun barang jadi yang rendah merupakan target perusahaan yang harus dipertahankan. 14. Fleksibilitas dan kecepatan dalam memberikan response terhadap berbagai macam order penjualan merupakan kekuatan dan fokus utama dari operasional. 15. Sebagian besar rencana penjualan jangka pendek dalam tahun berjalan dilakukan berdasarkan order yang diterima dan bukan merupakan forecast penjualan. 16. Bagian pengadaan melakukan perencanaan pembelian terlepas dari rencana penjualan dan produksi karena untuk bahan baku tertentu seperti kapas memerlukan lead time yang panjang. Hasil pembandingan antara kriteria best practice dengan kondisi as is untuk fungsi perencanaan dikaji dari 7 aspek tersebut diatas ditemukan gap sebagai berikut: 1. Scope Perencanaan - Perencanaan tidak bersifat overall, tidak mempertimbangkan seluruh aspek dan keterbatasan secara keseluruhan. - Perencanaan belum dimanfaatkan sepenuhnya untuk kepentingan meningkatkan nilai perusahaan 2. Intergrasi, komunikasi dan koordinasi antar divisi dan fungsi - Koordinasi dan komunikasi tidak keseluruh divisi terkait. 3. Sistem Informasi
- Sistim informasi belum terintergrasi sehingga banyak terjadi duplikasi pekerjaan dan lambat. - Sistem belum bersifat otomatis, banyak pekerjaan yang dilakukan secara manual. 4. Sistem dan Prosedur - Sistem dan prosedur tidak dilaksanakan secara konsisiten - Tidak mempunyai Key Performance Indicators (KPIs) untuk evaluasi 5. Metode yang digunakan - Menggunakan metode kualitatif dalam membuat perencanaan yang bersifat kuantitatif. - Kurang memadainya data histories yang digunakan. Bila kita analisa lebih lanjut masing-masing proses bisnis, dalam melaksanakan kegiatan proses bisnis tersebut ditemukan gap yang dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Rencana Jangka Panjang Perusahaan Pada proses bisnis rencana jangka panjang perusahaan ditemukan gap antara lain: - Rencana jangka panjang Perusahaan bukan merupakan rencana yang overall sehingga kurang mempertimbangkan seluruh aspek dan keterbatasan yang ada meskipun telah mempertimbangkan strategi bisnis dan tujuan Perusahaan - Rencana Jangka panjang Perusahaan dimengerti sebagai rencana pemasaran dan produksi sehingga koordinasi dan komunikasi dengan bagian lain yang terkait cenderung diabaikan. - Sistim informasi semu otomatis sehingga banyak pekerjaan yang dilakukan secara manual, juga sistim tidak terintergrasi sehingga banyak terjadi duplikasi pekerjaan.
- Sistem dan prosedur tidak dilaksanakan dengan konsisten dan tidak mempunyai standard yang jelas untuk evaluasi. 2. Rencana Penjualan Jangka Panjang - Rencana penjualan jangka panjang tidak dimanfaatkan sesuai dengan tujuan yang sebenarnya, lebih merupakan untuk memenuhi kepentingan pihak luar. - Metode melakukan forecast lebih menggunakan metode kualitatif dengan didasarkan data histories yang kurang memadai - Rencana penjualan jangka panjang kurang bermutu untuk sebagai refleksi dari tujuan memberikan nilai tambah pada bisnis, posisi persaingan, pemanfaatan sumber daya dan factor produksi dan lain-lain. 3. Rencana Produksi jangka Panjang - Rencana produksi jangka panjang tidak dimanfaatkan sesuai dengan tujuan yang sebenarnya - Rencana produksi jangka panjang tidak meliputi semua aspek dan tidak mempertimbangkan semua keterbatasan yang ada, lebih sebagai terjemahan dari rencana penjualan saja. 4. Rencana Penjualan Jangka Pendek - Metode untuk melakukan forecast sangat bersifat subyektif dan kualitatif. - Tidak ada program yang regular untuk pengembangan pasar. 5. Rencana Produksi Jangka Pendek - Tidak ditemukan gap antara as is dengan best practice. 4.2.3. Analisa Value chain
Dari hasil pembandingan antara model best practice perencanaan dengan model as is perencanaan kemudian dilakukan analisa untuk mengidentifikasi adanya gap dan dampak baik dalam hal proses bisnis maupun dalam hal pemanfaatan teknologi informasi. Tabel 4.7. menunjukkan nilai gap dan nilai dampak pada setiap dimensi proses bisnis yang sedang dianalisa dibagi dalam dua bidang yaitu proses bisnis dan pemanfaatan teknologi informai. Nilai total merupakan nilai perkalian antara nilai gap dengan nilai dampak yang diartikan sebagai nilai value chain. Nilai Total untuk Fungsi Perencanaan: - Nilai total untuk proses bisnis 10.0 - Nilai total untuk pemanfaatan teknologi infomasi 15.0 1. Perencanaan Penjualan Jangka Panjang - Nilai total untuk proses bisnis 11.0 - Nilai total untuk pemanfaatan teknologi infomasi 13.0 2. Perencanaan Produksi Jangka Panjang - Nilai total untuk proses bisnis 9.0 - Nilai total untuk pemanfaatan teknologi infomasi 15.0 3. Perencanaan Penjualan Jangka Pendek - Nilai total untuk proses bisnis 6.0 - Nilai total untuk pemanfaatan teknologi infomasi 21.0 4. Perencanaan Produksi Jangka Pendek - Nilai total untuk proses bisnis 0.0 - Nilai total untuk pemanfaatan teknologi infomasi 25.0
Secara keseluruhan, nilai proses bisnis menunjukkan nilai 10 berarti perlu dilakukan perbaikan proses bisnis agar fungsi perencanaan dapat berjalan dengan baik dan memberikan nilai tambah bagi Perusahaan. Nilai keseluruhan untuk pemanfaatan teknologi menunjukan nilai cukup tinggi yaitu 15. Hal ini berarti, Perusahaan belum memanfaatkan dengan baik teknologi informasi dalam membantu pelaksanaan proses bisnis perencanaan. Fungsi perencanaan tidak dapat berjalan dengan efisien karena tidak adanya sistim informasi yang mendukung.
Tabel 4.7. Nilai "Gap" dan "Dampak" Terhadap Proses Bisnis dan Teknologi Informasi pada Fungsi Perencanaan Proses Bisnis Teknologi Informasi No. Proses / Aktivitas Gap Dampak Nilai Gap Dampak Nilai I. PERENCANAAN 2,9 3,6 8,1 5,0 3,6 18,1 Perencanaan Penjualan Jangka Panjang 5,0 2,0 10,0 5,0 2,0 10,0 Mempersiapkan Rencana Penjualan Jangka Panjang 5 2 10 5 2 10 Perencanaan Produksi Jangka Panjang 4,0 2,5 10,0 5,0 2,5 12,5 Mempersiapkan Rencana Produksi Jangka Panjang - Barang Jadi 4 2 8 5 2 10 Mempersiapkan Rencana Kebutuhan Material Jangka Panjang 4 2 8 5 2 10 Mempersiapkan Rencana Kapasitas Produksi Jangka Panjang 4 3 12 5 3 15 Mempersiapkan Rencana Pengadaan Jangka Panjang 4 3 12 5 3 15 Perencanaan Penjualan Jangka Pendek 2,5 5,0 12,5 5,0 5,0 25,0 Mempersiapkan Rencana Penjualan Jangka Pendek - By Order 3 5 15 5 5 25 Mempersiapkan Rencana Penjualan Jangka Pendek 2 5 10 5 5 25 Perencanaan Produksi Jangka Pendek 0,0 5,0 0,0 5,0 5,0 25,0 Mempersiapkan Rencana Produksi Jangka Pendek - Barang Jadi 0 5 0 5 5 25 Mempersiapkan Rencana Kebutuhan Material Jangka Pendek 0 5 0 5 5 25 Mempersiapkan Rencana Kapasitas Produksi Jangka Pendek 0 5 0 5 5 25 Mempersiapkan Rencana Pengadaan Jangka Pendek 0 5 0 5 5 25
Gambar 4.1. menunjukkan posisi setiap fungsi pada kwadran proses bisnis dan teknologi informasi menuju best practice. Gambar 4.2. menunjukkan posisi setiap proses bisnis perencanaan pada kwadran proses bisnis dan teknologi informasi menuju best practice. Nilai yang diplotkan pada kuadran tersebut merupakan nilai total dari rata-rata hasil perkalian antara gap proses bisnis dengan dampak bisnis. Perusahaan perlu berupaya untuk menggeser posisi proses bisnis kearah yang lebih mendekati best practice dengan melakukan berbagai perubahan dalam proses bisnis. 4.2.4. Identifikasi Peluang Untuk Perancangan dan Perbaikan Proses Bisnis Perencanaan Dari hasil temuan tersebut diatas, Peluang untuk melakukan perancangan dan perbaikan proses bisnis sebagai berikut: 1. Membangun sistim perencanaan yang terintegrasi dengan menggunakan satu set data tunggal pada semua proses perencanaan. 2. Membangun sistim yang online dan real time untuk konfirmasi mengenai waktu delivery, kuantitas dan harga. 3. Meningkatkan hubungan kolaborasi dengan supplier dan pelanggan dalam proses perencanaan agar forecast dapat dilakukan dengan lebih akurat. 4. Menggunakan electronic data interchange, internet dan teknologi informasi lain untuk mengkomunikasikan forecast.
5. Memanfaatkan hasil perencanaan lebih besar untuk peningkatan nilai perusahaan tidak hanya sekedar untuk memenuhi kepentingan pihak ketiga. 6. Proses pengambilan keputusan harus melalui suatu sistim dan prosedur yang dilaksanakan secara konsisten. 1.3. Analisa Proses Bisnis untuk Fungsi Penjualan 1.3.1. Review Proses Bisnis Penjualan Fungsi penjualan meliputi mulai dari aktivitas perencanaan penjualan hingga aktivitas pelaksanaan penjualan termasuk aktivitas pelayanan purna jual dan pengukuran performance penjualan. Fungsi penjualan mempunyai hubungan yang erat dengan fungsi-fungsi lain dalam perusahaan. Hubungan antara fungsi penjualan dengan fungsi yang lain serta input dan output yang dihasilkan dari hubungan tersebut dapat dilihat pada diagram 4.3. dan diagram 4.4. dibawah ini. Dari diagram 4.3. dan diagram 4.4. ini dapat diidentifikasikan supplier dan customer, inputs dan outputs, serta controls sebagaimana diberikan pada tabel 4.8.
Tabel 4.8. Ringkasan Proses Penjualan Supplier Customer * Perencanaan * Perencanaan * Costing * Budgeting * Inbound * Inbound * Outbound * Cash Management * General Ledger * Outbound * Customer * Customer * Supplier * Account Recievable Inputs Outputs * Cost produk historis * Perencanaan Pemasaran * Laporan Performance Penjualan * Harga Jual * Permintaan Customer * Order Penjualan * Transfer Request * Perubahan Order Penjualan * Order Konfirmasi * Transfer Note * Slip Goods Transfer * Memo Export * Note untuk Dispatch * Notice mengenai Short Shipment * Customer Complaints, Claims, Returns * Invoice dan dokumentasi lain * Informasi Pengembalian Barang * Packing List * Data Biaya Penjualan * Delivery Note * Volume Penjualan Actual * Loading untuk rencana Export * Laporan untuk Goods Complain * Permintaan untuk credit atau debit note * Laporan Performance Penjualan Controls Mekanisme * Perencanaan Penjualan * Manual * Perencanaan Produksi * ERP * Prosedur Order Penjualan * Prosedur Billing dan Dokumen
1.3.2. Identifikasi Gap antara as is dengan best practice Analisa terhadap proses bisnis penjualan membagi penjualan menjadi 4 bagian yaitu: 1. Pelaksanaan Perencanaan dan Penjualan 2. Pelaksanaan Pemrosesan Order 3. Pelaksanaan Proses Purna Jual 4. Pelaksanaan Pelaporan Pencapaian Hasil (performance) Aspek-aspek yang dikaji dalam analisa adalah: 1. Usaha meningkatkan performance 2. Dedikasi dari Management 3. Pelayanan pada Pelanggan 4. Sistim informasi 5. Sistem dan prosedur 6. Koordinasi dengan Pihak Terkait 7. Pelaporan Pembandingan antara model best practice dengan model as is dapat dilihat pada tabel 4.9., tabel 4.10., dan tabel 4.11.
Tabel 4.9. Kriteria Best Practice dan Fakta-fakta yang Ditemukan untuk Fungsi Penjualan Gap Quick Win No. Best Practice (Ya/Tdk) (Ya/Tdk) Fakta-fakta II. PENJUALAN 2.1 Perencanaan Penjualan a. Meningkatkan performance * Mereview dan menganalisa hasil yang Tdk Ya Dilakukan review, namun operasi perusahaan telah dicapai masa lalu untuk memperbaiki lebih bersifat membuat sesuai order. performance periode mendatang b. Dedikasi dari pihak management * Management berdedikasi tinggi untuk melakukan Tdk Tdk perencanaan strategis bagi organisasi daripada melakukan aktivitas operasional. c. Pelayanan pada pelanggan * Feedback yang cepat terhadap permintaan pelanggan Tdk Tdk Segera setelah mendapat konfirmasi pelanggan tentang informasi mengenai dari bagian PPC dan produksi produk, schedule, term of sales dan lain-lain. * Review secara rutin terhadap pelanggan untuk dapat Ya Ya Belum ada sistim untuk melakukan menemukan apa dan bagaimana memberikan review pelanggan pelayanan yang lebih baik pada pelanggan. * Review rutin kontrak-kontrak penting dgn pelanggan. Ya Ya Belum ada sistim untuk review kontrak. d. Meningkatkan hubungan dengan pelanggan * Kontrak jangka panjang dengan pelanggan tertentu Ya Ya Belum ada kontrak jk panjang dgn pelanggan yang performancenya baik. * Kerjasama sebagai partner dgn pelanggan utama. Ya Ya Belum ada kerjasama yg bersifat partnership. e. Sistem dan prosedur * Sistem dan prosedur untuk mengendalikan dan Ya Ya Belum ada sistim dan prosedur yang baik mempertahankan pelanggan, keluhan dan claim dalam hal mengendalikan dan mempertahankan promosi dan advertensi pelanggan, menangani keluhan, claim, program promosi dan advertensi
Tabel 4.10. Kriteria Best Practice dan Fakta-fakta yang Ditemukan untuk Fungsi Penjualan - lanjutan Gap Quick Win No. Best Practice (Ya/Tdk) (Ya/Tdk) Fakta-fakta 2.2 Proses order a. Sistem informasi * Order dari pelanggan diterima melalui Ya Ya Semua order diterima melalui fax dan emails electronic data interchange * Order yang diterima di proses oleh Ya Tdk Order yang diterima diproses secara manual system secara otomatis * Sistem Informasi yang bersifat online sehingga Ya Tdk Sistim informasi blm terintegrasi dan tdk online informasi mengenai persediaan dan Informasi tidak diperoleh secara real time. produksi dapat diperoleh secara real time. * Rescheduling terhadap order secara online berdasarkan tanggal delivery yang telah Ya Tdk Rescheduling tidak secara online disepakati sebagai komitmen pelayanan terhadap customer secara real time. * Pengiriman order confirmation dan status Ya Ya Dikirim melalui fax dilakukan dengan EDI atau internet * Proses dan up date secara otomatis posisi Ya Tdk Proses dan up date secara manual. piutang pelanggan pada saat invoice diterbitkan. * Invoice dihasilkan dari system yang sama Ya Tdk Invoice di terbitkan oleh divisi finance, yang menyimpan semua data penjualan salaes data ada pada dibagian sales administration b. Sistem dan prosedur * Order yang diterima dispesifikasikan secara detail untuk menghindari dispute. Tdk Tdk * Order diterima disentralisir dalam order entry Tdk Tdk Setiap unit bisnis mempunyai order entry proses system yang dilakukan oleh pihak yang sendiri dan dilakukan oleh pihak otorisasi mempunyai otorisasi. * Menggunakan metode FIFO dalam proses order. Ya Tdk Diusahakan menggunakan metode FIFO * Prosedur untuk melakukan verifikasi dan approval Tdk Ya Verifikasi dan approval batas kredit dilakukan terhadap batas kredit sebelum order di proses sebelum order diproses dan sebelum dideliver. * Semua invoice harus mempunyai dokumen Tdk Ya Dokumen support yang valid dilampirkan pada pendukung berupa surat jalan atau delivery order semua invoice yang valid * Sales order confirmation harus diterbitkan Tdk Ya Sales contract diterbitkan setelah menjadi sales contract adanya sales confirmation c. Pelayanan pada pelanggan * Komitmen kepada pelanggan untuk secara real time Ya Tdk Respons dilakukan secara real time memberikan response pada pelanggan namun sistim informasinya kurang mendukung * Komitmen kepada pelanggan bahwa barang akan Tdk Tdk Komitmen penuh namun sering kali menghadapi tiba di pelanggan pada waktu yang tepat dengan kendala diluar pengendalian Perusahaan kuantitas yang sesuai dan dalam keadaan baik d. Koordinasi dengan pihak terkait * Koordinasi dengan bagian produksi untuk komitmen Tdk Ya Sangat intensif dilakukan. mengenai penyerahan barang.
Tabel 4.11. Kriteria Best Practice dan Fakta-fakta yang Ditemukan untuk Fungsi Penjualan - lanjutan Gap Quick Win No. Best Practice (Ya/Tdk) (Ya/Tdk) Fakta-fakta 2.3 Aktivitas setelah transaksi penjualan a. Sistem dan prosedur * Definisikan dengan jelas prosedur claim dengan Tdk Ya Prosedur claim sangat jelas. dilampirkan dokumen pendukung. b. Pelayanan Pelanggan * Komunikasi yang baik dengan pelanggan untuk Tdk Ya Komunikasi dengan pelanggan sangat pertukaran ide dan untuk menampung kebutuhan intensif dan baik. keluhan maupun informasi trend pasar agar dapat memberikan pelayanan yang lebih baik * Kebutuhan maupun keluhan dari pelanggan Tdk Ya Kebutuhan dan keluhan dari pelanggan ditanggapi dengan serius dengan membuat langsung dilakukan response program untuk perbaikan. * Feedback yang segera atas keluhan dan claim dari Tdk Ya pelanggan. Memberikan laporan yang tepat dan relevan atas hasil temuan. * Secara rutin dan regular melakukan review terhadap Ya Ya Tidak dilakukan review secara regular. semua keluhan dan claim dari pelanggan untuk tindakan perbaikan. 2.4 Performance Report * Melakukan review terhadap performance secara Tdk Ya Review terhadap performance dilakukan regular dibandingkan dengan alat ukur atau secara regular dalam MCM meeting performance indicator dan melakukan perubahan terhadap rencana bila diperlukan Hasil analisa proses bisnis untuk fungsi penjualan memberikan temuan-temuan sebagai berikut: 1. Untuk memberikan pelayanan yang baik pada pelanggan, seringkali terjadi perubahan-perubahan dalam order penjualan dan penyerahan barang. 2. Fokus utama penjualan adalah peningkatan omzet penjualan dan menjamin posisi persediaan yang serendah mungkin. 3. Perubahan-perubahan dalam diskripsi L/C saat ini dilakukan oleh bagian penjualan dan bagian dispatch sehingga terjadi duplikasi pekerjaan.
4. Sistem tidak dapat menyajikan informasi mengenai status dari order barang yang dikapalkan. 4. Selain traget omzet penjualan, belum ditemukan adanya key performance indicators (KPIs) lainnya untuk mengukur performance. 5. Informasi mengenai stock barang tidak tersedia secara online sehingga memerlukan waktu untuk memberikan respons pada pelanggan. 6. Informasi mengenai status dari order penjualan tidak tersedia langsung sehingga membutuhkan waktu untuk menjawab permintaan pelanggan. 7. Keluhan dari pelanggan tidak didata dan dianalisa secara berkala. Hasil pembandingan antara kriteria best practice dengan kondisi as is untuk fungsi penjualan ditemukan gap sebagai berikut: 1. Pelaksanaan Perencanaan dan Penjualan - Belum ada sistim penilaian pelanggan yang baku - Belum ada kerjasama yang bersifat partnership - Belum ada sistim dan prosedur dn perencanaan yang baik dalam hal mengendalikan dan mempertahankan pelanggan, keluhan, claim, promosi dan advertensi. 2. Pelaksanaan Pemrosesan Order - Sistim informasi yang belum terintergrasi dan tidak bersifat otomatis - Banyak pekerjaan yang dilakukan secara manual - Banyak duplikasi pekerjaan - Belum ada pusat data dan proses.
3. Pelaksanaan Proses Purna Jual - Review secara regular atas semua keluhan dan claim dari pelanggan belum dilakukan 4. Pelaksanaan Pelaporan Pencapaian Hasil - Review performance dilakukan secara regular dengan membandingkan antara yang dicapai dengan budget. 4.3.3. Analisa Value Chain Dari hasil pembandingan antara model best practice penjualan dengan model as is penjualan kemudian dilakukan analisa untuk mengidentifikasi adanya gap dan dampak baik dalam hal proses bisnis maupun dalam hal pemanfaatan teknologi informasi. Tabel 4.12. menunjukkan nilai gap dan nilai dampak pada setiap dimensi proses bisnis yang sedang dianalisa. Nilai total merupakan nilai perkalian antara nilai gap dengan nilai dampak yang diartikan sebagai nilai value chain. Dari hasil analisa value chain ditemukan hal-hal sebagai berikut: Nilai total untuk fungsi penjualan - Nilai untuk proses bisnis 4.0 - Nilai untuk pemanfaatan teknologi informasi 16.0 1. Melaksanakan Perencanaan dan Penjualan - Nilai total untuk proses bisnis 12.0 - Nilai total untuk pemanfaatan teknologi infomasi 17.0 2. Melaksanakan Pemrosesan Order - Nilai total untuk proses bisnis 5.0
- Nilai total untuk pemanfaatan teknologi infomasi 25.0 3. Melaksanakan Proses Setelah Penjualan - Nilai total untuk proses bisnis 0.0 - Nilai total untuk pemanfaatan teknologi infomasi 10.0 4. Melaksanakan Pelaporan Pencapaian Hasil - Nilai total untuk proses bisnis 0.0 - Nilai total untuk pemanfaatan teknologi infomasi 10.0
Tabel 4.12. Nilai "Gap" dan "Dampak" Terhadap Proses Bisnis dan Teknologi Informasi pada Fungsi Penjualan Proses Bisnis Teknologi Informasi No. Proses / Aktivitas Gap Dampak Nilai Gap Dampak Nilai II. PENJUALAN 0,7 4,9 2,9 4,0 2,5 12,7 Melakukan Perencanaan dan Penjualan 2,7 4,7 11,7 3,3 2,7 13,3 Perencanaan Penjualan dan Operasional 3 5 15 5 4 20 Mempersiapkan Pengembangan Pasar 0 5 0 0 0 0 Memelihara Master Data 5 4 20 5 4 20 Melakukan Proses Order 0,0 5,0 0,0 5,0 4,0 20,0 Menerima dan Memproses Order 0 5 0 5 4 20 Melakukan Billing, Transaksi Penjualan dan Pengiriman Barang 0 5 0 5 4 20 Melakukan Proses Setelah Penjualan 0,0 5,0 0,0 5,0 1,5 7,5 Memproses Keluhan, Claim dan Retur 0 5 0 5 1 5 Memproses Rebates/ Nota Debit/ Nota Kredit 0 5 0 5 2 10 Melakukan Pelaporan Pencapaian Hasil (Performance) 0,0 5,0 0,0 2,5 2,0 10,0 Mengumpulkan Data 0 5 0 5 4 20 Analisa Data 0 5 0 0 0 0 Mempersiapkan Laporan Performance 0 5 0 5 4 20 Mengkomunikasikan Laporan Performance 0 5 0 0 0 0
Gambar 4.3. menunjukkan posisi setiap proses bisnis penjualan pada kwadran proses bisnis dan teknologi informasi menuju best practice. Nilai yang diplotkan pada kuadran tersebut merupakan nilai total dari rata-rata hasil perkalian antara gap proses bisnis dengan dampak bisnis. 4.3.4. Identifikasi Peluang Untuk Perancangan dan Perbaikan Proses Bisnis Penjualan Dari hasil temuan tersebut diatas, Perusahaan dapat memperbaiki proses bisnis penjualan dengan berbagai langkah sebagai berikut: 1. Membuat key performance indicators (KPIs) yang didukung oleh sistem yang terintegrasi. 2. Membangun sistim informasi yang bersifat otomatis dan online untuk mendukung operasional 3. Melakukan review secara regular dengan pelanggan atas kontrak-kontrak yang ada 4. Menggunakan electronic data interchange atau internet untuk mengirimkan konfirmasi dan menginformasikan status dari order. 1.4. Analisa Proses Bisnis untuk Fungsi Produksi 1.4.1. Review Proses Bisnis Produksi Fungsi produksi merupakan suatu proses yang mentransformasikan suatu bahan menjadi produk jadi untuk memenuhi permintaan. Dalam fungsi produksi tercakup pula pengaturan atau management dari master data terdiri dari material master, bill of material dan task list. Fungsi produksi mempunyai hubungan yang erat dengan
fungsi-fungsi lain dalam perusahaan. Hubungan antara fungsi produksi dengan fungsi yang lain serta input dan output yang dihasilkan dari hubungan tersebut dapat dilihat pada diagram 4.5. dam diagram 4.6. dibawah ini. Dari diagram 4.5. dan diagram 4.6. ini dapat diidentifikasikan supplier dan customer, inputs dan outputs, serta controls sebagaimana diberikan pada tabel 4.13.
Tabel 4.13. Ringkasan Proses Produksi Supplier Customer * User Request ( Marketing/Customer) * Departemen terkait * Perencanaan Jangka Panjang dan Jangka Pendek * Marketing/ Customer * Material * Human Resources Inputs Outputs * Pending Order * Departemen Terkait * Buyer Requirement * Barang Jadi * Perencanaan Jangka Panjang dan Jangka Pendek * Laporan Produksi * Material * Pemakaian Material * Permintaan Material Controls Mekanisme * Perencanaan Standard Operating Prosedur * Manual * Kebijakan Pembiayaan * Sistim Informasi ERP (Enterprise Resource * Standards Mesin Planning) * Standard Material dan Waste * List Tugas dan Pekerjaan * Data Control Centre * Informasi Material * Instruksi Pekerjaan * Kebijakan Operasional * Prosedur Pelaporan Produksi * Koordinasi 1.4.2. Identifikasi Gap antara as is dengan best practice Analisa terhadap proses bisnis produksi membagi produksi menjadi 5 bagian yaitu: 1. Persiapan Jadwal Produksi
2. Menciptakan dan Memanage Spesifikasi Produk 3. Melaksanakan Produksi 4. Membuat Laporan Produksi 5. Menciptakan dan Memanage Material Master Pembandingan antara model best practice dengan model as is dapat dilihat pada tabel 4.14.
Tabel 4.14. Kriteria Best Practice dan Fakta-fakta yang Ditemukan untuk Fungsi Produksi Gap Quick Win No. Best Practice (Ya/Tdk) (Ya/Tdk) Fakta-fakta III. Produksi 3.1 Perencanaan Produksi * Penggunaan sistim ERP untuk perencanaan dan Ya Tdk Dilakukan secara manual oleh PPC pengendalian produksi secara otomatis masing-masing unit bisnis * Rencana produksi dikonversikan menjadi permintaan Ya Tdk Konversi dilakukan secara manual produksi secara otomatis dengan komputer. * Komunikasi yang intensif antara bagian produksi Tdk Tdk Komunikasi sangat intensif dengan bagian PPC dan bagian pengadaan * Pertukaran informasi dengan pihak supplier mengenai Ya Tdk Pertukaran informasi dengan telpon, kebutuhan dilakukan dengan EDI fax dan email 3.2 Membuat Spesifikasi Produk * Menggunakan data management system untuk Ya Tdk Informasi produk ada pada masingmengembangkan dan memelihara informasi masing unit bisnis dan data produk * Specifikasi produk, bill of material, master recipe Ya Tdk Sebagian di manage oleh QC dan dimanage dan dimaintain dalam suatu master data sebagian ada di bagian produksi * Specifikasi produk senantiasa di evaluasi untuk Tdk Tdk Spesifikasi produk sangat akurat dan dikembangkan lebih lanjut dievaluasi Material Master dimanage secara sentralisasi Ya Tdk Dimanage oleh masing-masing unit bisnis. 3.3 Pelaksanaan Produksi * Menggunakan prosedur produksi yang sama Ya Tdk Prosedur produksi sama namun ada dan jelas di semua unit produksi penggunaan istilah yang berbeda antar unit bisnis. * Melakukan streamlining dan rekayasa produksi Tdk Tdk Banyak usaha yang dilakukan untuk dengan melalui identifikasi dan eliminasi mengeliminasi aktivitas yang tidak efisien. aktivitas yang tidak efisien. * Menggunakan kerjasama team untuk memonitor Tdk Tdk proses, memperbaiki proses, pemecahan masalah dan pengembangan produk dan pelayanan. 3.4 Laporan Produksi * Mengunakan sistim online untuk pengumpulan data Ya Tdk Data dikumpulkan secara manual, dari berbagai sumber dan fungsi dalam perusahaan. tidak online. * Data yang dibutuhkan dan dikumpulkan dari berbagai Ya Tdk Tidak langsung tersedia karena sumber telah tersedia, akurat dan current dilakukan secara manual * Kualitas data dan intergrasi dari aplikasi sangat tinggi Ya Tdk Pemindahan data secara manual sering berresiko terjadinya salah input. 3,5 Membuat dan Memanage Material Master * Menggunakan data management system untuk Ya Tdk Tidak menggunakan data mengembangkan dan memelihara informasi produk management system * Pemeliharaan master data, bill of material, Tdk Tdk Sesuai dengan permintaan ISO material master dan recipe secara baik * Material master information di manage Ya Tdk Sebagian dimanage oleh QC sebagian secara terpusat oleh PPC masing-masing unit bisnis
Hasil analisa proses bisnis untuk fungsi produksi memberikan temuan-temuan sebagai berikut: 1. Bagian produksi harus senantiasa siap untuk mendukung dan mengakomodasi perubahan-perubahan yang dilakukan oleh bagian penjualan. 2. Seringnya perubahan-perubahan mengakibatkan kesulitan dalam melakukan perencanaan. 3. PPC (production planning & control) merupakan pusat informasi produksi yang bertugas mengumpulkan laporan-laporan produksi kemudian memproses dan mengelompokan informasi tersebut sesuai dengan bagiannya dan mendistribusikan informasi kepada masing-masing bagian yang berkepentingan. 4. Pelaporan mengenai performance dari setiap unit bisnis dilakukan oleh PPC. 5. Banyaknya dokumen dan laporan yang ditransfer antar departemen 6. Spesifikasi produk tidak dimanage secara terpusat, sebagian dilakukan oleh bagian pengendalian kualitas (QC) sebagian dilakukan oleh bagian PPC. 7. Semua dokumen dan pelaporan dilakukan secara manual. 8. Sistem informasi yang tidak terintegrasi sehingga banyak duplikasi pekerjaan. 9. Sistem informasi yang tidak online dan real time sehinggan seringkali terjadi masalah dalam hal komunikasi dan koordinasi antar departemen. Dari hasil pembandingan antara kriteria best practice dengan kondisi as is untuk fungsi produksi ditemukan gap sebagai berikut: 1. Perencanaan Produksi - Sistem informasi yang tidak terintegrasi dan tidak otomatis.
- Belum memanfaatkan teknologi informasi untuk pertukaran informasi dan data secara electronic dan otomatis. - PPC memegang peranan penting dalam mengkoordinasikan antar bagian dalam produksi namun fungsi koordinasi dan pengendalian antar PPC sangat lemah karena struktur organisasinya yang tidak terpusat 2. Membuat Spesifikasi Produk - Tidak ada data central mengenai produk - Management dari data tidak terpusat, dimanage oleh masing-masing unit bisnis 3. Pelaksanaan Produksi - Prosedur produksi sama untuk setiap unit bisnis namun terjadi ketidakseragaman dalam penggunaan istilah dan definisi antar unit bisnis 4. Laporan Produksi - Sistim informasi yang tidak online dan dilakukan secara manual 5. Membuat dan Memanage Material Master - Tidak menggunakan data management system - Tidak adanya pusat data dan management data tidak terpusat, dimanage oleh masing-masing unit bisnis 4.4.3. Analisa Value Chain Dari hasil pembandingan antara model best practice produksi dengan model as is produksi kemudian dilakukan analisa untuk mengidentifikasi adanya gap dan dampak baik dalam hal proses bisnis maupun dalam hal penggunaan teknologi.
Tabel 4.15. menunjukkan nilai gap dan nilai dampak pada setiap dimensi proses bisnis yang sedang dianalisa. Nilai total merupakan nilai perkalian antara nilai gap dengan nilai dampak yang diartikan sebagai nilai value chain. Untuk proses bisnis yang nilai value chainnya diatas nilai 10 harus dilakukan perancangan ulang atau perbaikan proses bisnis.
Tabel 4.15. Nilai "Gap" dan "Dampak" Terhadap Proses Bisnis dan Teknologi Informasi pada Fungsi Produksi Proses Bisnis Teknologi Informasi No. Proses / Aktivitas Gap Dampak Nilai Gap Dampak Nilai III. PRODUKSI 0,7 4,8 3,5 3,8 3,2 12,7 Mempersiapkan Jadwal Produksi 0,0 5,0 0,0 5,0 2,3 11,7 Membuat Jadwal Produksi Secara Terperinci 0 5 0 5 3 15 Mengkaji, Memperbaiki dan mengkonfirmasikan Jadwal Produksi 0 5 0 5 3 15 Menyetujui Jadwal Produksi 0 5 0 5 1 5 Membuat dan Mengatur Spesifikasi Produk 0,0 4,8 0,0 3,8 4,0 15,0 Mengidentifikasi Produk Sekarang dan Produk Baru 0 4 0 0 4 0 Mengatur dan Membuat Bill of Material 0 5 0 5 4 20 Mengatur dan Membuat Daftar Pekerjaan 0 5 0 5 4 20 Finalisasi dan Implementasi 0 5 0 5 4 20 Melaksanakan Produksi 0,0 5,0 0,0 3,8 2,5 12,5 Permintaan Material 0 5 0 5 5 25 Penerimaan Material 0 5 0 5 1 5 Produksi 0 5 0 0 0 0 Pengiriman Barang Dalam Proses dan Barang Jadi ke Gudang 0 5 0 5 4 20 Mempersiapkan Laporan Produksi 0,0 4,5 0,0 2,5 3,8 10,0 Mengumpulkan Laporan 0 4 0 5 4 20 Menganalisa Laporan 0 5 0 0 5 0 Merangkum dan Menyimpulkan Laporan 0 4 0 5 4 20 Mengkonfirmasikan dan Menyetujui Laporan 0 5 0 0 2 0 Membuat dan Mengatur Material Master 3,7 4,7 17,7 4,2 3,5 14,2 Mengisi Form Material Master 3 5 15 5 4 20 Mengirimkan Form ke DCC 5 5 25 5 4 20 Mengecek System 5 5 25 5 3 15 Mengkoordinir Pengumpulan Data 2 4 8 0 4 0 Membuat Master Material yang Baru 2 4 8 5 4 20 Menginformasikan ke semua departemen terkait 5 5 25 5 2 10
Dari hasil analisa value chain ditemukan hal-hal sebagai berikut: Nilai total untuk fungsi produksi: - Nilai untuk proses bisnis 6.0 - Nilai untuk pemanfaatan teknologi informasi 25.0 1. Perencanaan Produksi - Nilai total untuk proses bisnis 0.0 - Nilai total untuk pemanfaatan teknologi infomasi 25.0 2. Membuat Spesifikasi Produk - Nilai total untuk proses bisnis 10.0 - Nilai total untuk pemanfaatan teknologi infomasi 25.0 3. Melaksanakan Produksi - Nilai total untuk proses bisnis 3.0 - Nilai total untuk pemanfaatan teknologi infomasi 25.0 4. Mempersiapkan Laporan Produksi - Nilai total untuk proses bisnis 10.0 - Nilai total untuk pemanfaatan teknologi infomasi 25.0 5. Membuat dan Mengatur Material Master - Nilai total untuk proses bisnis 8.0 - Nilai total untuk pemanfaatan teknologi informasi 25.0 Gambar 4.4. menunjukkan posisi setiap proses bisnis produksi pada kwadran proses bisnis dan teknologi informasi menuju best practice. Nilai yang diplotkan pada kuadran tersebut merupakan nilai total dari rata-rata hasil perkalian antara gap proses bisnis dengan dampak bisnis.
4.4.4. Identifikasi Peluang untuk Perancangan dan Perbaikan Proses Bisnis Produksi Dari hasil temuan tersebut diatas, peluang untuk perancangan dan perbaikan proses bisnis produksi sebagai berikut: 1. Mengurangi beban PPC dalam mengatur dan membuat laporan sehingga PPC dapat lebih efektif dalam fungsinya dalam mengatur supply chain. 2. Manajemen terhadap spesifikasi produk harus dipusatkan pada satu departemen tertentu agar tidak terjadi duplikasi dalam hal spesifikasi produk, mengurangi beban kerja dan kualitas informasi akan lebih konsisten dan lebih mudak di manage. 3. Membangun sistim informasi yang bersifat otomatis dan online untuk mendukung operasional. 4. Menggunakan electronic document management system untuk memanage semua dokumen produksi. 4.5. Analisa Proses Bisnis untuk Fungsi Pengadaan 4.5.1. Review Proses Bisnis Pengadaan Fungsi pengadaan meliputi perencanaan secara kwartalan, permintaan pembelian (purchase requisition), request for quotation, purchase order hingga delivery. Proses yang mensupport adalah vendor master, evaluasi vendor, dan proses untuk melakukan retur dan claim. Fungsi pengadaan mempunyai hubungan yang erat dengan fungsifungsi lain dalam perusahaan. Hubungan antara fungsi pengadaan dengan fungsi