PANDUAN PENGGUNAAAN e-memo PEMERINTAH KOTA BATAM

PANDUAN PENGGUNAAAN e-memo PEMERINTAH KOTA BATAM

DAFTAR ISI 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Halaman Login Halaman Penginputan Surat Keluar Halaman Penginputan Surat Masuk Non-SKPD Halaman Tampilan Tabel Surat Masuk Halaman Tampilan Tabel Surat Keluar Halaman Pencarian Halaman Management User Halaman SKPD Alur Data proses e-memo 1 2 6 10 14 16 17 19 21 2

1. Halaman Login Ketikkan pada address bar di browser ememo.batamkota.go.id Gambar 1. Alamat e-memo Lakukan proses Log In dengan memasukkan User dan Password Gambar 2. Form Log In 1

2. Halaman Penginputan Surat Keluar Form ini diperuntukkan memasukkan data Surat Keluar yang berasal dari SKPD tersebut. Pilih pada dashboard lalu pilih Form Surat. Gambar 3. Pilih Form Surat 2

Gambar 4. Form Surat Masuk untuk non-skpd 3

Pada Kategori pilih Surat Keluar Masukkan data-data sesuai dengan kolom yang tersedia. Untuk memasukkan tujuan surat serta tujuan tembusan, klik tombol SKPD diujung kolom. Tekan CONTROL untuk memilih lebih dari 1 tujuan. Jika tujuan kepada non-skpd, maka setelah tanda ; ketikkan nama tujuan secara manual. Contoh : ASISTEN I ; PT.ABC Tambah Kepada dan Tembusan : Gambar 5. Pilih Kepada atau Tembusan surat untuk SKPD Jika memilih Jenis Surat >> Undangan Isikan data pada kolom Untuk Jenis Surat Undangan Gambar 6. Kolom Untuk Jenis Undangan 4

Jika penandatangan diwakilkan, berikan tanda lalu isikan data orang yang akan menandatangan surat tersebut. Jika tidak diwakilkan, abaikan saja. Gambar 7. Kolom Penandatangan Surat yang diwakilkan 5

3. Halaman Penginputan Surat Masuk non-skpd Form ini diperuntukkan memasukkan data Surat Masuk yang berasal dari non-skpd. Pilih pada dashboard lalu pilih Form Surat. Gambar 8. Pilih Form Surat 6

Gambar 9. Form Surat Masuk non-skpd 7

Pada Kategori pilih Surat Masuk non-skpd. Masukkan data-data sesuai dengan kolom yang tersedia. Ketika kategori merupakan Surat Masuk non-skpd, maka isikan data pada kolom Jika Surat Masuk Non SKPD Gambar 10. Form Jika Surat Masuk non-skpd Jika tujuan surat hanya untuk 1 SKPD saja, pilih Tujuan Surat untuk 1 tujuan saja Jika tujuan surat lebih dari 1 SKPD, pilih Tujuan Surat Jika tujuan lebih dari 1, lalu isikan nama SKPD yang melakukan proses penginputan data. Untuk memasukkan tujuan surat, klik tombol SKPD diujung kolom. Tekan CONTROL untuk memilih lebih dari 1 tujuan. Jika tujuan kepada non-skpd, maka setelah tanda ; ketikkan nama tujuan secara manual. Contoh : ASISTEN I ; PT.ABC Gambar 11. Pilih Kepada atau Tembusan surat untuk SKPD 8

Jika penandatangan diwakilkan, berikan tanda lalu isikan data orang yang menandatangan surat tersebut. Gambar 12. Kolom Penandatangan Surat yang diwakilkan 9

4. Halaman Tampilan Tabel Surat Masuk Untuk melihat Surat Masuk dari SKPD, Pilih Surat Masuk dan akan muncul seperti tampilan berikut : Gambar 13. Tampilan Tabel Surat Masuk Status Surat Ketika status belum dibaca, maka user tidak bisa melakukan apapun hingga surat tersebut menjadi status terbaca. Gambar 14. Status Surat pada tabel Surat Masuk Adapun tampilan surat yang dibaca : Gambar 15. Tampilan baca surat 10

Action pada Surat Masuk Gambar 16. Action pada Surat Masuk Action > Cetak Icon bentuk file berwarna merah. Proses ini untuk melakukan proses Cetak surat tersebut. Action > Disposisi Icon dengan bentuk pin. Ketika icon diklik, maka proses disposisi untuk surat tersebut akan dilakukan dan muncul form utk proses disposisi. 11

Gambar 17. Form Disposisi 12

Membalas Surat dengan tujuan SKPD pengirim surat tersebut. Pilih Surat yang akan dibalas pada kolom No.Surat Pada tujuan akan muncul secara otomatis SKPD pengirim surat tersebut. Jika ingin menambahkan tujuan surat, cukup klik tombol SKPD atau ketikkan nama tujuan jika nonskpd. Gambar 18. Form Disposisi 13

5. Halaman Tampilan Tabel Surat Keluar Untuk melihat Surat Keluar dari SKPD, Pilih Surat Keluar dan akan muncul seperti tampilan berikut : Gambar 19.Tampilan Tabel Surat Keluar Status Surat Fungsi ini ada untuk melihat apakah surat yang telah dikirim tersebut telah dibaca atau belum oleh SKPD tujuan. Gambar 20. Status Surat Tampilan pemberitahuan status surat. Gambar 21. Informasi mengenai status surat yang dikirim Action >> Cetak Icon bentuk file berwarna merah. Proses ini untuk melakukan proses Cetak surat tersebut. Edit Surat Proses ini dilakukan untuk menyunting surat yang dikirim. Proses ini hanya bisa dilakukan ketika surat belum dibaca oleh SKPD tujuan. 14

Gambar 22. Form Edit Surat Keluar 15

6. Halaman Pencarian Gambar 23. Form Pencarian Surat Hasil pencarian yang tampil hanya surat masuk dan surat keluar pada SKPD tersebut. Data akan tampil lengkap pada tabel hasil pencarian. Gambar 24. Hasil pencarian 16

7. Halaman Management User Untuk melakukan proses ini, HARUS log in sebagai ADMIN dari SKPD tersebut. Pilih menu SKPD pada bagian atas tab. Proses ini dilakukan untuk menambah user pada SKPD masingmasing dimana hal ini hanya dapat dilakukan oleh Admin SKPD tersebut. Gambar 25. Menu memilih untuk management informasi SKPD User Baru Masukkan Username yang akan dibuat. PENTING : Username tidak bisa dirubah setelah melakukan proses SIMPAN Masukkan Password yang akan dibuat Pilih SKPD Pilih level yang akan digunakan oleh user Gambar 26. Membuat User baru 17

List User Gambar 27. List User Action >> Data User Proses ini untuk mengisikan serta mengubah data user tersebut Gambar 28. Form Data User Action >> Non-aktif Proses ini untuk me-non-aktif-kan user tersebut. Action >> Aktif Proses ini untuk mengaktifkan user tersebut. 18

8. Management SKPD Untuk melakukan proses ini, HARUS log in sebagai ADMIN dari SKPD tersebut. Pilih menu SKPD pada bagian atas tab. Proses ini dilakukan untuk menambah user pada SKPD masingmasing dimana hal ini hanya dapat dilakukan oleh Admin SKPD tersebut. Gambar 29. Menu SKPD SKPD Baru Masukkan data SKPD. Pastikan data telah benar karena akan berpengaruh pada hasil cetak untuk kop surat dan penandatangan surat di SKPD tersebut Gambar 30. Form Data SKPD List SKPD Gambar 31. List SKPD 19

Untuk melakukan proses edit data SKPD, klik nama SKPD pada tabel List SKPD. Gambar 32. Form Edit Data SKPD 20

9. Alur data proses e-memo SURAT KELUAR Surat masuk Input data Data di tabel Surat keluar kirim edit kirim SURAT MASUK NON-SKPD Surat masuk Input data Data di tabel Surat masuk cetak disposisi Input data Data di tabel Surat keluar kirim edit balas Input data Data di tabel Surat keluar kirim kirim edit kirim SURAT MASUK SKPD Input data Surat masuk Data di tabel Surat masuk Konfirmasi Surat Hanya membaca cetak disposisi Input data Data di tabel Surat keluar kirim edit balas Input data Data di tabel Surat keluar kirim kirim edit kirim 21