Anief Fauzan Rozi, S. Kom., M. Eng. Fakultas Teknologi Informasi 1
Kompetensi Mahasiswa memahami 10 faktor utama penentu keberhasilan penerapan e-government. Mahasiswa dapat menjadikan 10 faktor tersebut sebagai bahan introspeksi terhadap penerapan e- government. e-government 2
Pokok Bahasan 10 faktor utama penentu keberhasilan penerapan e- government. e-government 3
3 sub bagian pada 10 faktor penentu keberhasilan penerapan e-government 10 faktor penentu keberhasilan penerapan e-government Introspection à poin 1-4 action à poin 5-8 measurement à poin 9-10 4
10 faktor penentu keberhasilan penerapan e- government (introspection) 1. Why are we pursuing e-government? 2. Do we have a clear vision and priorities for e- government? 3. What kind of e-government are we ready for? 4. Is there enough political will to lead the e- government effort? 5
10 faktor penentu keberhasilan penerapan e- government (action) 5. Are we selecting e-government projects in the best way? 6. How should we plan and manage e-government projects? 7. How will we overcome resistance from within the e- government? 8. What should our relationship be with the private sector? 6
10 faktor penentu keberhasilan penerapan e- government (measurement) 9. How will we measure and communicate progress? How will we know if we are failing? 10. How can e-government improve citizen participation in public affairs? 7
1. Why are we pursuing e-government? Kunci keberhasilan penerapan e-government berasal dari pertanyaan tersebut. gagal à latah belaka (ikut trend di masyarakat). Konsep e-government bukan sebuah inisiatif yang mudah dan murah. bukan sebuah obat atau jalan pintas. 8
1. Why are we pursuing e-government? merupakan sebuah sarana/alat untuk konsep pemerintahan yang bersih, transparan, dan tepat sasaran. Misalnya: Menuju perbaikan/pertumbuhan ekonomi yang signifikan secara cepat, Pencapaian efisiensi kinerja pemerintahan dalam waktu singkat, Pembentukan mekanisme pemerintahan yang bersih dan transparan. 9
1. Why are we pursuing e-government? Kasus di Cina. menciptakan komunitas yang berbasis informasi à dasar pengembangan e-government bagi pemerintah setempat. Seluruh komunitas (pendidikan, industri/bisnis, administrasi publik, dan masyarakat) diajarkan agar dapat mempergunakan komputer dan teknologi komunikasi untuk keperluan sehari-hari penciptaan, perolehan, dan penyebaran informasi. Gradual information technology literacy mereka meningkat à terkondisi dengan lingkungan yang diciptakan oleh pemerintah 10
2. Do we have a clear vision and priorities for e-government? Jika e-government adalah suatu usaha penciptaan suasana pemerintahan yang sesuai dengan objektif bersama, maka visi juga harus mencerminkan visi bersama dari para stakeholder, misalnya: Memperbaiki produktivitas dan kinerja operasional pemerintah dalam melayani pelanggannya, Mempromosikan pemerintahan yang bersih dan transparan, Meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat melalui kinerja pelayanan publik, Menjamin terciptanya penyelengaraan negara yang demokratis, Dll. 11
2. Do we have a clear vision and priorities for e-government? Karakteristik visi e-government yang baik: Disusun secara kolektif oleh para stakeholder. Secara esensial, e-government memiliki tujuan akhir untuk memenuhi beragam kebutuhan dari masyarakat dalam rangka meningkatkan kualitas kehidupan manusia. Visi harus secara mudah dikomunikasikan dan disosialisasikan. 12
2. Do we have a clear vision and priorities for e-government? Kasus di Mesir. Visi didasarkan untuk memperbaiki kualitas hubungan pemerintah dengan masyarakat. Pemerintah memulai dengan mekanisme kerja yang transparan: Proses pengurusan akte kelahiran/kematian dapat via telpon atau internet à semakin cepat dan transparan. Hilangnya ketergantungan pada pihak-pihak tertentu. 13
2. Do we have a clear vision and priorities for e-government? Kasus di Meksiko. Visi lahir dari permasalahan korupsi di sejumlah institusi pemerintahnya. Proyek e-gov Compranet, seluruh proses dan prosedur pengadaan barang kebutuhan pemerintah dilakukan secara online à mekanisme bidding (tender otomatis). Seluruh aktivitas dapat dimonitor oleh siapa saja à transparan. 14
3. What kind of e-government are we ready for? 2 hal utama penentu jenis e-government yang akan diterapkan: Kebutuhan seperti apa yang saat ini menjadi prioritas utama dari masyarakat di negara atau daerah terkait, Ketersediaan sumber daya yang terdapat pada domain masyarakat dan pemerintah tersebut. 15
3. What kind of e-government are we ready for? Tanda kesiapan berasal dari: Pemimpin yang memperlihatkan political will untuk penerapan e-government. Pemimpin harus pintar dalam penyusunan konsep, Pemimpin harus menjadi motivator di tiap fase implementasi. Adanya suatu kebijakan atau nuansa keinginan dan kesepakatan untuk berbagi informasi. 16
3. What kind of e-government are we ready for? 17
3. What kind of e-government are we ready for? Faktor penentu kesiapan suatu daerah untuk menerapkan e-government. Infrastruktur telekomunikasi. Tingkat konektivitas dan penggunaan TIK oleh pemerintah. Kesiapan sumber daya manusia di pemerintah. Ketersediaan dana dan anggaran. Perangkat hukum. Perubahan paradigma. 18
4. Is there enough political will to lead the e-government effort? Political will?? Dukungan kepemimpinan politik yang memiliki komitmen berkelanjutan, Ketersediaan alokasi dana yang telah dianggarkan dan siap untuk dicairkan, Kesepakatan untuk melakukan koordinasi lintas sektoral, Niat untuk mulai menyusun undang-undang atau peraturan guna mendukung inisiatif yang ada dan memberlakukannya, Kesiapan dari seluruh SDM pemerintah untuk belajar dan mengubah cara kerjanya sesuai dengan transformasi yang diinginkan, Usaha untuk mensistemkan atau menginsitusionalisasikan konsep e-government agar inisiatif ini dapat berlangsung terusmenerus à sustainability 19
4. Is there enough political will to lead the e-government effort? Karakteristik pemimpin: Seorang visioner, berkharisma, berotoritas yang cukup, Rela berkorban, berani mengambil resiko, sanggup mencari sumber dana, pandai me-lobby, Kerja ekstra keras, diterima kehadirannya oleh masyarakat. 20
4. Is there enough political will to lead the e-government effort? Sebuah negara di Afrika: Para pakar dunia akademisi dan industri berhasil menyusun rekomendasi konsep e-government. Namun pemerintah saat itu tidak tertarik sama sekali à not implemented Saat ini rekomendasi tersebut sudah tidak relevan sama sekali karena situasi dan teknologi telah berubah. 21
4. Is there enough political will to lead the e-government effort? Seorang Chief Minister provinsi Andhra Pradesh di India bernama Chandrababu Naidu: Menjadi leader kurang lebih 6 tahun. Secara konsisten meluangkan minimal 1 jam untuk membahas tentang teknologi informasi dan e- government dalam pemerintahannya. Hal ini menghasilkan blue print pengembangan e- government bagi provinsinya à banyak pihak tertarik untuk investasi. Aktif memaksa segenap jajarannya belajar komputer untuk aktivitas sehari-hari. 22
5. Are we selecting e-government projects in the best way? 7 langkah awal dalam pengembangan proyek e- government: 1. Usaha diagnosis/kajian terhadap status pemanfaatan teknologi informasi di kalangan pemerintahan. 23
5. Are we selecting e-government projects in the best way? Beberapa contoh pertanyaan: Seberapa besar pemerintah saat ini telah memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu aktivitas sehari-hari? Dalam hal atau bidang apa saja pemanfaatan tersebut dilakukan? Proyek e-government apa saja yang selama ini telah dikerjakan? Mana saja yang sukses? Faktor-faktor apa yang menyebabkan keberhasilan tersebut? Seberapa besar pemerintah menganggarkan seumber daya finansialnya untuk teknologi informasi? Dari mana saja dana tersebut diperoleh? Hal apa saja yang menghambat proses penerapan teknologi informasi di lingkungan pemerintah? Sudah ada usaha atas permasalahan tersebut? 24
5. Are we selecting e-government projects in the best way? Sebagian besar latar belakang penerapan e-government: Pemerintah menghadapi masalah tertentu dimana dengan aplikasi e-government dipandang dapat menyelesaikan masalah tersebut; Pemerintah berniat untuk memperbaiki kinerja dari serangkaian proses yang selama ini telah berjalan. 25
5. Are we selecting e-government projects in the best way? 2. Shop around à belajar dari pemerintah negara lain dalam implementasi e-government. 3. Meyakinkan stakeholders bahwa apa yang akan diaplikasikan benar-benar sesuai dengan visi e- government yang dicanangkan. 26
5. Are we selecting e-government projects in the best way? Negara Chili: Tempat tinggal merupakan masalah utama. Pemerintah mengembangkan aplikasi e-government bagi masyarakat untuk pengajuan keringanan pembayaran/subsidi kepada pemerintah. Masyarakat dapat menghemat biaya dan waktu yang diperlukan à kantor hanya ada di kota besar. Hanya 5 bulan sejak diimplementasikan, kurang lebih 40.000 orang dari segala penjuru negara menggunakan aplikasi e-government ini. 27
5. Are we selecting e-government projects in the best way? 4. Melihat bagaimana pelaksanaan e-government dari kacamata masyarakat. Perlu untuk mengetahui secara langsung isu-isu yang dihadapi oleh pengguna à antisipasi masalah agar menjadi sukses. 28
5. Are we selecting e-government projects in the best way? Bahia State, Brazil: Aplikasi e-government dapat berjalan dengan baik tanpa infrastruktur yang ekstra lengkap dan mahal. Adanya mobile service center dalam bentuk kendaraan truk untuk berkeliling ke 400 daerah pedalaman yang belum terjangkau telekomunikasi. Saat ini kurang lebih 5 juta orang telah dilayani dengan menggunakan metode sederhana ini. 29
5. Are we selecting e-government projects in the best way? 5. Menentukan pihak-pihak mana yang terlebih dahulu akan dilibatkan dalam proyek pengembangan e-government. 6. Mensosialisasikan keberadaan aplikasi e- government kepada masyarakat dengan bahasa yang mudah dipahami. 7. Melakukan evaluasi terhadap sebuah proyek e- government. 30
5. Are we selecting e-government projects in the best way? Pemerintah Tanzania: Membayar konsultan, khusus untuk menyusun sebuah buku panduan mengenai prosedur dan tatacara penggunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Terpadu. Selain sebagai user manual, buku panduan ini secara tidak langsung juga sebagai marketing kit. 31
6. How should we plan and manage e-government projects? Konsisten menggunakan standar baku pengelolaan proyek. Banyak proyek e-gov gagal karena berlaku seenaknya dalam pelaksanaan proyek Inti dari manajemen proyek: Menyelesaikan sebuah proyek dengan ruang lingkup dan kualitas yang diinginkan (efektif) sesuai dengan tenggat waktu dan anggaran biaya yag telah ditentukan (tersedia) Universitas Mercu Buana Yogyakarta 32
6. How should we plan and manage e-government projects? Pertama, pembentukan tim proyek. Tim perlu diberikan otoritas yang cukup agar semua strategi dan skenario dapat terlaksana dengan baik. Surat Keputusan resmi yang mengikat secara hukum terhadap penunjukan tim à agar tidak ada penolakan sana-sini. Universitas Mercu Buana Yogyakarta 33
6. How should we plan and manage e-government projects? Pemerintah Negara Thailand: Membentuk National IT Committee (NITC) komite tingkat kementrian. Menugaskan National Electronics and Computer Technology Center (NECTEC) untuk memimpin berbagai inisiatif pengembangan ICT dan e- government. Mendapat akses penuh masalah pengelolaan proyek, penyiapan sumber daya manusia, dan penyusunan perangkat regulasi. Universitas Mercu Buana Yogyakarta 34
6. How should we plan and manage e-government projects? Selanjutnya, penentuan WBS (Work Breakdown Structure). 6 komponen penting yang harus dikelola: Content Development Competency Building Connectivity Cyber Laws Citizen Interfaces Capital Universitas Mercu Buana Yogyakarta 35
7. How will we overcome resistance from within the government? Beberapa hal terkait mengatasi resistensi : 1. Mencoba memahami mengapa resistensi tersebut muncul. 2. Mengajak stakeholder untuk duduk bersama membahas perencanaan proyek e-government, 3. Secara konsisten, kontinyu, dan intensif memberikan sosialisasi kepada masyarakat mengenai makanan apa sebenarnya e-government itu, 4. Menyelenggarakan pelatihan-pelatihan bagi mereka yang ingin atau berkepentingan untuk tahu lebih jauh mengenai konsep maupun aplikasi e-government, 36
7. How will we overcome resistance from within the government? Beberapa hal terkait mengatasi resistensi : 4. Melibatkan pihak luar seperti konsultan ahli atau para pakar di bidang e-government untuk jadi narasumber dalam usaha evaluasi dan perbaikan kinerja proyek yang berlangsung, 5. Membuat suatu usaha memaksa menggunakan e- government dalam aktivitas sehari-hari, 6. Kampanye secara terus-menerus baik dengan cara tradisional maupun dengan modern, 7. Pemberian penghargaan bagi mereka yang aware terhadap e-government. 37
8. How will we measure and communicate progress? How will we know if we are failing? Indiktor kinerja proyek e-government: Pertama à manajemen proyek itu sendiri. Apakah aktivitas yang dilakukan sesuai dengan tenggat waktu? Apakah sesuai dengan anggaran? Apakah sesuai target dari sisi solusi masalah? Apakah pemakaian SDM/SDA sudah optimal? 38
8. How will we measure and communicate progress? How will we know if we are failing? Indiktor kinerja proyek e-government: Kedua à menurunkan sejumlah indikator dari objektif yang ingin dicapai. Standar Ukuran Kinerja Pemerintah Standar Ukuran Dampak Aplikasi e-government 39
8. How will we measure and communicate progress? How will we know if we are failing? Standar Ukuran Kinerja Pemerintah: Volume transaksi yang dilakukan secara elektronik, Response time pelayanan, Jumlah keluhan masyarakat, Fasilitas pelayanan terutama secara elektronik, Jangkauan pelayanan pemerintah kepada masyarakatnya. 40
8. How will we measure and communicate progress? How will we know if we are failing? Standar Ukuran Dampak Aplikasi e-government: Prosentase jumlah pelanggan yang menggunakan aplikasi e-government dibanding dengan manual, Jumlah kunjungan atau akses situs e-government, Besarnya pengurangan biaya, baik dari pemerintah maupun masyarakat, Peningkatan ragam produk/jasa baru, Kemudahan dalam menggunakan situs e- government. 41
9. What should our relationship be with the private sector? Menganggap dan memperlakukan pihak swasta sebagai mitra kerja/partner à win win solution Memahami kekuatan yang dimiliki masing-masing pihak yang akan dijadikan sebagai partner à agar tidak saling berebut dalam tender. 42
10. How can e-government improve citizen participation in public affairs? Memberikan penilaian terhadap kebijakan pemerintah yang akan diberlakukan secara bebas melalui email atau sejenisnya, Mencari data/informasi yang dibutuhkan untuk aktivitas sehari-hari dalam kaitannya dengan pelayanan publik melalui situs-situs e-government. 43
Pertanyaan??? e-government 44
Tugas Individu Apa yang Anda ketahui tentang proses bisnis? Lakukan analisis suatu proses bisnis pendaftaran calon mahasiswa baru yang ideal menurut Anda! Dikumpulkan via email paling lambat Senin, 21 Maret 2016 jam 23.59 waktu bagian email. e-government 45