PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI/TEKNOLOGI INFORMASI DI PT. MIWON INDONESIA Bambang Ariyanto W 1, *), dan Febriliyan Samopa 2) 1) Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya, 60235 e-mail: bambang.ariyanto.widjaja@gmail.com 2) Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya ABSTRAK Strategi sistem informasi dan teknologi informasi di PT. Miwon Indonesia perlu dikembangkan agar menjadi sebuah alat strategis untuk meningkatkan daya saing perusahaan dan sebagai business enabler melalui perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi yang tepat dan selaras dengan strategi bisnis perusahaan. Metodologi penelitian perencanaan strategis SI/TI di PT. Miwon Indonesia menggunakan metodologi Ward & Peppard. Metodologi ini menganalisa kondisi perusahaan melalui berbagai faktor yang dapat mempengaruhi organisasi kemudian hasilnya diformulasikan ke dalam analisa SWOT untuk memperoleh berbagai faktor kunci internal dan eksternal serta memperoleh peluang sasaran dimasa mendatang. Faktor-faktor yang menentukan akan dipetakan dan diselaraskan dengan strategi bisnis perusahaan melalui kolaborasi analisa BSC dengan CSF untuk memperoleh kebutuhan SI yang selaras. Kemudian dilakukan analisa kesenjangan antara kondisi saat ini dengan kebutuhan SI dan menyusun strategi bisnis-si, strategi manajemen SI/TI, dan strategi TI serta menyusun portofolio aplikasi masa mendatang. Hasil penelitian berupa blueprint perencanaan strategis SI/TI di PT. Miwon Indonesia. Kata kunci: Proses strategi SI/TI, Perencanaan SI/TI, Formulasi strategi SI/TI, Metode Ward & Peppard, PT. Miwon Indonesia PENDAHULUAN Perencanaan strategis SI/TI yang bersifat dinamis, efisien, efektif, dan fleksibel dengan diselaraskan dengan strategi bisnis dapat membantu perusahaan melihat secara obyektif kondisi-kondisi internal dan eksternal sehingga dapat mengantisipasi perubahan lingkungan bisnis dan mampu bertahan atau bahkan memenangi persaingan (competitive advantage). PT. Miwon Indonesia adalah perusahaan yang memproduksi Monosodium Glutamate (MSG), Dry Glutamic Acid (DGA),dan Flexible Packing (Rotogravure Printing). Dalam perkembangan organisasinya, Tim Kerja Teknologi Informasi di PT. Miwon Indonesia terbentuk sejak tahun 2010 dan sebelum terbentuk sebagai sebuah tim kerja, tugas dan peran teknologi informasi berada dibawah naungan Tim Kerja Accounting. Beranggotakan 5 karyawan dengan pembagian tugas 4 orang sebagai pengembang aplikasi ERP (ERP Developer) dan 1 orang sebagai technical support. Setelah terbentuk sebagai sebuah Tim Kerja, Tim Kerja Teknologi Informasi berupaya mencapai efisiensi, efektifitas, dan keselarasan strategi teknologi informasi dengan strategi C-10-1
bisnis perusahaan. Sebagai perwujudan upaya tersebut, setiap tahun Tim Kerja Teknologi Informasi membuat action plan dan business plan sebagai pedoman rencana tahun berikutnya. Tetapi upaya tersebut perlu ditunjang dengan perbaikan-perbaikan di level manajerial dan operasional di bidang TI serta merubah cara pandang peranan Tim Kerja Teknologi Informasi yang sebelumnya dianggap sebagai penunjang dalam hal efisiensi biaya operasional, meningkatkan ketepatan dan produktifitas operasional diberbagai fungsi perusahaan menjadi sebuah alat strategis untuk meningkatkan daya saing dan sebagai business enabler. Penelitian terdahulu menunjukan bahwa dalam melakukan perencanaan strategis SI/TI, keselarasan antara strategi bisnis perusahaan dan strategi SI/TI adalah sebuah kebutuhan dan merupakan tantangan karena memiliki sejumlah perspektif dengan persyaratan yang berbedabeda, bergantung pada latar belakang, tujuan penelitian, dan kondisi serta kultur budaya perusahaan. Penelitian ini bertujuan membuat Perencanaan Strategis SI/TI agar selaras dengan strategi bisnis di PT. Miwon Indonesia yang berupa Blue print perencanaan strategis SI/TI di PT. Miwon Indonesia. METODOLOGI Faktor penting dalam proses perencanaan strategis SI/TI adalah penggunaan metodologi yang berupa sekumpulan alat dan teknik analisa yang tepat untuk memperoleh kondisi saat ini, memperoleh kebutuhan SI, menyelaraskan kebutuhan SI dengan strategi bisnis perusahaan serta memformulasikannya ke dalam strategi SI/TI. Perancangan rencana strategis SI/TI dalam penelitian ini mengacu pada metodologi kerangka kerja Perencanaan Strategis SI/TI oleh Ward dan Peppard yang terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran. 1. Inputs, sebagai masukan dalam perencanaan strategis sistem dan teknologi informasi terdiri dari : a) Internal Business environment, merupakan strategi bisnis yang digunakan pada masa sekarang, tujuan, sumber daya, proses dan budaya organisasi serta nilai dari bisnis itu sendiri. b) External Business environment, mencangkup aspek-aspek politik, ekonomi, sosial, teknologi, industri, dan iklim kompetisi perusahaan. c) Internal IS/IT environment, pandangan SI/TI terhadap bisnis pada masa sekarang, pengalaman perusahaan dalam bisnis, cakupan bisnis, dan konstribusinya terhadap pasar, kemampuan perusahaan, sumber daya dalam perusahaan dan infrastruktur teknologi yang digunakan. Aplikasi portofolio saat ini dari sistem yang berjalan dan sistem yang sedang dikembangkan atau belum dikembangkan tapi sudah direncanakan. d) External IS/IT environment, perkembangan teknologi dan peluang yang ada serta SI/TI yang digunakan oleh pihak lain terutama konsumen, pesaing, dan pemasok. 2. IS/IT Strategy Process, proses pengolahan informasi yang diperoleh dari input dan menghasilkan output. 3. Outputs a) Business IS Strategy Bagaimana setiap unit dapat memanfaatkan SI/TI dalam mencapai sasaran bisnisnya. Mencangkup portofolio aplikasi yang dikembangkan untuk tiap unit dan model bisnis. Menjelaskan arsitektur tiap unit. b) IT Strategy C-10-2
Strategi dan kebijakan yang diterapkan untuk mengatur penggunaan teknologi dalam perusahaan dan mengatur sumber daya teknisi ahli. c) IS/IT Management Strategy Elemen umum dari strategi yang akan diaplikasikan pada organisasi secara menyeluruh dan memastikan konsistensi kebijakan berdasarkan kebutuhan. 4. Future Application Portfolio, rincian mengenai usulan aplikasi yang digunakan di masa mendatang, untuk mengintegrasikan tiap unit dan menyesuaikan perkembangan teknologi dengan perkembangan perusahaan. 5. Current Application Portfolio, rincian mengenai aplikasi sistem informasi yang diterapkan perusahaan saat ini dengan melihat keuntungan dan kekuatan yang diperoleh serta melihat dukungan aplikasi terhadap kegiatan operasional dan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi bagi perusahaan. METODE ANALISIS PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI Analisa Porter's Five Forces Analisa Five Forces Porter merupakan sebuah kerangka kerja untuk analisis industri (intensitas persaingan dan daya tarik pasar) dan pengembangan strategi bisnis dengan melibatkan 5 faktor. Kompetisi yang terjadi dalam pasar didapatkandari dua arah, secara horizontal dan vertikal. Dalam analisa Five Forces Porter terdapat tiga kekuatan yang berasal dari kompetisi secara horizontal: Threat of new entrants, Rivalry among existing competitors, dan Threat of substitute products or services. Dan terdapat dua kekuatan yang berasal dari kompetisi secara vertikal: Bargaining powers of suppliers dan Bargaining powers of buyers. Analisa PEST Analisa PEST digunakan untuk menilai pasar dari suatu unit bisnis atau unit organisasi meliputi 5 aspek, yaitu politik, ekonomi, sosial, dan teknologi. Arah analisa PEST adalah kerangka untuk menilai sebuah situasi dan menilai strategi atau posisi, arah perusahaan, rencana pemasaran atau ide. Analisa ini cukup mempengaruhi perusahaan karena analisa ini dapat diketahui adanya peluang atau ancaman baru bagi perusahaan. Analisa Business Strategy Analisa strategi bisnis digunakan untuk mengetahui arah dan tujuan strategi bisnis perusahaan melalui pernyataan visi, misi, sasaran, dan tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Analisa Value Chain Analisa value chain adalah serangkaian proses di dalam perusahaan yang terkait langsung dengan penciptaan nilai untuk kebutuhan pelanggan. Berdasarkan kegiatan bisnis, analisa value chain memiliki 2 aktivitas, yaitu : 1. Aktivitas Utama, semua aktivitas yang berkaitan dengan proses produksi maupun penyalurannya. 2. Aktivitas Pendukung, semua aktivitas yang tidak terlibat dalam proses produksi secara langsung namun dapat meningkatkan efektifitas maupun efisiensi. Analisa Balanced Scorecard Balanced Scorecard (BSC) adalah metode analisa untuk melakukan manajemen strategi sekaligus manajemen pelaksanaan strategi. Penerapan BSC dapat menghasilkan 2 laporan utama, yaitu strategy map dan scorecard. BSC terdiri dari 4 perspektif, yaitu Financial perspective, Customer perspective, Internal process perspective, dan Learning and growth C-10-3
perspective. Diharapkan BSC dapat menghasilkan rencana strategi yang memiliki karakteristik kompherensif, koheren, seimbang, dan terukur. Analisa CSF Digunakan untuk mengembangkan strategi SI/TI dan strategi bisnis untuk mencapai keselarasan antara keduanya. CSF dalam konteks perencanaan strategi informasi digunakan untuk menafsirkan dengan jelas arah tujuan, taktik, dan kegiatan operasional. Analisa Strategic Grid Digunakan untuk memetakan aplikasi yang ada saat ini dan juga kebutuhan aplikasi dimasa akan datang dalam mendukung bisnis organisasi/perusahaan. Pemetaan aplikasi ini dengan empat kuadran (strategic, high potential, key operation, and support) sesuai kategori penilaian suatu aplikasi terhadap dampaknya terhadap bisnis. Dari hasil pemetaan tersebut didapatkan gambaran kontribusi SI terhadap bisnis. Hasil tersebut dapat menjadi masukan bagi kegiatan pembuatan strategi SI dan kemungkinan pengembangannya ke depan Analisa SWOT Digunakan untuk mengidentifikasi faktor internal (strengths dan weakness) dari organisasi secara sistematis untuk merumuskan strategi organisasi. Kemudian hasil identifikasi diperbandingkan untuk memaksimalkan strengths opportunities dan meminimalkan weakness threats dengan tujuan mencapai strategi yang optimal. HASIL DAN PEMBAHASAN Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dan penelitian deskriptif. Dikatakan penelitian kualitatif karena menekankan analisisnya pada proses penyimpulan deduktif dan induktif sedangkan dikatakan penelitian deskriptif karena hanya menganalisa dan menyajikan fakta secara sistematik. Gambar 1 adalah kerangka penelitian perencanaan strategi SI/TI di PT. Miwon Indonesia. MEMAHAMI SITUASI TERKINI Analisa Internal Bisnis 1. Analisa Business Strategy Visi Perusahaan Menjadi perusahaan terkemuka di Indonesia dalam bidang makanan dengan keunggulan di bidang marketing, manajemen dan struktur finansial. Misi Perusahaan Melakukan proses manajemen secara sistematik dan evaluasi secara rutin untuk menjadikan perusahaan terkemuka di Indonesia, yaitu : - Sebagai Market leader dalam bisnis makanan - Pengembangan sumber daya manusia yang efektif - Memberikan kontribusi positif kepada pemegang saham, pelanggan, karyawan, dan masyarakat sekitar perusahaan. Dilihat dari pernyataan visi, PT. Miwon Indonesia memiliki harapan dalam bidang makanan menjadi perusahaan terkemuka di Indonesia dan didukung dengan keunggulankeunggulan di bidang marketing, manajemen, dan struktur finansial. Dalam usaha menjadi perusahaan terkemuka di bidang makanan tersebut, melalui pernyataan misi, PT. Miwon Indonesia melakukan proses manajemen secara sistematik dan mengevaluasinya secara rutin dengan cara mengembangkan konsep perusahaan sebagai Market Leader ditunjang C-10-4
dengan pengembangan sumber daya manusia yang efektif dan dapat memberikan konstribusi positif bagi stakeholder dan masyarakat sekitar. Gambar 1 Kerangka Penelitian Perencanaan Strategi SI/TI Analisa Value Chain Dari analisa value chain, observasi, dan wawancara diperoleh beberapa kebutuhan SI yang dapat dikembangkan antara lain, aplikasi financial ratios, aplikasi analisa production cost untuk proses produksi MSG. Analisa Eksternal Bisnis Gambar 2 Analisa value chain PT. Miwon Indonesia Analisa PEST Hasil dari analisa PEST, memperlihatkan bahwa secara politik industri MSG di Indonesia sangat terbuka. Hal ini dapat memunculkan pesaing-pesaing baru. Dari segi ekonomi, industri ini cukup menjanjikan. Kebutuhan akan produk MSG banyak dipergunakan oleh industriindustri makanan. Sedangkan dari segi sosial budaya, industri produksi MSG memiliki tantangan yang cukup signifikan dikarenakan asumsi masyarakat mengenai efek samping C-10-5
penggunaan MSG. Dari sisi teknologi, masih banyak teknologi-teknologi yang dapat dipergunakan untuk memenangkan persaingan. Analisa Five Forces Hasil analisa Porter's Five Forces menempatkan PT. Miwon Indonesia memiliki banyak tantangan dalam menghadapi persaingan. Mulai dari persaingan memperoleh bahan baku tetes tebu dari supplier hingga terdapat pesaing utama dan pendatang yang berpotensi menjadi pesaing PT. Miwon Indonesia di masa mendatang. Analisa Internal SI/TI Kebijakan Manajemen SI/TI Saat Ini Tim kerja TI PT. Miwon Indonesia telah menerapkan kebijakan IT Policy, pembagian tugas TI menjadi dua bagian (developer ERP dan troubleshooting), dan proyek-proyek TI lebih terencana. Meski demikian, salah satu permasalahan utama dalam kegiatan operasional adalah tidak adanya dokumentasi proses bisnis aplikasi ERP. Perlu adanya berbagai standarisasi terkait bidang TI, misalnya penerapan COBIT, ITIL, dan ISO sebagai bentuk dari SLA (Service Level Agreement) tim kerja TI terhadap stakeholder PT. Miwon Indonesia. Analisa Portfolio Aplikasi Saat Ini PT. Miwon Indonesia telah menerapkan sistem ERP untuk mendukung proses bisnis perusahaan dengan jumlah 14 modul terkait dengan unit produksi MSG. Analisa Eksternal SI/TI Terdapat beberapa tren teknologi terkini yang berpeluang dapat diterapkan di PT. Miwon Indonesia, antara lain cloud computing, virtualization technology, mobile application, M2M technology, dan web application. ANALISA STRATEGI Analisa SWOT Hasil dari pemahaman kondisi saat ini yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya akan dipetakan secara sistematis dalam bentuk peta SWOT untuk merumuskan strategi organisasi demi mencapai tujuan strategi yang optimal berdasarkan faktor-faktor kunci keberhasilan yang diperoleh. Analisa BSC Dalam melakukan analisa balanced scorecard, diusulkan membuat rancangan strategy map untuk menyelaraskan dan merealisasikannya dalam bentuk memetakan strategi-strategi yang dibuat berdasarkan visi dan misi serta kesesuaiannya dengan hasil analisa SWOT yang telah dilakukan. Konsolidasi BSC dan CSF Dari hasil observasi, wawancara, dan analisa value chain diperoleh beberapa kebutuhan SI, yaitu aplikasi financial ratios, aplikasi analisa production cost untuk proses produksi MSG. Dan diketahui bahwa kedua aplikasi tersebut sejalan dengan temuan hasil analisa balanced scorecard, yaitu pada aspek finansial (penurunan berkelanjutan production cost dan menjaga likuiditas perusahaan). Dari temuan kebutuhan SI yang selaras dengan visi-misi kemudian difokuskan lebih mendalam dan lebih komprehensif dengan menggunakan critical success factors. C-10-6
Analisa Kesenjangan Analisa kesenjangan ini memetakan kesenjangan SI/TI antara kondisi saat ini dengan kebutuhan SI yang dihasilkan dari berbagai analisa sebelumnya. FORMULASI PERENCANAAN STRATEGI SI/TI Strategi Bisnis - SI Tujuan dari rekomendasi strategi bisnis SI adalah bagaimana setiap unit dapat memanfaatkan SI/TI dalam mencapai sasaran bisnis. Setelah melalui analisa CSF, kemudian dilakukan pemetaan potensi kebutuhan bisnis terhadap kebutuhan sistem informasi Strategi TI Untuk mendukung hasil keputusan dari strategi bisnis SI terdapat beberapa rekomendasi terkait strategi TI, yaitu : rekomendasi perangkat keras dan rekomendasi pengembangan sumber daya manusia Strategi Manajemen SI/TI Dalam upaya mendukung hasil rekomendasi strategi bisnis SI dan strategi TI, terdapat beberapa rekomendasi terkait dengan manajemen SI/TI antara lain : melakukan dokumentasi semua aplikasi ERP agar standar dan memfokuskan pada pengembangan dan peningkatan SDM TI KESIMPULAN DAN SARAN Proses perencanaan strategis SI/TI dari lingkungan bisnis dan SI/TI di PT. Miwon Indonesia tidak berhenti setelah menghasilkan rekomendasi, tetapi proses ini merupakan proses yang berkelanjutan (sustainable) untuk kompetitif memenangi persaingan dan menjadikannya sebagai business enabler. Dimulai dari identifikasi visi, misi, sasaran dan tujuan organisasi, dilanjutkan dengan melakukan identifikasi terhadap lingkungan internal - eksternal organisasi dan SI/TI yang kemudian menentukan peluang SI/TI dan memperhatikan ancaman yang diperoleh untuk dapat dilaksanakan formulasi strategi berdasarkan kebutuhan informasi yang selaras dengan strategi bisnis perusahaa. Penelitian ini menghasilkan rekomendasi portofolio aplikasi untuk dikembangkan dan diimplementasikan oleh PT. Miwon Indonesia di masa mendatang. Rekomendasi-rekomendasi yang dihasilkan dari penelitian ini tidak mempertimbangkan cost benefit, perbaikan proses bisnis dan SI/TI serta aplikasi-aplikasi yang menjadi prioritas untuk dikembangkan di masa mendatang. Bagi penelitian selanjutnya, penulis menyarankan dilakukannya analisa terhadap faktor-faktor yang menjadi prioritas pengembangan sistem informasi beserta analisa kelayakan investasi dan diperhatikan juga strategi implementasinya. DAFTAR PUSTAKA Josua Tarigan, Onno W Purbo, Ridwan Sanjaya. (2010). Business-Driven Information Systems. Jakarta: Elex Media Komputindo. Khakim Ghozali dan Feby Artwodini M. (2011). Pembuatan Portofolio Aplikasi Mendatang Pada Perusahaan Jasa Konstruksi. SurabayaJurnal Sistem Informasi ITS,. C-10-7
Miftahul Maulana dan Dana Indra Sensuse. (2011). Perancangan Strategis Sistem Informasi : Studi Kasus Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah Departemen Agama RI. Journal of Information System Universitas Indonesia,. Mintzberg Henry. (1994). The Fall Rise and the Rise Fall of Strategic Planning. Harvard Business Review. McNurlin, B.C. and Sprague, R.H.. (2002). Information Systems Management in Practice. New Jersey: Prentice Hall. Richardus Eko Indrajit. (2000). Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Jakarta: PT. Gramedia. Higgins. (1983). Organizational Policy and Management: Text and Cases. Chicago: Dryden Press. Ward J M and Peppard J. (2002). Strategic Planning for Information Systems. New York: John Wiley & Sons, Inc. Daniel Q Chen,. Alexander Teubner., Martin Mocker, Davis S. Preston. (2010). Information System Strategy : Reconceptualization, Measurement, and Implications. MIS Quarterly. Vol 34 (2), pp. 233. Bernard Boar. (2001). The Art of Strategy Planning for Information Technology. New York: John Wiley & Sons, Inc. Earl, M. J. (1989). Management Strategis for Information Technology. Sydney: Prentice Hall. Dekar Urumsah. (2005). Perencanaan Stratejik Sistem Informasi dan Proses Pembelajarannya di Organisasi. JakartaPT. Elex Media Komputindo,. Michael E. Porter. (2008). The Five Competitive Forces That Shape Strategy. Harvard Business Review,. C-10-8