MANUAL BOOK APLIKASI COMPLETE MEDICAL SOFTWARE MANAGEMENT (CMSM) MODUL GUDANG 2014 www.sistemrumahsakit.com
DAFTAR ISI A. MENU PENERIMAAN... 3 B. MENU MASTER ITEM / BARANG... 5 1. Sub-menu Master Item/Barang... 5 2. Sub-menu Setup Lainnya... 8 C. MENU STOCK... 8 1. Sub-menu General... 8 2. Sub-menu Expired Tracer... 9 3. Sub-menu Hitung Stock Opname... 10 D. MENU KARTU STOCK... 11 E. MENU KIRIM KE UNIT... 13 F. MENU RETUR SUPPLIER... 19 1. Sub-menu Penyerahan Retur Supplier... 19 2. Sub-menu Pengembalian Retur Supplier... 22 G. MENU STOCK DI POLI/UNIT/DEPT... 24 H. MENU LAPORAN... 26 1. Sub-menu Lap Penerimaan... 27 2. Sub-menu Lap Penerimaan Unit... 29 3. Sub-menu Lap Pengiriman... 31 4. Sub-menu Lap Pengiriman Detail... 31 5. Sub-menu Rekap Keluar Masuk Barang di Gudang... 32 6. Sub-menu Lap Retur Supplier... 32 7. Sub-menu Lap Saldo Akhir Bulan... 33 I. MENU INTERCHANGE STOCK... 33 J. MENU FORM PURCHASING... 37 1. Sub-menu Form Request ke Purchasing... 37 2. Sub-menu Request di Bag.Pembelian: GUDANG... 41 3. Sub-menu Cari Barang... 41 Page 2
MANUAL BOOK APLIKASI COMPLETE MEDICAL SOFTWARE MANAGEMENT (CMSM) MODUL GUDANG Modul Gudang Logistik terdiri atas 10 Menu, diantaranya : 1. Penerimaan 2. Master Item/Barang 3. Stock 4. Kartu Stock 5. Kirim Ke Unit 6. Retur Supplier 7. Stock di Poli/Unit/Dept 8. Laporan 9. Interchange Stock 10. Form Purchasing 11. SQL A. MENU PENERIMAAN Menu ini digunakan untuk memasukkan data penerimaan barang dari supplier atau user ingin mengedit data penerimaan barang, dan menerbitkan Lembar Penerimaan Barang (LPB). LPB hanya dapat dibuat berdasarkan Surat Pesanan Final (SP) atau Purchase Order (PO) Final. Page 3
1. Masukkan No. SP Final, atau klik ikon kaca pembesar untuk menampilkan semua No. SP Final. Misalkan kita akan membuat LPB untuk Enseval Putra Megatrading, PT, tinggal klik 2x pada baris tersebut maka secara otomatis No. SP akan terisi. 2. Klik Load SP Final maka akan muncul tampilan barang yang akan diterima Page 4
3. Inputkan No. Faktur Supplier, PPN, Tanggal Faktur, Tanggal Terima dan Klasifikasi Pembayaran (bila Hutang, isilah Jatuh Tempo), kemudian klik Simpan. B. MENU MASTER ITEM / BARANG Menu ini berisi tentang keterangan item/barang yang lebih mendetail, terdiri atas 2 Submenu. 1. Sub-menu Master Item/Barang Page 5
a. Klik combo button Kategori, akan muncul beberapa pilihan kategori seperti tampilan berikut. b. Pilih opsi pencarian dengan Sort By, menggunakan Opsi Pencarian atau ketik Cari Nama, kemudian klik Refresh untuk menampilkan barang yang dicari. Page 6
c. Klik Koreksi untuk mengubah variable barang, maka akan muncul tampilan berikut d. Lakukan koreksi pada semua variable barang tersebut yang hendak dikoreksi. Isikan Nama barang, Kemasan Terkecil, isi Kemasan Sedang dan Kemasan Besar, Penyimpanan (dimana barang akan disimpan misal Gudang ), Barcode, Principal (Misal Nama Produsen : Kimia Farma/ Bernofarm). Setelah semua terisi tekan tombol Tambah, maka akan ada notification bahwa barang sudah ditambahkan. e. Selanjutnya klik OK f. Pada fitur Koreksi Master Barang, dapat pula dilakukan penambahan atau perubahan Jenis Obat dan BHP. Ketik penambahan Jenis Obat, klik Tambah. Page 7
2. Sub-menu Setup Lainnya Sub-menu ini dipergunakan untuk menambah atau menghapus Kategori Barang di Unit Kerja. Klik pada box yang dikehendaki untuk mengubah Yes menjadi No atau sebaliknya. C. MENU STOCK Pada Menu ini user dapat menjalankan mode pencarian yaitu : 1. Mencari jumlah stock semua barang maupun per item barang. 2. Mencari jumlah stock barang berdasarkan expired date 1. Sub-menu General Fitur ini digunakan untuk menampilkan semua barang/item beserta jumlahnya. Page 8
a. Hilangkan tanda centang apabila hendak menampilkan semua barang yang pernah disediakan. Klik Load Complete, maka akan ditampilkan semua stock barang yang ada. b. Klik tombol Cetak, untuk mencetak tampilan Stock Barang 2. Sub-menu Expired Tracer Fitur ini digunakan untuk menampilkan Stock Barang yang mendekati masa expired date. Page 9
a. Pilih tanggal yang dikehendaki dengan melakukan klik combo button Expired Sebelum Tanggal, kemudian klik Trace, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: 3. Sub-menu Hitung Stock Opname Fitur ini digunakan untuk pencatatan stock barang pada saat Stock Opname. a. Klik combo button tanggal dan jam Cut Off. b. Masukkan nama barang yang hendak dicari stock-nya pada kolom Cari Barang, atau klik combo button Tampilkan untuk menampilkan Semua Obat, kemudian klik Load Data. c. Proses dapat memerlukan waktu yang cukup lama, tergantung besarnya data yang akan ditampilkan, maka akan muncul tampilan seperti gambar di bawah. Nilai inventory seluruh barang akan muncul pada bagian bawah, berdasarkan pilihan harga yang dipilih dengan klik combo button Mode Harga. Page 10
D. MENU KARTU STOCK Menu ini digunakan untuk kontrol stock berdasarkan nama item/ barang, serta dapat mengetahui historis barang tersebut sebagai contoh : tanggal barang masuk dan barang keluar dari gudang. Berikut tampilan utama lembar kerja kartu stock. Page 11
1. Sebagai contoh akan kita cari stock Abbocath 16. Langkah pertama klik combo button Nama Barang. 2. Kemudian cari nama barang yang ingin kita ketahui historis stock-nya, yaitu Abbocath 16. Jika saat meng-klik combo button Nama Barang tidak muncul nama nama stock, tekan tombol Esc pada keyboard terlebih dahulu. Page 12
3. Klik OK untuk menampilkan histories stock nama item/ barang Abbocath 16. E. MENU KIRIM KE UNIT Menu ini berisi tentang semua permintaan barang dari setiap departemen ke bagian gudang. Lembar ini juga berfungsi sebagai mini expedisi, mengapa demikian karena gudang yang menyuplai dan mengirimkan barang permintaan ke setiap departemen yang telah memesan barang yang mereka butuhkan. Berikut tampilan utama dari lembar kerja ini : Page 13
1. Untuk melihat pesanan barang dari setiap departemen letaknya ada di sebelah kiri yaitu tabel pesanan departemen. Lihat gambar di bawah ini. 2. Untuk melihat lebih detail barang apa saja yang dipesan klik 2x pada No. Order, maka di bagian bawah akan ditampilkan barang/ item apa saja yang dipesan. Lihat gambar di bawah ini. Page 14
3. Untuk mencetak form oder barang dari departemen klik tombol Cetak Form Request. 4. Untuk menghapus order klik tombol Hapus Order. Page 15
5. Tombol Closing Order digunakan apabila semua order/ permintaan barang dari setiap departemen sudah terpenuhi semuanya. Fungsinya untuk menutup order yang sudah terealisasi 100% dan juga untuk mengurangi load data. Jika semua order sudah terpenuhi klik tombol Closing Order. Lihat gambar di bawah ini : 6. Jika stock yang diminta sudah tersedia, buat form pengiriman yang letaknya di bagian kanan (lihat gambar di bawah ini). Page 16
7. Langkah langkah untuk membuat form pengiriman yaitu : a. Pilih departemen yang akan kita penuhi barang yang departemen pesan misalnya Laboratorium. No. Pengiriman dan tgl kirim sudah otomatis. Klik combo button Tujuan b. Masukkan golongan item yang dipesan apakah termasuk stok Medis atau Umum. Klik combo button Kelompok Stock. Page 17
c. Inputkan nama item/ barang dan jumlah yang dipesan. Klik tombol Tambah untuk menginputkan barang yang sudah tersedia stocknya. Klik tombol Hapus untuk menghapus item yang tidak sesuai dengan order. d. Setelah semua barang terinput tekan tombol Kirim, kemudian secara otomatis akan mencetak surat jalan. e. Klik tombol Batal jika ingin membatalkan. Page 18
F. MENU RETUR SUPPLIER Ada beberapa Sub-menu di Menu Retur Supplier 1. Sub-menu Penyerahan Retur Supplier a. Klik Baru, maka No Retur otomatis akan keluar b. Input Kelompok Stock, supplier dengan combo button Page 19
c. Input semua yang ada di kolom bawah, yang berwarna merah d. Dengan contoh diterima oleh karyawan Try catatannya CITO item/barang Palu Jumlah 5 harga retur 4500 Batch 12345PA alasan retur Rusak Page 20
e. Lalu tekan tombol Tambah, maka akan muncul di kolom sebelah f. Setelah selesai semua, klik tombol Simpan untuk menyimpan dan tombol Batal untuk membatalkan transaksi Page 21
2. Sub-menu Pengembalian Retur Supplier a. Input No Retur atau dengan combo button, maka keluar nama Supplier Page 22
b. Klik 2x nama supplier INTISUMBER HASIL SEMPURNA, No Retur akan terisi lalu Load Retur. c. Maka akan muncul di kolom bawah yang diretur INTISUMBER HASIL SEMPURNA Page 23
d. Klik Terima Barang untuk menerima barang, untuk membatalkan klik Batal Terima Barang G. MENU STOCK DI POLI/UNIT/DEPT Lembar kerja ke empat ini berfungsi untuk melihat stock yang ada di setiap departemen. Jadi user gudang dapat mengetahui stock departemen mana yang kurang ataupun lebih. Lembar ini lebih kepada kontroling barang/item yang ada pada setiap departemen, sehingga pihak gudang bisa mengatur pengadaan stock yang dibutuhkan untuk memenuhi stock di setiap departemen. Berikut tampilannya: Page 24
a. Misal kita ingin mengetahui stock yang ada pada departemen Hemodialisa. Klik combo button pilih Hemodialisa. Lihat gambar di bawah ini : b. Kemudian jika ingin lebih spesifik mengenai item/ barang yang ingin dilihat jumlah stocknya isi parameter Cari Nama. Tekan tombol Refresh/ Cari. Lihat gambar dibawah ini : Page 25
c. Berikut stock yang ada pada departemen Hemodialisis. H. MENU LAPORAN Membuat laporan berdasarkan periode yang dibutuhkan. Pada lembar kerja ini di bagi menjadi tiga (3) sub halaman yaitu : History Penerimaan, History Pengiriman, History Pengiriman Detail. Page 26
1. Sub-menu Lap Penerimaan a. Masukkan Periode laporan yang diinginkan missal periode 01 March 2012 27 March 2014. Lihat gambar di bawah ini : b. Klik combo button Status untuk memfilter history penerimaan berdasarkan status fakturnya apakah sudah lunas atau belum. Page 27
c. Klik combo button Urutkan berfungsi untuk mengurutkan data yang telah difilter. Ada beberapa kategori untuk mengurutkan data. d. Tekan tombol OK untuk menampilkan data di kolom bawah Page 28
e. Hapus dan cetak untuk mencetak laporan 2. Sub-menu Lap Penerimaan Unit Page 29
a. Pilih Periode 1 March 2012 27 March 2014, lalu pilih poli ACCOUNTING bisa dengan combo button b. Lalu klik OK akan muncul di kolom bawah poli ACCOUNTING Page 30
3. Sub-menu Lap Pengiriman 4. Sub-menu Lap Pengiriman Detail Page 31
5. Sub-menu Rekap Keluar Masuk Barang di Gudang 6. Sub-menu Lap Retur Supplier Page 32
7. Sub-menu Lap Saldo Akhir Bulan I. MENU INTERCHANGE STOCK Berfungsi untuk menggabungkan stock antar departemen dan menunjuk seseorang untuk bertanggung jawab atas stock gabungan tersebut. Berikut tampilan utama dari form Interchange Unit Stock: 1. Misal penggabungan stock unit antara Apotik dan Laboratorium, penanggungjawabnya Fannie. Masukkan semua inputan seperti tampilan di bawah ini dengan mengklik combo button Nama Poli dan Dipegang oleh Poli. Page 33
2. Masukkan penanggung jawab dengan menekan tombol bergaris merah di bawah ini: Page 34
3. Akan muncul tampilan seperti di bawah ini : 4. Sebagai contoh penanggung jawab isikan Aga, klik dua (2) kali pada nama Aga. Kemudian tekan tombol Selesai. Setelah itu tekan tombol Tambah. Page 35
5. Tekan tombol Refresh untuk menampilkan data Interchange Unit Stock. 6. Tampilan akan seperti di bawah ini : Page 36
J. MENU FORM PURCHASING Menu ini disediakan untuk melakukan transaksi permintaan barang sediaan ke Gudang, terdiri atas Sub-menu: 1. Form Request ke Purchasing 2. Request di Bag. Pembelian 3. Cari Barang Sekarang kita akan bahas satu persatu yang ada di Menu Puchasing : 1. Sub-menu Form Request ke Purchasing Page 37
a. Tekan tombol Buat Request Baru b. Input nama barang (untuk memilih barang bisa menggunakan tombol combo button) dan masukkan kemasan. Page 38
c. Lalu klik tombol Tambah, akan muncul nama barang yang kita input di dalam kolom seperti gambar di bawah d. Isi catatan dan kepala unit (kepala unit bisa memilih dengan menggunakan tombol combo button) lalu klik 2x nama kepala unit Page 39
e. Inputkan tanda tangan pejabat f. Setelah semua yang kita inputkan sudah benar lalu klik Simpan, selanjutnya akan keluar tulisan Request ke Purchasing Telah Disimpan Page 40
2. Sub-menu Request di Bag.Pembelian: GUDANG a. Klik Refresh akan muncul nama barang di bawah kolom 3. Sub-menu Cari Barang Page 41
a. Inputkan nama barang lalu klik Cari, maka akan muncul di kolom bawah Page 42