BAB III TEORI PENUNJANG 3.1 Teori Penunjang Proyek Akhir Di dalam melaksanakan Proyek Akhir di PT Pertamina (Persero) Aviation Region III kita mempunyai bekal ilmu yang di dapat dari perkuliahan khususnya mengenai otomasi perkantoran untuk manajemen prosedur operasional standar, dan Keskretariatan yang di sesuaikan oleh PT Pertamina (Persero) menurut jurusan yaitu DIII Komputerisasi Perkantoran & Kesekretariatan. Dengan bekal yang penulis dapatkan, penulis dapat menerapkannya di dalam melaksanakan laporan proyek akhir yaitu memberikan kemudahan dalam mengaplikasikan sistem yang ada dalam perkantoran dan menjalankan proses manajemen sesuai Standard Operating Procedures (SOP) menggunakan Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, dan Sistem SAP. 3.2 Proses Monitoring Product Memonitor Produk dengan menggunakan sistem SAP. Sistem Aplikasi Produk (SAP) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.(http://help.sap.com) Di dalam SAP terdapat berbagai macam modul yang berkaitan dengan departement terkait, modul tersebut antara lain adalah : 23
24 a. Sales & Distribution b. Material Management c. Production Planning d. Quality Management e. Financial f. Costing g. Bussiness Warehouse Semua sistem itu terintegrasi ke dalam satu kesatuan yang saling mendukung. Memang untuk mengaplikasikan SAP sebuah perusahaan harus menyediakan dana yang sangat besar, tergantung dari berapa lengkap modul yang akan di gunakan. Sistem ini adalah long term sistem yang harus dikembangkan secara terus menerus sesuai dengan bisnis rule dari setiap perusahaan. 3.3 Information Technology (IT) Operations Management role/material Management Peran manajemen operasi adalah untuk menjalankan kegiatan dan prosedur yang diperlukan untuk mengelola dan memelihara infrastruktur TI sebagai upaya menyediakan layanan dan dukungan TI pada tingkat yang disepakati.(tso, 2007) Menurut Data Internal, (2001) PT Pertamina (Persero) Aviation Region III diperlukan berbagai macam proses dalam pengadaan material sebagai berikut : 3.3.1 Individual Release Purchase Requisition a. Transaksi ini dilakukan untuk melakukan Release terhadap satu Purchase Requisition yang telah dibuat.
25 b. Release Purchase Requisition dibuat agar Purchase Requisition yang telah dibuat dapat digunakan untuk membuat Purchase Order. c. Transaksi ini dapat digunakan baik untuk Purchase Requisition Stock Material, Non Stock dan Service. 3.3.2 Parameter / Release condition Purchase Requisition Release condition Purchase Requisition yang akan dipakai adalah : a. Value b. Plant c. Purchasing Group (Departement) d. Document type 3.3.3 Release Code Release Code adalah kode (dua karakter) yang menunjukkan personal / pejabat yang diberikan otorisasi untuk menyetujui/approve Purchase Requisition. Terdapat 6 level approval yang dipakai Pertamina yaitu : a. R1 User Supervisor b. R2 Manger for Each Unit c. R3 General Manager d. D5 Deputy Direktur e. D6 Direktur f. D7 Direktur Utama Untuk Purchase Requisition Urgent, release dilakukan oleh Pejabat setempat yang memiliki otorisasi approve.
26 3.3.4 Release Processing dapat dilakukan secara : a) Individual Release Dapat dipergunakan untuk merelease per dokumen level dari suatu Purchase Requisition. b) Collective Release Dapat dipergunakan untuk merelease per dokumen level dari satu atau lebih Purchase Requisition. c) Melalui Workflow Fasilitas yang memudahkan para personel/pejabat yang memiliki otorisasi approve untuk menyetujui per satuan Purchase Requisition atau secara collective/sekaligus beberapa Purchase Requisition dengan mempergunakan fasilitas inbound yang ada pada workplace di modul Office SAP. 1. Perubahan terhadap permintaan material termasuk jumlah yang diminta harus melalui transaksi Change Purchase Requisition (ME52N) terlebih dahulu dan bukan pada screen Release Purchase Requisition. 2. Prosedur membuat Individual Release Purchase Requisition ini berkaitan dengan proses bisnis Manage Purchase Requisition Process. 3.3.5 Membuat (Create) Purchase Requisition a. Transaksi ini digunakan untuk membuat permintaan pembelian (Purchase Requisition) secara manual untuk Stock Material, Non Stock, Service, Urgent.
27 b. Document Type Purchase Requisition yang akan dipakai adalah : 1. ZNS PR Non Stock Material No. Range 0200000000 02999999999 2. ZSO PR Service No. Range 0300000000 03999999999 3.3.6 Menampilkan Daftar Purchase Requisition Transaction procedure ini digunakan untuk menampilkan daftar Purchase Requisition yang ada di sistem SAP. 3.3.7 Membatalkan Release Purchase Requisition Transaksi ini dibuat untuk membatalkan transaksi release purchase requisition (PR) yang telah dilakukan sebelumnya. 3.3.8 Menghapus/ Deletion Purchase Requisition a. Transaksi ini digunakan untuk memberikan tanda Flag for Deletion pada Purchase Requisition yang akan dihapus. Dengan melakukan transaksi ini maka Purchase Requisition tersebut tidak dapat dipergunakan lagi. b. Transaksi ini dapat digunakan baik untuk seluruh document type Purchase Requisition. c. Tidak ada Transaction Code khusus untuk proses flag for deletion Purchase Requisition ini. Transaksi Flag For Deletion Purchase Requisition ini dilakukan melalui transaksi ME52N (Change PR) yaitu dengan pemberian tanda pada seluruh item Purchase Requisition. d. Prosedur membuat Flag For Deletion PR ini berkaitan dengan proses bisnis Manage Purchase Requisition Process.
28 3.4 Dokumentasi Manajemen hendaknya menentukan dokumentasi, termasuk rekaman yang relevan, yang diperlukan untuk menetapkan, mengimplementasikan dan memelihara sistem manajemen mutu serta mendukung operasi proses organisasi yang efektif dan efisien. Sifat dan jangkauan dokumentasi hendaknya memenuhi persyaratan kontrak, persyaratan undang-undang dan peraturan, kebutuhan dan harapan pelanggan, dan pihak lain yang berkepentingan dan hendaknya sesuai bagi organisasi. Dokumentasi dapat dalam bentuk atau media apapun yang sesuai dengan kebutuhan organisasi (SNI, 2002). Untuk menyediakan dokumentasi yang memenuhi kebutuhan dan harapan pihak yang berepentingan, manajemen hendaknya mempertimbangkan : 1. Persyaratan kontrak dari pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan. 2. Penerimaan standar internasional, nasional, regional dan sektor industri. 3. Persyaratan undang-undang dan peraturan yang relevan. 4. Keputusan organisasi. 5. Sumber tentang kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan. 3.4.1 Pengendalian dokumen Dokumen yang disyaratkan oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Rekaman adalah jenis khusus dari dokumen dan harus dikendalikan menurut persyaratan dalam pengendalian rekaman (SNI, 2001). Harus dibuat suatu prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian yang diperlukan untuk : 1. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan
29 2. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang dokumen memastikan dokumen yang berasal dari luar dikenali dan didistribusinya dikendalikan 3. mencegah pemakaian dokumen kadaluwarsa yang tak disengaja dan menerapkan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut, apabila disimpan untuk maksud tertentu. 3.4.2 IT Operations Management documentation Menurut (TSO, 2007) ada beberapa dokumen yang digunakan dalam melakukan pengelolaan operasi TI, yaitu : 1. Standard Operating Procedures (SOP), berisi tentang detil instuksi serta jadwal aktifitas setiap tim, grup, atau departemen. Dokumen ini menggambarkan langkah-langkah rutin yang harus dikerjakan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan. 2. Operations Logs, setiap kegiatan harus tercatat dengan maksud : a. Dapat digunakan untuk konfirmasi pekerjaan yang telah diselesaikan. b. Dapat digunakan untuk mengetahui layanan yang TI telah diberikan sesuai tingkat layanan. c. Dapat digunakan untuk menelusuri akar permasalahan d. Digunakan sebagai laporan kinerja dari tim, grup, atau departemen yang melaksanakan operasi TI.
30 1. Shift Schedules and Reports, dokumen yang mencantumkan kegiatan yang perlu dilakukan. Selain itu juga menampilkan keterkaitan antar aktifitas. 2. Operations Schedule, hampir sama dengan Shift Schedules, hanya saja telah mencakup semua aspek pada tingkatan yang lebih tinggi, yang meliputi perubahan yang direncanakan, pemeliharaan, pekerjaan rutin dan tambahan, terkait dengan informasi bisnis yang akan datang. Dokumen ini digunakan oleh manager operasi untuk melacak perkembangan dan pengecualian pekerjaan.