2.1. Kas dan Pengelolaan Kas BAB II LANDASAN TEORI 2.1.1. Pengertian Kas Menurut Dwi (2012) kas adalah aset keuangan yang digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan. Kas merupakan aset yang paling likuid karena dapat digunakan untuk membayar kewajiban perusahaan. Menurut Hery (2013) kas adalah aktiva yang paling likuid, merupakan alat pertukaran standar dan dasar pengukuran serta akuntansi untuk semua pos-pos lainya. Kas merupakan sejumlah uang tunai dalam bentuk uang kertas atau uang logam. Kas juga terdiri dari cek, wesel pos, simpanan bank dalam bentuk giro atau bilyet, rekening tabungan, cashier s check, traveller s checks, dan money order. Kas merupakan aktiva yang paling rentan untuk disalahgunakan seperti dicuri, dimanipulasi dan diselewengkan. Dalam neraca, kas selalu disajikan pada urutan pertama, setelah itu barulah diikuti dengan akun piutang usaha dan seterusnya sesuai dengan urutan tingkat likuiditasnya. Dalam siklus normal bisnis (operasi) perusahaan, kas merupakan sesuatu yang krusial. Dengan kas yang dimiliki, perusahaan dapat membeli barang dagangan dari supplier lalu menjual kembali barang dagangan tersebut ke pelanggan yang sebagian besar dilakukan secara kredit, timbulah piutang usaha. Piutang usaha ini lalu ditagih (dikonversi) menghasilkan kas dan seterusnya dimana siklus akan berulang kembali. 9
Banyak sekali transaksi yang baik secara langsung ataupun tidak langsung mempengaruhi penerimaan dan pembayaran kas. Untuk mengamankan kas dan menjamin keakuratan (ketepatan penyajian) atas catatan akuntansi kas, pengendalian internal yang efektif atas kas mutlak diperlukan. Kebanyakan perusahaan mempunyai beberapa rekening bank (bank accounts) dan dana kas kecil (petty cash fund). 2.1.2. Pengertian Kas Kecil Menurut Firdaus (2014) kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan akan menjadi sangat tidak praktis apabila perusahaan menggunakan cek atau transfer lewat rekening bank hanya untuk membayar pengeluaranpengeluaran misalnya untuk membeli perangko, membeli atk, dan kebutuhan karyawan seperti uang bensin atau makan karyawan. Dana kas kecil pertama kali dibentuk dengan cara mengestimasi terlebih dahulu jumlah kas yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran-pembayaran sepanjang interval periode tertentu, bisa mingguan atau bulanan. Setelah estimasi kebutuhan kas disetujui oleh pejabat yang berwenang (manajer atau direktur keuangan), cek lalu akan dibuat dan dicairkan sebesar jumlah estimasi yang telah disetujui. Ayat jurnal atas pembentukan dana kas kecil ini dibuat dengan cara mendebit akun kas kecil dan mengkredit akun kas (cash in bank). 10
Untuk tujuan pengendalian perusahaan, biasanya perusahaan akan membatasi jumlah maksimum tertentu dan jenis-jenis pembayaran yang boleh dilakukan atas dana dari kas kecil. Setiap kali kas kecil dibayarkan, karyawan yang menangani dana kas kecil akan mencatat setiap rincian pembayaran dalam masing-masing formulir penerimaan kas kecil (petty cash received atau petty cash voucher) yang bernomor urut tercetak dan ditandatangani baik oleh karyawan yang bersangkutan (pihak yang menangani kas kecil) maupun oleh pihak yang menerima pembayaran atas kas kecil. Formulir yang ditandatangani oleh kedua belah pihak ini berisi mengenai tanggal dan jumlah pembayaran, nama penerima pembayaran, jenis atau tujuan pembayaran dan nama akun yang akan dibebankan. Seluruh dokumen pendukung (seperti faktur tagihan) harus dilampirkan bersama dengan formulir penerimaan kas kecil. 2.1.3. Pengelolaan Kas Kecil Menurut Firdaus (2014) untuk dapat mengelola administrasi dana kas kecil peralatan yang dibutuhkan antara lain adalah formulir permintaan pengisian kembali kas kecil, formulir permintaan pengeluaran kas kecil, jumlah pengeluaran kas, buku jurnal kas kecil, buku laporan penggunaan dana kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil, alat tulis dan juga alat hitung. Pengelolaan kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Dalam melaksanakan pengelolaan kas kecil, ada beberapa prosedur, antara lain sebagai berikut; 11
a. Pembentukan dan Menetapkan Batas Saldo Kas Kecil Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah menunjuk petugas sebagai pemegang kas kecil. Selain itu, perusahaan juga harus menetapkan batas jumlah saldo atas kas kecil. Biasanya jumlah dana kas kecil diperkirakan dengan memperhitungkan kebutuhan dalam jangka waktu untuk 3 (tiga) sampai 4 (empat) minggu. Jika jumlah dana sudah ditetapkan, maka pihak keuangan perusahaan membuat cek untuk diserahkan kepada pemegang kas kecil. Cek kemudian diuangkan ke bank oleh pemegang kas kecil dan uangnya disimpan dalam tempat penyimpanan yang terkunci. b. Pembayaran Melalui Kas Kecil Kasir kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) kas kecil untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dari financial controller. Untuk setiap pengeluaran kas kecil, kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil yang ditandatangani oleh penerima dana. Setelah itu transaksi dicatat di dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran tersebut harus didokumentasikan dengan menggunakan Bukti Pengeluaran Kas Kecil atau Voucher Kas Kecil. Biasanya manajemen membuat ketentuan tentang jumlah batasan maksimum pengeluaran untuk tiap transaksi yang diijinkan dan larangan 12
larangan tertentu, misalnya kas kecil tidak boleh digunakan untuk memberi pinjaman kepada karyawan. c. Pengisian Kembali Kas Kecil Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali. Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Untuk itu, pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil diajukan kepada bagian staff keuangan yang akan meneliti kebenaran pengeluaran kas kecil yang telah dilakukan. Apabila telah diuji kebenaran datanya, maka pihak staff keuangan akan memberikan persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan menarik cek sebesar jumlah kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah uang dalam dana kas kecil akan kembali pada jumlah semula. Dana kas kecil harus diisi kembali pada setiap akhir tutup buku, tanpa memandang jumlah kas yang masih tersisa. 2.1.4. Metode Pengelolaan Kas Kecil Menurut Hery (2013) dalam pengelolaan kas kecil, terdapat 2 (dua) metode yang bisa dipakai yaitu Imprest Fund Method (metode dana tetap) 13
dan Fluctuation Fund Method (metode dana berubah). Kedua metode ini memiliki karakteristik masing-masing yang berbeda. 1. Imprest Fund Method (Metode Dana Tetap) Dana yang tersedia pada pemegang petty cash adalah permanen (tetap) jumlahnya. Dapat disimpulkan bahwa dengan metode ini kas kecil yang dicadangkan oleh perusahaan bersifat tetap, kecuali perusahaan menghendaki perubahan jumlah kas kecil. Misalnya perusahaan merasakan kas yang sudah dicadangkan ternyata kurang memenuhi sehingga perlu ditambah lagi cadangannya dan dengan begitu maka harus dilakukan penyesuaian atas penambahan atau pengurangan tersebut. 2. Fluctuation Fund Method (Metode Dana Berubah) Dana yang tersedia pada pemegang petty cash adalah tidak tetap jumlahnya, metode ini tidak mengharuskan nilai tertentu sebagai batasan. Jika dengan contoh di metode Imprest Fund diatas pengisian harus sesuai dengan yang dikeluarkan, tidak demikian dengan metode dana berubah. Kas kecil metode ini dapat diisi tidak sebesar yang dikeluarkan, bisa lebih besar atau bahkan lebih kecil dari saldo awal dan setiap pengeluaran kas kecil dilakukan penjurnalan. 14
Tabel 2.1 Perbedaan Sistem Imprest dengan Sistem Fluctuation: Point Imprest Method Fluctuation Method Pembelanjaan Kas Kecil Pengisian Kembali Tidak ada jurnal, hanya membuat bukti pembayaran sebagai bukti pengeluaran kas. Sesuai dengan rekening ledger, sehingga pengisiannya harus sesuai dengan kebijakan perusahaan dan sesuai dengan jumlah kas kecil saat pertama kali dibentuk. Harus di jurnal sesuai dengan biaya yang dikeluarkan. Pengisian sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan. Sumber : Hery (2014) Akuntansi Dasar 1&2 Contoh permasalahan menurut Eka: PT. ABC menetapkan kas kecil untuk pembayaran pengeluaran dalam nominal yang kecil. Kas kecil dimulai pada 1 Januari 2015 dengan menerima uang sebesar Rp 3.000.000 dari akun kas. Transaksi-transaksi pengeluaran yang menggunakan kas kecil selama bulan Januari 2015 adalah sebagai berikut: 15
03/01 Dibeli meterai Rp 300.000 08/01 Pembayaran beban listrik dan air Rp 600.000 11/01 Bayar biaya iklan di koran jawa pos Rp 250.000 19/01 Bayar biaya angkut pembelian Rp 240.000 21/01 Dibayar biaya telepon Rp 360.000 29/01 Dibayar untuk biaya pengobatan staf yang sakit Rp 200.000 30/01 Dana kas kecil diisi kembali 16
Pada saat pengisian awal Tanggal Contoh permasalahan Imprest Fluktuasi 01 Januari Pengisian kas kecil Kas kecil Rp 3.000.000 Kas Rp 3.000.000 Kas kecil Rp 3.000.000 Kas Rp 3.000.000 Saat pengeluaran kas kecil Tanggal Contoh permasalahan Imprest Fluktuasi 03 Januari Pembelian meterai Tidak ada jurnal Biaya meterai Rp 300.000 Kas kecil Rp 300.000 08 Januari Pembayaran listrik dan air Tidak ada jurnal Beban listrik dan air Rp 600.000 Kas kecil Rp 600.000 11 Januari Bayar biaya iklan Tidak ada jurnal Beban iklan Rp 250.000 Kas kecil Rp 250.000 19 Januari Biaya angkut pembelian Tidak ada jurnal Biaya angkut Rp 240.000 Kas kecil Rp 240.000 21 Januari Biaya telepon Tidak ada jurnal Beban telepon Rp 360.000 Kas kecil Rp 360.000 29 Januari Biaya pengobatan staf sakit Tidak ada jurnal Biaya pengobatan staf sakit Rp 200.000 Kas kecil Rp 200.000 Saat pengisian kembali Tanggal Imprest Fluktuasi 30 Januari Dibeli meterai Rp 300.000 Biaya listrik dan air Rp 600.000 Biaya iklan Rp 250.000 Biaya angkut pembelian Rp 240.000 Biaya telepon Rp 360.000 Biaya pengobatan staf sakit Rp 200.000 Kas Rp 1.950.000 Kas Kecil Rp 2.000.000 Kas Rp 2.000.000 Dengan pengisian sebesar Rp 1.950.000 maka saldo kas kecil akan kembali jadi Rp 3.000.000 Dengan Pengisian Rp 2.000.000 maka posisi kas kecil menjadi RP 3.350.000, tidak sama dengan saldo awal sebesar Rp 3.000.000 17
2.2. Penggunaan Kas Kecil 2.2.1 Pengendalian Internal Atas Penerimaan Kas Menurut Meidiana, (2013) sebagian besar penerimaan kas perusahaan tentu saja berasal dari hasil kegiatan normal bisnisnya, yaitu melalui penjualan tunai (baik untuk perusahaan dagang maupun perusahaan jasa), ataupun sebagai hasil penagihan piutang usaha dari pelanggan (dalam hal penjualan kredit). Contoh sumber penerimaan kas lainnya ini adalah berasal dari pendapatan bunga, sewa, dividen, hasil pinjaman bank, dan sebagainya. Mengingat kas merupakan asset yang paling lancer disbanding asset lainnya, maka untuk mengamankan penerimaan kas ini diperlukanlah sebuah sistem pengendalian internal yang sangat baik dan ekstra hati-hati. Pengendalian yang baik atas kas menjadi sangat penting karena uang kas adalah asset yang paling mungkin dan mudah untuk disalahgunakan oleh para karyawan, kas dapat berpindah tangan dengan mudah, tidak ada identifikasi pemilik, dan banyaknya transaksi yang secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi penerimaan dan pengeluaran kas. 2.2.2. Pengendalian Internal Atas Pengeluaran Kas Menurut Ahmad, (2015) pengendalian internal atas pengeluaran kas sangat penting. Pengeluaran kas harus memberikan keyakinan yang memadai bahwa pembayaran dilakukan hanya untuk transaksi-transaksi yang telah disetujui dan juga menjamin bahwa kas digunakan secara efisien. Aspek-aspek pengendalian internal atas pengeluaran kas adalah sebagai berikut: 18
1. Perusahaan harus mempunyai sistem dan prosedur perlakuan terhadap transaksi kas untuk menjamin bahwa setiap transaksi terkait penerimaan dan pengeluaran kas diperlakukan dengan cara yang standar atau sama. 2. Setiap pengeluaran dilakukan dengan cek, kecuali untuk pengeluaranpengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui kas kecil (petty cash). 3. Pengeluaran-pengeluaran besar harus disetujui oleh dewan komisaris atau direksi. 4. Karyawan yang menangani cek harus terpisah dengan yang mencatat pengeluaran kas. 5. Auditor internal memeriksa transaksi-transaksi perusahaan apakah sudah sesuai dengan kebijakan manajemen. 6. Adanya dokumen pendukung dan pencatatan seperti kwitansi, faktur pembelian untuk pembayaran, rekening koran (mengenai dana pembayaran dengan cek dan transfer) untuk rekonsiliasi. Prosedur-prosedur dasar yang dapat dipergunakan dalam perusahaan dan sangat bermanfaat untuk mengendalikan pengeluaran kas adalah dengan cara membuat sistem voucher (voucher system), akun kerugian diskon (discount loss) dan kas kecil (petty cash). 19