TINJAUAN TERHADAP TUGAS ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN BADAN KETAHANAN PANGAN PROVINSI SUMATERA UTARA TUGAS AKHIR Disusun Sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh : RISDA LINDA M. HUTAPEA NIM 1005092176 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2013
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena berkat kasih karunia-nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat pada waktunya. Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Pendidikan Diploma 3 Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. Dalam hal ini penulis banyak mendapatkan bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak, baik berupa material, spiritual, maupun informasi lainnya. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin ST, MT., Direktur Politeknik Negeri Medan, 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si, Ketua Jurusan Administrasi Niaga, 3. Edy Syahputra Sitepu, S.E., M.Si, Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga, 4. Safaruddin, S.E., M.Si, Kepala Program Studi Administrasi Bisnis, 5. Rosita, S.E., M.Si, Dosen Pembimbing Utama yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis selama penyusunan Tugas akhir, 6. Drs. Leman Dosen Pembimbing Pendamping yang telah memberikan arahan dalam penyusunan Tugas Akhir, 7. Seluruh Dosen Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan, 8. Ir. Setyo Purwadi, MM Pimpinan Kantor Badan Ketahanan Pangan Medan,
9. Seluruh pegawai dan staff di Badan Ketahanan Pangan Provinsi Sumatera Utara yang telah memberikan bantuan berupa informasiinformasi selama melaksanakan tugas akhir, 10. Teman-teman AB-6G yang telah berjuang hingga saat ini, Secara khusus Penulis mengucapkan terima kasih untuk Orang Tua tercinta: Ayahanda Risthon Hutapea dan Ibunda Damaris br Manik serta adik, kakak, abang, seluruh keluarga yang telah memberikan dukungan hingga saat ini sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir. Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam proses pembuatan Tugas Akhir. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang positif untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini. Semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pembaca. Medan, Agustus 2013 Penulis Risda Linda M. Hutapea NIM 1005092176
Abstrak Administrasi kepegawaian adalah suatu tata cara atau prosedur tentang cara-cara mengorganisasi dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa sehingga mereka masing-masing mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dari kemampuannya, jadi memperoleh efisiensi yang maksimum untuk dirinya sendiri dan golongannya. Cara pengumpulan data tersebut dengan cara observasi dari tempat dimana penulis melakukan praktik kerja lapangan selama satu bulan, pengumpulan data dilakukan bertujuan untuk mengetahui informasi yang dibutuhkan untuk menyusun laporan tugas akhir. Hasil dari pembahasan mengenai tugas-tugas administrasi kepegawaian menurut teori dan observasi yang dilakukan adalah memiliki tugas yang sama dalam mencapai tujuan untuk meningkatkan mutu dan kualitas kerja. Seperti yang diketahui tugas administrasi kepegawaian adalah salah satunya melaksanakan penyusunan program kerja, proses penerimaan tenaga kerja, kepangkatan dan prestasi pegawai, mengawasi dan mengontrol serta mengurus penilaian kepegawaian. Kata kunci : Administrasi, Kepegawaian, Tugas Administrasi Kepegawaian.
Abstract Personnel administration is a procedure or procedures on ways to organize and treat people who work in such a way that they each get maximum results from its capabilities, thus obtaining maximum efficiency for themselves and their group. The data collected by observation of the place where the author conducted fieldwork practice for a month, data collection was aimed to determine the information needed to draft final report. The results of the discussion of personnel administration tasks according to theory and observation is done is have the same task in achieving the goal to improve the quality of the work. As is known duty personnel administration is one of them carrying out the preparation of the work program, the recruitment process, rank and achievements of employees, supervise and control the assessment and care of personnel. Keywords: Administration, Human Resources, Personnel Administration Tasks.
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR KELULUSAN KATA PENGANTAR... i ABSTRAK... iii ABSTRACT... iv DAFTAR ISI... v BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul... 1` 1.2 Rumusan Masalah... 2 1.3 Tujuan Penulisan... 2 1.4 Manfaat Penulisan... 3 1.5 Sistematika Penulisan... 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Administrasi... 5 2.2 Pengertian Kepegawaian... 6 2.3 Pengertian Administrasi Kepegawaian... 6 2.4 Fungsi Administrasi Kepegawaian... 8 2.5 Status dan Sistem Administrasi Kepegawaian... 12 2.6 Peranan Administrasi Kepegawaian... 20 2.7 Tugas-tugas Administrasi Kepegawaian... 21
BAB 3 METODE PENELITIAN 3.1 Cara Pengumpulan Data... 24 3.2 Jenis Sumber Data... 25 3.3 Teknik Analisis Data... 25 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Badan Ketahanan Pangan... 26 4.1.1 Sejarah Singkat... 26 4.1.2 Arti Lambang... 29 4.1.3 Visi, Misi dan Fungsi... 30 4.1.4 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas... 32 4.1.5 Jenis-jenis Kegiatan... 37 4.2 Tinjauan Terhadap Tugas Administrasi Kepegawaian pada BKP Provsu... 41 4.2.1 Analisis dan Evaluasi... 43 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan... 46 5.2 Saran... 47 DAFTAR PUSTAKA... 49 LAMPIRAN
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Belakangan ini mungkin kita semua pernah mendengar kata administrasi kepegawaian dalam kehidupan sehari-hari. Akan tetapi kebanyakan dari kita tidak tahu akan arti dan makna administrasi kepegawaian tersebut sehingga tidak tahu apa tugas dari administrasi kepegawaian itu sendiri. Padahal hal ini sangat penting untuk membantu menjalankan suatu kegiatan atau organisasi dalam dinas pemerintahan dan perusahaan. Tidak seperti administrasi perkantoran, perbekalan, pemasaran atau yang lainnya, administrasi kepegawaian merupakan cabang yang paling penting dalam organisasi dinas pemerintahan dan perusahaan. Sebab objek material administrasi kepegawaian pada hakikatnya adalah manusia yang sekaligus juga objek atau tujuan kegiatan dari organisasi atau perusahaan itu sendiri. Tugas Administrasi kepegawaian ini mencakup banyak hal penting, mulai dari proses penerimaan tenaga kerja, kepangkatan pegawai, mengurus penilaian pegawai, pembinaan kerja, produktivitas kerja, memonitoring pengawasan kerja, pemutusan hubungan kerja sampai dengan yang terakhir pensiun. Karena sangat kompleksnya cakupan dari administrasi kepegawaian ini maka di atas telah disebutkan bahwa tugas administrasi kepegawaian merupakan cabang ilmu administrasi yang paling menentukan bagi kehidupan suatu organisasi.
Peningkatan tugas administrasi kepegawaian dipengaruhi berbagai macam faktor, dalam peningkatan mutu dan kualitas kerja yaitu kebijakan pemerintah yang meliputi aspek kemanusiaan dan aspek kebijakan atau tindakan yang diambil dalam pelaksanaan tugas administrasi kepegawaian. Sehubungan dengan hal tersebut penulis merasa tertarik untuk memilih judul TINJAUAN TERHADAP TUGAS-TUGAS ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA BADAN KETAHANAN PANGAN PROVINSI SUMATERA UTARA. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas maka rumusan masalah yang digunakan penulis pada tugas akhir ini adalah: Apa saja tugas-tugas administrasi kepegawaian pada Badan Ketahanan Pangan Provinsi Sumatera Utara? 1.3 Tujuan Penulisan Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui tugastugas administrasi kepegawaian pada Badan Ketahanan Pangan Provinsi Sumatera Utara. 1.4 Manfaat Penulisan Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini adalah: 1) Mengetahui tugas-tugas administrasi kepegawaian yang dilaksanakan.
2) Untuk menambah wawasan kepada penulis agar mengetahui tugas yang dilaksanakan oleh administrasi kepegawaian. 3) Sebagai sarana penyampaian informasi secara nyata kepada Politeknik Negeri Medan. 1.5 Sistematika Penulisan Berdasarkan pedoman, khususnya untuk Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan, diharuskan untuk mengikuti sistematika dalam penulisan laporan Tugas Akhir sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menguraikan tentang latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan dan sistematika penulisan Tugas Akhir. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi tentang referensi yang digunakan sehubungan dengan penulisan tugas akhir, antara lain pengertian administrasi, pengertian administrasi kepegawaian, tujuan dan fungsi serta tugas-tugas administrasi kepegawaian. BAB 3 METODE PENELITIAN Pada bab ini menjelaskan atau menguraikan bagaimana data-data dan keterangan pada penulisan tugas akhir ini diperoleh serta dirumuskan.
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini berisikan tentang gambaran umum perusahaan, dan tinjauan terhadap tugas-tugas administrasi kepegawaian pada Badan Ketahanan Pangan Provinsi Sumatera Utara. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan tentang simpulan dan saran berdasarkan penelitian dan pembahasan yang telah dijelaskan sebelumnya.