Hal. 1
UTILITY Catatan: Ini adalah POSX Retail, versi khusus tanpa Supplier / Langganan (Anggota) Dengan demikian tidak ada hutang / piutang atau pembayaran Bila Anda memerlukan kontrol hutang / piutang, bisa upgrade ke paket POSX lengkap. Setup Password User Anda dapat men-create User ID dan Password user Identitas: Akses Menu: Nomor: hanya untuk informasi saja. User ID: harus digunakan pada saat login. Setting akses (otoritas) berdasarkan Group ataupun Individual. Bila Anda mempunyai sedikit karyawan, lebih mudah langsung setting otoritas untuk karyawan secara indivudual: mana yang boleh diakses, mana yang tidak boleh. Namun bila Anda memiliki banyak karyawan, lebih mudah kelompokkan ke Group masing2, mis: Admin, Marketing, Teknisi, Pembelian, dsb. Hal. 2
Login: Status: menyatakan user sedang login saat ini Multiple: user ini boleh login di beberapa komputer sekaligus. mis. user X bisa login di komputer A dan komputer B pada saat bersamaan. Bila tidak Multiple, user tsb. harus Exit dulu sebelum bisa login di komputer lain. Nama: Awal, Tengah, Akhir: cukup jelas Password: Sementara: Password sementara Pada saat user login untuk pertama kalinya, program akan meminta mengganti password. Ubah Terakhir: cukup jelas Ganti setiap Hari Bila password mempunyai expire date. Bila password tidak bisa expire, isikan 0 Otoritas: A s/d G A merupakan otoritas tertinggi. Ada beberapa menu yang hanya bisa diakses oleh otoritas A. al: Zap Data, Import Data, Daftar Password User dapat men-create user baru dengan otoritas yang sama atau di bawahnya. Hal. 3
Contoh: Otoritas B dapat men-create User ID dengan otoritas B atau di bawahnya, dst. Otoritas B tidak bisa create / edit / hapus user otoritas A. Dengan demikian Anda dapat memberikan otoritas kepada karyawan sesuai dengan tingkatan masing-masing. mis. Anda memberikan otoritas C pada manager. Manager tsb. tidak bisa men-akses password Anda. Bila manager tsb. sudah tidak bekerja, Anda dapat menghapus user tsb. Daftar Password Administrator: hanya Administrator yang bisa akses ke Daftar Password. Bila Anda adalah owner, pastikan Anda memiliki hak Administrator ini. Hal. 4
Setup Password Password Baru Warning dalam hari Bila password bisa expire, maka hari sebelum expire, program akan memberikan peringatan. Kata Ganti Password? Bila Anda ingin menganti password pada saat login, Anda tinggal tambahkan karakter ini di belakang password. mis. Password: 5678 Bila isi 5678? Program akan meminta ganti password baru. Password No ID Bila dipilih, maka User ID tidak boleh sama dengan Password mis. User ID: 678, Password: 678, tidak akan diijinkan. Panjang Min password = karakter Panjang Max password = karakter Simpan ex-password: Program akan menyimpan ex-password, sehingga tidak bisa digunakan lagi. mis. User ini pernah menggunakan password: lisa077, sekarang ingin menggunakan password tsb. lagi, akan ditolak. Anda dapat setting agar program mengingat seberapa banyak ex-password. Case-Sensitive User ID Case-Sensitive Password Anda dapat memilih apakah User ID dan Password case-sensitive (beda huruf besar / kecil) atau tidak. Hal. 5
Otoritas Menu Anda dapat menentukan user2 tertentu boleh akses ke menu tertentu saja. Menu yang tidak boleh diakses tidak akan muncul pada layar. mis. Anda create satu Group baru untuk GDG (Gudang) Pilih Tidak (X) untuk menu2 yang tidak boleh diakses. Pilih Termasuk, untuk menu2 yang boleh diakses. Hal. 6
Catatan : menu File, Index / Pack Data, Exit, Edit, View harus selalu Termasuk, untuk otoritas apapun Hal. 7
Otoritas jon adalah GDG (Gudang) Hal. 8
Pada saat jon login, tampilan iconnya adalah : Hal. 9
Sebagai perbandingan, tampilan lengkapnya adalah: Anda bisa create tampilan icon yang ber-beda2 untuk setiap user, tergantung otoritas masing2. Catatan: icon Security (Otoritas Menu) pada layar akan selalu ada. Ini untuk antisipasi bila ada kekeliruan setting sehingga Owner tidak bisa akses lagi ke Otoritas Menu. Icon Security tsb. hanya bisa diakses oleh otoritas tertinggi (A). Hal. 10
Anda dapat mencetak Daftar Menu, untuk memudahkan menentukan otoritas. Laporannya ada di Laporan -> Daftar Menu Hal. 11
Setup Sistem Setup Nota Setup Sistem akan dibahas pada satu bab tersendiri Setting ini juga tersedia pada Setup Sistem Setup Nota ini disediakan karena otoritas, ada user yang ingin staff bisa mengubah tampilan faktur tapi tidak boleh akses ke Setup Sistem Setup Touch Screen Anda bisa setting tampilan Touch Screen Layar Touch Screen terdiri atas 13 group dengan masing2 18 menu, sehingga totalnya 234 menu Untuk setting Touch Screen, kami sarankan agar semua item yang popular ditaruh di layar utama, baru layar berikutnya menurut golongan masing2. Anda dapat melihat hasil tampilan dengan tombol Refresh Hal. 12
Backup Master ISX Program akan backup hanya data Master saja. Tidak backup data transaksi Backup Data ISX Program akan backup semua data ISX Backup Semua Data Restore Data Program akan backup semua data yang ada, termasuk ISX dan GLX Program akan restore data Restore ini akan menimpa data asli Data yang ditimpa tidak dapat dicari kembali Pastikan Anda memahami tujuan restore ini sebelum menjalankannya. Untuk restore data yang besar (lebih dari 1GB), proses di ISX sangat cepat. Tapi di background, MySQL masih dalam proses. Karena itu sesudah restore, harap tunggu sekitar ½ jam agar MySQL merampungkan restore ini. Hitung Min Stock Pada Master Stock, Anda bisa mengisikan Min / Max Stock yang diinginkan. Anda juga dapat meminta program mengitung Min / Max Stock tsb. Anda bisa isikan rumusannya di Setup Sistem mis. Dihitung dari rata2 penjualan selama 3 bulan sebelumnya Max Stock = Min Stock + 100 atau : Dihitung dari rata2 penjualan selama 3 bulan sebelumnya Max Stock = Min Stock x 1.50 Hitung Min Stock ini akan menghitung Min Stock sesuai dengan rumusan di Setup Sistem Global: Menghitung untuk Max / Min Stock gabungan (semua lokasi) Store: Menghitung untuk Store Max / Min Stock (satu lokasi saja) Hal. 13
Zap Data Hal. 14
Zap Data untuk menghapus data. Hapus Semua Data: Menghapus seluruh data Hapus Memorized: Menghapus data memorized saja Hapus Transaksi Menghapus data transaksi saja Data master tidak dihapus Hapus Transaksi dan Saldo Awal: Menghapus data transaksi dan saldo awal Data master tidak dihapus Hapus Opname Sementara yang sudah posting Isi Sample Master Data Create sample data Tersedia sample data untuk Toko Komputer dan Restoran Create Sample Faktur Bila ini adalah demo version, maka batasannya adalah 100 faktur. Harap create di bawah 100 Faktur, mis. 95 faktur. Password: sayayakin Lain-lain Hal. 15
Import Data dari IS Windows Bila Anda menggunakan IS Windows dan ingin migrasi data master ke ISX. Sebelum import, program akan validasi data, sebagai contoh: pada IS Windows, Master Golongan, Wilayah, Lokasi, menggunakan Kode dan Nama, maka Nama boleh sama. Namun pada IS MySQL, tidak menggunakan Kode, sehingga Nama tidak boleh sama. Bila ada yang sama, program akan meminta direvisi terlebih dahulu sebelum melanjutkan import. Contoh: Master Wilayah Wilayah Keterangan JAKPUS JAKARTA JAKBAR JAKARTA JAKTIM JAKARTA Master Lokasi Lokasi Keterangan M-BM MATAHARI M-TAM MATAHARI Program akan tampilkan kode yang double agar dikoreksi terlebih dahulu sebelum diimport. Hal. 16
Hasil Import Harap mengecek ulang hasil import, untuk memastikan semua data master telah diimport. Pada contoh: data asli Langganan = 23, yang diimport = 21 data asli Supplier = 13, yang diimport = 12 Kode SSJ tidak bisa diimport karena ada tanda kutip. Sedangkan Kode B\H\I otomatis dikoreksi menjadi BHI Kode yang tidak berhasil diimport harus dikoreksi dan lakukan import ulang. Hal. 17
Transfer Data Anda dapat mentransfer data antar cabang. Kode2 di Master File, harus di-create di satu tempat dan kemudian didistribusikan ke cabang2. Khusus Kode Stock, Supplier, Langganan, Salesman, Lokasi, Mata Uang bisa create masing2 asalkan kodenya sama (Harus versi 10.10V dan ke atas) Untuk Kirim Transaksi, Anda bisa memilih Nota yang belum pernah ditransfer. Dengan demikian Anda tidak perlu mengingat kapan terakhir transfer. Transfer Semua Nota, akan transfer ulang semua nota yang ada, sehingga prosesnya lebih lama. mis. Anda memasang komputer baru dan meminta cabang untuk transfer ulang semua nota yang ada. Hal. 18
Update Data Anda dapat update data Master saja, atau Transaksi saja. Bila Anda menggabungkan data dari beberapa cabang, pastikan setiap cabang mempunyai no.nota yang berbeda, karena program tidak akan memeriksa apakah ada no.nota yang double mis. cabang #1, dengan No.Faktur Penjualan: 11000001, 11000002 cabang #2, dengan No.Faktur Penjualan: 21000001, 21000002 Password: sayayakin Hal. 19
Transfer Pemindahan -> Pembelian Transfer Pemindahan -> Penerimaan Update Nota Untuk pemakaian program Kantor Pusat Cabang Kantor Pusat mengirim barang ke Cabang. Pada Kantor Pusat, ini adalah Pemindahan barang dari lokasi asli ke lokasi Cabang Cabang menerima barang dari Kantor Pusat Agar cabang tidak perlu mengisi ulang, maka Kantor Pusat bisa mengirim Nota Pemindahan yang sudah ada dalam bentuk file. Nota Pemindahan tsb. bisa diupdate sebagai Pembelian ataupun Penerimaan, tergantung dari policy perusahaan. Hal. 20
Kirim ke PDT Terima Opname PDT PDT (Portable Data Terminal) adalah mesin kecil seperti PDA atau handphone, dapat men-scan barcode dan menyimpan data. Umumnya digunakan untuk opname stock. Prosesnya sbb: Program mengirimkan Kode dan Nama Barang ke PDT. Karyawan membawa PDT ini ke lapangan / gudang untuk opname stock. Karyawan akan scan barang dan mengisi qty. Setelah selesai, hasil opname langsung ditransfer ke Opname Stock, tanpa perlu diinput lagi. Dengan demikian proses Opname Stock menjadi lebih mudah dan cepat. Create Perusahaan Baru Bila Anda menggunakan program ini untuk beberapa perusahaan, jalankan proses ini untuk create database perusahaan baru. Program akan create dari data yang ada sekarang. Bila Itemnya sama, lengkapi Master Stocknya terlebih dahulu baru menjalankan proses ini. Bila Anda menginginkan database yang kosong, maka sesudah create dan memilih database, jalankan Zap Data untuk mengosongkan data. Catatan: Nama database tidak boleh mengandung simbol seperti @#$%^& dsb, dan harus diawali dengan huruf. Password: sayayakin Hal. 21
Untuk memilih database yang digunakan, Anda harus memilih di MySQL ODBC. Klik Start -> Control Panel -> Administrative Tools -> Data Sources (ODBC) Pilih System DSN atau User DSN, eisdata dan klik Configure Disini Anda dapat memilih database perusahaan yang ingin dijalankan. Catatan: eisdata adalah database default. Pada saat mengubah database, program ISX harus exit. Hal. 22
Daftar Perusahaan Anda dapat melihat daftar perusahaan. Perusahaan yang sedang aktif akan ditandai dengan * Hal. 23
Catatan: Untuk multi-user, setiap komputer dapat memilih database-nya sendiri. mis. Komputer #1 untuk SumberJaya, komputer #2 untuk SejahteraJaya. Untuk mudah membedakan satu perusahaan dengan lainnya, Anda bisa memasang wallpaper yang berbeda-beda. Setiap perusahaan bisa mempunyai Setup Sistem sendiri. Anda dapat memasang password tambahan untuk masing2 database. Contoh: Hal. 24
Contoh tampilan perusahaan yang berbeda: Hal. 25
Upgrate Database Upgrade database akan dilakukan secara otomatis. Bila Anda lakukan upgrade program, dan karena sesuatu hal database belum diupgrade, jalankan proses ini untuk upgrade ulang. Cek Database Perbaiki Database Data rusak adalah kasus yang sangat langka di MySQL. Pada banyak kasus, cukup jalankan proses ini untuk perbaiki database Tgl.Awal & Akhir Transaksi Menu ini akan menampilkan nota yang pertama dan terakhir. Ini untuk memudahkan Anda melacak bila operator mengisi nota dengan tanggal yang salah. IP Address Menu ini hanya sebagai tambahan fasilitas saja. Hal. 26