LAMPIRAN-LAMPIRAN L1 Metode Pengumpulan Data L2 Proses Tinjauan Pelanggan L3 Form Penawaran Harga L4 Purchase Order L5 Surat Jalan L6 Invoice L7 Faktur Pajak L8 Voucher Penerimaan L9 Rencana Penerimaan Piutang Dagang Mingguan L10 List dan Aging Piutang Perusahaan L11 Daftar Piutang yang dihapuskan dan Internal Office Memo L12 BNI Coorporate ibanking Historical Statements
L2 Lampiran 1 (L1) Metode Pengumpulan Data Dalam proses pengumpulan data pada perusahaan terdapat beberapa metode yang digunakan yaitu metode obervasi langsung ke perusahaan dan metode wawancara. Metode observasi adalah metode yang melakukan pengamatan secara langsung kegiatan prosedur yang dilakukan oleh perusahaan, sedangkan metode wawancara adalah metode yang dilakukan dengan cara mengajukan beberapa daftar pertanyaan yang harus dijawab oleh pihak-pihak yang terkait dengan pengendalian intern pada proses penjualan kredit dan piutang usaha. Daftar pertanyaan atas pengendalian intern berdasarkan komponen COSO atas proses penjualan kredit dan piutang usaha pada PT. Mitra Sejati Beribu, telah kami lakukan pada tanggal 7 Mei 2012. Berdasarkan daftar pertanyaan tersebut, hasil jawaban yang diperoleh adalah sebagai berikut: No. Daftar Pertanyaan Jawaban yang Diperoleh Nama Penjawab Pertanyaan Lingkungan Pengendalian (Control Environment) 1 Bagaimana hubungan yang terjalin antara para karyawan dengan para atasan di perusahaan? 2 Apakah perusahaan memiliki struktur organisasi yang jelas dan memadai? Para atasan memiliki hubungan yang baik dengan para karyawannya. Perusahaan kerap kali melakukan gathering, pengajian dan berbagai pertemuan untuk mempererat hubungan antara atasan dengan karawan mereka. Perusahaan telah memiliki sturuktur organisasi yang tertullis dan relatif sudah mempunyai pembagian tugas dan tanggung jawab dan cukup. Noviar Direktur Utama Noviar Direktur Utama
L3 3 Apakah terjadi pembagian wewenang dan tanggung jawab yang memadai oleh perusahaan? 4 Apakah setiap aturan pada perusahaan dibuat secara tertulis dan di distribusikan secara merata kepada karyawan? 5 Sejauh mana para karyawan di dorong untuk melakukan pekerjaan secara jujur dan tidak melanggar hukum dan etika? 6 Apakah direktur, komisaris dan anggota manajemen puncak telah memberikan contoh yang baik pada karyawannya terkait dengan integritas dan nilai etika? Pada top level pembagian wewenang dan tanggung jawab sudah berjalan dan dibuat secara tertulis, akan tetapi pada level yang lain seperti pada bagian supervisor kebawah (lower level) pembagian wewenang dan tanggung jawab masih di tangani oleh atasannya. Pada beberapa aturan seperti aturan mengenai #ISPM 15 sudah dibuat secara tertulis, akan tetapi pada aturan yang lainnya yang tidak diatur oleh #ISPM 15 aturan beli dibuat secara tertulis seperti pada prosedur retur penjualan yang dikembalikan oleh pelanggan. Perusahaan selalu berusaha menciptakan lingkungan yang nyaman kepada para karyawan, perusahaan juga selalu mendorong karyawan agar selalu memiliki norma dan selalu mematuhi aturan yang berlaku. Selain dengan cara mengkomunikasikan hal tersebut secara langsung kepada karyawan perusahaan juga secara berkala mengadakan pengajian dan bimbingan rohani dengan tujuan agar para karyawan dapat bekerja secara jujur dan tidak melanggar hukum dan etika. Direktur, komisaris dan anggota manajemen puncak selalu berusaha memberikan contoh yang baik kepada para karyawannya agar tercipta integritas dan nilai etika yang baik diperusahaan secara keseluruhan. Noviar Direktur Utama Noviar Direktur Utama Noviar Direktur Utama Noviar Direktur Utama
L4 7 Apakah gaji dan kompensasi yang diberikan oleh perusahaan telah sesuai dengan jenis pekerjaan dan tanggung jawab yang dibebankan kepada karyawan? Pada beberapa karyawan inti perusahaan telah memberikan kompensasi yang cukup memadai dan sesuai, akan tetapi pada lower level (helper) perusahaan masih memberikan kompensasi berdasarkan UMK (Upah Minimum Kabupaten) yang berlaku. Ade Buntaran Direktur Operasional 8 Apakah karyawan telah puas dengan gaji dan kompensasi yang diberikan oleh perusahaan? Menurut perusahaan: Karena rata-rata masa kerja karyawan sudah diatas 2 tahun maka perusahaan menilai tingkat kepuasan gaji karyawan sudah relatih memadai. Menurut karyawan: Apabila ada perusahaan lain yang menawarkan gaji yang lebih besar karyawan bersedia untuk pindah ke perusahaan lain tersebut. Ade Buntaran Direktur Operasional Yusuf Supir (Bagian Pengiriman Barang) 9 Bagaimana proses perekrutan karyawan yang dilakukan perusahaan dan apakah ada pertimbangan dan keahlian khusus yang diperlukan dalam proses perekrutan tersebut? Pada proses perekrutan karyawan di perusahaan untuk bagian inti perusahaan pengrekrutannya dilakukan dengan cara memasang iklan di media massa, akan tetapi pada level supervisor dan helper perusahaan menggunakan jasa perusahaan pengerah tenaga kerja. Untuk pertimbangan khusus seperti pada pada lowongan pekerjaan bagian penjualan perusahaan mengkhususkan orang yang memiliki latar pendidikan minimal S1 lulusan jurusan apapun, dapat menggunakan komputer dan internet dan dapat berbahasa inggris. Sadimin HRD (Personalia)
L5 10 Apakah terdapat kegiatan pelatihan, evaluasi, bimbingan, promosi, dan tindakan perbaikan yang dilakukan perusahaan? 11 Apakah terdapat sanksi kepada karyawan yang melakukan kesalahan? Untuk karyawan produksi sesuai dengan ketentuan #ISPM 15 maka secara berkala akan dilakukan pelatihan terutama terhadap manager mutu dan manager teknik akan tetapi pada bagian lain seperti bagian penjualan, keuangan, dan akuntansi perusahaan belum melakukan pelatihan khusus secara berkala. Untuk evaluasi perusahaan setiap tahun melakukan peninjauan atas gaji, kemampuan karyawan dan aktivitas-aktivitas diperusahaan. Untuk tindakan perbaikan perusahaan memberlakukan reward and punishment kepada karyawan dan melakukan rapat tahunan untuk melakukan perbaikan apabila ada kekurangan yang terjadi pada aktivitas diperusahaan. Terhadap karyawan yang melakukan kesalahan atau pelanggaran terhadap aturan perusahaan yang telah ditetapkan maka perusahaan akan mengeluarkan surat peringatan sesuai dengan tingkat kesalahan yang dilakukan oleh karyawan tersebut. Sadimin HRD (Personalia) Sadimin HRD (Personalia) Penaksiran Resiko (Risk Assessment) 11 Apakah para karyawan Perusahaan pada proses telah ditempatkan sesuai perekrutan karyawannya dengan kemampuan dan berprinsip pada kemampuan keahlian yang karyawan pada bidang yang dimilikinya? dikuasainya. Sadimin HRD (Personalia) 12 Apakah terdapat persaingan antara karyawan di dalam perusahaan? Tentu saja terjadi persaingan antar karyawan timbul karena adanya keinginan untuk mendapatkan reward dari perusahaan terlebih karena secara berkala perusahaan juga melakukan mutasi, promosi dan demosi pada karyawan. Sadimin HRD (Personalia)
L6 13 Bagaimana penaganan atas karyawan baru yang dilakukan oleh perusahaan? 14 Apakah perusahaan telah melakukan pencegahan atas tindakan kecurangan yang mungkin terjadi diperusahaan? 15 Apakah perusahaan telah menggunakan sistem terkomputerisasi khusus dalam menjalankan kegiatannya? Bagimana pengamanannya? 16 Apakah karyawan memahami dengan baik sistem terkomputerisasi tersebut? Pada akhir tahap proses perekrutan karyawan perusahaan melakukan masa percobaan 3 bulan lalu setelah masa percobaan tersebut perusahaan melakukan evaluasi apakah karyawan tersebut memadai untuk ditempatkan diposisi tersebut dan apabila tidak maka perusahaan melakukan pemutusan atau pemberhentian kepada karyawan tersebut. Perusahaan telah melakukan pencegahan dari kecurangan yang mungkin terjadi secara dini dengan membuat peraturanperaturan kepada karyawannya. Perusahaan menggunakan program microsoft office dan selain menggunakan proses tersebut perusahaan juga menggunakan aplikasi MYOB terhadap persediaan barang baku dan akuntansi keuangan perusahaan. Perusahaan juga memfasilitasi aplikasi tersebut dengan menggunakan password Rata-rata karyawan yang menggunakan aplikasi tersebut relatif sudah terlatih dengan baik. Sadimin HRD (Personalia) Ade Buntaran Direktur Operasional Ade Buntaran Direktur Operasional Sadimin HRD (Personalia) Aktivitas Pengendalian (Control Activities) 17 Apakah terdapat fungsi Perusahaan tidak memiliki fungsi kredit didalam kredit khusus, kegiatan kredit pada perusahaan? penjualan dilakukan oleh bagian penjualan. Risnawati Direktur Keuangan dan Admisnistrasi 18 Apakah fungsi penjualan terpisah dengan fungsi kredit? Tidak, fungsi kredit dan fungsi penjualan tidak terpisah karena perusahaan tidak melakukan penyeleksian dalam memberikan piutang. Risnawati Direktur Keuangan dan Admisnistrasi
L7 19 Apakah fungsi akuntansi terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit? 20 Apakah akuntansi terpisah dari fungsi kas? 21 Apakah suatu transaksi dilakukan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi? 22 Apakah penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman? 23 Apakah persetujuan pemberian kredit di otorisasi terlebih dahulu oleh direktur? 24 Apakah pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman? 25 Apakah penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada ditangan direktur? 26 Apakah terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan? Ya, fungsi penjualan dan kredit merupakan bagian dari departemen penjualan sedangkan fungsi akuntansi dibawah departemen administrasi. Ya, walaupun bagian akuntansi dan bagian keuangan terdapat dibawah satu departemen namun fungsi dan wewenangnya dipisahkan berdasarkan struktur organisasi yang ada. Ya, pada transaksi penjualan dilakuakn oleh beberapa departemen seperti departemen penjualan dan departemen administrasi. Ya, penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman. Ya, persetujuan pemberian kredit di otorisasi terlebih dahulu oleh direktur Ya, pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman Ya, walaupun pada perusahaan penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada ditangan manajer penjualan, tetapi proses otorisasinya tetap berada ditangan direktur. Tidak, perusahaan tidak memiliki fungsi penagihan yang khusus dikarenakan tugas untuk melakukan penaghihan berada ditangan bagian keuangan. Risnawati Direktur Keuangan dan Admisnistrasi Risnawati Direktur Keuangan dan Admisnistrasi Risnawati Direktur Keuangan dan Admisnistrasi Risnawati Direktur Keuangan dan Admisnistrasi
L8 27 Apakah pencatatan kedalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumendokumen pendukung yang lengkap? 28 Apakah pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu? 29 Apakah perusahaan melakukan seleksi dalam pemberian kredit? 30 Apakah perusahaan memiliki kredit limit? 31 Apakah karyawan pernah salah dalam melakukan pencatatan pesanan pelanggan? 32 Apakah perusahaan memberikan persyaratan kredit yang jelas dan memadai kepada pelanggan? 33 Apakah sebelum dikirim barang selalu diperiksa terlebih dahulu? 34 Apakah pelanggan pernah salah menerima barang pesanan? Ya, setiap pencatatan oleh bagian akuntansi harus melampirkan PO, surat jalan, invoice, dan faktur pajak. Ya, pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh bagian akuntansi. Tidak ada, perusahaan tidak memiliki seleksi khusus untuk pelanggan yang ingin melakukan pembelian secara kredit dengan perusahaan. Tidak, perusahaan tidak memiliki kredit limit dikarenakan perusahaan mengejar omzet dan keuntungan untuk perusahaannya. Ya, karyawan pernah salah dalam melakukan pencatatan pesanan pelanggan. Ya, semua syarat pengiriman dan pembayaran tekah tercantum dalam PO. Ya, perusahaan memiliki petugas quality control yang sesuai dengan standard #ISPM 15. Ya, tetapi bukan dikarenakan pesanan yang salah tetapi karena mutu yang diterima tidak sesuai dengan harapan mereka.
L9 35 Apakah terdapat retur penjualan pada kegiatan penjualan perusahaan? 36 Bagaimana cara perusahaan menagih piutangnya? 37 Apakah pelanggan selalu membayar piutang secara tepat waktu? 38 Apa yang dilakukan oleh perusahaan apabila pelanggan tidak membayar tepat pada waktunya? 39 Apa yang perusahaan lakukan apabila terjadi piutang tidak tertagih? Ya, retur penjualan terjadi karena adanya klaim mutu terhadap produk yang dikirim oleh perusahaan, namun untuk aturan ini perusahaan belum membuat aturannya secara tertulis Perusahaan melakukan penagihan terhadap piutang yang telah jatuh tempo yang terdapat pada list piutang yang dikeluarkan setiap awal bulan. Penagihan dilakukan oleh bagian keuangan dengan cara menelpon pelanggan apabila tidak digubris maka perusahaan akan mengirimkan surat secara tertulis baik melalui email dan fax dan apabila masih tidak digubris juga maka bagian penjualan dan keuangan akan mendatangi pelanggan tersebut. Ada yang tidak dan ada yang iya, pada perusahaan multinasional mereka telah melakukan penjadwalan pembayaran pada tanggal-tanggal tertentu sedangkan pada perusahaan yang masih sederhana masih sering melakukan pembayaran yang terlambat. Perusahaan melakukan penyetopan pengiriman barang terhadap pesanan yang masih ada. Perusahaan melakukan upaya penagihan dengan cara mendatangi perusahaan tersebut tetapi apabila upaya tersebut terus tidak berhasil maka perusahaan akan melakukan penghapusan langsung terhadap piutang tersebut.
L10 40 Bagaimana cara pembayaran atas piutang usaha perusahaan dilakukan? 41 Apakah terdapat konfirmasi atas pembayaran piutang? 42 Apakah setiap pembayaran piutang yang masuk langsung dicatat oleh perusahaan? 43 Apakah direktur secara rutin memeriksa laporan atas pemasukan dari piutang usaha perusahaan? Perusahaan menerima pembayaran atas piutang dengan cara menerima transfer bank dari pelanggan. Ya, bagian keuangan melakukan komunikasi dengan bagian keuangan pelanggan untuk memastikan kalau kapan piutang akan dibayar dan apabila telah dibayar pelanggan akan melakukan konfirmasi kepada bagian keuangan kalau piutangnya telah dibayar. Ya, setiap pembayaran piutang yang masuk langsung dicatat oleh bagian akuntansi perusahaan. Ya, setiap hari direktur selalu memeriksa laporan atas pemasukan dari piutang usaha perusahaan yang akan digunakan untuk operasioanl perusahaan. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) 44 Apakah perusahaan Ya, perusahaan memiliki laporan memiliki laporan keuangan bulanan bahkan keuangan bulanan? perusahaan juga memiliki laporan keuangan harian. 45 Apakah perusahaan Ya, perusahaan melakukan melakukan pencatatan pencatatan umur piutang yang umur piutang? diterbitkan setiap awal bulan oleh bagian keuangan. 46 Apakah setiap aturan dan perintah didalam perusahaan telah dikomunikasikan dengan baik? Ya, setiap dua minggu sekali perusahaan melakukan rapat koordinasi antar departemen didalam perusahaan dengan nggota direksi. Amrizal Wakil Manajemen Amrizal Wakil Manajemen 47 Apakah karyawan boleh menyampaikan aspirasinya kepada para atasannya? Ya, karyawan dapat menyampaikan aspirasinya kepada para atasannya. Amrizal Wakil Manajemen
L11 48 Apakah setiap informasi, dokumen dan catatan yang digunakan oleh perusahaan dapat secara andal mendukung kegiatan penyusunan laporan perusahaan? 49 Apakah ada pemeriksaan secara rutin atas laporan keuangan peruasahaan? 50 Apakah perusahaan memilih auditor internal dan eksternal? 51 Apakah setiap bagian yang saling berhubungan melakukan review atas hasil pekerjaan bagian lain? 52 Apakah atasan berperan aktif atas setiap kegiatan yang dilakukan perusahaan? Ya, setiap informasi, dokumen dan catatan yang digunakan oleh perusahaan relatif dapat secara andal mendukung kegiatan penyusunan laporan perusahaan. Pemantauan (Monitoring) Tidak, laporan keuangan perusahaan belum diperiksa oleh kantor akuntan publik. Tidak, saat ini audit dilakukan oleh auditor internal belum menggunakan auditor eksternal. Ya, setiap akhir bulan petugas bagian terkait melakukan rekonsiliasi atas pencatatan yang dilakukan oleh departemen masing-masing. Ya, atasan berperan aktif atas setiap kegiatan yang dilakukan perusahaan. Amrizal Wakil Manajemen Noviar Direktur Utama Noviar Direktur Utama Ade Buntaran Direktur Operasional Noviar Direktur Utama
L12 Lampiran 2 (L2) Proses Tinjauan Pelanggan yang Dilakukan Oleh PT. Mitra Sejati Beribu
L13
L14
L15
Lampiran 3 (L3) L16
Lampiran 4 (L4) L17
Lampiran 5 (L5) L18
Lampiran 6 (L6) L19
Lampiran 7 (L7) L20
Lampiran 8 (L8) L21
Lampiran 9 (L9) L22
Lampiran 10 (L10) L23
Lampiran 11 (L11) L24
L25
Lampiran 12 (L12) L26