REVISI APLIKASI GPP 16 MEI 2008 APLIKASI SATKER DAN KPPN Baca dengan cermat petunjuk Revisi ini sebelum anda melakukan proses Revisi. Sebaiknya anda mengcopy folder c:\dbgaji8\ ke hardisk atau computer lain, untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Ketentuan Revisi : Jika anda belum menggunakan aplikasi GPP 2008 atau akan melakukan sosialisasi ke Satker maka download file-file berikut, file-file ini adalah file installer baru (kosongan). File InstalGPPV2-16-05-2008.exe adalah file installer baru (kosongan) untuk aplikasi satker Jika anda sudah menggunakan aplikasi GPP 2008 SEBELUMNYA maka download file berikut : File AplikasiRevisi-16-05-2008.exe adalah file untuk merevisi-mengupdate aplikasi GPP 2008 baik aplikasi Satker maupun aplikasi KPPN sehingga anda tidak perlu menginput ulang. Revisi Aplikasi Satker dan KPPN 1. Pastikan aplikasi tidak dalam keadaan jalan, esktrak file AplikasiRevisi-16-05-2008.exe ke c:\dbgaji8\ (untuk aplikasi Satker dan KPPN). Jika anda memakainya secara client-server maka lakukan proses revisi ini di masing-masing komputer client juga. 2. Buka Folder c:\dbgaji8 3. klik 2 kali file Revisi-Mei-2008.exe lalu akan muncul form sbb : Revisi Tgl 16 Mei 2008 GPP 2008 Satker & KPPN - 1 -
4. Lihat aplikasi GPP 2008 yang anda gunakan saat ini, perhatikan judul aplikasi anda dan lihat tanggal Revisi yang ada. (Perhatian: setelah membuka aplikasi tersebut segera ditutup kembali sebelum melakukan install revisi). Aplikasi ini akan meng-update aplikasi anda langsung menjadi revisi yang terakhir yaitu revisi tanggal 16 Mei 2008. (lihat gambar dibawah ini). Jika judul aplikasi seperti ini, pilih Aplikasi tanggal 30-11-2007 Jika judul aplikasi seperti ini, pilih Aplikasi tanggal 07-12-2007 Jika judul aplikasi seperti ini, pilih Aplikasi tanggal 26-12-2007 Jika judul aplikasi seperti ini, pilih Aplikasi tanggal 21-01-2007 Jika judul aplikasi seperti ini, pilih Aplikasi tanggal 06-03-2007 2. Tekan tombol Revisi, maka akan muncul pesan bahwa revisi aplikasi telah berhasil, setelah itu tekan tombol OK dan aplikasi siap digunakan Revisi Tgl 16 Mei 2008 GPP 2008 Satker & KPPN - 2 -
Yang baru pada revisi tanggal 16 Mei 2008 Aplikasi Satker 1. Berkenaan dengan launching Aplikasi Belanja Pegawai Direktorat Jenderal Anggaran ( DJA ) yang bertujuan untuk menyusun proyeksi belanja pegawai pada DIPA tahun anggaran berikutnya pada seluruh Kementerian Negara / Lembaga, maka Direktorat Sistem Perbendaharaan berinisiatif membantu Satuan Kerja dalam proses transfer data ke dalam Aplikasi Belanja Pegawai dimaksud, 2. Aplikasi Belanja Pegawai Direktorat Jenderal Anggaran selanjutnya akan di gabungkan ke dalam aplikasi RKA-KL, jadi aplikasi Belanja Pegawai hanya bersifat sementara, 3. Aplikasi Belanja Pegawai DJA membutuhkan elemen data TMT tiap-tiap SK dan Grade khusus bagi Departemen yang menerapkan grade remunerasi, oleh karena itu dalam perekaman perubahan ditambahkan isian jenis SK dan Grade pada tiap jenis perubahan,sebagaimana gambar berikut ini: Ada beberapa skenario yang bisa digunakan untuk melengkapi data ini : 1. Bagi Satker yang belum menggunakan Aplikasi GPP 2008 dan Aplikasi Belanja Pegawai Dianjurkan menggunakan aplikasi GPP 2008 setelah itu satuan kerja dapat melakukan transfer data ke Aplikasi Belanja Pegawai DJA langsung tanpa harus menginput ulang, 2. Bagi Satker yang telah menggunakan Aplikasi GPP 2008 Umtuk membantu mempermudah melengkapi elemen data jenis SK dan Grade ini ditambahkan menu baru yaitu menu, Bantuan Pengisian Jenis SK Revisi Tgl 16 Mei 2008 GPP 2008 Satker & KPPN - 3 -
Penjelasan : Setelah memilih menu ini maka akan tampil form yang berisi tentang jenis-jenis SK yang telah direkam oleh Satker pada menu perubahan. Baris yang berwarna biru adalah SK yang di-default. Pengisian jenis SK caranya adalah dengan memberikan centang pada kolom : 1. CPNS : SK CPNS Revisi Tgl 16 Mei 2008 GPP 2008 Satker & KPPN - 4 -
2. PNS : SK PNS 3. KGB : SK KGB 4. NP : SK Naik Pangkat 5. Jab : SK menduduki Jabatan 6. SPMT CPNS 7. Lain : SK-SK yang lain Khusus untuk no 6 yaitu SPMT CPNS, menurut peraturan Kepala BKN No. 30 Tahun 2007 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Calon Pegawai Negeri Sipil dinyatakan bahwa SPMT CPNS tidak boleh berlaku surut (lebih awal) dari tanggal penetapan SK pengangkatan CPNS. Dalam Pembuatan gaji susulan (gaji pertama) aplikasi dilengkapi dengan validasi untuk melakukan pengecekan kebenaran perekaman SPMT CPNS. Penambahan fitur kode Jenis SK dimaksudkan agar data pegawai pada aplikasi GPP 2008 dapat diexport ke dalam aplikasi belanja pegawai dari Direktorat Jenderal Anggaran (DJA). Dengan demikian apabila saat ini masih terdapat Satker yang hanya merekam SK terakhir saja, maka wajib melengkapi perekaman SK sebagaimana diatur dalam SE Dirjen Perbendaharaan No. SE-95/PB/2007.. Pengisian kolom Grade (2 digit) hanya dilakukan pada Departemen yang menerapkan grade remunerasi dan hanya diisikan pada baris SK yang didefault (berwarna biru). Bagi Departemen yang tidak menerapkan grade remunerasi, kolom grade dikosongkan. Tekan tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan. Setelah melakukan perubahan dengan menambahkan jenis SK dan Grade di atas, tidak perlu dilakukan penyamaan data ulang ke KPPN. Untuk keperluan update data (jenis SK dan grade) di KPPN, satker hanya perlu mencentang semua pegawai pada saat mengirimkan data gaji melalui menu Kirim Gaji ke KPPN. 4. Setelah melengkapi data jenis SK dan grade tersebut, maka data di aplikasi GPP 2008 ini dapat di-eksport ke dalam aplikasi Belanja Pegawai dari DJA, sehingga tidak perlu mengulangi perekaman pada menu pegawai aplikasi belanja pegawai dari DJA: Revisi Tgl 16 Mei 2008 GPP 2008 Satker & KPPN - 5 -
Setelah membuka menu ini maka akan tampil form sbb : Langkah selanjutnya tekan tombol Eksport, maka secara otomatis data pegawai yang telah dilengkapi dengan jenis SK akan terkirim ke dalam Aplikasi Belanja Pegawai dari DJA. Revisi Tgl 16 Mei 2008 GPP 2008 Satker & KPPN - 6 -
Catatan: Sebelum melakukan export data ke aplikasi belanja pegawai dari DJA, pastikan aplikasi belanja pegawai dari DJA tersebut sudah diinstall terlebih dahulu ke dalam komputer yang sama dengan folder C:\AplDJA\Belpeg\. (Petunjuk instalasi dapat dibaca pada panduan aplikasi belanja pegawai dari DJA). Jika aplikasi ini dibuka maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini. Buka aplikasi ini dengan menggunakan User dan Password super. Revisi Tgl 16 Mei 2008 GPP 2008 Satker & KPPN - 7 -
Buka aplikasi Belanja Pegawai, masuk menu Data > RUH Data pegawai, lalu masukkan kode satker atau tekan tombol ( ) untuk menampilkan bantuan pencarian kode satker dan pilih kode Satker yang dikehendaki, maka data pegawai yang telah diekspor melalui aplikasi GPP2008 Satker akan muncul pada layar sebagaimana tampilan berikut ini: Isian gaji pokok, Tunjangan Struktural dan Fungsional untuk sementara belum terisi. Untuk menampilkan isian gaji pokok dan tunjangan struktural/fungsional, klik ubah selanjutnya tekan enter sampai pada baris jabatan fungsional, dan tekan Simpan. Proses ini dilakukan hanya untuk memastikan apakah isian pada gaji pokok dan tunjangan struktural/fungsional telah sesuai atau tidak dan jika kosong tidak berpengaruh pada database yang diminta oleh DJA. Tambahan lain pada Aplikasi Satker 1. Pemindahan referensi tunjangan Bahaya Radiasi dari induk kode 093 menjadi 307. Pemindahan kode tunjangan bahaya radiasi ke dalam kelompok tunjangan fungsional lain ini merujuk kepada Surat Dirjen Perbendaharaan S-6053/PB/2006 tentang Penjelasan atas Peraturan Dirjen Perbendaharaan No Per26/PB/2006 tentang tata cara pembayaran Tunjangan Umum bagi PNS, Anggota Kepolisian Negara RI dan Anggota TNI.. Dalam surat tersebut menyatakan bahwa tunjangan Bahaya Radiasi tergolong dalam Tunjangan Kompensasi Kerja, berarti pegawai yang mendapatkan tunjangan ini berhak juga mendapatkan tunjangan umum. Revisi Tgl 16 Mei 2008 GPP 2008 Satker & KPPN - 8 -
Referensi Tunjangan Aplikasi tgl 6 Maret 2008 Referensi Tunjangan Aplikasi tgl 9 Mei 2008 Aplikasi Revisi Mei ini juga langsung merubah secara otomatis data yang ada di dalam database Satker dan KPPN yang tadinya memasukkan kode tunjangan 093 langsung diubah ke dalam 307 pada data pegawai dan perubahan, dan juga merubah mendapatkan tunjangan umum. Pemakai dapat mengeceknya dengan melihat menu Pegawai > Data Pegawai. Awalnya 09301 diubah menjadi 99999 Awalnya 99999 diubah menjadi 30701 Tadinya 2 (tidak dapat) Menjadi 1 (dapat) 2. Penambahan penandatangan Daftar Perubahan Pegawai. Untuk memilih penandatangan dapat menggunakan tombol Penandatangan. Yang menandatangani daftar perubahan pegawai ini adalah Kuasa Pengguna Anggaran atau Pejabat Pembuat Komitmen. Revisi Tgl 16 Mei 2008 GPP 2008 Satker & KPPN - 9 -
3. Penambahan menu Gaji Susulan Manual pada menu gaji. Gaji susulan manual ini digunakan untuk membuat gaji susulan yang bertingkat. Misal : Terdapat CPNS yang TMT-nya mulai tahun 2007, sedangkan gaji pokok pada tahun 2007 masih menggunakan gaji pokok lama. Terdapat pegawai yang terkena hukuman disiplin dan diberhentikan sejak lama, namun di kemudian hari bebas dan direhabilitasi nama baiknya, dan pegawai tersebut menuntut untuk dibayarkan kembali semua gaji yang telah dihentikan. Revisi Tgl 16 Mei 2008 GPP 2008 Satker & KPPN - 10 -
Tata cara perekaman sama dengan kekurangan gaji manual. 4. Penambahan menu perekaman referensi tunjangan baru seperti tunjangan tenaga kesehatan (094), tunjangan fungsional tenaga kesehatan (095), tunjangan kompensasi kerja persandian (305-306), Tunjangan Mahkamah Pelayaran dll. Jika terdapat satuan kerja yang memiliki tunjangan fungsional yang belum terekam pada aplikasi GPP 2008 agar segera mengirimkan SK-SK dan Peraturan yang mengaturnya ke Nomor Fax : 021-3848736, atau ke e-mail Gajikoe.gmail.com. 5. Bagi Pegawai dipekerjakan, tunjangan fungsional lain (tunjangan kompensasi kerja - kelompok kode 30...) dibayarkan di satker baru (satker tempat bekerja). 6. Perekaman kekurangan gaji manual ditambah dengan tombol pengambilan data gaji bulan lalu (Tombol Ambil Master) seperti halnya kekurangan gaji otomatis, sehingga satker tidak perlu mengisi kotak isian Gaji Pokok, Tunjangan Istri/Suami dst. Langkah-langkahnya sebagai berikut: Tekan tombol Ambil Master untuk menampilkan data gaji yang telah ada pada database. Selanjutnya tempatkan kursor pada data gaji yang dikehendaki, lalu tekan tombol Pilih, maka kotak isian akan terisi Revisi Tgl 16 Mei 2008 GPP 2008 Satker & KPPN - 11 -
secara otomatis. Apabila pemakai menghendaki perubahan pada kotak isian, dapat dilakukan editing pada kotak isian sesuai yang diperlukan. Dengan cara ini pembuatan kekurangan gaji manual dapat dilakukan lebih cepat. 7. Pembuatan slip potongan internal kantor seperti potongan Koperasi, Dharma Wanita dll. telah diperbaiki. Selain itu dapat juga menghasilkan file untuk dikirimkan ke bank dalam bentuk file Excel (*.xls). Pemilihan penggunaan file Excel (*.xls) karena file dengan format ini lebih bersifat universal, dan dapat diterima oleh berbagai jenis database yang dimiliki oleh perbankan. Revisi Tgl 16 Mei 2008 GPP 2008 Satker & KPPN - 12 -
Caranya adalah sebagai berikut : Pilih gaji yang akan dicetak slip, maka akan muncul form sbb : Diisi langsung di tabel Isilah secara langsung jumlah rupiah potongan internal langsung pada tabel. Mengisi satu persatu tentu saja melelahkan jika pegawainya sangat banyak, cara yang paling cepat adalah dengan menggunakan tombol Isi Potongan Sama. Dengan menggunakan fasilitas ini maka dapat menghemat waktu karena dapat me-replace keseluruhan isian potongan. Diisi langsung Isikan rupiah potongan pada kolom jumlah, lalu pilih golongan yang akan diisikan dengan cara mencentang, lalu tekan tombol replace all. Maka semua potongan akan terisi sesuai dengan golongan yang dipilih. Setelah itu tekan tombol Simpan, untuk melakukan penyimpanan Revisi Tgl 16 Mei 2008 GPP 2008 Satker & KPPN - 13 -
Untuk mencetaknya tekan tombol Cetak, maka akan muncul form Cetak Slip. Pilih golongan yang akan dicetak lalu tekan tombol cetak. Pertama-tama akan muncul preview laporan Data Pembayaran Gaji Pegawai ke Bank. Setelah itu file Excel akan terbentuk File akan tersimpan di folder C:\dbgaji8\Bank\ Jika file kita buka file Excel tersebut maka akan tampil kolom-kolom, sbb : Revisi Tgl 16 Mei 2008 GPP 2008 Satker & KPPN - 14 -
8. Perbaikan di no urut pegawai dimana jika ada pegawai baru yang direkam maka akan diberikan no urut terakhir walaupun golongan IV, sedangkan pengurutan pegawai lain tidak terpengaruh. Hal ini dilakukan supaya tidak merusak susunan urutan yang telah di-setting sebelumnya. Dan juga penambahan tombol hapus semua (khusus anak satker yang di-default) pada menu No urut Pegawai. 9. Penambahan tombol hapus semua (khusus anak satker yang di-default) pada menu Status Kawin Awal Tahun. Hal ini ditambahkan untuk menghapus data yang ganda. Revisi Tgl 16 Mei 2008 GPP 2008 Satker & KPPN - 15 -
10. Menu Utilitas > Cek NIP ganda selain mengecek NIP dobel di data pegawai juga mengecek data no urut pegawai yang dobel. Revisi Tgl 16 Mei 2008 GPP 2008 Satker & KPPN - 16 -
Aplikasi KPPN Pada aplikasi KPPN khususnya menu Rekon Gaji ditambahkan tombol Update Semua : Tombol Update Semua digunakan untuk keperluan tertentu, yaitu : Pada saat Satker telah melengkapi data Jenis SK dan Grade yang akan di update ke dalam database KPPN. Terdapat perekaman perubahan selain pada gaji induk, misalnya kekurangan gaji bagi pegawai dengan pangkat pengabdian. Perekaman pangkat terakhir ini dilakukan ketika hendak membuat kekurangan gaji. Tombol ini berfungsi untuk : 1. Mengupdate data pegawai (pegawai, perubahan, hutang dan keluarga) pada Database KPPN dengan catatan satker pada saat melakukan kirim gaji ke KPPN mencentang semua pegawai walau tidak ada perubahan (tidak ada warna merah di tabel rekon gaji). 2. Meng-update data gaji di KPPN. Revisi Tgl 16 Mei 2008 GPP 2008 Satker & KPPN - 17 -