PETUNJUK PENGGUNAAN SITUS MONITORING DATA INTRANET DIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAAN

Transkripsi

1 PETUNJUK PENGGUNAAN SITUS MONITORING DATA INTRANET DIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAAN 2012

2 Daftar Isi Daftar Isi... 2 Pendahuluan... 3 I. Setting Awal... 4 II. Menu Layanan Informasi Ditjen Perbendaharaan... 6 A. Monitoring Data KPPN Monitoring Kiriman Data Proses Pengecekan Awal Data Kiriman KPPN Load Data Validasi Data Tindak Lanjut Hasil Validasi di KPPN B. Monitoring Data GPP C. Monitoring Data Lainnya III. Pengiriman Data Subdit Pengelolaan Basis Data dan Dukungan Teknologi Informasi 2

3 Pendahuluan Pengembangan e-government lingkup Direktorat Jenderal Perbendaharaan merupakan upaya meningkatkan pelayanan publik terhadap kebutuhan peraturan-peraturan tentang perbendaharaan negara dan realisasi penerimaan dan pengeluaran negara (APBN) sehingga informasi dapat diakses secara mudah dan murah oleh komponen masyarakat sehingga akan meningkatkan efisiensi, efektivitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan. Direktorat Jenderal Perbendaharaan saat ini telah mempunyai infrastruktur jaringan komunikasi data yang memungkinkan seluruh unit-unitnya (Kantor Pusat, Kanwil DJPBN, dan KPPN) di seluruh Indonesia terkoneksi satu dengan yang lainnya, akses ke dunia maya/jaringan internet 24 jam serta dimungkinkannya pengembangan jaringan intranet. Intranet merupakan local area network (LAN) yang menggunakan standar komunikasi data dengan mengadopsi fitur-fitur yang terdapat dalam internet atau dapat dikatakan bahwa intranet merupakan internet yang bersifat lokal (hanya dapat diakses oleh user-user internal dalam hal ini unit-unit Ditjen Perbendaharaan). Direktorat Sistem Perbendaharaan merupakan unit dari Direktorat Jenderal Perbendaharaan yang bertanggung jawab terhadap penerimaan data transaksi elektronis yang dikirimkan KPPN seluruh Indonesia, pengadministrasiannya serta pengamanan terhadap data tersebut. Saat ini untuk membantu unit-unit melakukan monitoring terhadap pengiriman data ke Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan, Direktorat Sistem Perbendaharaan telah menyediakan suatu situs atau untuk memudahkan pihakpihak yang berkepentingan (KPPN, Kanwil DJPBN, Sekretariat Ditjen Perbendaharaan, Direktorat Pengelolaan Kas Negara, Direktorat Pelaksanaan Anggaran, Direktorat Akuntansi dan Pelaporan Keuangan, dan pihak lainnya) dalam melakukan monitoring data. Selain fitur monitoring pengiriman data (data GL dan data GPP), situs intra juga menyediakan informasi mengenai validasi data kiriman KPPN dan juga hasil rekonsiliasi data MPN dengan data penerimaan negara yang berasal dari KPPN. Fitur lain yang disediakan adalah Monitoring Realisasi Satker DJPBN yang dikelola oleh Bagian Keuangan Sekretariat Ditjen Perbendaharaan. dan pengecekan NPWP. Informasi yang disediakan pada situs intranet secara umum dimaksudkan untuk membantu pihak-pihak terkait yang memanfaatkan data yang dikelola oleh DSP dan juga sebagai sarana bagi KPPN dan Kanwil DJPBN untuk memastikan bahwa data yang dikirimkan sudah cocok/valid. Petunjuk penggunaan fitur-fitur yang terdapat pada situs intra.djpbn.depkeu.go.id atau intra.perbendaharaan.go.id ini diharapkan membantu pihak-pihak yang berkepentingan dalam memahami informasi yang disajikan situs tersebut. Kritik dan saran untuk pengembangan situs intranet ini sangat diharapkan. Subdit Pengelolaan Basis Data dan Dukungan Teknologi Informasi 3

4 I. Setting Awal Untuk mengakses Intranet Perbendaharaan, komputer perlu dikonfigurasi agar terkoneksi dengan jaringan internal Perbendaharaan. 1. Konfigurasi Jaringan Langkah-langkah konfigurasi jaringan: a. Klik pada Start>Control Panel>Network connections b. Klik Kanan pada Local Area Network dan klik Properties c. Pada Tab General cari Internet Protocol (TCP/IP) dan klik Properties d. Muncul tampilan seperti gambar di bawah ini Gambar 1 Setting awal intranet. e. Klik OK 2. Konfigurasi Web browser Langkah-langkah konfigurasi pada Internet Explorer: a. Klik pada Tools>Internet Options b. Pada Tab Connections cari LAN settings dan klik di sana c. Muncul tampilan seperti gambar di halaman berikut ini Subdit Pengelolaan Basis Data dan Dukungan Teknologi Informasi 4

5 Perhatian: Beri centang pada: Use a proxy server for your LAN (These settings will not apply to dial-up or VPN connections), dan Bypass proxy server for local addresses Gambar 2 Setting proxy untuk mengakses Internet. d. Klik Advanced e. Muncul tampilan seperti gambar berikut ini Perhatian: Isi Address dengan salah satu dari alamat-alamat berikut ini: internetgw1.depkeu.go.id internetgw2.depkeu.go.id internetgw3.depkeu.go.id Port diisi 8080 Perhatian: Ketikkan pada Do not use proxy server for addresses beginning with dengan *.depkeu.go.id;ftp1.perbendaharaan.go.id f. Klik OK>OK>OK Gambar 3 Setting lanjutan untuk proxy. Proxy internetgw1.depkeu.go.id, internetgw2.depkeu.go.id, dan internetgw3.depkeu.go.id dapat diakses dengan menggunakan username dan password Subdit Pengelolaan Basis Data dan Dukungan Teknologi Informasi 5

6 II. Menu Layanan Informasi Ditjen Perbendaharaan Setelah kita lakukan langkah-langkah di atas, baru kita dapat mengakses Intranet Perbendaharaan dengan alamat atau Tampilan yang akan muncul halaman muka dari Intranet Perbendaharaan seperti gambar di bawah ini: Gambar 4 Tampilan awal situs intranet Ditjen Perbendaharaan Subdit Pengelolaan Basis Data dan Dukungan Teknologi Informasi 6

7 Pada halaman muka intranet Ditjen Perbendaharaan terdapat beberapa bagian, yaitu: 1. Pada bagian atas terdapat menu Pelayanan Informasi Manajemen yang terdiri atas informasi mengenai: a. Monitoring Data KPPN b. Monitoring Data GPP c. Monitoring Rekon MPN d. Monitoring Data GPP e. Realisasi Satker DJPBN f. NPWP g. Upload Data 2. Pada bagian tengah kiri terdapat menu pencarian artikel intranet, formulir masuk log, dan link untuk mengunduh daftar petugas penghubung. 3. Pada bagian tengah kanan terdapat pengumuman-pengumuman penting. 4. Pada bagian bawah terdapat informasi-informasi terbaru mengenai aplikasi, peraturan, dan pengumuman-pengumuman lainnya. A. Monitoring Data KPPN Pada menu Monitoring Data KPPN terdapat pilihan submenu-submenu sebagai berikut: 1. Kiriman Data per-kppn 2. Kiriman Data per-kanwil 3. Kiriman Data Seluruh KPPN 4. Validasi per-kanwil 5. Validasi seluruh KPPN 1. Monitoring Kiriman Data Sebagaimana tahun-tahun sebelumnya, monitoring kiriman data tersedia dalam tiga pilihan, yakni monitoring per KPPN, per Kanwil, dan seluruh KPPN. Untuk menampilkan monitoring kiriman data, pilihan tiga submenu pertama dari menu Monitoring Data KPPN. Pilihan submenu Kiriman Data per-kppn menampilkan monitoring seperti gambar berikut ini: Gambar 5 Monitoring kiriman data KPPN Subdit Pengelolaan Basis Data dan Dukungan Teknologi Informasi 7

8 Pada kolom keterangan terdapat beberapa koreksi data dengan indikator warna antara lain: Warna putih menandakan bahwa data belum diterima. Warna coklat menandakan bahwa telah terjadi perubahan data. Data tersebut perlu dikirim ulang. Mekanisme pengulangan data mengikuti Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor SE- 7/PB/2012. Warna hitam menandakan bahwa data yang diterima tidak standar atau rusak dan tidak bisa diproses. Warna abu-abu menandakan bahwa data sudah diterima tetapi belum dilakukan validasi. Warna kuning menandakan bahwa data gagal di-load. Warna hijau menandakan bahwa data telah selesai di-load. 2. Proses Pengecekan Awal Data Kiriman KPPN Proses pengecekan awal yang dilakukan adalah untuk memastikan bahwa file telah sesuai dengan standar yang telah ditentukan. Adapun proses pengecekan awal memastikan: 1. Data Rusak = Gagal ekstrak atau ukuran file 0 kb 2. Cek Nama File dengan isi datanya a. KPPN b. Tanggal 3. Header dengan detail (Jumlah record) 4. LKP Mingguan tidak kosong Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada diagram berikut ini: Gambar 6 Diagram pengecekan awal data KPPN Subdit Pengelolaan Basis Data dan Dukungan Teknologi Informasi 8

9 Dari diagram di atas kita dapat melihat bahwa tidak semua file kiriman KPPN yang di terima server akan langsung diproses. Hal ini dikarenakan adanya prosedur koreksi dan history pada setiap file yang diterima. Artinya, walaupun KPPN mengirim ulang file yang sama beberapa kali, maka server tidak akan melakukan update data dan secara otomatis file akan dibuang. Begitu juga untuk file-file yang tidak standar (lihat contoh jenis-jenis file tidak standar), server tidak akan memproses file-file yang tidak standar setelah melalui beberapa pengecekan seperti yang dapat dilihat pada diagram di atas. Hal inilah yang ditunjukkan dengan tanda warna hitam pada tampilan monitoring. Apabila semua proses pengecekan awal telah selesai dilewati, maka warna bau-abu pada intra akan muncul. Kemudian sistem akan berlanjut ke proses load dan validasi. Untuk lebih jelasnya dapat melihat diagram di bawah ini. Gambar 7 Diagram pemrosesan data kiriman KPPN 3. Load Data Proses load data berlangsung secara otomatis di server DSP. Data yang di-load adalah data yang sudah melewati proses pengecekan awal (sudah berwarna abu-abu). Terhadap hasil load data, kemudian dilakukan pengecekan secara periodik. Jika jumlah baris data pada database berbeda dengan jumlah baris data pada file kiriman, maka data kiriman tidak masuk ke dalam database. Kondisi tersebut menyebabkan monitoring kiriman data menjadi kuning. Jika jumlah baris sudah sama dan data kiriman masuk ke dalam database, maka warna pada monitoring menjadi hijau. Subdit Pengelolaan Basis Data dan Dukungan Teknologi Informasi 9

10 4. Validasi Data Sebagai konsekuensi dari pelaksanaan Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER- 89/PB/2011 tentang Mekanisme Pengiriman dan Koreksi Data pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara yang kemudian ditindaklanjuti dengan Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor SE-7/PB/2012, monitoring validasi data kiriman KPPN pada intranet DJPBN pada tahun 2012 mengalami perubahan yang signifikan dibandingkan dengan validasi tahun-tahun sebelumnya. Monitoring validasi data terpisah dari monitoring kiriman data. Monitoring kiriman data hanya menampilkan informasi sampai dengan proses data selesai di-load. Sedangkan monitoring validasi data ditampilkan dalam modul tersendiri. Halaman monitoring validasi data KPPN dapat dibuka dengan memilih submenu validasi dari menu Monitoring Data KPPN di halaman intranet Ditjen Perbendaharaan. Pilihan submenu yang tersedia adalah Validasi per-kanwil dan Validasi seluruh KPPN. Untuk jelasnya, perhatikan gambar-gambar berikut ini. Gambar 8 Menu Monitoring Data KPPN yang tampil di halaman awal intranet. Subdit Pengelolaan Basis Data dan Dukungan Teknologi Informasi 10

11 Gambar 9 Tampilan monitoring validasi per-kanwil. Gambar 10 Tampilan monitoring validasi seluruh KPPN. Monitoring validasi menampilkan tabel berjudul Daftar Data yang Perlu Perbaikan. Tabel tersebut terdiri atas 13 kolom. Kolom 1 dan 2 memuat kode dan nama KPPN. Kolom 3 dan 4 memuat hasil validasi dengan kondisi Reject. Kolom 5 sampai dengan 9 memuat hasil validasi dengan kondisi Suspend 1. Kolom 10 sampai dengan 13 memuat hasil validasi dengan kondisi Suspend 2. Ketiga kondisi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Kondisi Reject terjadi apabila kode KPPN, kode akun, atau kode bank/pos tidak sesuai dengan referensi, yang menyebabkan data kiriman ditolak oleh aplikasi SPAN. Validasi akun mencakup semua kode akun di tabel GL untuk field Kdmakmap, Perkkun, Perkkun1, Perksau, Perksau1. Data KPPN yang masih terdapat data dengan kondisi Reject, dalam monitoring ditandai dengan warna merah. 2. Kondisi Suspend 1 terjadi apabila terdapat kode-kode lainnya yang tidak sesuai referensi, yaitu kode satker, kode program, kode output, kode sumber dan cara penarikan (SD-CP), dan kode lokasi. Validasi yang menghasilkan kondisi Suspend 1 merupakan validasi seperti yang telah dilakukan pada tahun-tahun sebelumnya. Data dengan kondisi Suspend 1 ditandai warna merah. Subdit Pengelolaan Basis Data dan Dukungan Teknologi Informasi 11

12 3. Kondisi Suspend 2 merupakan validasi yang sebenarnya dibutuhkan oleh aplikasi SPAN, namun belum didukung oleh sistem, yaitu kode satker yang dipakai untuk transaksi penerimaan pajak, kode program pada SPM-IB, kode output pada SPM-IB, dan kode wilayah pada transaksi pajak. Data dengan kondisi Suspend 2 ditandai warna hijau. Apabila semua kode sudah sesuai dengan referensi, maka data KPPN dinyatakan valid dan pada monitoring ditandai dengan warna biru. Apabila sel dengan warna merah atau hijau diklik, maka akan ditampilkan tabel Daftar Data yang Perlu Perbaikan sesuai dengan elemen validasi yang dinyatakan tidak valid. Lihat contoh pada gambar-gambar berikut ini. Gambar 11 Data yang memerlukan perbaikan pada kode satker. Gambar 12 Data yang memerlukan perbaikan pada kode satker dengan kondisi suspend Tindak Lanjut Hasil Validasi di KPPN Bila terdapat data yang masih dalam kondisi Reject atau Suspend 1, maka KPPN wajib meneliti data tersebut. Apabila memang terjadi kesalahan, KPPN harus segera melakukan koreksi data dengan berpedoman pada PER-89/PB/2011 dan Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor SE-7/PB/2012 sesuai dengan akun yang berlaku. Koreksi data akan tercermin pada pengiriman data pada kesempatan berikutnya, sehingga tidak perlu melakukan posting ulang dan kirim ulang. Posting dan kirim ulang HANYA dilakukan dalam kondisi force majeur. Apabila data tidak valid karena belum Subdit Pengelolaan Basis Data dan Dukungan Teknologi Informasi 12

13 lengkapnya tabel referensi di kantor pusat, maka KPPN agar mengirimkan salinan dokumen sumber (DIPA atau dokumen tertulis lainnya) sebagai bahan untuk menambah referensi di kantor pusat. B. Monitoring Data GPP Validasi atas data GPP dilakukan untuk pengiriman data GPP dari KPPN yang dikirimkan tiap bulan. Tampilan berwarna merah jika file GPP untuk bulan bersangkutan belum diterima. Berikut tampilan pada saat dibuka halaman monitoring data GPP seluruh KPPN. Gambar 13 Tampilan monitoring data GPP. Setelah data warna biru diklik, detail data GPP KPPN yang bersangkutan akan ditampilkan di atas tabel. Gambar 14 Tampilan detail jumlah pegawai dan keluarga monitoring data GPP. Subdit Pengelolaan Basis Data dan Dukungan Teknologi Informasi 13

14 C. Monitoring Data Lainnya Selain menampilkan monitoring data KPPN dan data GPP, situs intranet juga menyediakan monitoring rekon MPN, monitoring realisasi satker Ditjen Perbendaharaan, dan pengecekan data NPWP. Monitoring rekon MPN dimonitor oleh Direktorat PKN (Subdirektorat Penerimaan Negara). Sedangkan monitoring realisasi satker DJPBN dimonitor oleh Sekretariat DJPBN (Bagian Keuangan). Gambar 15 Monitoring rekon MPN harian seluruh KPPN. Gambar 16 Monitoring rekon MPN harian per KPPN. Subdit Pengelolaan Basis Data dan Dukungan Teknologi Informasi 14

15 Gambar 17 Rekap hasil rekon MPN untuk periode tertentu. Gambar 18 Realisasi satker Ditjen Perbendaharaan per Kanwil. Subdit Pengelolaan Basis Data dan Dukungan Teknologi Informasi 15

16 Gambar 19 Realisasi satker Ditjen Perbendaharaan per KPPN dalam satu Kanwil. Gambar 20 Realisasi non-gaji satker Ditjen Perbendaharaan. Subdit Pengelolaan Basis Data dan Dukungan Teknologi Informasi 16

17 Gambar 21 Pengecekan data NPWP pada database e-paypoint. III. Pengiriman Data Pengiriman data KPPN dilakukan dengan cara pengiriman melalui atau dengan cara upload data. Pengiriman melalui dapat dilakukan dengan mengirimkan data ke alamat dan/atau Pengiriman dengan cara upload data dapat dilakukan dengan memilih menu Upload Data pada halaman intranet. Setelah menu diklik, akan terbuka halaman managed FTP ( Selanjutnya, proses upload data dapat dilakukan setelah memasukkan user name dan password pada halaman depan MFTP tersebut. Subdit Pengelolaan Basis Data dan Dukungan Teknologi Informasi 17