BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan Perusahaan Umun Badan Urusan Logistik (Perum BULOG) merupakan lembaga Pemerintah yang menangani masalah pengadaan dan penyaluran pangan. Perum BULOG berkantor pusat di Jakarta, memiliki 26 Divisi Regional (Divre) dan sekitar 90 Sub Divisi Regional ( Sub Divre) serta seribu gudang yang tersebar di seluruh Indonesia. Pada masa order baru, berdasarkan keputusan Presidium Kabinet Ampera, dibentuk Komando Logistik Nasional (Kolognas) yang bertugas mengangani operasional bahan pokok kebutuhan hidup. Namun peranannya tidak berjalan lama karena pada tanggal 10 Mei 1967 dibubarkan dan dibentuk Badan Urusan Logistik (BULOG). Pembentukan ini berdasarkan Keputusan Presidium Kabinet Nomor 114/Kep/1967. Menjelang Repelita I (1 April 1969), struktur organisasi BULOG diubah dengan Keppres RI No. 11/1969 tanggal 22 Januari 1969 disesuaikan dengan misi barunya yang berubah dari penunjang peningkatkan produksi pangan menjadi buffer stockholder dan distribusi untuk golongan anggaran. Kemudian dengan Keppres No. 39/1978 tanggal 5 November 1978. BULOG mempunyai tugas pokok lainnya guna menjaga kestabilan harga, baik bagi produsen maupun konsumen sesuai dengan kebijakan umum Pemerintah. 39
40 Memasuki era reformasi, beberapa lembaga Pemerintah mengalami revitalisasi serta reformasi termasuk BULOG. Melalui Keppres RI No. 45 tahun 1997, tugas pokok BULOG hanya dibatasi untuk komoditi beras dan gula pasir. Tugas ini lebih dikecilkan lagi dengan Keppres RI No.19 tahun 1998 dimana peran BULOG hanya mengelola komiditi beras saja. Mengawali Milenium III, sesuai Keppres No. 29 tahun 2000 tanggal 26 Febuari 2000, Bulog diharapkan lebih mandiri dalam usahannya yang baru dengan fungsi utama manajemen logistik. Kemudian melalui PP no. 7 tahun 2003 tentang Pendirian Perum BULOG maka berubahlah BULOG menjadi Perusahaan Umun Badan Urusan Logistik (Perum BULOG). 3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan Perum BULOG membawahi Divisi Regional (Divre) dan Sub Divre. Berikut ini adalah struktur organisasi pada Perum BULOG (Gambar 3.1), Divre (Gambar 3.2), dan Sub Divre (Gambar 3.3). 3.1.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Dalam melaksanakan kegiatan operasional sesuai ketentuan pemerintah, setiap posisi dan jabatan dalam perum BULOG memiliki tugas dan wewenang masing - masing. Tugas dan wewenang yang ada dalam posisi jabatan pada Perum Bulog adalah : 1. Direktur Utama (Dirut) Wewenang : a. Menetapkan kebijakan perusahaan dalam mengutus perusahaan berdasarkan pedoman kegiatan operasional yang telah ditetapkan Menteri Keuangan.
41 b. Menetapkan struktur organasasi dan tata kerja perusahaan lengkap dengan perincian tugasnya. Tanggung Jawab : a. Memimpin, mengurus, dan mengelola perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan. 2. Direksi Wewenang : a. Menetapkan Rencana Jangka Panjang (RJP) serta Rencana Kerja dan Anggara Perusahaan (RJAP). b. Menetapkan Struktur organisasi dan tata kerja perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan. Tanggung Jawab : a. Mengadakan dan memelihara pembukuan dan administrasi perusahaan. b. Memberikan laporan kepada Direktur Utama (Dirut). 3. Satuan Pengawas Internal (SPI) Wewenang : a. Membantu Dirut dalam melaksanakan pemeriksaan intern keuangan dan operasional perusahaan. b. Menilai pengendalian, pengurusan, dan pelaksanaan keuangan dan operasional perusahaan.
42 Tanggung Jawab : a. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan pengawasan di bidang operasional, pengembangan, keuangan dan Sumber Daya Manusia, serta pengusutan atas penyimpangan dan penyalagunaan. b. Memberikan laporan tentang segala kegiatan kepada Dirut. 4. Sekretariat Perusahaan Wewenang dan Tanggung jawab : a. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan pembinaan hubungan kelembagaan dan corporate governance. b. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan surat menyurat dan dokumen serta pelayanan direksi. c. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan menjalin hubungan internal perusahaan yang meliputi hubungan antar direktur, direksi dengan dewan pengawas antara dengan divisi / pusat / SPI serta hubungan perusahaan dengan lembaga lain. 5. Pusat Pendididkan dan Pelatihan (Pusdiklat) Wewenang dan Tanggung jawab : a. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan penyusunan dan pengembangan program
43 serta penyelenggaraan dan evaluasi serta pemasaran program pendidikan dan latihan. b. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan penyusunan program, kurikulum, silabus, metode, materi, dan pengajar apa serta pengembangan dan pemasaran program pendididkan dan pelatihan. c. Mendidik, mengajar, membimbing atau melatih peserta diklat sesuai dengan bidang tugasnya. 6. Pusat Penelitian dan Pengembangan (Puslitbang) Usaha Wewenang : a. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan penelitian dan pengembangan di bidang usaha dan operasi publik. b. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan pelayanan teknis administrasi dan keuangan kepada semua satuan organisasi di lingkungan Pusatlitbang. c. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan pengelolaan sarana penunjang penelitian dan penyediaan standarisasi mutu komiditi komiditi serta ketatausahaan. Tanggung jawab : a. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan pengelolaan, penyediaan, dan perawatan sarana laboratorium, pengolahan, pergudangan, dan sarana lainnya.
44 b. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan pelayanan teknis administrasi dan keuangan. 7. Divisi Wewenang : a. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinassikan, dan mengendalikan kegiatan pengolahan dan penyajian data dalam rangka penyusunan rencana dan program operasi publik. b. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan pengamatan, analisa perkembangan ekonomi, situasi pangan, produksi, dan harga badan pangan pokok dalam dan luar negeri. c. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan persediaan dan angkutan dan perawatan kualitas serta pengolahan. Tanggung jawab : a. Memberikan laporan di bidang pelayanan publik kepada direksi b. Memantau seluruh kegiatan sub divisi agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan. 8. Divisi Regional (Divre) Wewenang : a. Mengatur dan memonitor kegiatan seluruh Sub Divre yang berada di wilayah kerjannya agar berjalan sesuai dengan fungsi dan tugas Perum BULOG.
45 Tanggung jawab : a. Melaksanakan sebagian tugas pokok dan fungsi Perum BULOG di wilayah kerjanya. b. Melaksanakan kegiatan di bidang pelayanan publik. c. Melakasanakan kegiatan di bidang komersial. d. Melaksanakan kegiatan di bidang administrasi dan keuangan. e. Pengelolaan sumber daya bagi terlaksanakannya tugas Divre secara berdaya guna dan berhasil guna. f. Pelaksanaan pembinaan hubungan kemitraan dengan instansi pemerintah dan badan usaha di wilayah kerjanya. g. Memberikan laporan kepada Pusat. 9. Sub Divisi Regional (Sub Divre) Wewenang a. Mengatur dan memantau kegiatan seluruh Gudang yang berada di wilayah kerjanya agar berjalan sesuai dengan fungsi dan tugas Perum BULOG. Tanggung jawab : a. Melaksanakan sebagian tugas pokok dan fungsi Perum BULOG di wilayah kerjanya. b. Melaksanakan kegiatan di bidang pelayanan publik. c. Melaksanakan kegiatan di bidang komersial. d. Melakasanakan kegiatan di bidang administrasi dan keuangan.
46 e. Pengelolaan sumber daya bagi terlaksananya tugas Sub Divre secara berdaya guna dan berhasil guna. f. Pelaksanaan pembinaan hubungan kemitraan dengan instansi pemerintah dan badan usaha di wilayah kerjanya. g. Memberikan laporan kepada Divre. Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perum BULOG
47 3.2 Visi dan Misi 3.2.1 Visi Perum BULOG Pangan cukup, aman dan terjangkau bagi rakyat. 3.2.2 Misi Perum BULOG Memenuhi kebutuhan pangan pokok rakyat. Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi Regional
48 Gambar 3.3 Stuktur Organisasi Sub Divisi Regional 3.3 Sistem yang berjalan Dalam hal ini ada proses bisnis pada Perum BULOG yaitu distribusi. Proses distribusi tersebut berawal dari pembeli yang memesan gula pada Divre, kemudian akan berakhir pada pembeli mengambil langsung di pabrik gula terdapat pada PTPN. Secara umum pada proses distribusi, Pembeli memesan GKP dengan menyerahkan Surat Permintaan Pembelian GKP, ke Divre. Dimungkinkan pemesan hanya mencantumkan kwantum dan harga untuk PTPN/PT. RNI saja (Order Global) atau sudah mencantumkan kwantum dan harga untuk Pabrik Gula yang diinginkan (Order terinci). Perum BULOG membuat purchased order (PO). Purchased order tersebut adalah surat kerja sama antara mitra kerja dengan Perum BULOG dan pernyataan kesanggupan mitra kerja untuk membayar pemesanan tersebut. Setelah surat PO ditandatangani kemudian Perum BULOG dapat mengeluarkan Surat Perintah
49 Penerbitan DO. Delivery Order (DO) akan diterbitkan oleh PTPN dan mitra kerja dapat mengambil pesanan yang ada di Pabrik Gula (PG). Gambar 3.4 Diagram Aliran Proses Distribusi Proses distribusi dimulai dari pembeli melakukan pesanan ke Divre. Jika pembeli tersebut sudah terdaftar sebagai mitra kerja pada Perum BULOG maka pembeli tersebut tidak perlu untuk membawa surat kepemilikan dan dapat memesan secara langsung pada
50 Divre, kemudian pembeli memilih jenis gula di beberapa PTPN yang ada pada Perum BULOG. Setelah memilih jenis PTPN, maka Perum BULOG akan menerbitkan Surat PO (Purchased Order). Dari Surat PO tersebut diwajibkan pembeli untuk melakukan pembayaran ke rekening PTPN yang dipesan. Setelah melakukan pembayaran, pembeli diwajibkan untuk menyerahkan Bukti Setior (BS) sehingga Perum BULOG dapat menerbitkan Surat Penerbitan DO. Surat DO tersebut di terbitkan oleh PTPN tersebut supaya pembeli dapat mengambil langsung di Pabrik Gula (PG) pada PTPN. Kemudian PTPN akan membuat laporan sehingga Perum BULOG sebagai pusat dapat melihat transaksi yang ada. 3.4 Analisis Wawancara Daftar Pertanyaan 1. Bagaimana Proses penyampaian data distribusi dari PTPN/PT.RNI sampai ke Divre? Jawaban : Hingga sekarang penyampaian informasi dari PTPN/PT.RNI masih menggunakan system computer yang dimana perusahaan tidak bisa memonitoring secara langsung sampai mana proses berlangsung. 2. Adakah masalah dalam yang dihadapi saat proses penyampaian data dari PTPN/PT.RNI sampai ke Divre? Jawaban : Dalam penyampaian data dari informasi dari PTPN/PT.RNI terdapat masalah yang dimana, proses tersebut masih menggunakan manual sehingga data dari produsen hingga ke konsumen yang sebagai mitra kerja haruslah valid.
51 3. Berapa lama waktu dalam proses bisnis dari PTPN/PT.RNI ke divre sampai ke tangan mitra kerja? Jawaban : Waktu yang diperlukan dalam proses bisnis dari PTPN/PT.RNI ke divre memerlukan waktu yang relative lama yang dimana perusahaan harus menunggu konfimai terlebih dahulu dari PTPN sehingga penyampaian informasi sampai ke tangan konsumen. 4. Adakah harapan untuk adanya aplikasi yang mempermudahkan penyampain data dari PTPN ke Divre ataupun sebaliknya? Jawaban : Harapan dari adanya aplikasi yang dibuat, tentu untuk mempercepat proses penyampaian informasi dari produsen sampai ke konsumen yang menghasilkan data yang valid. 5. Aplikasi manakah yang diharapkan untuk mengatasi permasalahan yang terjadi? Jawaban : Aplikasi yang diharapkan suatu system berbasis web yang menggunakan basis data, sehingga perusahaan dapat mmonitoring proses yang terjadi samapai mana dan perusahaan dapat menyimpan, menambah data, ataupun menghapus data bila diperlukan. 6. Bagaimana alur data yang di harapakan sehingga system dapat berjalan dengan baik? Jawaban : Alur yang diarapakan sehingga system berjalan adalah, pertama mitra kerja mendaftar terlebih dahulu sebagai mitra kerja di perum bulog, tetapi tidak bisa mendaftar secara langsung lewat web, harus melalui divre. Kemudian sesudah terdaftar sebagai mitra kerja, divre akan mengirimkan order ke PTPN dan menunggu konfirmasi dari PTPN/PT.RNI. setelah itu mitra kerja diwajibkan untuk mentandatangani Surat PO
52 dan melunasi Pembayaran sehingga divre dapat membuat Surat DO sehingga mitra kerja dapat mengambil gula Kristal putih di Pabrik Gula PTPN/PT.RNI. 3.5 Permasalahan yang di hadapi Permasalahan yang dihadapi oleh Divisi Regional (Divre) pada Perum BULOG dalam hal pelaporan adalah sebagai berikut : a. Proses pelaporan yang sedang berjalan saat ini masih bersifat manual, yaitu dengan melakukan input data ke dalam komputer dengan menggunakan software Microsoft Excel. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan input dan data-data yang ada di dalamnya tidak terintegrasi sehingga memungkinkan terjadinya ambiguitas oleh karyawan. b. Proses pelaporan yang sedang berjalan saat ini masih bersifat manual sehingga karyawan yang membutuhkan data tertentu harus menghubungi pegawai yang bersangkutan untuk mendapatkan data yang diperlukan. Hal ini dapat menurunkan efektivitas dan efisiensi kerja waktu kerja. c. Sulitnya memastikan keabsahan data tersebut apakah masih valid atau tidak karena penggunaan system manual sehingga memungkinkan pegawai tidak melakukan update yang diperlukan. d. Sulitnya akses ke dalam basis data laporan.
53 e. Kurang amannya data yang tersimpan karena kurangnya authentication dan authorization user sehingga memudahkan user yang tidak berkepentingan memanfaatkan data yang ada. f. Sulitnya memantau progress suatu proyek. 3.5 Usulan Pemecahan Masalah Untuk mengatasi masalah-masalah yang terjadi dalam sistem pelaporan Divre pada Perum BULOG perlu untuk melihat laporan laopran yang akurat dari semua Transaksi yang ada, maka penulis mengusulkan beberapa alternatif pemecahan masalah sebagai berikut : a. Merancang sebuah basis data sehingga data yang memadai sehingga keintegrasian data dapat terjaga. b. Merancang aplikasi web untuk memudahkan user mengakses data yang diperlukan. c. Dengan adanya Aplikasi Web diharapkan proses pemesanan ke PTPN dapat lebih cepat di akses dan PTPN dapat melakukan konfirmasi. d. Dengan menggunakan server intranet (private network) dalam sistem diharapkan mampu meningkatkan akses untuk meningkatkan kinerja karyawan. e. Dengan fasilitas login dan proses peng-encrypt-an password diharapkan mampu mengatasi masalah keamanan data. f. User yang berkepentingan dapat memantau progress dari proyek yang sedang berjalan dengan menggunakan aplikasi web tersebut.
54 3.6 System Definition Menentukan ruang lingkup dari aplikasi basis data (database) yang akan dibuat dalam Analisa dan Perancangan Sistem Basis Data Distribusi Produksi Dalam Negeri Berbasis Web Pada PERUM BULOG untuk mengindentifikasi batasan batasan sistem yang ada dan sistem tersebut dapat menghubungkan dengan bagian lain yang tedapat dalam sistem tersebut dapat menghubungkan dengan bagian lain yang terdapat dalam sistem informasi perusahaan meliputi : 1. Perancangan aplikasi yang dapat mengolah dan menampilkan data menjadi sebuah informasi melalui web. 2. Fitur yang dikembangkan pada aplikasi tersebut antara lain dapat menampilkan data, menambah data, menghapus data dan pembuatan laporan bulanan. 3. Login hanya untuk Divre dan PTPN/PT.RNI