Halaman: 1/15 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan kaedah pengurusan latihan staf di UPM. Skop ini merangkumi analisis keperluan latihan, penyediaan takwim latihan, pengendalian latihan, penyertaan latihan, penilaian latihan dan penilaian keberkesanan latihan. Walaubagaimanapun, latihan yang dianjurkan bagi tujuan penjanaan pendapatan atau melibatkan peserta dari luar UPM tidak tertakluk kepada prosedur ini. 3.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan prosedur ini dipatuhi dan dilaksanakan. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen - - - - Tajuk Dokumen Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2012 Program Transformasi Minda Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2005 (Peraturan Mengenai Kadar-Kadar dan Syarat-Syarat Bayaran Saguhati Kepada Pensyarah/Penceramah Dan Fasilitator Sambilan) Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 19 Tahun 2012 (Tatacara Perolehan Perkhidmatan Pengendalian Kursus dan Latihan) - Manual Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam - Garis Panduan Pelaksanaan Continous Professional Development (CPD) Sebagai Kaedah Pengiraan Latihan Baharu Di Universiti Putra Malaysia (Bagi Staf Bukan Akademik) - Panduan Pelaksanaan Program Transformasi Minda - Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Latihan UPM
Halaman: 2/15 - Takwim latihan UPM - Takwim latihan PTJ UPM/PGR/MK SOK/LAT/GP02/PENILAIAN LATIHAN SOK/LAT/GP03/PEMILIHAN PENCERAMAH Manual Kualiti UPM Garis Panduan Penilaian Program dan Penilaian Keberkesanan Latihan Garis Panduan Pemilihan Penceramah 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Calon JKLS JKLU KB KJ KP Latihan Latihan Dalaman Latihan Luaran Pelaksana Penilai Peserta : Staf UPM yang diarahkan/memohon untuk mengikuti latihan : Jawatankuasa Latihan Staf PTJ : Jawatankuasa Latihan Universiti : Ketua Bahagian : Ketua Jabatan : Ketua Pentadbiran : Dekan/Pengarah/Ketua Bahagian : Kursus, Seminar, Konvensyen, Bengkel, Forum, Simposium dan Kolokium : Latihan yang dianjurkan oleh UPM atau mana-mana PTJ di UPM sama ada dilaksanakan di dalam atau di luar kampus : Latihan yang dianjurkan oleh Institusi/Organisasi/Agensi luar selain UPM : PTJ yang bertanggungjawab melaksanakan latihan modul khusus UPM iaitu Pejabat Bendahari, Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, Pusat Pembangunan Akademik, Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi, Taman Pertanian Universiti, Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi), Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset, Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan dan Pusat Jaminan Kualiti : Pegawai yang dikenalpasti untuk menilai keberkesanan latihan staf : Staf UPM yang telah ditawarkan/diarahkan dan diberi kebenaran menghadiri latihan
Halaman: 3/15 Penyelia PLS PT PTJ PTM PTPO SL TPLS(PEL) TPLS(PTJ) UPM WP : Pegawai atasan yang menyelia secara terus tugas staf : Penyelaras Latihan Staf UPM/Ketua, Bahagian Pembangunan Sumber Manusia di Pejabat Pendaftar : Pegawai Tadbir : Pusat : Program Transformasi Minda : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)/Staf yang membantu TPLS dalam urusan pentadbiran latihan : Seksyen Latihan, Pejabat Pendaftar : Timbalan Penyelaras Latihan Staf PTJ Pelaksana : Timbalan Penyelaras Latihan Staf PTJ : Universiti Putra Malaysia : Wakil Pengurusan
Halaman: 4/15 6.0 PROSES TERPERINCI Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan 7.1 Mula 7.1 Mula PLS/TPLS (PEL)/PTPO 7.2 Sediakan takwim latihan staf UPM 7.2 Sediakan takwim latihan staf UPM 7.2.1 Kenalpasti keperluan latihan staf melalui salah satu/mana-mana sumber berikut: (a) Borang Soal Selidik Keperluan Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 01); (b) Minit-minit mesyuarat yang berkaitan; (c) Laporan-laporan yang berkaitan; (d) Brosur/risalah/pengumuman latihan; dan (e) Sumber-sumber lain yang berkaitan Borang Soal Selidik Keperluan Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 01) 7.2.2 Dapatkan pengesahan takwim latihan staf daripada. (a) Jika takwim disahkan, ikut langkah 7.2.3 (b) Jika tidak disahkan, ulang langkah 7.2.1 7.2.3 Hantar takwim latihan staf (modul khusus) ke SL selewat-lewatnya pada pertengahan Disember. 7.2.4 Sahkan takwim latihan staf (modul umum dan khusus) dalam Mesyuarat JKLU selewat-lewatnya pada akhir bulan Januari setiap tahun. (a) Jika disahkan, ikut langkah 7.2.5 (b) Jika tidak disahkan, buat pindaan yang perlu berdasarkan keputusan JKLU 7.2.5 Maklumkan takwim latihan yang telah disahkan kepada staf UPM selewatlewatnya minggu pertama bulan Februari setiap tahun. A Nota : Bagi Pejabat Pendaftar dan Pelaksana Latihan UPM, takwim latihan yang disediakan diterima pakai sebagai takwim latihan PTJ.
Halaman: 5/15 TPLS (PTJ)/ PTPO A 7.3 Sediakan takwim latihan staf PTJ 7.3 Sediakan takwim latihan staf PTJ 7.3.1 Kenalpasti keperluan latihan staf melalui salah satu/mana-mana sumber berikut: (a) Borang Soal Selidik Keperluan Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 01); (b) Minit-minit mesyuarat yang berkaitan; (c) Laporan-laporan yang berkaitan; (d) Brosur/risalah/pengumuman latihan; dan (e) Sumber-sumber lain yang berkaitan Borang Soal Selidik Keperluan Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 01) 7.3.2 Sediakan takwim latihan staf PTJ selewatlewatnya minggu ketiga bulan Februari setiap tahun. 7.3.3 Dapatkan pengesahan takwim latihan staf daripada. (a) Jika takwim disahkan, ikut langkah 7.3.4 (b) Jika tidak disahkan, buat pindaan yang perlu dan ulang langkah 7.3.3 7.3.4 Maklumkan takwim latihan staf yang telah disahkan kepada staf PTJ dan hantar takwim latihan PTJ ke Seksyen Latihan, Pejabat Pendaftar selewat-lewatnya pada minggu keempat bulan Februari setiap tahun. PLS/TPLS (PEL)/TPLS(PTJ)/ PTPO 7.4 Laksanakan Latihan 7.4 Laksanakan Latihan 7.4.1 Kenalpasti latihan yang akan dijalankan serta sediakan persiapan latihan seperti penceramah, tempat, kemudahan, peralatan, katerer dan keperluan-keperluan lain. 7.4.2 Maklumkan tawaran latihan kepada peserta/ptj berkenaan menggunakan kaedah yang bersesuaian seperti surat, memo, e-mel dan sebagainya selewatlewatnya 7 hari sebelum latihan dijalankan. Dapatkan maklumbalas peserta sekiranya perlu. Nota: Bagi latihan yang dirancang secara ad-hoc, maklumkan kepada peserta secepat mungkin sebelum latihan dijalankan. B
Halaman: 6/15 B 7.4.3 Rekod kehadiran latihan staf menggunakan Borang Senarai Kehadiran Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 04) atau kaedah lain yang bersesuaian. 7.4.4 Hadiri latihan. 7.4.5 Edarkan Borang OMR Maklumbalas Penilaian Program/Kursus dan Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 05) mengikut kesesuaian latihan kepada peserta dan dapatkan kembali borang yang telah dilengkapkan sebelum latihan berakhir. Borang Senarai Kehadiran Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 04) Borang OMR Maklumbalas Penilaian Program/Kursus Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 05) 7.4.6 Buat analisis penilaian program latihan: (a) Jika penilaian program (keseluruhan) mendapat skala 4.0 ke atas ikut langkah 7.4.7; (b) Jika penilaian program (keseluruhan) mendapat skala 3.99 dan ke bawah, lengkapkan Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) dan rujuk Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005). Nota : Rujuk Garis Panduan Penilaian Program Dan Penilaian Keberkesanan Latihan (SOK/LAT/GP02/Penilaian Latihan) 7.4.7 Rekod data latihan ke dalam Sistem Pengurusan Latihan selewat-lewatnya 7 hari selepas latihan dijalankan/maklumat latihan diterima. 7.4.8 Sediakan laporan pengendalian latihan selewat-lewatnya 7 hari selepas latihan dijalankan. Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005) Garis Panduan Penilaian Program Dan Penilaian Keberkesanan Latihan (SOK/LAT/GP02/Penilaian Latihan) C
Halaman: 7/15 Calon 7.5 Penyertaan latihan yang dimohon (latihan C dalaman/luaran) 7.5 Penyertaan latihan yang dimohon (latihan dalaman/luaran) Nota 7.5.1 Dapatkan maklumat latihan yang ingin diikuti. 7.5.2 Kemukakan permohonan mengikuti latihan dengan mengisi Borang Permohonan/Kebenaran Untuk Mengikuti Latihan, (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 02) atau kaedah lain yang bersesuaian. 7.5.3 Pertimbangkan permohonan sama ada diluluskan/tidak diluluskan. 7.5.4 Sekiranya permohonan diluluskan, hadiri latihan. 7.5.5 Rekod data latihan dalam Sistem Pengurusan Latihan selewat-lewatnya 7 hari selepas latihan dihadiri/maklumat latihan diterima. Borang Permohonan/Kebenaran Untuk Mengikuti Latihan, (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 02) (i) Bagi PTM, keputusan perlu direkodkan ke dalam Sistem e-ihrams selewat-lewatnya 7 hari selepas mendapat kelulusan Jawatankuasa. (ii) Salinan sijil PTM dan dokumen pengecualian menghadiri PTM perlu disimpan di dalam Fail Peribadi Pegawai. Peserta 7.6 Penyertaan latihan yang 7.6 Penyertaan latihan yang diarahkan (latihan dalaman/luaran) diarahkan 7.6.1 Terima arahan mengikuti latihan. (latihan dalaman/luaran) 7.6.2 Dapatkan kebenaran/kelulusan dengan mengisi Borang Pengesahan Kehadiran Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 03) atau kaedah lain yang bersesuaian. Borang Pengesahan Kehadiran Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 03) 7.6.3 Sekiranya diluluskan, hadiri latihan. D 7.6.4 Rekod data latihan dalam Sistem Pengurusan Latihan selewat-lewatnya 7 hari selepas latihan dijalankan/maklumat latihan diterima.
Halaman: 8/15 PLS/TPLS (PEL)/TPLS(PTJ)/ PTPO PLS/TPLS (PEL)/PTPO D 7.7 Laksanakan Penilaian Keberkesanan Latihan 7.8 Sediakan Laporan Pelaksanaan Latihan 7.7 Laksanakan Penilaian Keberkesanan Latihan Nota 7.7.1 Kenalpasti latihan yang perlu dijalankan penilaian keberkesanan. (i) Rujuk Garis Panduan Penilaian Program dan Penilaian Keberkesanan Latihan, SOK/LAT/GP02/PENILAIAN LATIHAN. (ii) Penilaian Keberkesanan Latihan perlu diselesaikan dalam tempoh 3 bulan selepas tamat latihan. (iii) Penilaian Keberkesanan Latihan menggunakan Sistem Pengurusan Latihan dikecualikan daripada langkah 7.7.2 hingga 7.7.4 7.7.2 Kenalpasti TPLS atau Penilai serta edarkan Borang Penilaian Keberkesanan Latihan, (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 05). 7.7.3 Jalankan penilaian keberkesanan latihan staf berdasarkan kepada objektif program yang dihadiri dan kembalikan borang kepada TPLS(PTJ) selewat-lewatnya 7 hari selepas borang diterima. 7.7.4 Hantar peringatan sekiranya borang tidak dikembalikan dalam masa 14 hari selepas borang diedarkan. 7.7.5 Buat analisis keberkesanan latihan. a) Jika skala penilaian adalah berkesan (3.0 dan ke atas), ikut langkah 7.8; b) Jika skala penilaian adalah tidak berkesan (2.99 dan ke bawah), lengkapkan Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) dan rujuk Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005). 7.8 Sediakan Laporan Pelaksanaan Latihan Sediakan laporan pelaksanaan latihan staf dan laporkan atau bincangkan dalam Mesyuarat Bersama Pelaksana Latihan secara berkala. Garis Panduan Penilaian Program dan Penilaian Keberkesanan Latihan, SOK/LAT/GP02/PENILAIAN LATIHAN Borang Penilaian Keberkesanan Latihan, (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 05) Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005). E
Halaman: 9/15 D PLS/TPLS (PEL)/TPLS(PTJ)/ PTPO 7.9 Pantau Status Latihan Staf 7.10 Tamat 7.9 Pantau Status Latihan Staf Pantau status latihan staf setiap 3 bulan dan ambil tindakan yang sesuai sekiranya staf masih belum memenuhi sasaran keperluan latihan yang ditetapkan oleh universiti. 7.10 TAMAT
Halaman: 10/15 7.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/(Kod PTJ)/500-6/1 Pengurusan Latihan Borang Soal Selidik Keperluan Latihan, SOK/LAT/BR02/LATIHAN 01 Takwim Latihan Staf UPM Laporan Surat /dokumen lain yang berkaitan Petikan/minit mesyuarat berkaitan 2. UPM/(Kod PTJ)/500-6/1/1 Jawatankuasa Latihan Universiti Surat Panggilan Mesyuarat Petikan/Minit Mesyuarat Berkaitan Laporan Berkaitan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ Kuasa Melupus
Halaman: 11/15 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 3. UPM/(Kod PTJ)/100-6/1/136 Mesyuarat Bersama Pelaksana Latihan UPM Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ Kuasa Melupus Surat Panggilan Mesyuarat Petikan/Minit Mesyuarat Berkaitan Laporan/Surat Berkaitan 4. UPM/(Kod PTJ)/100-6/1/137 Mesyuarat Bersama Timbalan Penyelaras Latihan Staf PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ Surat Panggilan Mesyuarat Petikan/Minit Mesyuarat Berkaitan Laporan/Surat Berkaitan
Halaman: 12/15 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 5. UPM/(Kod PTJ)/500-6/2/1 Latihan Anjuran UPM Borang Permohonan/ Kebenaran Untuk Mengikuti Latihan, (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 02) Surat tawaran/ arahan mengikuti latihan Surat Pelantikan Penceramah Borang Pengesahan Menghadiri Latihan, Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (SOK/LAT/BR02/ LATIHAN 05) Surat/memo peringatan/dokumen lain yang berkaitan Senarai kehadiran latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 04) Borang OMR Maklumbalas Penilaian Program/Kursus Laporan pengendalian latihan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ Kuasa Melupus
Halaman: 13/15 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 6. UPM/(Kod PTJ)/500-6/2/2) Latihan Anjuran Agensi Luar Borang Permohonan/ Kebenaran Untuk Mengikuti Latihan, (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 02) Surat tawaran/ arahan mengikuti latihan Borang Pengesahan Menghadiri Latihan Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (SOK/LAT/BR02/ LATIHAN 05) Dokumen-dokumen lain yang berkenaan Mengumpul dan Memfail PT(P/O) Menyelenggara PLS/TPLS(PEL)/ TPLS(PTJ) Tempat dan Tempoh Simpanan SL/PTJ Kuasa Melupus 7. UPM/(Kod PTJ)/500-6/1/2 Brosur Latihan PT(P/O) PLS/TPLS (PEL)/TPLS(PTJ) SL/PTJ Brosur latihan Maklumat latihan Dokumen-dokumen lain yang berkenaan 8. UPM/(Kod PTJ)/500-6/2/3 Latihan Kendiri PT(P/O) PLS/TPLS(PEL)/ TPLS(PTJ) SL/PTJ Maklumat On The Job Training / Pembelajaran Kendiri (SOK/LAT/BRO2/LATIHAN06) 9. UPM/(Kod PTJ)/500-6/2/4 Nota Latihan PT(P/O) PLS/TPLS(PEL)/ TPLS(PTJ) SL/PTJ 5 Tahun 10. UPM/(PENDAFTAR)/500-6/1/3 PT(PO) PT SL/PTJ
Halaman: 14/15 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Panel Pengurusan Program Transformasi Minda Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan 3 Tahun Kuasa Melupus Kertas Edaran Borang Maklumbalas Petikan/Minit Mesyuarat Surat menyurat/dokumen berkaitan 11. UPM/(PENDAFTAR)/500-5/1/7 Program Transformasi Minda Surat tawaran/ arahan mengikuti latihan Borang Pengesahan Menghadiri Latihan Surat/memo peringatan/dokumen lain yang berkaitan Surat Pelantikan Penceramah dan Penilai Jadual Program Senarai kehadiran latihan(sok/lat/br02/latih AN 04) Borang OMR Maklumbalas Penilaian Program/Kursus Borang Penilaian Peserta Laporan pengendalian latihan Sijil Penyertaan 12. UPM/(PENDAFTAR)/500-6/3/1 Latihan Luar Negara Bagi Jangka Pendek PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ 5 Tahun PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ
Halaman: 15/15 Nota : Rekod kualiti yang terdapat dalam SPL tidak perlu dimasukkan dalam fail berkenaan dan boleh dirujuk terus dari sistem. 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan disemak KB Pembangunan Sumber Manusia Dilulus/ Diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 02 01 SOK-LAT: 1/2011 Mesyuarat JKJK UPM kali ke-2 KB Pembangunan Sumber Manusia WP 25/5/2011 02 02 SOK-LAT: 2/2011 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali Ke- 229 KB Pembangunan Sumber Manusia WP 22/08/2011 02 03 SOK-LAT 02/2012 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali Ke- 232 KB, Pembangunan Sumber Manusia WP 05/06/2012 02 04 SOK-LAT 02/2014 Mesyuarat Pengurusan Pendaftar Kali ke -243 KB, Pembangunan Sumber Manusia WP 11/09/2014 02 05 SOK (LAT) 1/2016 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Secara Edaran 17/6/2016 TPKD TWP 1/7/2016