BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada Era modernisasi saat ini pemanfaatan teknologi informasi sudah menjadi suatu tuntutan untuk menciptakan layanan yang berkualitas ataupun dalam mengoptimalisasikan proses bisnis perusahaan, dikarenakan semakin ketatnya persaingan bisnis yang semakin dinamis. Hal tersebut membuat kebanyakan perusahaan telah mengganti sistem kerja manual dengan sistem yang terkomputerisasi agar dapat mendukung kinerja di dalam perusahaan. Penerapan teknologi dalam perusahaan memerlukan perencanaan yang strategis khususnya penerapan teknologi pada manajemen proyek, agar penerapan dapat sesuai dengan tujuan bisnis yang diharapkan oleh perusahaan. Jika penerapan teknologi informasi dalam manajemen proyek tidak sesuai dengan tujuan bisnis yang diinginkan maka akan menimbulkan risiko. Risiko yang timbul akibat dari penerapan teknologi informasi yang salah dalam manajemen proyek akan menyebabkan proses bisnis yang tidak optimal, kerugian finansial, menurunnya reputasi perusahaan, bahkan hancurnya perusahaan. Pada kenyataaannya penerapan manajemen proyek teknologi informasi membutuhkan investasi yang cukup besar, dan seiring dengan teknologi yang terus berkembang dari waktu ke waktu, membuat proses manajemen proyek pun menjadi semakin sulit, karena harus memahami teknologi yang baru. Dengan adanya manajemen risiko proyek yang didukung dengan penggunaan hardware diharapkan dapat membantu perusahaan dalam hal meminimalkan tingkat kerugian yang tidak diinginkan oleh 1
2 perusahaan. Maka dari itu diperlukannya pengelolaan proyek yang baik agar suatu proyek dapat berjalan sukses. PT Mitra Solusi Infokom adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang bergerak di bidang Computer Network dan System Integrator. PT Mitra Solusi Infokom menyediakan solusi teknologi informasi bagi bisnis-bisnis yang menfokuskan dalam menyediakan fitur-fitur maupun layanan yang terbaik bagi komunikasi bisnis yang fleksibel dan efektif bagi para pelanggannya dengan menguntungkan bagi pelanggan melalui fitur-fitur maupun kualitas layanan yang lebih baik, waktu respon yang cepat dan meningkatkan pengalaman pengguna. PT Mitra Solusi Infokom menawarkan proyek-proyek teknologi informasi termasuk menjual fitur-fitur canggih seperti IP telephony, messaging dan contact center, firewall terkelola, dan memonitor jaringan server. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan terus melakukan peningkatan kualitas manajemen sumber daya manusia dan peningkatan kualitas proyek kepada pelanggan. Di mana didukung dengan adanya pemanfaatan teknologi informasi yang dikembangkan perusahaan secara terus menerus. Melalui skripsi ini, penulis akan melakukan pengukuran risiko manajemen proyek teknologi informasi pada PT Mitra Solusi Infokom dengan harapan dapat memberikan masukan dan membawa dampak positif bagi perusahaan. 1.2 Permasalahan Dengan tujuan untuk mempertahankan eksistensi dalam dunia bisnis, PT Mitra Solusi Infokom menggunakan teknologi informasi dalam manajemen proyek di dalam perusahaan. Proyek yang dijalankan perusahaan bergantung dari teknologi
3 yang digunakan. Penggunaan produk teknologi informasi pada manajemen proyek akan mendukung aktivitas perusahaan agar dapat berjalan lebih efisien dan efektif. Dalam manajemen proyek teknologi informasi terdapat risiko risiko yang mungkin terjadi yang berkaitan dengan biaya, waktu dan kualitas proyek, di mana perusahaan harus mampu mengelola risiko manajemen proyek teknologi informasi tersebut. Permasalahan dari penelitian penyusunan skripsi penulis adalah PT Mitra Solusi Infokom belum pernah melakukan pengukuran risiko terhadap manajemen proyek teknologi informasi. Maka dari itu, untuk menunjang manajemen proyek teknologi informasi yang baik dan memadai, penulis melakukan pengukuran risiko terhadap manajemen proyek pada PT Mitra Solusi Infokom, di mana hasil dari pengukuran risiko tersebut diharapkan dapat diketahui tingkat risiko dari manajemen proyek teknologi informasi dalam perusahaan itu. 1.3 Ruang Lingkup Untuk memperjelas penyusunan skripsi ini, maka diperlukan pembatasan ruang lingkup penelitian. Ruang lingkup penelitian antara lain: 1. Penelitian dilakukan pada proyek Jardiknas dan proyek RSJPDHK yang terkait dengan PT Mitra Solusi Infokom. 2. Penelitian dilakukan untuk mengukur probabilitas dan dampak dari hasil identifikasi risiko pada proyek teknologi informasi yang terkait dengan PT Mitra Solusi Infokom.
4 3. Penelitian dilakukan berdasarkan pendekatan PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) untuk mengukur risiko manajemen proyek teknologi informasi yang terkait dengan PT Mitra Solusi Infokom. 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari pembuatan skripsi ini adalah: 1. Melakukan pengukuran risiko terhadap manajemen proyek teknologi informasi yang terkait dengan PT Mitra Solusi Infokom. 2. Mengidentifikasi risiko-risiko terhadap manajemen proyek teknologi informasi yang terkait dengan PT Mitra Solusi Infokom. 3. Memberikan solusi yang terbaik bagi perusahaan untuk mengelola risiko proyek teknologi informasi. Manfaat dari pembuatan skripsi ini adalah: 1. Hasil pengukuran resiko dapat digunakan untuk perusahaan sebagai referensi untuk menyempurnakan manajemen proyek teknologi informasi dan sebagai sarana bagi perusahaan untuk menambah pengetahuan dalam manajemen risiko proyek. 2. Dengan adanya penemuan risiko-risiko yang berkaitan dengan proyek pada PT Mitra Solusi Infokom menjadikan perusahaan dapat mengetahui risiko-risiko apa saja yang mungkin dapat muncul dalam suatu proyek. 3. Memberikan rekomendasi alternatif bagi perusahaan untuk mengantisipasi risiko yang akan muncul pada pengerjaan proyek-proyek di masa yang akan datang.
5 1.5 Metodologi Penelitian Metode yang kami gunakan dalam penyusunan skripsi ini dengan menggunakan pendekatan kualitatif di mana kami melakukan penelitian terhadap salah satu perusahaan swasta yang ada di Indonesia. 1. Metodologi Penelitian (Studi Kasus) Penulis menggunakan metode studi kasus untuk penelitian ini, di mana datanya tidak hanya diperoleh dari kasus yang diteliti, tetapi juga diperoleh dari semua pihak yang mengetahui dan mengenal kasus tersebut dengan baik. Masalah yang berkaitan dengan studi kasus yang dilakukan pada PT Mitra Solusi Infokom, yaitu mengidentifikasi risiko dan menentukan probabilitas dan dampak risiko yang mungkin terjadi pada manajemen proyek teknologi informasi. Di mana penulis melakukan pengukuran risiko manajemen proyek teknologi informasi di perusahaan untuk mengetahui bagaimana manajemen proyek teknologi informasi yang sudah diterapkan oleh perusahaan. 2. Teknik Pengumpulan Data Dalam penyusunan skripsi ini, data data yang diperlukan diperoleh dari metode pengumpulan data, sebagai berikut: a. Penelitian Kepustakaan Penelitian ini dilakukan dengan cara mengumpulkan data-data secara tertulis, baik dari buku literatur, artikel-artikel maupun tulisan-tulisan ilmiah yang terkait dengan masalah yang dibahas guna mendukung dan melengkapi penyusunan skripsi secara tertulis. b. Penelitian Lapangan Ada dua metode dalam melakukan penelitian lapangan, yaitu:
6 i. Wawancara (interview) Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan untuk memperoleh informasi yang diyakini kebenarannya dari sumbersumber yang dianggap kompeten untuk memberikan informasi, dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang terkait. Peneliti melakukan wawancara langsung dengan bagian Project Manager yaitu Bapak Dedi Agus Wibisono dan dibantu oleh bagian Technical yaitu Bapak Hendro untuk memperoleh gambaran secara rinci mengenai siklus manajemen proyek teknologi informasi di perusahaan, serta untuk memperoleh data-data perusahaan yang dibutuhkan selama penyusunan skripsi. ii. Studi Dokumentasi Mengumpulkan dokumentasi yang terkait yang digunakan oleh perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan yang berhubungan dengan masalah yang diteliti guna mendukung data yang telah diperoleh dari hasil wawancara. 3. Teknik Analisis Dalam melakukan pengukuran resiko terhadap manajemen proyek TI pada PT Mitra Solusi Infokom, ada banyak metode yang dapat digunakan untuk melakukan pengukuran risiko manajemen proyek TI. Salah satunya adalah metode PMBOK merupakan standar yang ditetapkan oleh American National Standard, ANSI/PMI 99-001-2004 yang diterbitkan oleh Project Management Institute (PMI). Project Management Body of Knowledge (PMBOK) adalah panduan yang berisikan kumpulan pengetahuan yang diperlukan oleh para profesional dalam manajemen
7 proyek. Tujuan utama dari PMBOK adalah melakukan identifikasi secara bagian per bagian dari pengetahuan atas Badan Pengelola Proyek (Project Management Body of Knowledge) yang secara umum dikenal sebagai praktek terbaik. Maka dari itu, penulis memutuskan untuk menggunakan metode PMBOK untuk mengukur risiko manajemen proyek teknologi informasi pada PT Mitra Solusi Infokom. 1.6 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini dibagi dalam lima bab pembahasan. Masing masing bab meliputi hal-hal yang ada di bawah ini, yakni: Bab 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini akan membahas mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. Bab 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan menguraikan teori teori yang diperoleh dari hasil kepustakaan, buku buku ilmiah, dan karya karya ilmiah yang berkaitan dengan teori-teori pokok dan teori-teori tambahan yang dapat dijadikan sebagai pedoman dalam menyusun skripsi. Bab 3 DESKRIPSI IMPLEMENTASI MANAJEMEN RISIKO Dalam bab ini penulis akan menjelaskan gambaran umum dari perusahaan antara lain, seperti sejarah perusahaan, struktur organisasi secara umum, uraian tugas dan tanggung jawab, visi dan misi perusahaan, prosedur yang sedang berjalan, manajemen proyek, implementasi TI dan kebijakan TI secara umum dalam perusahaan.
8 Bab 4 ANALISIS HASIL PENGUKURAN RISIKO MANAJEMEN PROYEK Dalam bab ini dilakukan pengukuran risiko dengan melakukan proses pengidentifikasian risiko, menentukan probabilitas dan dampak risiko dengan menggunakan matrix analisis kualitatif dan menentukan strategi untuk merespon risiko. Bab 5 S IMPULAN DAN S ARAN Dalam bab ini merupakan penutup yang berisikan simpulan dari keseluruhan isi skripsi yang didasarkan pada hasil penelitian terhadap pengukuran risiko proyek teknologi informasi di perusahaan serta saran saran perbaikan dan hal hal yang perlu dipertahankan yang berguna bagi perusahaan.