Perancangan Sistem Informasi Presensi Guru dan Karyawan di SMA Negeri 3 Banjarmasin Naskah Publikasi diajukan oleh Amil Fikri 07.12.2126 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012 1
2
Presence Information System Design in State High School Teachers and Employees in Banjarmasin Perancangan Sistem Informasi Presensi Guru Dan Karyawan Di Sma Negeri 3 Banjarmasin Amil Fikri Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Science and technology has always had a dynamic development, one of the many results is the development of computer technology. Computer as a tools that have more advantages such as a human speed, accuracy, and efficiency in data processing as compared to manual systems. A data processing system is a much-needed information from the advantages that exist on the computer. In educational institutions always require a system to collect, manage the store, look back and distribute information. One is data processing Ppresence of teachers and employees, such as employee administration, and other. Presence of data processing is one of the functions of civil administration in providing services to the teachers and staff and meet every demand of information, a good manager always presence system can solve problems that occur and can produce fast and accurate information. Keywords: Information, System Administration, Information Systems 3
1. PENDAHULUAN Perkembangan sistem teknologi informasi komputerisasi dewasa ini mengalami pertumbuhan yang cukup pesat, hamper seluruh aspek kehidupan masyarakat tidak terlepas dari ruang lingkup teknologi informasi. Terlihat jelas hampir setiap lembaga kepemerintahan dan non kepemerintahan sudah banyak menggunakan sistem informasi berbasis computer sebagai alat media dimana ke efektifan yang banyak dicari untuk memudahkan suatu pekerjaan. Halnya presensi menggunakan cara manual (tanda tangan) sangatlah rawan bagi lembaga kepemerintahan dan non kepemerintahan. Karena dapat disalah gunakan oleh orang yang tidak bertanggung jawab.. Sangatlah penting dimana teknologi semakin maju sehingga halhal yang tidak diinginkan diatas dapat diatasi dengan adanya presensi menggunakan alat fingerprint. Dengan media sidik jari, kemungkinan dimanipulasi oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab sedikit kecil karena objeknya harus menggunakan sidik jari yang bersangkutan. Masih banyak lembaga kepemerintahan dan non kepemerintahan yang belum menerapkan proses tersebut, sehingga memungkinkan banyaknya kecurangan ataupun kerugian dalam suatu lembaga kepemerintahan dan non kepemerintahan tersebut. Sistem presensi guru dan karyawan di SMA negeri 3 Banjarmasin masih dikerjakan secara manual sehingga perlu adanya perubahan sistem manual menjadi sistem yang terkomputerisasi dengan media sidik jari. Software ini dibuat menggunakan Microsoft SQL Server 2000 untuk database dan Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai tool-nya. 4
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.1.1 Definisi Sistem Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. (Kusrini, 2007). Menurut Richard F Neushi, sistem adalah urutan operasi kerja (tulismenulis), yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu atau lebih departemennya, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi bisnis yang terjadi. 2.1.1.1Karakteristik Sistem Karakter suatu sistem adalah ciri atau sifat yang membedakan suatu sistem dengan sistem yang lain. Karakteristik sistem perlu diketahui dalam memahami dan mengembangkan suatu sistem. Caranya adalah dengan membedakan unsure-unsur dari sistem yang membentuknya. Karakteristik tersebut antara lain: 1. Batasan Sistem (Boundary) Batasan ini member penjelasan tentang unsure atau elemen yang berada di dalam sistem maupun berada di luar sistem. 2. Lingkungan (Environment) Lingkungan merupakan segala hal yang ada di luar sistem, yang mampu memberi pengaruh maupun terkena pengaruh dari sistem. Lingkungan menyediakan kendala, input, asumsi, dan input terhadap suatu sistem. 3. Masukan (Input) Sumber daya yang dapat berupa data, bahan baku, energy, peralatan, yang berasal dari lingkungan yang digunakan dan dimanipulasi oleh suatu sistem. 4. Keluaran (Output) 5
Sumber daya atau produk yang dapat berupa informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer, maupun barang jadi, yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh proses dalam suatu sistem. 5. Komponen (Component) Kegiatan atau proses dari suatu sistem yang merubah input sistem menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini dapat berupa subsistem dari sebuah sistem. 6. Penghubung (Interface) Tempat atau media dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu dan berinteraksi. 7. Penyimpanan (Storage) Penyimpanan merupakan wadah yang digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari data, informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya yang dihasilkan dari proses dalam suatu sistem atau subsistem yang berjalan, maupun dari luar sistem. Storage ini dimanfaatkan oleh komponenkomponen sistem untuk menyangga kinerja sistem secara keseluruhan, karena sumber daya yang diolah oleh sistem berada dalam storage. 8. Tujuan (Goal) Tujuan adalah hal mutlak yang pasti dimiliki oleh sebuah sistem. Sebuah sistem diciptakan karena mempunyai tujuan dan tentunya tujuan anatara sistem datu dengan sistem yang lain akan memiliki perbedaan. 2.1.2 Definisi Informasi Menurut Kusrini (2007, h 7). Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. 6
Berbeda dengan data yang sering disalahartikan sebagai informasi. Data adalah fakta atau kejadian mengenai objek tertentu yang belum memiliki nilai. Data yang telah diolah menjadi informasi akan menjadi bernilai. Ukuran informasi yang bernilai adalah apabila manfaat yang didapatkan dari informasi tersebut lebih besar daripada biaya untuk mendapatkannya. 2.1.2.1Kualitas Informasi Kualitas informasi tergantung dari tiga hal, yaitu seperti yang dijelaskan berikut ini. Informasi yang dihasilkan harus: 1. Akurat Akurat artinya bebas dari kesalahan. Informasi harus akurat, karena dari sumber informasi sampai ke penerima kemungkinan banyak terdapat gangguan yang dapat merubah informasi tersebut. 2. Tepat waktu Informasi yang datang pada penerima tidak boleh datang terlambat, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. 3. Relevan Informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya. Karena relevansi informasi oleh setiap orang berbeda-beda.. 2.1.3 Definisi Sistem Informasi Ladjamudin (2005, h.13) mengemukakan sistem informasi menjadi tiga definisi berbeda, yaitu: 1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri atas komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan, yaitu menyajikan informasi. 7
2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan informasi. 3. Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar sistem tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. 2.1.3.1 Komponen Sistem Informasi Menurut Stair (1992), komponen sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi mempunyai beberapa komponen, yaitu:: 1. Perangkat keras, yaitu perangkat atau benda yang secara fisik dapat dilihat dan dirasa oleh indera manusia, yang merupakan komponen dalam sistem untuk melengkapi kegiatan input data, pemrosesan data, dan keluaran data. 2. Perangkat lunak, program komputer yang mampu berkomunikasi dengan perangkat keras komputer, maupun program yang bekerja untuk melakukan proses pengolahan input sistem. 3. Database, yaitu kumpulan data yang saling berhubungan dan terorganisir, sehingga dapat dimanfaatkan dengan mudah dan cepat. 4. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menjembatani antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersamasama kedalam suatu jaringan kerja yang efektif. 5. Manusia, adalah personil yang terlibat dalam suatu informasi. Terdapat berbagai macam personel yang dibedakan 8
berdasarkan fungsi dan tugasnya, dapat meliputi manajer, analis, programmer, dan operator. Personil dapat berkembang sesuai dengan kebutuhan sistem. 2.2 Sistem Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.2.1 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL server merupakan bahasa pemrograman yang dijalankan di windows untuk membuat suatu rancangan pembuatan database sistem yang nantinya dikoneksikan dengan Microsoft visual basic 6.0, sehingga menghasilkan output program yang diminta oleh user. Microsoft SQL (Structured Query Language) Server 2000 ialah perangkat lunak Relation Database Management System (RDMS) yang handal. Didesain untuk mendukung proses transaksi yang besar. SQL server 2000 dapat dijalankan pada NT4.0 Server atau Microsoft 2000 Server, dan dapat diinstal juga pada personal desktop di Windows 2000 Professional, Windows 98, dan Windows Millenium. 2.2.1.1Fasilitas fasilitas Penting Dalam Microsoft SQL Server 2000 SQL Server 2000 lengkap dengan fasilitas-fasilitas yang mempermudah pengguna menangani database, diantarnya : a) Query Analyzer b) SQL server profiler. c) SQL server manager 2.3.1 Visual Basic 6.0 Visual menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat graphical user interface (GUI), sedangkan Basic merupakan bagian bahasa BASIC 9
(Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dalam hal ini Visual Basic berorientasi pada objek-objek yang dipisah (Object Oriented Programming / OOP). 3. ANALISIS 3.2 Analis Kelemahan Sistem Sistem pelayanan yang dilakukan pada SMK Sanjaya pakem masih menggunakan sistem manual,itu yang membuat beberapa kesalah seperti 1. Kesalahan pada saat memberikan informasi kepada siswa tentang buku 2. Karena pekerjaan yang dilakukan masih manual seperti pencatatan buku, pencatatan anggota,peminjaman buku, pengmbalian buku, sampai pembuatan laporan masih sering terjadi kesalahan. 3. Banyak arsip-arsip yang membutuhkan tempat untuk menyimpan. Untuk mengmbangkan sistem informasi ini diperlukan analisis kelemahan agar bisa memetakan masalah yang ada dan mendapatkan hasil yang maximal. Ada beberapa metode untuk menganalisis sistem, diantaranya adalah metode analisis PIECES (peformance, information, economic, control, eficiency, dan service). Dalam mengidentifikasi masalah ini harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. 1. Analisis Kinerja (performance) Analisis kinerja yang merupakan kelemahan pada sistem yang lama adalah keterlambatan dalam membuat laporan, pengolahan data, tidak ada rekapitulasi dan pencarian data, tidak ada backup data presensi, presensi dapat dimanipulasi. 2. Analisis Informasi (information) 10
Kelemahan di analisis informasi pada sistem lama yaitu: informasi kadang tidak tepat waktu dan kurang akurat seperti jam kedatangan dan kepulangan guru dan karyawan, informasi dicatat dalam dalam selembar kertas. Apabila data presensi ada yang hilang maka informasi yang dihasilkan juga hilang. 3. Analisis Ekonomi (Economic) Sistem informasi data presensi pada system lama kurang ekonomis, karena dari segi biaya penggunaan kertas dan pencatatan data menyebabkan pemborosan biaya. 4. Analisis Kontrol (Control) Control system yang lama kurang baik karena masih mengecek secara manual dan tidak adanya kejelasan siapa dan bagian apa yang bertanggung jawab terhadap dat presensi. 5. Analisis Efisiensi (efficiency) Efisiensi pada sebuah sistem informasi menyangkut hal bagaimana menghasilkan output ataupun informasi sebaik mungkin dengan input yang diberikan, sehingga informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan bagi pihak-pihak yang memerlukan. Selain itu efisiensi sistem seharusnya tidak melakukan pemprosesan secara berlebihan. 6. Analisis Pelayanan (Service) Pada system yang lama data presensi yang harus dilaporkan kepada pihak sekolah, bagian kepegawaian harus mencari daftar pada buku laporan presensi. 11
4. PEMBAHASAN DAN HASIL PENELITIAN 4.1 Perancangan Sistem 4.1.1 Desain Sistem Desain sistem dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu desain sistem secara umum dan desain sistem secara terperinci. Desain sistem umum dimaksudkan untuk memberikan gambaran kepada user secara umum mengenai sistem yang akan dibangun atau dikembangkan. Desain sistem secara umum mengidentifikasi komponen-komponen yang menyusun sistem tersebut. Langkah ini baru dilakukan setelah analisis sistem dilakukan dan hasil analisisnya telah diterima oleh pihak objek penelitian ( pihak SMA Negeri 3 Banjarmasin). Pada tahapan ini komponen yang berkaitan dengan sistem informasi akan dirancang kemudian diajukan kepada user (bukan kepada programmer). Komponen sistem yang didesain adalah model, output, input, teknologi dan kontrol. Sedangkan desain sistem secara terperinci adalah desain sistem yang diajukan kepada programmer (perancangan secara fisik). Pada sistem yang dirancang saat ini proses utama yang terdapat pada sistem presensi ini ada 4 macam yaitu, data jabatan, data golongan,data guru dan karyawan, data presensi. Pada proses input data jabatan menggunakan cara manual yaitu dengan mengunakan keyboard dalam input datanya begitu pula dengan input data golongan. Keempat proses tersebut selanjutnya memiliki laporan yang digabungkan setelah melalui proses input data. Laporan-laporan yang tercetak diantaranya laporan presensi per bulan,data guru,dan laporan presensi per guru. 4.1.2 Flowchart Sistem yang Diusulkan Flowchart adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika,digunakan terutama sebagai alat 12
bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Flowchart sistem yang diusulkan untuk Sekolah Sanjaya Pakem adalah sebagai berikut : Gambar 3.1 Flowchart Sistem Usulan 4.1.3 Data Flow Diagram 4.1.3.1DFD Level 0 Pada DFD ini dijelaskan aliran input dan output proses yang terjadi didalamnya. Terjadi tiga poses yang terlibat didalamnya yang bekerja menginputkan data, memberikan informasi pada petugas, serta menerima laporan dari sistem. 13
Gambar 3.3 Diagram Kontak 4.1.3.2DFD Level 1 Pada DFD Level 1 ini dijelaskan bagaimana proses-proses yang berjalan pada sistem dijelaskan dalam beberapa tahapan. Proses golongan diinputkan oleh petugas untuk mengetahui info dan data-data golongan yang ada,proses input data guru merupakan penggabungan dari input data jabatan, dan data golongan yang semuanya telah terkelompok menurut masing- masing data. 14
Gambar 3.3 DFD Level 1 15
4.1.4 Rancangan Relasi Antar Tabel Gambar 3.9 Rancangan Relasi Antar Tabel 5. PENUTUP Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan : 1. Dengan sistem lama yang digunakan selama ini, dapat dihasilkan menggunakan sistem manual sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Karena di sistem manual yang digunakan dapat terjadi penumpukan-penumpukan data yang akan dibutuhkan. Sehingga penyampaian informasi kepada kepala sekolah jadi terlambat. Misalnya sebagai berikut : Membutuhkan waktu pencarian, pemasukan dan pencatatan data yang cukup lama. Hal ini menyebabkan 16
keterlambatan dalam penyampaian informasi yang dibutuhkan. Dengan pencatatan sistem yang manual, kinerja jadi mengalami kendala. Informasi yang dihasilkan menjadi terlambat, sehingga tidak tepat waktu. Informasi yang dibutuhkan menjadi tidak akurat, karena sering mengalami kesalahan dalam proses pencatatan, pencarian maupun pemasukan data. Dengan menggunkan Sistem Informasi Presensi yang sudah terkomputerisasi ini, diharapkan informasi yang dihasilkan di Sekolah Menengah Atas Negeri 3 Banjarmasin. 2. Lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan pihak sekolah dalam peminjaman buku. Karena dalam sistem terkomputerisasi mempunyai banyak keuntungan sebagai berikut : Menghemat waktu pencarian, pencatatan, dan pemasukan data. Dalam pencatatan data presensi. Misalnya : user tinggal mengetikkan 1 perintah saja, maka data akan langsung didapat. Informasi yang dihasilkan relevan, terbukti dapat meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas dengan baik. Informasi yang dihasilkan akan tepat waktu dan dapat di pertanggung jawabkan. Karena data-data yang dihasilkan akan lebih cepat didapat, dan penyampaian informasi baik berupa data guru, presensi akan menjadi lebih tepat sasaran. 17
Dengan menggunakan sistem ini dapat dihasilkan sebuah informasi yang akurat, yaitu tentang guru yang sudah melakukan presensi dan bisa didapat juga guru yang belum presensi. 18
DAFTAR PUSTAKA Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D.Stalling, Jr. 1981. Fundamentals of system Analysis. New York: John Willey & Sons. Jogiyanto, H.M. 1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi (Pendekatan Struktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis). Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Andi. Pressman, S. Roger. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak, Pendekatan Praktisi. (Buku Satu). Yogyakarta: Penerbit Andi. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi 19