BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI 4.1 Aktivitas Yang Perlu Dilakukan Sebelum usulan perbaikan diajukan ke Manajemen, maka agar dapat lebih mudah dimengerti dan berpeluang besar disetujui maka langkah-langkah sebagai berikut. 1. Merangkum masalah dan usulan perbaikan yang akan diajukan 2. Membuat rincian setiap usulan yang diajukan, yang terdiri dari kegiatan, waktu dan individu yang terlibat dan penanggungjawab. 3. Membuat perkiraan anggaran biaya yang diperlukan untuk merealisasikan setiap usulan 4.1.1. Rangkuman Masalah danusulan Perbaikan Semua masalah dan usulan pada ke 3 aspek yang telah ditinjau pada bab III terlebih dahulu dirangkum dalam tabel 4.1 berikut Tabel. 4.1 Rangkuman Masalah dan Usulan perbaikan Aspek Cost Plan Aspek Fee Aspek SDI Masalah Masalah Masalah Tidak ada database biaya Update Fee belum maksimal Kekurangan pegawai QS Tidak ada kerjasama resmi dengan Pembayaran fee dengan bon supplier untuk update price list sementara Tidak langganan jurnal dan Informasi harga Proses penagihan sulit Tidak ada training Tidak ada fasilitas mengikuti seminar dan pameran Tidak punya software cost plan dan BQ Informasi perubahan manajemen grup tidak tersosialisasi ke divisi QS Komputer masih spek lama (lambat) Usulan perbaikan Usulan perbaikan Usulan perbaikan Pengadaan server komputer untuk database biaya Fee harus diupdate berkala Penambahan pegawai QS Kerjasama perusahaan dengan supplier untuk update price list via email Pembayaran sesuai termin Training : cost plan dan BQ Langganan jurnal, koran dan bulletin harga Pendekatan non teknis untuk mempercepat penagihan Mengikuti seminar dan pameran Pengadaan Softaware khusus costplan & BQ Aware dan sosialisai perubahan manajemen grup agar administrasi penagihan fee lancar 4.1.2. Membuat Rincian Setiap Usulan Yang Diajukan Pengadaan komputer dengan spek terbaru 77
Langkah selanjutnya adalah membuat rincian setiap usulan yang diajukan, yang terdiri dari kegiatan, individu yang terlibat, penanggungjawab dan kepentingan setiap usulan untuk diimplementasikan ditinjau dari sisi periode waktu. Untuk itu dibuat tabel 4.2 Tabel. 4.2. Rincian Kegiatan Implementasi Usulan Perbaikan Usulan perbaikan Aspek Cost Plan Pengadaan IBM server untuk database Rincian Kegiatan Pemilihan dan pembelian server IBM Input data biaya, supplier, dan metode pelaksanaan proyek dan informasi terkait Buat password atau kunci agar akses server hanya yang berkepentingan /Individu terkait, pembelian, IT, QS, PM, Project Accountant Penanggung Jawab Periode 2007 Diatas th.2007 Pembelian dan IT Ditinjau setelah 5 Ditinjau setelah 5 Ditinjau setiap saat khususnya bila terjadi pergantian pegawai Kerjasama perusahaan dengan supplier untuk update price list via email Langganan jurnal, koran dan bulletin harga Pengecekan dan pemeliharaan berkala Undang supplier secara berkala tiap 3 atau 6 bulan untuk presentasi spesifikasi teknis dan harga terbaru Informasikan alamat email untuk update berkala Menghubungi agen buku dan majalah untuk berlangganan Menyiapkan rak untuk tempat buku dan majalah Untuk meringkas tempat, informasi data lama dibuat scan atau digital dan disimpan dalam disk, PM,DM, Arsitek, QSMgr, QS, QS, PM Pembelian, QS Pembelian, QS, QS dan IT, PM dan DM QS Manager Pembelian Pembelian Softaware khusus costplan & BQ Membeli produk jadi atau menyewa pembelian, programer untuk membuat software IT QS Manager QS Manager Ditinjau tiap 1 Training pengoperasian software Ditinjau tiap 1, IT IT dan program komputer Input data costplan dan BQ, QS Lanjutan : Tabel. 4.2. Rincian Kegiatan Implementasi Usulan Perbaikan 78
Usulan perbaikan Aspek Fee Rincian Kegiatan /Individu terkait Penanggung Jawab Periode 2007 Diatas th.2007 Buat update fee dengan sistem komputerisasi,, Project Finance Ditinjau tiap 1 Fee harus diupdate berkala Pengecekan informasi update terhadap dasar fee dari IAI,, Project Finance Ditinjau tiap 1 Pengecekan perubahan faktor inflasi dan faktor lainnya dari BPS,, Project Finance Ditinjau tiap 1 Pembayaran sesuai termin Saat negosiasi fee usahakan dengan prosentase maksimal Menjelaskan secara formal dan informal kepada Klien atas kesulitan dengan cara pembayaran fee dengan bon sementara, Accounting Mgr Usahakan pembayaran dengan nilai sesuai termin yang tertera dalam kontrak, Accounting Mgr Lobby dan pendekatan personal kepada bagian keuangan Klien, Project finance Pendekatan non teknis untuk mempercepat penagihan Pemilihan pegawai khusus penagihan yang ramah, sopan tetapi tegas, HRD HRD Ditinjau setiap saat khususnya bila terjadi pergantian pegawai Mempersiapkan dokumen penagihan yang jelas dan lengkap sejak awal proses Project Finance, Finance Project Aware dan sosialisasi terhadap perubahan manajemen grup (Klien) Lobby dan pendekatan personal kepada Klien khususnya level manger ke atas untuk mencari informasi Sosialisasi informasi tersebut ke divisi QS dan finance project agar dapat disesuaikan dengan adiminstrasi penagihan fee, PM, DM Project Finance,, PM, DM Finance Project Lanjutan : Tabel. 4.2. Rincian Kegiatan Implementasi Usulan Perbaikan 79
Usulan perbaikan Aspek SDM Rincian Kegiatan /Individu terkait Penanggung Jawab Periode 2007 Diatas th.2007 Mencari QS dilingkungan grup GT HRD HRD Ditinjau kebutuhan setiap proyek Bila di grup tidak ada maka buka lowongan di koran atau melalui informasi di lingkungan HRD HRD Ditinjau kebutuhan setiap proyek Penambahan pegawai QS Tentukan klasifikasi,kemampuan dan level QS yang dipersyaratkan, HRD Ditinjau kebutuhan setiap proyek Calon yang lolos pemilihan dan wawancara selanjutnya tes QS Ditinjau kebutuhan setiap proyek Penempatan QS yang diterima Ditinjau kebutuhan setiap proyek Training : cost plan dan BQ Mengikuti seminar dan pameran Membuat program training internal 1 jam setelah jam kerja biasa per 2 kali seminggu selama 3 bulan Mengikuti training diluar kantor Mengikuti pameran material bahan dan alat bangunan, perumahan, industri Pemilihan dan pembelian PC,HRD dan,hrd,qs Mgr,QS,HRD,QS Mgr,QS, pembelian, IT HRD & HRD & HRD & Pembelian dan IT Ditinjau tiap 1 sekali Disesuaikan dengan jadwal training Disesuaikan dengan jadwal pameran Ditinjau setelah 5 Pengadaan komputer dengan spek terbaru Buat password atau kunci agar akses PC hanya yang berkepentingan Ditinjau setiap saat khususnya bila terjadi pergantian pegawai Pengecekan dan pemeliharaan berkala Berdasarkan tabel diatas dapat terlihat dengan jelas kegiatan apa saja yang harus, pihak-pihak yang terkait dalam proses kegiatan tersebut, pihak yang bertanggungjawab dan urgensi implementasi kegiatan tersebut untuk ditinjau pada saat ini 2007 yang sedang berjalan dan keberlangsungannya di yang akan datang. 4.1.3. Membuat Perkiraan Anggaran Biaya 80
Dari semua usulan yang diajukan selanjutnya dibuat perhitungan rencana anggaran biaya (RAB) yang diperlukan sesuai tabel 4.3 berikut. Tabel 4.3. Rencana Anggaran Biaya (RAB) Usulan yang Diajukan Usulan perbaikan Rincian Kegiatan Rencana Uraian Biaya Aspek Cost Plan Pengadaan IBM server untuk database Kerjasama perusahaan dengan supplier untuk update price list via email Total Biaya dalam Rp Frekwensi Pemilihan dan pembelian server IBM 1 unit server merk IBM 10.000.000 / sekali kapasitas kecil pengadaan Input data Buat password atau kunci Pengecekan dan pemeliharaan berkala Penggantian spare part dan inspeksi IT Undang supplier secara berkala tiap 3 atau 6 bulan untuk presentasi spesifikasi teknis dan harga terbaru Informasikan alamat email untuk update berkala Menghubungi agen buku dan majalah untuk berlangganan Langganan jurnal, koran dan Menyiapkan rak untuk tempat buku dan bulletin harga majalah Softaware khusus costplan & BQ Untuk meringkas tempat, informasi data lama dibuat scan atau digital dan disimpan dalam disk Membeli produk jadi atau menyewa programer untuk membuat software Training pengoperasian software dan program komputer Biaya konsumsi meeting Rp.25 Rb /orang -> 3 orang supplier + 6 orang dari. Per bulan maksimal 5 supplier Jurnal terbit tiap 6 bulan sekali dengan harga Rp.100 rb/buku. Majalah swa dan koran -> taksiran per hari 1 unit rak buku rangka baja + shelving plat besi -> Rp.450 rb/unit (perlu 2 unit) Scanner UMAX, CD dan tempat penyimpanan CD Diasumsikan beli produk jadi keluaran windows yaitu WIN Est Pro 1.125.000 / bulan 175.000 / bulan 900.000 / sekali pengadaan 1.200.000 / sekali pengadaan 2.000.000 / sekali pengadaan 3 orang x 500 rb 1.050.000 / training 1 paket program Input data costplan dan BQ 81
Lanjutan : Tabel 4.3. Rencana Anggalan Biaya (RAB) Usulan yang Diajukan Aspek Fee Buat update fee dengan sistem komputerisasi Fee harus Pengecekan informasi update terhadap diupdate berkala dasar fee dari IAI Pengecekan perubahan faktor inflasi dan faktor lainnya dari BPS Pembayaran sesuai termin Pendekatan non teknis untuk mempercepat penagihan Aware dan sosialisasi terhadap perubahan manajemen grup Aspek SDM Akomodasi transport dan beli data -> I orang Akomodasi transport dan beli data -> I orang negosiasi fee Menjelaskan kepada Klien atas kesulitan dengan bon sementara Usahakan pembayaran sesuai termin dalam kontrak Lobby bagian keuangan Klien Pemilihan pegawai khusus penagihan Mempersiapkan dokumen penagihan yang jelas Lobby personal kepada Klien untuk mencari informasi Sosialisasi informasi ke divisi QS dan finance project 50.000 50.000 Penambahan pegawai QS Training : cost plan dan BQ Mengikuti seminar dan pameran Pengadaan komputer dengan spek terbaru Mencari QS dilingkungan grup GT per proyek dengan skala > Rp. 10 M perlu 1 QS Junior dengan gaji awal Rp.2 jt (D3), bila 4 proyek berjalan bersamaan maka perlu 4 QS, tapi diasumsikan berjalan bersamaan 2 proyek, maka diperlukan 2 QS 4.000.000 / bulan Bila di grup tidak ada maka buka lowongan di koran atau melalui informasi di Buka lowongan di koran 1.000.000 / sekali iklan lingkungan Tentukan klasifikasi dan level QS Calon yang lolos selanjutnya tes QS Penempatan QS yang diterima Membuat program training internal 1 jam setelah jam kerja biasa per 2 kali seminggu selama 3 bulan Mengikuti training diluar kantor Mengikuti pameran material bahan dan alat bangunan, perumahan, industri Pemilihan dan pembelian PC Buat password atau kunci agar akses PC hanya yang berkepentingan Konsumsi + transport + upah lembur -> Rp 30 rb /orang untuk (1 jam x 2 x 5 minggu) untuk 3 orang + 1 instruktur Biaya training + konsumsi + transport -> 1 orang (bergilir) Konsumsi + transport -> 1 orang (bergilir) PC processor terbaru Intel centrino dual core + kapasitas 1 GB + Combo DVD writer + OS XP -> 8 jt (untuk 3 orang) Buat password atau kunci agar akses PC hanya yang berkepentingan 1.200.000 Pengecekan dan pemeliharaan berkala 500.000 / bulan (selama 3 bulan) /per orang per training 100.000 /per orang 24.000.000 / sekali pengadaan 82
Dari tabel rencana anggaran biaya tersebut terlihat bahwa tidak semua kegiatan berdasar usulan memerlukan anggaran. Hal yang bersifat kualitatif seperti input data dan pendekatan personal tidak melibatkan kebutuhan biaya tetapi ternyata dampaknya kepada perbaikan kinerja perusahaan cukup besar. Adapun usulan yang berimplikasi biaya paling besar dan sensitif adalah rencana penambahan jumlah tenaga QS, sebab perlu menambah biaya untuk gaji dan tunjangan lainnya, tetapi ini harus dilihat sebagai konsekuensi dari rencana pertumbuhan dengan banyaknya proyek yang akan berjalan sehingga penambahan ini tidak dapat dihindari dan menjadi logis dalam rangka tetap memberikan pelayanan yang baik kepada klien yang pada akhirnya menghasilkan keuntungan bagi perusahaan. 4.2. Hambatan dan Peluang Usulan Diterima Sebelum usulan diajukan maka perlu diketahui dulu apa hambatan dan langkah yang perlu untuk mengurangi atau menghilangkannya, serta peluang usulan diterima. 4.2.1. Hambatan Usulan Diterima Sesuai penjelasan awal bab I pada sub bab 1.1 akar masalah, maka hambatan utama bagi diterimanya usulan perbaikan adalah sikap dari manajemen perusahaan yang berpuas diri dan mengabaikan usaha dan kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja dan daya saing perusahaan, termasuk usulan perbaikan seperti yang akan diajukan divisi QS. Disamping itu ada beberapa hambatan lain yang perlu diperhatikan yaitu 1. Tingkat resistensi dari setiap usulan. Masing-masing usulan yang telah dirinci kegiatannya tentu saja melibatkan individu sebagai pelaksana dan juga 83
penanggungjawab. Agar usulan dapat berjalan, maka perlu komitmen dari tiap individu tersebut. 2. Tidak ada sistem pengukuran dampak secara langsung dalam bentuk Rupiah bagi terhadap semua usulan yang diajukan, sehingga perusahaan tidak merasakan manfaat langsung dari usulan yang diajukan. 3. Bila usulan divisi QS diterima maka dapat merupakan pemicu munculnya ideide dan usulan perbaikan dari divisi kerja yang lain. Artinya akan ada sangat banyak usulan ke pihak Manajemen yang menyebabkan berlakunya azas keadilan dan pembagian kesempatan kepada semua divisi kerja yang berarti tidak semua atau hanya beberapa saja usulan divisi QS yang diterima. 4. Keterbatasan dana yang ada pada, sehingga akan lebih mendahulukan penggunaan dana untuk membiayai kewajiban rutin seperti pembayaran gaji, pajak, dan pengadaan peralatan kantor. 4.2.2. Langkah Untuk Mengurangi dan Menghilangkan Hambatan Hambatan yang ada sedapat mungkin dikurangi dan bila mungkin dihilangkan. Karena itu diambil langkah berikut untuk mengurangi dan menghilangkan hambatan yang teridentifikasi sebelumnya. 1. Mengingatkan kembali visi, misi dan strategi perusahaan kepada top manajemen sehingga aware bahwa usulan yang diajukan dalam rangka kebaikan perusahaan dan dengan tujuan meningkatkan performance dan daya saing perusahaan. 2. Membina hubungan baik, membangun integritas dan komitmen bersama dengan setiap unsur dan individu dalam, serta memberikan pengertian bahwa kegiatan yang harus maupun biaya yang dikeluarkan untuk setiap kegiatan usulan adalah demi kemajuan bersama, dan tidak bermaksud menambah pekerjaan dan pemborosan semata. 3. Walaupun tidak dapat diukur manfaatnya secara langsung dalam bentuk Rupiah bagi terhadap semua usulan yang diajukan, tetapi secara tidak 84
langsung pada saat proses dapat ditinjau yaitu perhitungan yang lebih cepat, surat menyurat dan dokumen yang lebih rapi, QS yang lebih trampil dan memiliki wawasan analisis yang lebih luas. Dengan proses yang lebih baik, kesempatan menghasilkan layanan yang baik akan jauh lebih besar. 4. Usulan yang urgent seperti penambahan QS dan peningkatan spesifikasi komputer akan menjadi usulan prioritas dari divisi QS apabila harus berbagi kesempatan usulan dengan divisi kerja lain di 5. Tidak semua usulan perlu dana. Untuk usulan yang perlu dana akan ditinjau kembali besarannya dan disesuikan dengan kondisi keuangan perusahaan, sehingga tidak menggangu kewajiban rutin operasional 4.2.3. Peluang Usulan diterima Sebagai suatu perusahaan bisnis jasa yang dituntut untuk dapat selalu memberikan pelayanan yang terbaik kepada klien, tentunya kinerja dari divisi QS sebagai bagian penting di akan sangat berpengaruh terhadap performance perusahaan secara keseluruhan. Sehingga bila kinerja divisi QS meningkat dan dapat mengimbangi pertumbuhan yang direncanakan maka diharapkan salah satu strategi perusahaan yaitu menjaga kepuasan klien dengan melakukan pengendalian atas biaya investasi klien pada proyek yang dijalankan dapat terjaga, sehingga klien akan merasa puas dan kembali membeli jasa perusahaan sehingga pada akhirnya dapat memberikan keuntungan kepada perusahaan. Dengan demikian peluang diterimanya usulan perbaikan pada divisi QS yang berfokus pada 3 aspek varibel yaitu cost plan, fee dan SDM sangat mungkin diterima 4.3. Kebutuhan Sumber Daya Untuk menjalankan semua rincian usulan perbaikan yang diajukan maka diperlukan semua sumber daya pendukung seperti yang dapat dilihat pada table 4.2. khususnya sumber daya manusia. Komitmen pimpinan, manajemen, semua divisi kerja dan 85
khususnya pegawai divisi QS memegang peranan penting, sebab kesuksesan usulan perbaikan tersebut terletak pada rasa kepemilikan terhadap perusahaan, dan keinginan untuk berubah lebih baik. Tanpa adanya komitmen untuk mau berubah maka usulan perbaikan tersebut tidak akan berjalan dan menjadi sia-sia. 86