BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PT. Kencana Mas Berjaya merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang kontraktor lahan perkebunan. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 2001. Jumlah keseluruhan karyawan dan buruh yang dipekerjakan adalah berkisar 1.177 orang. Tepatnya 77 karyawan dan 1.100 buruh. Proses penggajian dan pengupahannya dilakukan dengan perhitungan secara manual. Berdasarkan pengamatan awal terhadap perusahaan, permasalahan yang dihadapi terkait dengan penggajian dan pengupahannya antara lain adalah pencatatan waktu hadir karyawan dan buruh sering terjadi kecurangan seperti jika karyawan telat atau pulang lebih awal maka karyawan tetap menuliskan jam masuk atau jam pulang sesuai peraturan yang berlaku. Begitu pula dengan mandor yang mempunyai pencatatan ganda atas daftar hadir buruh dimana semua buruh selalu dicatat hadir pada pencatatan daftar hadir buruh yang akan diserahkan kepada perusahaan sedangkan pada pencatatan daftar hadir buruh yang disimpan pribadi, setiap buruh yang tidak masuk dicatat sesuai kenyataan. Tidak tercatatnya buruh yang tidak hadir sekitar 9% sedangkan pembayaran upah tetap berjalan maka perusahaan akan mengalami kehilangan uang sebesar Rp.56.250.000,00 setiap bulannya. Jumlah tersebut bukanlah jumlah yang sedikit sebab jika setiap bulan hal tersebut terjadi maka selama setahun perusahaan akan kehilangan uang minimal sebesar Rp.675.000.000,00. Selain itu, pemberian bonus sebagai penghargaan atas hasil kerja tidak ada sehingga produktivitas karyawan dan buruh tidak meningkat
2 atau maksimal. Jika produktivitas rendah maka pekerjaan yang seharusnya dapat dikerjakan dalam waktu yang lebih singkat akan baru selesai dalam jangka waktu yang lebih lama. Dengan jumlah karyawan dan buruh yang sangat banyak dapat dimungkinkan untuk kelirunya penghitungan gaji dan upah yang harus dibayarkan. Hal tersebut dapat terjadi karena adanya perbedaan gaji pokok, pemotongan uang makan dan transport bila tidak hadir, pemberian tambahan gaji atas lembur, bonus, pinjaman dan perbedaan pemotongan pajak penghasilan. Keamanan dalam penyimpanan data dan informasi juga masih sangat kurang. Hal tersebut disebabkan karena data dan informasi masih disimpan dalam bentuk dokumen-dokumen dan file yang tidak diproteksi sehingga mudah hilang atau dimanipulasi. Dari beberapa masalah tersebut, jika tidak segera diambil tindakan untuk menyelesaikan atau meminimalisasi maka akan mengakibatkan terganggunya keuangan perusahaan yang mungkin telah dianggarkan sebelumnya untuk membayar hutang perusahaan atau untuk investasi di bidang lain yang pada akhirnya akan berdampak juga bagi kelangsungan hidup perusahaan. Untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut diatas maka diperlukan adanya pengendalian internal terhadap proses penggajian dan pengupahan sehingga kecurangan-kecurangan dalam pencatatan waktu hadir dapat diminimalkan dan kehilangan uangpun dapat dikurangi. Selain itu, diperlukan juga sistem informasi akuntasi penggajian dan pengupahan sehingga perusahaan dapat meminimalkan kekeliruan perhitungan dalam memproses penghitungan gaji dan upah yang akan dibayarkan, mengevaluasi hasil yang diterima dengan dana yang dikeluarkan untuk upah dan gaji. Para manajer juga dapat memperoleh laporan
3 yang berkaitan dengan penggajian dan pengupahan secara lebih cepat, tepat dan akurat. Oleh sebab itu, penulis tertarik membuat skripsi dengan topik Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan dengan judul SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PT. KENCANA MAS BERJAYA (PERMASALAHAN DAN SOLUSINYA). 1.2 Ruang Lingkup Pada penulisan ini yang dibahas hanya terbatas pada prosedur dalam sistem penggajian dan pengupahan yang terdiri atas prosedur pencatatan hadir dan lembur, prosedur penghitungan gaji dan upah berikut lembur, uang makan, transport, bonus, pemotongan langsung atas pinjaman serta pemotongan pajak penghasilan, prosedur pembayaran gaji dan upah dan laporan gaji dan upah atas karyawan dan buruh. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi meliputi : Mengidentifikasi permasalahan yang terjadi pada proses penggajian dan pengupahan PT. Kencana Mas Berjaya seperti terjadinya kecurangan dalam pencatatan waktu hadir, human error pada proses penghitungan. Merancang sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang dapat diterapkan pada PT. Kencana Mas Berjaya.
4 Manfaat yang dapat diambil dari penulisan skripsi ini adalah : Memberikan usulan prosedur penggajian dan pengupahan dimana didalamnya diterapkan suatu pengendalian internal yang baik untuk dapat menyelesaikan atau meminimalisasi permasalahan terjadinya kecurangan yang dapat mengakibatkan kerugian. Menyediakan usulan rancangan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang dapat diterapkan pada PT. Kencana Mas Berjaya. Memberikan masukan dalam rangka menambah pengetahuan dan pemahaman bagi para pembaca skripsi ini. 1.4 Metodologi Metode yang akan digunakan oleh penulis dalam penulisan skripsi meliputi: Metode analisa Analisa yang dilakukan dalam skripsi ini penulis membuat pemodelan dari problem domain dan application domain yang didasarkan pada Metode Analisa Berorientasi Objek Lars Mathiassen et al. Data-datanya diperoleh melalui : a. Penelitian lapangan Dalam penelitian lapangan, peninjauan akan dilakukan secara langsung ke perusahaan. Penelitian lapangan dilakukan dengan 3 (tiga) cara, yaitu : 1) Pengamatan Melakukan pengamatan terhadap prosedur penggajian dan pengupahan yang berjalan pada perusahaan.
5 2) Pengumpulan data Data-data yang dibutuhkan berupa dokumen-dokumen atau file-file yang berhubungan dengan penggajian dan pengupahan. 3) Wawancara Mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada para pengguna dari pihak perusahaan, sehingga sistem yang akan dibuat menjadi lebih efektif dan mewakili aspirasi mereka. b. Penelitian kepustakaan Dalam penulisan kepustakaan, akan dilakukan pencarian, pengumpulan dan pembelajaran buku-buku, literatur-literatur, diktat-diktat dan bacaanbacaan lain termasuk melalui internet yang relevan dengan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan sehingga diperoleh teoriteori yang dapat digunakan sebagai landasan teori dan dasar dalam pembuatan sistem yang akan diterapkan pada masalah yang ditemukan dalam lapangan. Metode Perancangan Perancangan yang dibuat dalam skripsi ini penulis menggunakan Metode Perancangan Berorientasi Objek Lars Mathiassen et al. yang terdiri atas : a. Architectural Design b. Component Design
6 1.5 Sistematika Penulisan Agar penulisan skripsi ini terarah maka disusunlah suatu kerangka pembahasan secara sistematis sehingga tujuan, kegunaan dan permasalahan yang tertuang dalam laporan ini dapat disajikan dengan baik. Skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab yang isinya secara garis besar adalah sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini membahas mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi serta sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini membahas teori-teori yang berhubungan serta mendasari analisis dan perancangan yang dilakukan pada PT. Kencana Mas Berjaya. Teoriteori tersebut terdiri atas teori Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan, Pajak Penghasilan Pasal 21 dan Metode Analisa dan Perancangan Berorientasi Objek. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini memberikan sekilas informasi mengenai PT. Kencana Mas Berjaya seperti latar belakang perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas dan tanggung jawab serta prosedur penggajian dan pengupahan yang berjalan. Selain itu, bab ini juga mengandung hasil temuan analisis atas evaluasi sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang berjalan pada PT. Kencana Mas Berjaya dan disajikan pula analisis problem domain dan application domain berdasarkan metode Lars Mathiassen et al.
7 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini berisi usulan rancangan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan bagi PT. Kencana Mas Berjaya berdasarkan metode Lars Mathiassen et al. yang terdiri atas architectural design dan component design. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini menuturkan kesimpulan-kesimpulan atas analisis sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Kencana Mas Berjaya serta menuturkan saran-saran perbaikan atas kelemahankelemahan yang mungkin timbul dari hasil analisis tersebut guna mengatasi masalah-masalah yang akan dihadapinya di masa sekarang maupun di masa yang akan datang.