Bab III -Sistem Organisasi dan manajemen proyek BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK Struktur organisasi pekerjaan yang sesuai dengan perencanaan pada setiap pekerjaan suatu proyek perlu dibentuk suatu susunan organisasi yang berfungsi mengatur manajemen kerja, sehingga setiap bagian pekerjaan dapat terkoordinir dengan baik. Dengan demikian unsur-unsur yang terlibat dalam organisasi tersebut akan memiliki rasa tanggung jawab. Hubungan antara satu unsur dengan unsur-unsur yang lainnya harus selalu baik dan tidak melampaui batas wewenang dan kedudukannya sehingga semua pekerjaan dapat selesai tepat pada waktu yang telah direncanakan, pengelolaan manajemen yang baik juga sangat berpengaruh terhadap kelangsungan proyek yang sedang dilaksanakan. III.1 Struktur Organisasi Untuk memperlancar pengawasan terhadap pekerjaan proyek pembangunan Apartemen Embarcadero diperlukan suatu susunan organisasi yang teratur dan jelas. Dalam struktur organisasi tersebut ada empat unsur yang saling terlibat dan memegang peranan penting dalam menangani pelaksanaan pekerjaan di lapangan, sehingga pekerjaan di lapangan dapat terlaksana dengan lancar. Secara hukum dan fungsional bagian organisasi ini terkait dan bekerja sama sesuai dengan fungsinya baik secara administrasi maupun dalam pelaksanaan dilapangan. Adapun unsur-unsur tersebut adalah : a. Pemilik Proyek (Owner) b. Perencana (konsultan) c. Pelaksana (kontraktor) d. Pengawas (direksi) III-1
III.1.1 Pemilik Proyek (Owner) Pemilik proyek pembangunan Apartemen Embarcadero adalah PT.LIPPO GROUP. Adapun tugas-tugas pemilik proyek adalah sebagai berikut : a. Bertanggung jawab terhadap dana proyek selama proyek tersebut berjalan. b. Dilarang mengadakan ikatan yang mengakibatkan naiknya batas anggaran yang telah direncanakan. c. Berhak membatalkan proyek tersebut bila penawaran yang diajukan berlebihan atau melampaui dana yang tersedia. d. Berhak memperpanjang waktu pelaksanaan proyek apabila ada laporan dari konsultan pengawas tentang hambatan pada proyek tersebut. e. Berkewajiban mengurus surat-surat untuk izin mendirikan bangunan pada pemerintah daerah. III.1.2 Perencana (Konsultan) Perencana adalah suatu badan usaha yang bergerak dalam bidang pelaksanaan konstruksi yang menerima tugas dari pemilik proyek untuk membuat perencanaan konstruksi maupun detailnya dan sesuatu yang sifatnya perencanaan. Yang bertindak sebagai perencana pada proyek ini dipercayakan kepada perencana PT.KETIRA ENGINEERING CONSULTANS. Adapun tugas dan tanggung jawab perencana adalah sebagai berikut : a. Merencanakan gambar kerja dan estimasi anggaran biaya dari gambar kerja tersebut b. Membantu pemilik proyek dalam tahap pelaksanaan pratender, tender dan post tender 1. Pra tender a. Membuat / membantu estimasi biaya. Pekerjaan ini adalah tahap pertama mengetahui perkiraan dana pembangunan proyek. III-2
b. Membahas dan memberi saran atas fasilitas yang telah dibuat. c. Menyediakan tenaga ahli, seperti arsitek dan kontraktor. d. Pengamanan biaya dan memberikan saran ekonomi terhadap perubahan desain. e. Membuat rencana biaya dan berkonsultasi dengan arsitek. 2. Tender a. Membuat Bill of Quantities b. Menyiapkan formulir-formulir tender. c. Membantu membuat seleksi kontraktor yang akan ikut tender. d. Menyiapkan surat-surat undangan tender untuk para kontraktor. e. Membuat / memberi rekomendasi evaluasi tender untuk masalah non teknis. 3. Post Tender a. Membuat rencana cash flow pemilik. b. Membuat pembayaran (termyn) prestasi pekerjaan fisik kontraktor. c. Menghitung dan menilai pekerjaan yang dilaksanakan. d. Memeriksa dan menyetujui pekerjaan harian. e. Menilai pekerjaan yang dilaksanakan oleh sub-kontraktor. f. Memeriksa dan menilai bahan bangunan di lapangan yang belum terpasang. g. Memeriksa dan membuat laporan atas klaim yang diajukan kontraktor. III.1.3 Pelaksana Proyek ( Kontraktor ) Pelaksana proyek adalah suatu badan resmi yang bergerak dibidang bangunan sesuai dengan keahliannya, pelaksanaan Pondasi di percayakan kepada PT.TROCON INDAH PERKASA, operasional lapangan pemimpin perusahaan dibantu oleh pelaksana lapangan dan anggota lainnya. Pelaksana III-3
mengkoordinir serta sesuatu yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek serta bertanggung jawab langsung kepada pemimpin proyek. Struktur organisasi pelaksana diperlihatkan pada lampiran. Adapun tugas kontraktor dalam menangani proyek antara lain adalah : a. Mengerjakan tiap - tiap jenis pekerjaan sesuai dengan bestek dan gambar kerja. b. Mendatangkan bahan, peralatan, tenaga kerja dan lain - lain yang diperlukan sehingga pelaksanaan dapat berjalan dengan lancar dan sesuai tepat pada waktunya. c. Mengerjakan perubahan perubahan yang diperlukan sesuai dengan anjuran direksi. d. Membayar semua pajak pajak yang diakibatkan oleh pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan ketentuan ketentuan yang berlaku. e. dan lain lain. III.1.4 Pengawas ( Direksi ) Pengawas adalah salah satu unsur badan hukum yang ditunjuk dan diberi kuasa penuh oleh pemimpin proyek untuk membentuk Direksi Teknik dalam pengawasan di lapangan agar tidak menyimpang dari gambar rencana. Pada proyek ini sebagai pengawas adalah PT. ENGINEERING CONSULTANS yang dalam pelaksanaan tugas bertanggung jawab kepada pimpinan proyek. Adapun tugas dan tanggung jawab dari pengawas adalah : a. Mengawasi pekerjaan sesuai dengan gambar rencana. b. Menyetujui perubahan perubahan serta penyesuaian di lapangan selama pelaksanaan atas dasar persetujuan bersama. c. Membuat laporan harian dan bulanan atas dasar kemajuan pekerjaan. d. Mengawasi kecepatan waktu penyelesaian. III-4
Dalam hal pembangunan Proyek Pembangunan Apartemen Embarcadero, pengawas langsung ditunjuk oleh pemilik proyek sebagai direksi untuk mengawasi pekerjaan sampai selesai. III.2 Hubungan Kerja Antara Unsur-Unsur Pelaksana Untuk memperoleh hasil pekerjaan yang sesuai dengan ketentuan - ketentuan yang telah ditetapkan. Maka perlu adanya hubungan kerja yang cukup baik antara keempat unsur organisasi yang berperan dalam pekerjaan tersebut. Hubungan unsur unsur ini diperlihatkan atas kedua kedudukan antara lain : a. Kedudukan masing masing pihak secara teknis. b. Kedudukan masing masing pihak secara hukum. III.2.1 Kedudukan masing masing pihak secara teknis Kedudukan masing masing pihak secara teknis ini bertujuan untuk menetapkan komunikasi antara pihak pihak yang terlibat sesuai dengan jabatan dan tanggung jawabnya. Ada dua jalur komunikasi yang diterapkan disini, yaitu jalur pemerintah dan jalur komunikasi. Gambar III.1 Kedudukan masing masing pihak secara hukum Keterangan III-5
= Jalur Pemerintah = Jalur Konsultasi Dari gambar di atas terlihat bahwa antara pemilik dengan pengawas dan pelaksana terdapat hubungan vertikal. Dari diagram di atas terlihat bahwa pimpinan proyek mempercayakan semua masalah kepada perencana. Apabila pengawas telah ditunjukan oleh pemilik proyek, maka semua masalah di lapangan diserahkan kepada pengawas dan menjadi tanggung jawabnya, sehingga jika terdapat kesalahan teknis yang perlu dibicarakan, pemilik proyek tidak dapat langsung memerintahkan pelaksana, melainkan harus melalui pengawas lapangan yang berkuasa penuh di lapangan. Perencana (konsultan) dapat memerintahkan pelaksana secara lisan maupun secara tulisan sesuai dengan wewenangnya untuk kelancaran pekerjaan di lapangan. Jika terjadi suatu kesalahan dan perintah pengawas tidak dipatuhi maka pengawas dapat mengambil tindakan administratif dan dapat memberhentikan pekerjaan yang sedang dilaksanakan. Pengawas dan perencana mempunyai hubungan horizontal, sedangkan antara perencana dengan pelaksana tidak terdapat hubungan komunikasi kerja secara langsung. III.2.2 Kedudukan masing masing pihak secara hukum Secara hukum masing masing pihak mempunyai kedudukan yang sama dan terikat kontrak sehingga pekerjaan yang telah disepakati dapat berjalan sesuai dengan rencana. Kedudukan masing masing pihak secara hukum diperlihatkan pada bagan III-6
di bawah ini. Gambar III.2 Kedudukan masing masing pihak secara hukum Pemimpin proyek dengan pengawas bertindak atas dasar jalur teknik, demikian juga antara pengawas dan pelaksana. Untuk jalur non teknik dilakukan antara pemilik proyek dengan kontraktor (pelaksana). III-7