BAB 3 HUBUNGAN PENGECER DENGAN PEMASOK DAN TEKNIK NEGOSIASI I. Pentingnya Hubungan Pengecer dengan Pemasok Hubungan antara pengecer, dalam hal ini pengelola toko dengan pemasok atau suplier merupakan tahapan yang sangat penting, karena berhubungan langsung dengan ketersediaan barang-barang yang akan dijual. Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan mengenai hubungan pengecer dengan pemasok : 1. Kedua belah pihak perlu bekerjasama untuk memenuhi kebutuhan konsumen 2. Pengecer profesional mencari sumber barang yang dapat memenuhi kebutuhan akan barang-barang yang diminati oleh konsumen 3. Pengecer perlu membeli barang-barang dalam jumlah yang tepat, harga yang tepat dan di bawah perjanjian yang pantas 4. Pengecer memerlukan pemasok-pemasok yang kuat secara finansial dan dapat membantu menawarkan bantuan promosi dan pelayanan yang bermanfaat 5. Pengecer membutuhkan hubungan yang lebih dekat dan dalam jangka panjang dengan pemasok 6. Pengecer bersedia mengkonsentrasikan pembelian mereka dengan pemasok yang dapat enak diajak bekerjasama II. Potensi konflik antara pengecer dengan pemasok Antara pengecer dengan pemasok kadangkala terjadi permasalahan atau konflik yang tidak dapat dihindarkan. Potensi konflik yang dapat ditimbulkan dari pihak pengecer yaitu :
1. Pengecer kurang mendorong penjualan barang pemasok 2. Pengecer lebih mengutamakan produk pesaing 3. Pengecer tidak menyediakan stock sebagaimana yang telah disepakati bersama 4. Pengecer menginginkan syarat-syarat perjanjian yang lebih menguntungkan dan minta pengiriman yang sesering mungkin 5. Pengecer minta diskon yang lebih besar dan konsesi-konsesi lain 6. Pengecer sering terlambat membayar tagihan Sedangkan potensi konflik dari pihak pemasok yaitu : 1. Pemasok hanya sedikit memberikan dukungan promosi 2. Sistem pengambilan barang kurang baik 3. Mutu barang kurang baik 4. Jaminan penyediaan barang tidak sesuai dengan yang di butuhkan II. Hal hal yang perlu disepakati Dengan memperhatikan potensi konflik tersebut di atas, maka antara pihak pemasok dengan pengecer perlu membuat kesepakatan untuk beberapa hal yang menyangkut mengenai barang. Hal-hal tersebut yaitu : 1. Sistem pengiriman barang 2. Siapa yang menanggung biaya pengiriman 3. Bagaimana menangani pengembalian barang 4. Garansi macam apa yang dapat diberikan 5. Sistem pembayaran 6. Harga 7. Jumlah pembelian 8. Diskon
III. Beberapa pertimbangan dalam berhubungan dengan pemasok Pengecer dengan pemasok tentunya menginginkan hubungan kerjasama yang saling menguntungkan dan berlangsung dalam jangka waktu yang cukup lama. Untuk dapat mewujudkan keinginan tersebut maka ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan, yaitu : 1. Kepercayaan 2. Harga 3. Pengiriman 4. Informasi 5. Order ulang 6. Mark up 7. Risiko V. Teknik Negosiasi Bernegosiasi dengan pihak pemasok merupakan salah satu dari mata rantai pelaksanaan bisnis eceran. Cara bernegosiasi yang benar dan efektif sebenarnya tidak ada aturan yang baku, hal ini disebabkan oleh banyaknya faktor yang mempengaruhi seseorang dalam bernegosiasi. Faktor-faktor tersebut antara lain yaitu pengalaman dalam bernegosiasi, kemampuan berkomunikasi dan lain-lain. Berikut ini beberapa petunjuk praktis mengenai teknik negosiasi yang secara umum telah diterapkan oleh para pengelola bisnis eceran. 1. Persiapkan diri anda Sebelum negosiasi di mulai, analisislah situasi dengan cermat dan rencanakan strategi negosiasi anda 2. Masukilah meja perundingan dengan orientasi menang-menang (win-win) Menang dengan mengorbankan pihak lawan pada akhirnya akan menghantui kita. Secara konsisten dan tekun tunjukkanlah sikap bahwa
kedua pihak dapat memperoleh manfaat dari persetujuan ini. Memang negosiasi yang benar-benar sukses adalah negosiasi yang memenuhi kebutuhan semua pihak. 3. Binalah kepercayaan pribadi dan iklim yang postif Kita akan mendapatkan lebih banyak orang yang merasa senang kepada kita 4. Namun bila terbukti sebaliknya, anggaplah bahwa pihak lawan dapat dipercaya Berpeganglah pada asumsi ini, sampai perilaku pihak lawan terbukti tidak demikian, rasa mempercayai merupakan faktor terpenting yang membedakan negosiasi dengan tawar menawar 5. Pastikan bahwa pihak lawan memang mempunyai otoritas untuk menandatangani kontrak 6. Ketahuilah apa yang kita inginkan, mintalah yang kita inginkan serta siapkanlah memberikan imbalannya Tentukan batas minimum posisi kita. Komunikasikan kebutuhan kita secara jelas kepada pihak lawan. Sadarilah bahwa pihak lawan tentu akan menilai tukar menukar ini seperti yang juga kita lakukan. 7. Pusatkan pada kebutuhan, bukan pada posisi atau pada pribadi 8. Dengarkan baik-baik dan ajukan pertanyaan Pusatkan bukan pada apa yang mereka inginkan, melainkan pada mengapa mereka menginginkannya
9. Carilah peluang untuk mencocokkan mata uang alternatif dengan pihak lawan Uang adalah alat tukar, tetapi adakalanya alat tukar lain dapat mempunyai nilai yang setara atau bahkan lebih besar 10. Bernegosiasi untuk jangka panjang, bukan jangka pendek Kita tentu tidak ingin melakukannya kembali dalam waktu dekat 11. Jangan takut mengambil jeda Mengusulkan reses bukanlah tanda kelemahan. Sebaliknya, kita hampir selalu kembali dengan tenaga baru yang lebih kuat. 12. Bila kita menghadapi jalan buntu, kemukakanlah informasi baru tetapkan baras waktu yang disepakati bersama atau buatlah konsesi akhir. 13. Jangan pernah memberikan konsesi tanpa mendapatkan imbalannya Bila kita menyerahkan sesuatu kepada pihak lawan, kita segera berada dalam posisi negosiasi yang sangat kuat 14. Bantulah pihak lawan untuk menjaga martabatnya Sediakan jalan untuk menyelamatkan muka, jika perlu. Jika kita telah berhasil baik dalam negosiasi, kita dapat berusaha untuk bermurah hati 15. Tetapkan kesepakatan yang spesifik dan jelas yang tidak memungkinkan pengingkaran Jika negosiasi telah selesai, kita masih tetap mempunyai kontrak untuk dinegosiasikan 16. Pantaulah kesepakatan setelah tercapainya persetujuan
Jika harapan kita tidak terpenuhi, carilah tahu mengapa. Barangkali kesepakatan perlu direvisi, atau pihak lawan tidak benar-benar memahaminya. Janganlah cepat berprasangka terhadap pihak lawan