Arion Batara Purba Siboro Anggota UKSU ITB 2007 Mahasiswa Teknik Industri ITB 2007 Latihan Kepemimpinan Organisasi Batara Anggota UKSU ITB 2009 Mulai 1
Batara Biografi Penutup 2
Nama : Arion Batara Purba Siboro TTL : Medan, 18 januari 1990 Data diri dan Pengalaman Organisasi : Mahasiswa Teknik Industri ITB Anggota Biasa UKSU ITB Anggota Biasa Keluarga Mahasiswa Teknik Industri Asisten Laboratorium Inovasi dan Pengembangan Organisasi (LIPO) ITB Ketua Divisi Materi LKO ITB 2008 Staf Poyek Pengukuran Kepuasan Mahasiswa ITB Ditpran ITB Contact : Email : arion_thesiboros@yahoo.co.id Menu Utama Batara 3
Apa Itu Masalah? Problem: a difference between the perception (sensor) of and the will (purpose or goal) about a state being observed by a sentient entity. by Ralph E. Kenyon, Jr. Masalah adalah jarak atau gap antara ekspektasi dan realita. The formulation of the problem is often more essential than its solution. Albert Einstein Problem solving ialah pemikiran yang berujung kepada hasil solusi masalah dimana masalah tidak lain gap kinerja yang diinginkan dengan kenyataan. Batara 4
Root Cause dan Symptoms Symptoms Root Cause adalah akar permasalahan, yang menjadi sumber suatu masalah. Symptoms adalah gejala-gejala atau cabang dari suatu akar masalah Symptoms Penyelesaian Symptoms tidak akan menyelesaikan masalah ROOT CAUSES Menyelesaikan suatu masalah harus dimulai dari pencarian Root Cause Batara 5
Contoh Adik atau Orang yang kalian kasihi sedang demam dengan suhu badan 39 0 Celcius. Tentunya itu merupakan suatu masalah. Apa yang akan kalian lakukan? Batara 6
Jawaban (Sebuah Analogi) Bawalah Orang yang kalian kasihi itu ke dokter, karena dokter akan memeriksa penyebab demamnya. Meskipun mungkin awalnya dokter memberikan obat penurun demam, namun dia juga memberikan solusi penyembuhan dari masalah utama tubuh pasien. Jika kita hanya memberikan obat penurun panas, namun ternyata orang yang kita kasihi sedang terkena infeksi pada luka bagian dalam tubuhya. Bisa jadi jika tidak segera diobati dapat berakibat fatal. Infeksi pada tubuh akan menyebabkan tubuh menghasilkan sel darah putih lebih banyak, dan akan meningkatkan panas tubuh. Infeksi adalah Root Cause Demam adalah Symptom Batara 7
Konsep Tujuan dan Strategi Tujuan adalah dasar penyusunan dari struktur organisasi. Tujuan digambarkan sebagai keadaan yang ingin dicapai oleh organisasi yang lebih operasional dan terukur. (Alm. S.B Hari Lubis : Pengantar Teori Organisasi : Suatu Pendekatan Makro) James Brian Quin: The pattern or plan that integrates an organization s major goals, policies, and action squences into a cohesive whole. Strategi adalah: The science and art untuk memanfaatkan faktor-faktor lingkungan eksternal secara terpadu dengan faktor-faktor lingkungan internal untuk mencapai tujuan lembaga. Batara 8
Ilustrasi Masalah Masalah Suatu Organisasi Nirlaba yang bergerak di bidang pelestarian budaya dan kesenian Sumatera Utara, memiliki harapan bahwa organisasi ini akan melakukan suatu kegiatan yang membantu pengenalan kepedulian akan budaya dan kesenian Sumatera Utara kepada generasi muda, dengan skala nasional. Bukan lagi skala kampus- yang selama ini sudah dilakukan. Karena Usaha untuk melakukan proyek skala nasional selau gagal, dan berakhir hanya dalam skala kampus atau kota sekitar. Maka, dari masalah diatas kita akan menemukan, persepsi atau realita, ekspektasi atau harapan dan gap antara keduanya yang merupakan masalah. Batara 9
Ilustrasi Gambar Skala Nasional Alternatif Strategi 3 Kondisi Harapan (Tujuan) Gap atau Masalah Alternatif Strategi 2 Skala kampus Kondisi Sekarang (Realita) Alternatif Strategi 1 Batara 10
Contoh Hasil Analisis dan Pemecahan masalah Dengan diagram ikan diperoleh bahwa Root Causenya adalah Singkatnya masa kepengurusan sehingga untuk membuat sebuah proyek dengan skala nasional sangat sulit. Diperoleh beberapa alternatif strategi : Diperlukannya keselarasan tujuan atau capaian antar badan kepengurusan dalam 2-4 tahun (Alternatif 1) Diperpanjangnya masa kepengurusan menjadi 1,5 tahun Adanya sebuah proyek kerja dengan durasi 2 tahun, dengan dipecah menjadi beberapa sub proyek yang teridiri dari beberapa kepanitian terpisah Batara 11
Tools yang membantu Diagram Ikan (Fish Bone Diagram) SWOT Analysis, sebuah metode analisis kondisi yang dapat menggambarkan kondisi suatu organisasi dan membantu dalam memformulasikan strategi dalam pencapaian tujuan 5 Why and 1 How Question Batara 12
Ada Pertanyaan? Menu Utama Batara 13
Fishbone Diagram atau diagram tulang ikan, digunakan untuk mencari root cause dengan menggunakan logika sebab akibat. Berikut adalah langkah-langkahnya. 1. Buatlah sebuah diagram tulang ikan seperti dibawah ini : 4 2 1 5 3 Batara 14
Isikan sebagai berikut pada masing-masing bagian : 1. Pada Kotak dengan diberi label no. 1, isikanlah isu / keadaan yang menjadi masalah yang akan diteliti. Contoh : Kita akan mencari sebab gagalnya proyek skala nasional. Maka tuliskan : Gagalnya Proyek Skala nasional 2. Pada kotak yang diberi label no, 2-5 (tambahkan jika dianggapkurang). Isikanlah faktor-faktor utama yang berpengaruh, ada pun beberapa contoh : Manusia, Mesin, Material, Money dan Metode Tempat, Prosedur, Aturan, Manusia Surroundings, System, Supplier Kita dapat mengisikan sesuai dengan keadaan organisasi kita, dan metode ini bersifat fleksibel selama dapat menggambar kondisi nyata dari suatu organisasi. 3. Pada kotak warna hijau, tuliskan penyebab dari statement diatasnya (no.1 atau 2-5). Begitu pula pada warna oranye merupakan statemen penyebab dari statemen hijau. Lakukan lagi penambahan tingkatan jika dirasa kurang. Batara 15
4. Lakukan pengisian terus menerus secara brainstorming dalam kelompok, sehingga semuanya merasa yakin tidak ada lagi penyataan yang dapat menyebabkan isu utama dalam fishbone diagram ini. 5. Analisis semua pernyataan yang sudah ada, diskusikan dalam kelompok. 6. Urutkanlah pernyataan yang dianggap sebagai penyebab paling utama dari masalah yang ada sampai kepada pernyataan yang paling dianggap bukan penyebab utama. Hilangkanlah beberapa statemen yang setelah didiskusikan dianggap layak dibuang dan bukan merupakan bagian penyebab isu atau masalah yang ada. 7. Analisis solusi-solusi dari urutan pernyataan sebab tersebut, maka diperoleh urutan-urutan prioritas penyelesaian masalah. Batara 16
Ada Pertanyaan? Menu Utama Batara 17
5W + 1 How adalah sebuah metode yang paling sederhana dalam usaha menemukan root cause. Lakukan pertanyaan Why sampai 5 atau 4 kali, lalu pada pertanyaan Why yang ke-5 atau ke-4, dengan melakukan pertanyaan How setelahnya, kita akan menemukan solusi-solusi masalah yang ada, bisa jadi 1 atau lebih. Root cause bisa jadi lebih dari satu, namun coba lakukan dengan memilih pilihan yang paling mungkin menjadi penyebab dari suatu masalah. Contoh : Organisasi tidak mampu menyelengarakan proyek berkala nasional. Mengapa Organisasi tidak mampu menyelengarakan proyek berkala nasional? Karena dibutuhkan tahapan yang banyak dan perencanaan yang detail serta kompleks Batara 18
Mengapa organisasi tak mampu melakukan tahapan yang banyak dan perencanaan yang detail serta kompleks Karena dengan sumber daya yang ada hal tersebut membutuhkan waktu lama dan fokus yang tersita. Mengapa Organisasi tak mampu menyediakan waktu yang lama? Karena singkatnya kepengurusan dan siklus pergantian organisasi, sehingga sulit bagi satu badan pengurus menyelesaikan program yang membutuhkan waktu panjang. Mengapa waktu kepungurusan dibuat singkat? Karena organisasi mahasiswa, menerima anggota setiap tahun dan sebaiknya memberikan setiap angkatan untuk menjadi bada pengurus. Sehingga, dibuat satu tahun kepengurusan. Bagaimana agar dalam kepengurusan yang singkat, program skala nasional dengan waktu perencanaan dan tahapan-tahapan yang lebih l ama dapat dilaksanakan? Batara 19
Adapun beberapa solusi dari root cause Waktu Kepengurusan yang singkat adalah : Menambah sumber daya, baik itu dari luar organisasi, seperti event organizer Melakukan penyelarasan tujuan antar kepengurusan dalam 2 atau 3 periode. Membuat Kepanitiaan yang berumur panjang, 2 tahun, dengan anggota dan struktur kepanitiaan yang beragam dari setiap angkatan. Batara 20
Ada Pertanyaan? Menu Utama Batara 21
SWOT analisis adalah sebuah metode untuk menganalisis kondisi suatu organisasi, baik itu lingkungan internal maupun lingkuangan eksternal terhadap suatu capaian atau tujuan. Analisis SWOT selain menggambarkan kondisi juga menghasilkan strategi. SWOT terdiri dari 4 aspek yang akan dianalisis Batara 22
S atau Strenght atau Kekuatan Faktor yang mendukung tujuan yang berasal dari dalam Organisasi. W atau Weakness atau Kelemahan Faktor yang menjadi penghalang pencapaian tujuan dari dalam Organisasi. O atau Opportunity atau Peluang Faktor yang mendukung tujuan yang berasal dari luar organisasi. T atau Threat atau Hambatan Faktor yang menghambat tujuan yang berasal dari luar Organisasi. Batara 23
Analisis kondisi organisasi saat ini berdasarkan 4 aspek S, W, O dan T. Buatlah daftar kondisi atau pernyataan pada masing-masing aspek Hal ini sebaiknya dilakukan dengan cara brainstorming Langkah berikutnya, langkah bobot dan rating, bisa dilakukan bisa pula tidak. Namun, untuk menghasilkan analisis yang lebih tajam, sebaiknya digunakan. Setelah itu dilakukan analisis strategi dengan mengkombinasikan antar faktor-faktor yang sudah di daftar. Batara 24
Langkah Bobot dan Rating Ada banyak variasi dalam melakukan sistem bobot dan rating. Variasi tersebut akan bergantung pada masing-masing organisasi, namun konsep dasar dalam melakukan bobot dan rating sama. Berikut salah satu sistem pembobotan dan rating sederhana. Namun, langkah ini sangat membantu dalam penentuan prioritas strategi dan gambaran kondisi. Bobot Bobot adalah pemberian nilai secara subjektif (pengalaman) maupun objektif (didasarkan pada data). Bobot memberikan nilai seberapa penting pengaruh suatu faktor terhadap pencapaian tujuan. Rating Rating adalah pemberian nilai mengenai kondisi faktor tersebut saat ini. Batara 25
Salah satu variasi pemberian bobot dan rating, serta contohnya. Setelah Semua daftar faktor sudah dituliskan, buatlah kolom nilai bobot dan rating pada masing-masing faktor. Pisahkan menjadi dua buah tabel. Tabel pertama adalah kolom S dan W, tabel kedua adalah kolom O dan T Mulailah pada pernyataan pertama pada kolom Strenght dan Weakness, lalu isilah kolom bobot dengan nilai 0,0 sampai 1 Semakin besar nilai bobot maka semakin penting pernyataan tersebut kepada tujuan. PASTIKAN BAHWA JIKA SEMUA NILAI PADA BOBOT DI KOLOM S DAN W JIKA DIJUMLAHKAN AKAN BERJUMLAH 1. Maka, nilai bobot suatu pernyataan akan mempengaruhi nilai bobot pernyataan yang lain. Batara 26
adalah pemberian nilai rating, nilai rating dapat diberikan dengan mengklasifikasinya kondisi suatu pernyataan. Untuk S dan O sesuai dengan angka dibawah ini. Namun untuk W dan T sebaliknya, semakin besar angka semakin lemah kualitas hambatan dan kelemahan. Nilai 4 : Sangat Besar / Sangat Baik 3 : Besar / Baik 2 : Cukup 1 : Kurang Contoh : Faktor dari keberhasilan suatu organisasi adalah jumlah anggota yang secara kuantitas. Hal ini dianggap cukup penting dibanding dengan faktorfaktor lain. Misalkan sebuah organisasi ini satu angkatannya saja berjumlah 70 orang. Maka pernyataan ini dapat saja diberi nilai, Bobot = 0,2 (cukup penting karena sekitar 20% dari keseluruhan faktor) Rating = 4 (Sangat besar, karena unit tetangga cuma 20 orang satu angkatannya) Batara 27
Lalu pada masing-masing pernyataan atau faktor, kalikan nilai bobot dan rating nya, Jumlahkan semua nilai hasil perkalian bobot dan rating untuk mendapatkan nilai faktor internal dan faktor eksternal. Tambahkan komentar jika dirasa perlu Sajikan nilai eksternal dan internal faktor dalam sebuah diagram kartesius. Contoh : Batara 28
Batara 29
Langkah berikutnya setelah memperoleh nilai faktor internal dan faktor eksternal. Maka kita akan memperoleh gambaran strategi secara garis besar, yakni : Batara 30
Gambaran Strategi IE matriks Sel I, II dan III menyarankan strategi grow and build. Strategi yang diterapkan intensif dan taktikal. Strategi ini menyarankan organisasi untuk bertumbuh, karena tingginya peluang dari luar organisasi atau kuatnya lingkungan dalam organisasi. Organisasi harus berorientasi pada achievement. Sel IV, V dan VI menyarankan strategi hold and maintain. Strategi taktis yang dijalankan berfokus pada bagaimana menjaga posisi, karena kondisi perusahaan berada dalam tahap menengah. Berusaha untuk tidak mengurangi capaian sebelumnya. Sel VII, VIII dan IX menyarankan harvest or exit strategy. Jika usaha untuk meremajakan organisasi masih memungkikan, maka perusahaan disarankan untuk merevitalisasi organisasi, Sebaliknya jika jika usaha terlalu mahal maka dianjurkan untuk menghentikan organisasi atau tidak lagi melakukan upaya mencapai tujuan. Namun, bisa pula menjaga organisasi tetap ada tanpa memikirkan achievement (untuk organisasi nonprofit ) Batara 31
Langkah berikutnya adalah dengan menganilisis masing-masing pernyataan untuk dapat menghasilkan strategi yang dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuan. Masing-masing kolom S, W, O dan T harus dibandingkan satu sama lain, untuk menghasilkan beberapa strategi. Masing-masing perpaduan faktor akan menghasilkan strategi dengan orientasi yang berbeda pula. Selanjutnya daftar strategi tersebut harus dilihat lagi, prioritas utama adalah strategi yang dihasilkan dari poin-poin faktor dengan nilai bobot dan rating yang paling besar. Metode ini dan matrix Internal External Factor tadi hanya salah satu diantaranya. Terdapat beberapa jenis metode dan diagram lain yang menggambarkan kondisi organisasi. Batara 32
Proses Analisis ANALISIS SWOT PELUANG (O) ANCAMAN (T) KEKUATAN (S) S + O = PENDORONG (MENGOPTIMALKAN KEKUATAN UNTUK MEMANFAATKAN PELUANG) S + T = STATUS QUO (MENGGUNAKAN KEKUATAN UNTUK MENCEGAH DAN MENGATASI ANCAMAN) KELEMAHAN (W) W + O = STATUS QUO (MENGURANGI KELEMAHAN UNTUK MEMANFAATKAN PELUANG) W + T = PENGHAMBAT (MENGURANGI KELEMAHAN UNTUK MENCEGAH DAN MENGATASI ANCAMAN) Batara onn 33 2002
Contoh Hasil SWOT Hasil Analisis SWOT yang baik adalah poin-poin strategi yang dapat menjadi arahan bagi sebuah organisasi. Poin-poin strategi ini akan menjadi dasar untuk organisasi dapat berjalan. SWOT dapat digunakan baik untuk strategi jangka panjang maupun untyuk strategi jangka pendek sesuai kebutuhan organisasi Batara 34
Ada Pertanyaan? Menu Utama Batara 35
Silahkan kalian membentuk kelompok berisikan 6 orang. Dalam waktu sesingkat-singkatnya Mintalah lembar simulasi kepada panitia Kalian diminta melakukan sendiri Analsis SWOT dengan contoh kasus sebagai berikut. Anggota UKSU angkatan 2009 diminta mengadakan acara syukuran wisuda, dalam waktu 3 minggu lagi sejak hari ini. Analisis lah kondisi kalian baik itu secara internal maupun eksternal. Dalam hal ini, Asumsinya adalah angkatan UKSU 2009 sebagai organisasi, jadi UKSU diluar angkatan 2009 dapat diklasifikasikan sebagai lingkungan eksternal. Batara 36
Kalian cukup membuat 4 faktor yang paling berpengaruh disetiap kolom, S, W, O dan T nya. Lakukan secara brainstorming dan diskusi, lalu secara bersama-sama tentukanlah nilai rating dan bobot nya. Gambarkanlah posisi kalian dalam IE Matriks Isilah poin-poin strategi dari masing-masing perpaduan kolom, SO, WO, ST dan WT Urutkan prioritas strategi yang akan kalian lakukan. Selamat Mengerjakan! Kalian diminta berdiskusi, dan berusaha menjadi seorang yang mampu menganlisis kondisi dalam memecahkan masalah Waktu yang diberikan : hanya 30 menit Batara 37
Ada Pertanyaan? Menu Utama Batara 38
Kita akan membahas, hasil simulasi salah satu kelompok Mohon kalian merefleksikan sesuai dengan hasil kerja kelompok kalian Menu Utama Batara 39
Jika ada salah ucap maupun materi yang kurang tersampaikan, kiranya saya mohon maaf sebesar-besarnya. Saran dan Kritik atas materi dan penyampaiannya, jika ada, dapat disampaikan langsung. Jika ada yang berminat mengenai materi ini dan ingin lebih dalam mempelajarinya, dapat menghubungi lewat email : arion_thesiboros@yahoo.co.id Kita bekerja harus tanpa pamrih. Itu berlaku untuk segala pekerjaan. Pengabdian tanpa syarat adalah yang terbaik. -Guru Ching Hai. Jadilah garam jangan di lautan, jadilah terang jangan di tempat terang. Keluar Batara 40