BAB II LANDASAN TEORI II.1. Pengertian dan Tujuan Akuntansi Dalam dunia bisnis akuntansi merupakan salah satu elemen yang sangat penting untuk menjalankan suatu bisnis. Tanpa adanya akuntansi pengelolaan keuangan suatu bisnis tidak akan berjalan dengan baik. II.1.1. Pengertian Akuntansi Akuntansi merupakan suatu sistem informasi, yang mengukur aktivitas bisnis, memroses data menjadi laporan, dan mengkomunikasikan hasilnya kepada pengambil keputusan yang akan membuat keputusan yang dapat mempengaruhi aktivitas bisnis. (Harrison,2011:3). Akuntansi diklasifikasikan menjadi dua cabang yaitu akuntansi keuangan dan akuntansi manajemen. II.1.2. Tujuan Akuntansi Tujuan pokok akuntansi tidak lain adalah tujuan umum laporan keuangan yaitu memberikan informasi yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan bagi para pemakainya. Untuk dapat menyampaikan informasi tersebut harus menggunakan alat atau media berupa laporan keuangan. (Taswan,2013:7). Dalam membuat dan menyiapkan laporan keuangan harus akurat agar dapat dimanfaatkan oleh para pemakainya seperti manajer, pengambil kebijakan, dan pihak berkepentingan lainnya. II.2. Kas
II.2.1. Pengertian Kas Kas adalah aset keuangan yang digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan. Kas merupakan aset yang paling likuid karena dapat digunakan untuk membayar kewajiban perusahaan. (Martani,2016:182). Menurut Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) No. 2 Kas terdiri dari saldo Kas (cash on hand) dan rekening giro. Sedangkan menurut Kieso, dkk (2014:188) pengertian kas adalah : Cash is the most liquid of assets, is the standard medium of exchange and the basis for measuring and accounting for all other item. Kas adalah aktiva paling likuid, merupakan media pertukaran standar dan dasar pengukuran serta akuntansi untuk semua pos-pos lainnya. Dari berberapa pengertian kas diatas dapat diartikan bahwa kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan yang bersifat likuid terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro. II.2.2. Sifat Kas Kas mempunyai beberapa sifat, yang terdiri dari : 1. Kas selalu terlibat dalam hampir semua transaksi - transaksi perusahaan. 2. Kas merupakan harta yang siap dan mudah digunakan dalam transaksi dan ditukarkan dengan harta lain, mudah dipindahkan dan seragam, tanpa tanda pemilikan. 3. Jumlah uang kas yang dimiliki oleh perusahaan harus dijaga sedemikian rupa sehingga tidak terlalu banyak dan tidak kurang. II.2.3. Sumber dan Pengeluaran Kas A. Sumber kas masuk yang utama adalah:
1. Hasil penjualan produk secara tunai. 2. Hasil menagih piutang dagang. 3. Pendapatan lain seperti bunga dari Bank, jasa giro, dividen. 4. Adanya pengurangan pada aktiva tetap, seperti menjual aktiva yang tidak terpakai. 5. Adanya penerimaan yang bukan penghasilan, seperti kredit dari Bank, penjualan obligasi dan lain-lain hutang jangka pendek 6. Penambahan modal sendiri oleh pemilik. B. Penggunaan kas keluar yang utama adalah: 1. Berbagai pembayaran untuk keperluan operasional perusahaan seharihari seperti membeli material/bahan baku, membayar gaji, dan upah tenaga kerja, berbagai biaya yang termasuk sebagai biaya overhead pabrik (kecuali depresiasi/amortisasi yang tidak membutuhkan kas) biaya-biaya penjualan dan biaya administratif. 2. Pembayaran pada para kreditur, baik berupa bunga maupun angsurannya. 3. Penambahan berbagai aktiva tetap seperti pembelian aktiva tetap. 4. Pembayaran pada pemilik modal, seperti pembayaran dividen atau pengembalian modal. 5. Pembayaran pada pemerintah seperti membayar pajak, cukai, meterai. II.3.
Kas kecil merupakan salah satu bagian dari kas yang harus ada di dalam perusahaan karena kas kecil berfungsi sebagai alat pembayaran untuk keperluan operasional perusahaan sehari-hari. II.3.1. Pengertian dan Tujuan adalah dana khusus yang disediakan untuk membayar pengeluaran pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Pengeluaran pengeluaran yang relatif kecil ini sebagian besar terjadi di internal bank dan perlu dibukukan tersendiri dalam rekening dana kas kecil. (Taswan,2013:168). Terbentuknya kas kecil mempunyai tujuan sebagai berikut : 1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis. 2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh: Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek. 3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana. II.3.2. Prosedur Pembentukan Dana Dana kas kecil di bentuk (disediakan) berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur akuntansi semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian hutang sehingga unit organisasi yang terlibat
dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian hutang, bagian kasa, dan bagian pemegang dana kas kecil. Tugas masing-masing adalah sebagai berikut : A. Bagian utang 1. Menerima surat keputusan mengenai pembentukan dana kas kecil dari direktur keuangan. 2. Membuat bukti kas keluar sebanyak 3 lembar. 3. Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar. 4. Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut : Lembar 1 dan 3 : diserahkan kebagiian kasir yang dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil. Lembar 2 : diserahkan kebagian kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan. 5. Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil yang telah dicap lunas dari bagian kasir. 6. Mencatat nomer cek dan tanggal pembayaran yang tercantum dalam bukti kas keluar dalam registar bukti kas keluar. 7. Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil ke bagian akuntansi. B. Bagian kasir/kas 1. Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya dari bagian utang.
2. Mengisi cek dengan sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan meminta tanda tangan kepada pihak yang berwenang terhadap cek tersebut. 3. Membutuhkan cap lunas pada bukti kas keluar (lembar 1,2,dan 3) beserta SK pembentukan dana kas kecil. 4. Mendistribusikan bukti kas kecil sebagai berikut : Lembar 1 : diserahkan kebagian utang beserta SK pembentukan. Lembar 3 : diserahkan bersamaan dengan cek kepada pemegang dana kas kecil. C. Pemegang dana kas kecil 1. Menerima cek dan bukti kas keluar lembar 3 dari bagian kasir. 2. Menguangkan cek ke bank. 3. Menyiapankan uang tunai yang diambil dari bank. 4. Menyiapkan bukti kas keluar kemudian diasripkan menurut tanggal. D. Bagian akuntansi 1. Menerima bukti kas keluar lembar 1 beserta, surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil dari bagian utang. 2. Mencatat bukti kas keluar dalam register cek. 3. Mengarsipkan bukti kas keluar beserta SK tentang pembentukan dana kas kecil kedalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar.arsip ini disebut arsip bukti kas keluar yang telah dibayar.
II.3.3. Prosedur Permintaan dan Pertanggung Jawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Prosedur dana kas kecil yang menggunakan sistem saldo tetap sedikit berbeda dengan sistem saldo yang berfluktuasi. Pada sistem saldo tetap, pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi, pemegang dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil berdasarkan abjad nama pemakai dana kas kecil. Pada sistem saldo berfluktuasi, saldo rekening dana kas kecil dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil. II.3.4. Prosedur Pengisian Kembali Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem saldo tetap berbeda dengan sistem saldo berfluktuasi. Perbedaannya adalah dalam saldo tetap didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil sedangkan dalam saldo berfluktuasi didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas kecil. II.3.5. Dokumen yang Digunakan dalam 1. Bukti Kas Keluar Bukti Kas Keluar (BKK) adalah dokumen yang berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi (bagian) akuntansi kepada fungsi (bagian) kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini dalam kaitannya dengan kas pengelolaan kas kecil, biasanya diperlukan pada transaksi pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali kas kecil. Berikut ini adalah salah satu contoh dari bukti kas keluar: PD ADIL SEJAHTERA
Jl. TEKNOLOGI No 144 JATEN KARANGANYAR SOLO JAWA TENGAH BUKTI PENGELUARAN KAS Nomor : BKK12-6 Tanggal : 2 Desember 2009 Nomor Cek : CP12-006 Tanggal Cek : 2/12/2009 Dibayar kepada Bendahara Jumlah Dibayar Rp. 5.000.000,00 Dengan Huruf Lima juta rupiah Keterangan Pembentukan Dana Disetujui Oleh Dibukukan Oleh Dibayar oleh : (Joko Pramono,S.Pd.) (Rosiyati, S.E.) (Imelda Yooshika,S.TP) Sumber : https://nurholikasep.wordpress.com 2. Cek Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang tertentu kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek. Terkait dengan pengelolaan dana kas kecil, biasanya cek ini dibuat oleh kasir kas besar setelah bukti kas keluar pembentukan dana kas kecil disetujui oleh manajer/direktur keuangan perusahaan kemudian diserahkan kepada kasir kas kecil untuk dicairkan dana kas kecil yang dibentuk ke bank. Bentuk Cek tiap bank agak berbeda, namun subtansinya sama. Berikut ini adalah contoh cek:
BANK YOGA ARTA Cabang Surakarta No. Rek. Giro: 32.43.5844.3 BANK YOGA ARTA Cabang Surakarta No. Rek. Giro: 32.43.5844.3 No. Cek AA 098 Tgl. 2 Desember- 2009 No. Cek AA 098 Tgl. 2 Desember 2009 Atas Penyerahan cek ini bayarlah kepada Kepada : Ny ratih Rosiyati Untuk Pembayaran tgl. 2 Desember 2009 Uang sejumlah Rp Ny Ratih Rosiyati atau pembawa Rp 5.000,000.00 Lima Juta rupiah Saldo Setoran Rp 12,750,000.00 Rp 2.250,000.00 Karanganyar,2 Desember 2009 Pengambilan Rp 5,000,000.00 Rp 5.000.000,00 Saldo Rp 10.000.000.00 Joko Pramono,S.Pd Sumber : https://nurholikasep.wordpress.com Tanda tangan dan cap stempel Perusahaan 3. Permintaan Pengeluaran
Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang kas kecil ketika akan melalukan pengeluaran kas kecil. Bagi pemegang kas kecil dokumen ini merupakan bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil tersebut. PT ADIL SEJAHTERA Jl. Teknologi 144 Jaten Karanganyar Jawa Tengah PERMINTAAN PENGELUARAN KAS KECIL Diminta No. PPKK 0001 Tgl. Departemen Disetujui Jumlah Rupiah dengan Angka Jumlah Rupiah dengan Huruf Keterangan... Sumber : https://nurholikasep.wordpress.com 4. Bukti Pengeluaran Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
PT ADIL SEJAHTERA Jl. Teknologi 144 Jaten Telp 0271 3096858 Karanganyar Jawa Tengah BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL Jumlah yang diterima menurut PPKK Rp 5.000.000,00 No BPKK 10101 Jumlah yang telah dikeluarkan Rp 2.000.000,00 No PPKK. Jumlah sisa Lebih (kurang) Rp 3.000.000,00 Tgl.. Tgl. No. Rekening Keterangan Jumlah (Rupiah) Disetujui Diperiksa Dibuat Oleh.. Sumber : https://nurholikasep.wordpress.com 5. Permintaan Pengisian Kembali Jika persediaan kas kecil sudah menipis maka pemegang kas kecil menggunakan dokumen permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil untuk menambah saldo kas kecil agar saldonya sama seperti pada waktu pembentukan dana kas kecil. Pemegang kas kecil mengajukan dokumen ini kepada kasir kas besar. Mekanisme selanjutnya seperti pada saat pembentukan dana kas kecil. Berikut ini adalah contoh format dokumen Permintaan Pengisian Kembali kas Kecil: PT ADIL SEJAHTERA Jl. Teknologi 144 Jaten Telp 0271 3096858 Karanganyar Jawa Tengah PERMINTAAN PENGISIAN KEMBALI KAS KECIL Tgl No BPKK Keterangan Jumlah (Rp)
Diperiksa Dibuat Jumlah PPKK Jumlah BPKK Uang Tunai Jumlah Dana Kas Kecil REKAPITULASI PENGELUARAN KAS KECIL NO REK JUMLAH NO REK JUMLAH Sumber : https://nurholikasep.wordpress.com II.3.6. Sistem Pencatatan Dalam melakukan pencatatan terhadap kas kecil terdapat dua sistem pencatatan yaitu : A. Sistem Dana Tetap ( Imprest Fund System ) Sistem dana tetap ( imprest fund) adalah mekanisme kas kecil dimana dana dipertahankan tetap. (Martani,2016:185). Dalam sistem ini jumlah kas kecil selalu tetap yaitu sebesar kas yang diserahkan kepada pemegang kas kecil. Setiap kali melakukan pembayaran, pemegang kas kecil harus membuat bukti pengeluaran, apabila jumlah kas kecil mencapai nilai minimal pada akhir periode pemegang kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dikeluarkan. Penjurnalan pada sistem imprest dilakukan ketika pengisian kembali dana kas kecil. Langkah langkah operasional sistem dana tetap (imprest fund) :
1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diberi sejumlah uang tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan dalam dalam waktu tertentu. 2. Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran. 3. Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi. Contoh kasus sistem dana tetap ( imprest fund system ) : PT Astria Bersama menetapkan kas kecil untuk pembayaran pengeluaran dalam nominal yang kecil. Kas kecil tersebut dimulai pada tanggal 1 Januari 2015 dengan menerima uang sebesar Rp 2.500.000 dari akun kas. berikutnya, kas kecil akan diisi lagi pada setiap tanggal 15 dan 30. Transaksi transaksi pengeluaran yang menggunakan kas kecil selama bulan Januari 2015 adalah sebagai berikut: 03 Januari dibeli materai Rp300.000. 08 Januari pembayaran beban listrik Rp 320.000 dan air Rp 280.000. 11 Januari dibayar biaya iklan di koran jawa pos Rp 250.000. 14 januari kas kecil dianggap terlalu besar Rp 500.000 sehingga disetor kembali ke kas. 15 Januari dana kas kecil diisi kembali. 19 Januari dibayar biaya angkut pembelian Rp 240.000. 21 Januari dibayar biaya telepon Rp 360.000.
29 Januari dibayar untuk biaya pengobatan staf yang sakit Rp 200.000. 30 anuari dana kas kecil diisi kembali. Diminta : Catatlah Jurnal umum, dengan menggunakan Sistem Dana Tetap ( Imprest Fund System ) Tanggal Keterangan Debit Kredit [ Pembentukan dana ] 01/01/2015 Rp2.500.000 Kas Rp2.500.000 [pengeluaran kas kecil tidak dicatat saat terjadi transaksi] 03/01/2015 ------ ------ ------ ------ 08/01/2015 ------ ------ ------ ------ 11/01/2015 ------ ------ ------ ------ [Penurunan saldo' kas kecil dan dikembalikan ke akun kas] 14/12/2014 Kas Rp500.000 Rp500.000 [ Pengisian kembali dana kas kecil ] 15/12/2014 Perlengkapan Kantor Rp300.000 Biaya Listrik Biaya Air Biaya Iklan Rp320.000 Rp280.000 Rp250.000
Kas Rp1.150.000 [pengeluaran kas kecil tidak dicatat saat terjadi transaksi] 19/01/2015 ------ ------ ------ ------ 21/01/2015 ------ ------ ------ ------ 29/01/2015 ------ ------ ------ ------ [ pengisian dana kas kecil ] 30/01/2015 B. Angkut Rp240.000 Biaya Telepon B rupa rupa Rp360.000 Rp200.000 Kas Rp800.000 B. Sistem Dana Berfluktuasi ( Fluctuating System ) Dalam sistem ini menyatakan bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan namun jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan. Misalnya, untuk pertama kali dibentuk dana kas kecil sebesar Rp 5.000.000. Setiap bulan ditambahkan dana sejumlah nilai yang sama tanpa memperhatikan jumlah dana yang terpakai. Akibatnya saldo kas kecil akan berubah ubah. (Martani,2016:185). Contoh kasus : PT Astria Bersama menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaranpengeluaran dalam jumlah kecil. Kas tersebut mulai dibuka pada tanggal 2 Desember 2014 dengan menerima uang sebanyak Rp 4.000.000 dari Kas. Untuk selanjutnya kas kecil diisi setiap tanggal 15 dan 30. Transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan desember 2014 adalah sebagai berikut:
3 Desember dibeli materai Rp 300.000. 8 Desember dibayar rekening listrik Rp 320.000 dan air Rp 230.000. 11 Desember dibayar biaya iklan pada harian kompas Rp 250.000. 14 Desember dana kas kecil dianggap terlalu besar Rp 500.000 Disetor kembali ke kas 15 desember Dana kas kecil diisi kembali. 19 Desember dibayar biaya angkut pembelian Rp 240.000. 21 Desember dibayar biaya telepon Rp 350.000. 27 Desember dibeli perlengkapan kantor Rp 650.000. 29 Desember dibayar untuk pengobatan karyawan yang sakit Rp 200.000. 29 Desember dibayar biaya angkut barang Rp 130.000. 30 Desember dana kas kecil diisi kembali Diminta: Buatlah Jurnal umum, jika menggunakan Sistem Dana Berfluktuasi ( Fluctuating System ) Tanggal Keterangan Debit Kredit [ Pembentukan dana ] 02/12/2014 KasKecil Rp4.000.000 Kas Rp4.000.000 [ pengeluaran dana kas kecil langsung di catat ] 03/12/2014 Perlengkapan Kantor Rp300.000 Rp300.000 08/12/2014 Biaya Listrik Rp320.000 BiayaAir Rp230.000 Rp550.000
11/12/2014 Biaya Iklan Rp250.000 [ Penurunan saldo kas kecil ] 14/12/2014 Kas Rp500.000 Rp250.000 Rp500.000 [ Pengisian kembali dana kas kecil ] 15/12/2014 KasKecil Rp1.100.000 Kas Rp1.100.000 [ pencatatan pengeluaran kas kecil ] 19/12/2014 Biaya angkut Rp240.000 21/12/2014 Biaya Telepon Rp350.000 27/12/2014 Perlengkapan Kantor Rp650.000 29/12/2014 Biaya Rupa rupa Rp200.000 29/12/2014 Biaya angkut Rp 130.00 Rp240.000 Rp350.000 Rp650.000 Rp200.000 Rp130.000 [ pengisian kembali dana kas kecil ] 30/12/2014 KasKecil Rp1.570.000 Kas Rp1.570.000