Halaman 1 Jabatan Tanda Tangan Dibuat Oleh Sekretaris Diperiksa Oleh WMM Disetujui Oleh Kepala Sekolah
1.0 Tujuan: PEMERINTAH KOTA TANGERANG Halaman 2 Untuk menetapkan tindakan yang diperlukan untuk melakukan Koreksi, apabila sesuatu hal terjadi agar kejadian yang sama tidak terulang kembali. 2.0 Ruang Lingkup: Prosedur ini berlaku di seluruh jajaran SMK NEGERI 3 Kota Tangerang, dan diterapkan terhadap masalah mutu yang muncul, baik yang ditemukan secara internal maupun yang berasal dari keluhan pelanggan. 3.0 Definisi: Tidak Diperlukan 4.0 Acuan: Pasal 8.5.2 ISO 9001:2008 5.0 Uraian Prosedur: 5.1 Umum 5.1.1 Kepala Sekolah atau pejabat yang ditunjuk bertanggung jawab untuk memantau dan menindaklanjuti keluhan pelanggan yang diterima oleh SMK NEGERI 3 Kota Tangerang 5.1.2 Kepala Bidang atau Kepala Seksi yang terkait bertanggungjawab untuk memantau dan melaporkan proses Tindakan Koreksi kepada Wakil Manajemen. 5.1.3 Setiap karyawan dimungkinkan mendeteksi masalah mutu dan melaporkan kepada Kepala Bidang atau Kepala Seksi terkait.
Halaman 3 5.2 Uraian 5.2.1 Masalah mutu yang muncul dapat berasal dari : a. Keluhan pelanggan b. Produk yang tidak sesuai pada pelaksanaan proses c. Prosedur tidak sesuai dan tidak dipatuhi d. Hasil Audit internal dan audit eksternal e. Hasil Tinjauan Manajemen f. Inisiatif dari karyawan karena adanya penyimpangan kegiatan di lapangan 5.2.2 Keluhan Pelanggan Keluhan Pelanggan mengacu kepada informasi yang diberikan dan diklasifikasikan sebagai berikut : a. Masalah waktu penyerahan b. Kuantitas yang tidak sesuai c. Kualitas yang tidak sesuai Kepala Bidang atau Kepala Seksi terkait menerima Keluhan Pelangan melalui telpon/surat/fax dan segera ditindaklanjuti dengan menyampaikan kepada Sekretaris untuk mencatat dalam Buku Penanganan Keluhan Pelanggan kemudian disampaikan kepada Wakil Manajemen. Ketua Sekolah Tinggi atau Wakil Manajemen memberikan respon terhadap keluhan pelanggan dalam waktu 2 x 24 jam baik secara lisan maupun tertulis. Sebelum melakukan investigasi (penyelidikan) ke bagian yang bertanggung jawab, Wakil Manajemen segera menindaklanjuti keluhan tersebut secara lisan maupun secara tulisan. Ketua Sekolah Tinggi melalui Wakil Manajemen mengambil tindakan yang perlu dengan memberi instruksi kepada Kepala Bidang atau Kepala Seksi
Halaman 4 terkait untuk mengurangi dampak yang akan terjadi dari keluhan pelanggan tersebut. Wakil Manajemen mencatat keluhan pelanggan tersebut dan memberikan kepada pihak terkait untuk ditindaklanjuti. Wakil Manajemen bersama Bagian atau Seksi terkait memantau efektivitas dari penyelesaian keluhan pelanggan yang diterima, sehingga masalah yang sama tidak akan terulang lagi dan menginstruksikan kepada Sekretaris untuk mencatat hasil penyelesaian keluhan pelanggan dalam Buku Penanganan Keluhan Pelanggan. 5.3 Ketidaksesuaian Produk Internal 5.3.1 Ketidaksesuaian Produk 5.3.1.1 Ketidaksesuaian produk telah diatur dalam aturan yang terkait. 5.3.2 Prosedur Tidak Diikuti 5.3.2.1 Kepala Bagian atau Kepala Seksi terkait melapor kepada Wakil Manajemen jika terdapat Prosedur Mutu yang tidak diikuti setelah diberikan instruksi secukupnya. 5.3.2.2 Wakil Manajemen harus memberikan penjelasan kepada personil terkait tentang kegunaan dan pentingnya Sistem Manajemen Mutu secara umum. Jika masalah terjadi, maka mengacu kepada butir 5.4. 5.3.3 Prosedur Yang Tidak Sesuai 5.3.3.1 Kepala Bagian atau Kepala Seksi terkait melaporkan setiap ketidaksesuaian prosedur yang ditemukan di unit kerjanya kepada Wakil Manajemen.
Halaman 5 5.3.3.2 Jika penelusuran/penelitian yang berkaitan dengan hal di atas mengakibatkan perubahan prosedur, maka perubahannya merujuk kepada Prosedur Pengendalian Dokumen. 5.3.4 Inisiatif Personel Mengenai Penyimpangan Di Lapangan 5.3.6.1 Kepala Bidang atau Kepala Seksi terkait dapat melakukan tindakan Koreksi terhadap segala masalah mengenai mutu yang ditemukan dan dilaporkan kepada Wakil Manajemen. 5.3.6.2 Tindakan Koreksi dapat diterbitkan oleh setiap personil jika dianggap bahwa kondisi yang ditemukan dapat mempengaruhi mutu dari produk. 5.4 Analisa Masalah 5.4.1 Personil yang mengusulkan mencatat hasil investigasinya pada bagian Uraian Ketidaksesuaian kemudian menyerahkan kepada Wakil Manajemen untuk diketahui. 5.4.2 Wakil Manajemen harus memeriksa apakah masalah yang timbul memerlukan tindakan Koreksi jangka panjang untuk mencegah terulangnya kembali, dengan mempertimbangkan besarnya masalah dan resiko yang akan dihadapi jika tidak melakukan tindakan. 5.4.3 Jika tindakan Koreksi dianggap perlu, maka Penanggung Jawab Unit Kerja yang terkait melakukan penelitian untuk mencari penyebab dan mecatatnya pada bagian Hasil Investigasi. 5.5 Tindakan Koreksi 5.5.1 Penanggung Jawab Unit Kerja menetapkan tindakan Koreksi yang sesuai untuk mengurangi dan mencegah masalah terulang kembali dan kemudian mencatatnya pada bagian Tindakan Koreksi serta menetapkan tanggal penyelesaiannya.
5.6 Tindakan Lanjut Halaman 6 5.6.1 Wakil Manajemen yang ditunjuk akan meninjau tindakan Koreksi yang dilakukan untuk menetapkan apakah tindakan tersebut cukup efektif guna mencegah terulangnya masalah yang sejenis. 5.6.2 jika ada masalah yang belum dapat diselesaikan dan perlu tindakan Koreksi lebih lanjut serta mengembalikannya ke Penanggung Jawab Unit Kerja. 6.0 Lampiran: 6.1 Formulir Tindakan Koreksi
Temuan/Penyebab KTS Tgl/Bln/Thn : Uraian tindakan koreksi : Tanggal/Batas akhir koreksi : Verifikasi koreksi : Tanda-tangan : Petugas. Pj. Bagian ybs WMM