PEMELIHARAAN, PERLUASAN, PENGURANGAN, PENANGGUHAN/PEMBEKUAN, DAN / ATAU PENCABUTAN/ PEMBATALAN SERTIFIKAT (SISTEM SMKP/ISO 22000)

Transkripsi

1 PEMELIHARAAN, PERLUASAN, PENGURANGAN, PENANGGUHAN/PEMBEKUAN, DAN / ATAU PENCABUTAN/ PEMBATALAN SERTIFIKAT (SISTEM SMKP/ISO 22000)

2 6.1 Pemeliharaan Sertifikat Pemeliharaan Sertifikat meliputi kegiatan sebagai berikut : a. Pengawasan berkala terhadap efektifitas penerapan sistem b. Pemeriksaan proses produksi, pemeriksaan dan pengujian produk yang disertifikasi LS SMKP mempunyai program untuk memelihara sertifikasi berdasarkan peragaan bahwa pelanggan tetap konsisten untuk menerapkan semua persyaratan standar sistem MKP. Pemeliharaan ini berdasarkan kesimpulan positif oleh Ketua tim audit tanpa dilakukan kajian independent lebih lanjut dengan ketentuan sebagai berikut : a. Untuk setiap ketidaksesuaian yang dapat menyebabkan pembekuan atau pencabutan sertifikasi, tim auditor akan melaporkan kepada Manajer Operasional keperluan untuk melakukan suatu tinjauan oleh personal yang kompeten yang berbeda dengan yang melakukan audit, untuk menentukan apakah sertifikasi dapat dipelihara; b. Personel kompeten dari LS SMKP memantau kegiatan pengawasan berkala, termasuk pelaporan auditor untuk mengkonfirmasikan bahwa kegiatan sertifkasi dijalankan secara efektif. 6.2 Perluasan Ruang Lingkup yang Disertifikasi Pelanggan yang berkeinginan untuk mengajukan perluasan ruang lingkup produk yang disertifikasi dapat mengajukan permohonan secara tertulis kepada LS SMKP dan dapat dituangkan dalam addendum kontrak. 6.3 Pengurangan Ruang Lingkup yang Disertifikasi Pelanggan yang berkeinginan untuk mengajukan pengurangan ruang lingkup produk yang disertifikasi harus mengajukan permohonan secara tertulis kepada LS SMKP disertai dengan alasan yang mendasari pengurangan tersebut Pengurangan ruang lingkup dapat disebabkan dalam kasus pembekuan yang tidak dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang ditetapkan Apabila pelanggan gagal secara total untuk memenuhi persyaratan sertifikasi untuk bagian ruang lingkup yang di sertifikasi. 6.4 Penangguhan/ Pembekuan Sertifikat Sertifikat akan ditunda untuk batas waktu yang ditentukan dalam kasus seperti di bawah ini, tetapi tidak terbatas dalam hal hal ini : a. Ditemukan ketidaksesuaian kritis pada saat tinjauan berkala b. Jika laporan ketidaksesuaian dengan kategori mayor, serius tidak dipenuhi secara efektif dalam batas waktu yang telah ditentukan. c. Dalam kasus penggunaan sertifikat yang tidak benar, seperti cetakan yang tidak benar atau periklanan tidak diselesaikan dengan cara penarikan kembali atau tindakan lain yang dilakukan oleh pelanggan. d. Apabila terdapat penggunaan sertifikat dan logo yang tidak tepat, seperti kesalahan cetak atau periklanan, tidak diselesaikan dengan cara menarik sertifikat atau tindakan lain yang dilakukan oleh pelanggan

3 e. Jika terdapat pertentangan atau pelanggaran terhadap aturan pelaksanaan LSSMKP. f. Ketidakkonsistenan dalam pemeliharaan persyaratan sertifikasi; g. Pelanggan gagal total dan serius untuk memenuhi persyaratan sertifikasi termasuk persyaratan untuk efektivitas sistem manajemen; h. Dalam status penyelesaian perselisihan pendapat mengenai sertifikasi; i. Jika pengaduan dari pihak yang berkepentingan tidak ditangani; j. Atas persetujuan antara LSSMKP dan pelanggan dengan alasan tidak berproduksi atau lainnya; k. Pelanggan tidak memperbolehkan dilakukan kunjungan pengawasan berkala; l. Pelanggan menolak dilakukan audit untuk keperluan pengawasan berkala atau re-sertifikasi pada waktu yang telah disepakati; m. Pelanggan meminta penangguhan/ pembekuan secara sukarela Dalam kasus seperti butir (a) dan (b) di atas, jika laporan ketidaksesuaian tidak dipenuhi dalam batas waktu ditentukan, selain ketidaksesuaian minor yang telah diverifikasi atau ketidaksesuaian mayor, minor, serius, dan/ atau kritis yang ada sebagai hasil kunjungan Pengawasan Berkala yang rutin, auditor LS SMKP akan melaporkan situasinya secara tertulis kepada General Manager melalui Manajer Operasional Jika terjadi kasus seperti pada bagian (d) dan (e) di atas, semua staff LSSMKP bertanggung jawab untuk melaporkan pelanggan secara tertulis disertai bukti yang mendukung yang ditujukan kepada General Manager melalui Manajer Operasional Manajer Operasional juga akan membuat surat peringatan kepada pelanggan tersebut, jika dalam 2 (dua) peringatan belum ada tanggapan dari pihak pelanggan maka Manajer Operasional akan melaporkan kepada General Manager untuk ditindaklanjuti General Manager akan meninjau semua informasi/ data yang diajukan untuk mengetahui kebenaran dan menentukan bahwa penangguhan sertifikat dibenarkan Jika keputusan adalah penundaan sertifikat, General Manager akan menginstrusikan kepada Manajer Operasional untuk memberitahukan penangguhan/ pembekuan sertifikat kepada pelanggan secara tertulis dan memberitahukan kepada kondisi yang bagaimana penangguhan sertifikat dapat dibatalkan. Surat berikut menjelaskan juga selama sertifikat ditangguhkan tidak diperkenankan untuk mempergunakan logo pada produk, proses atau jasanya Pada akhir periode penangguhan, General Manager akan menginstrusikan kepada Manajer Operasional untuk melaksanakan pemeriksaan untuk melihat apakah kondisi pengembalian sertifikat telah dipenuhi. Dalam kasus tidak dipenuhinya laporan ketidaksesuaian, Manajer Operasional akan mengatur Pengawasan Berkala tambahan untuk melihat verifikasi efektif yang dilakukan untuk penyelesaian tindakan koreksi Jika kondisi tersebut dipenuhi dalam kurun waktu yang telah ditentukan, penangguhan/ pembekuan akan dicabut dan perusahaan akan diberitahukan tentang pemberlakuan kembali sertifikat oleh Manajer Operasional secara tertulis. Jika tidak dipenuhi, maka sertifikat akan dicabut Semua biaya yang timbul karena dalam penangguhan dan pemberlakuan kembali sertifikat oleh LSSMKP akan dikenakan pada pelanggan.

4 6.5 Pencabutan Sertifikat Sertifikat dapat di cabut karena kasus kasus seperti di atas, tetapi tidak terbatas pada hal hal berikut : a. Tidak cukupnya tindakan perbaikan yang dilakukan oleh pelanggan dalam kasus penangguhan/ pembekuan sertifikat dalam jangka waktu yang ditetapkan b. Gagal secara total untuk memenuhi seluruh persyaratan sertifikasi untuk bagian-bagian dari ruang lingkup sertifikasi; c. Langkah akhir dari rangkaian peringatan terhadap penyimpangan yang dilakukan organisasi pelanggan; d. Apabila perusahaan tidak melakukan produksi pada waktu tertentu (1 kali masa surveillance); e. Atas keinginan pelanggan sendiri yang dinyatakan secara tertulis; f. Apabila terjadi penyalahgunaan Logo; g. Organisasi sinyatakan bersalah dalam kasus keamanan pangan; h. Jika pelanggan gagal untuk menyelesaikan kewajiban pembayaran; i. Pembubaran kegiatan organisasi pelanggan Pada kasus seperti di atas, General Manager akan mengatur pertemuan komite sertifikasi yang terdiri dari minimal 3 (tiga) orang yang independent, kemudian komite sertifikasi akan meninjau semua data/ informasi yang diajukan oleh General Manager dan memutuskan apakah keputusan yang diambil menyetujui pencabutan sertifikat atau tidak, dengan pengecualian bahwa penarikan sertifikat adalah hasil akhir kecuali kalau dibatalkan oleh banding Tidak ada pengembalian biaya penilaian yang telah dibayarkan dan penarikan sertifikat 6.6 Banding Jika untuk sesuatu alasan, pemberitahuan akan diberikan jika sertifikat ditarik, perusahaan punya hak untuk banding. Banding dilakukan secara tertulis, ditujukan melalui bagian Administrasi dan diterima dalam waktu tujuh hari setelah pemberitahuan penarikan sertifikat, dilengkapi dengan bukti bukti yang mendukung dan data sebagai bahan pertimbangan selama proses banding Seluruh banding yang diajukan kepada LSSMKP diserahkan sebelum komite sertifikasi oleh General Manager. General Manager akan mengajukan bukti bukti yang mendukung keputusan penarikan sertifikat Keputusan Komite Sertifikasi adalah keputusan akhir dan mengikat keduanya baik pelanggan maupun LSSMKP. Sekalian keputusan banding dibuat untuk mengganti keputusan tersebut Dalam keadaan dimana banding disetujui dan sertifikat diberlakukan kembali, tidak ada pengaduan dapat dibuat terhadap LS SMKP untuk mengganti biaya atau kehilangan yang lain sebagai akibat dari pemberitahuan awal tentang penarikan sertifikat.

5 6.7 Pembatalan Sertifikat Sertifikat dapat dibatalkan dalam kasus kasus berikut : a. Jika pelanggan tidak bermaksud untuk memperbaharui sertifikat; b. Jika terjadi penyalahgunaan logo; c. Jika produk, proses dan pelayanan tidak lagi ditawarkan oleh pelanggan; d. Jika pelanggan bermaksud untuk berhenti Pada kasus di atas, pelanggan akan diminta untuk mengajukan permintaan untuk pembatalan secara tertulis dengan mengemukakan alasannya Manajer Operasional Departemen bertanggung jawab menjamin bahwa pembatalan sertifikat dipublikasikan