VI. ANALISIS MANAJEMEN DAN ORGANISASI A. Kebutuhan Tenaga Kerja Salah satu aspek dalam manajemen operasi yang perlu direncanakan pada awal proyek adalah analisis kebutuhan tenaga kerja. Proses produksi tepung ikan lele dumbo dan biskuit ikan sebagian besar bahkan hampir keseluruhan dilakukan oleh mesin, namun dalam pelaksanaan proses produksi tetap dibutuhkan tenaga kerja manusia sebagai operator, pengawas proses produksi, dan beberapa kegiatan produksi yang membutuhkan campur tangan manusia secara langsung. Selain dalam lingkup proses produksi, tenaga kerja dibutuhkan dalam pelaksanaan aktivitas di luar produksi, seperti pemasaran, administrasi, transportasi dan distribusi, serta kegiatan lainnya. Tenaga kerja yang dibutuhkan disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan dan kriteria tenaga kerja yang dibutuhkan. Industri tepung dan biskuit ikan merupakan perusahaan yang benar-benar baru didirikan, sehingga kebutuhan sumber daya merupakan hal yang sangat penting untuk ditetapkan dengan baik. Untuk saat ini perlu dibuat penggolongan pekerja ke dalam golongan tetap, yaitu beberapa orang pekerja mulai dari direktur, manajer, operator, laboran, dan staf masing-masing bidang yang telah ditetapkan dan sistem penggajian ditetapkan dengan cara pembayaran berkala setiap bulan, sedangkan buruh angkut digolongkan ke dalam tenaga kerja tidak tetap. Penentuan jumlah tenaga kerja diperhitungkan dengan mengidentifikasi kegiatan, sifat, dan beban kerja sehingga dapat ditentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Rincian penetapan tenaga kerja dapa dilihat pada Tabel 6.1. 78
Tabel 6.1 Penentuan Jumlah Tenaga Kerja yang Dibutuhkan No. Kegiatan Sifat Jumlah Tenaga Kerja (Orang) 1 Produksi tepung ikan lele dumbo a. Sortasi dan pencucian bahan baku Rutin harian 1 b. Pemasakan Rutin harian 1 c. Pengepresan Rutin harian 1 d. Pengeringan Rutin harian 1 e. Penghalusan Rutin harian 1 f. Pengemasan Rutin harian 1 Produksi biskuit ikan a. Sortasi dan penimbangan bahan baku Rutin harian 1 b. Pengadukan Rutin harian 1 c. Pemipihan Rutin harian 1 d. Pencetakan Rutin harian 1 e. Pemanggangan Rutin harian 1 f. Pengemasan Rutin harian 1 2 Perencanaan produksi Berkoordinasi dengan bagain pemasaran dan logistik untuk mengontrol kontinuitas produksi 3 Administrasi Melakukan pembukuan perusahaan dan melakukan maintenance perlengkapan kantor perusahaan Rutin harian 1 Rutin harian 1 4 Keuangan Rutin harian Melakukan pembukuan keuangan dan mengatur pemasukan dan Rutin harian 2 pengeluaran perusahaan 5 Pemasaran a. Menetapkan sistem pamasaran bagi perusahaan Rutin harian 1 b. Menjalin kerja sama dengan pemerintah yang menjalankan program pemberian makanan tambahan bagi balita Rutin harian 2 c. Membuat perencanaan pasar dan web perusahaan Temporer 1 d. Mengikuti pameran-pameran dan mengadakan roadshow Temporer 2 6 Logistik Mengatur jumlah persediaan bahan baku dan produk Rutin harian 1 7 Distribusi produk Pendistribusian produk dilakukan oleh supir dan bagian pemasaran Rutin harian 1 8 Pengawasan mutu Melakukan pengawasan mutu pada produk yang dihasilkan Rutin harian 1 9 Kebersihan Membersihkan lingkungan pabrik dan membantu merawat aset perusahaan Rutin harian 1 10 Keamanan Menjaga keamanan pabrik selama 24 jam (2 shift) Rutin harian 2 Total 27 79
Berdasarkan perhitungan kebutuhan tenaga kerja tersebut, langkah selanjutnya adalah membuat kualifikasi pendidikan atas tenaga kerja yang dibutuhkan yang disajikan pada tabel 6.2. Tabel 6.2 Kebutuhan dan Kualifikasi Tenaga Kerja yang dibutuhkan pada Industri Tepung dan Biskuit Ikan No. Jabatan Kualifikasi Pendidikan Jumlah (Orang) 1 Direktur S1 1 2 Manajer Produksi dan QC S1 1 3 Manajer Pemasaran S1 1 4 Manajer Administrasi dan Keuangan S1 1 5 Staff pemasaran S1 5 6 Staff logistik S1 1 7 Staff administrasi SMA sederajat 1 8 Staff keuangan SMA sederajat 1 9 Operator SMA sederajat 12 10 Laboran SMK analisis kimia 1 11 Supir SMA sederajat 1 12 Petugas Keamanan SMP 2 Total 28 Pada kajian ini diperkirakan jumlah sumber daya yang dibutuhkan adalah 28 orang, dengan rincian pekerja tetap sebanyak 25 orang dan pekerja temporer sebanyak tiga orang. Pada awal pendirian industri, komposisi tenaga kerja yang paling banyak difokuskan pada bagian pemasaran. Hal ini berkaitan dengan sifat produk yang tergolong produk baru dan masih berada pada tahap pengenalan. Oleh karena itu, pemasaran merupakan salah satu hal terpenting dalam rangka pengenalan dan pencarian pasar biskuit ikan yang diproduksi. Untuk perkembangan ke depannya, tidak menutup kemungkinan perusahaan melakukan perubahan komposisi tenaga kerja maupun melakukan rotasi kerja. B. Struktur Organisasi Manajemen operasional industri yang baik akan mampu memenuhi segala kebijakan dan tujuan perusahaan. Tenaga manajemen yang asli merupakan faktor utama dalam keberhasilan manajemen industri. Tenaga kerja yang tepat dan berkualitas dapat diperoleh dengan mengetahui beberapa hal penting, yaitu uraian jenis pekerjaan atau tugas pokok yang diperlukan untuk menjalankan operasional industri, struktur organisasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas-tugas perusahaan secara efisien, dan persyaratan minimal yang harus dipenuhi untuk mengisi jabatan yang ada untuk mengisi kekurangan ahli. Besar kecilnya perusahaan akan sangat menentukan bentuk perusahaan dan struktur organisasi yang dijalankan oleh perusahaan tersebut. Hubungan koordinasi antar bagian-bagian dalam perusahaan akan berbeda-beda pada tiap perusahaan. Semua pekerjaan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan harus dirinci dan didistribusikan semuanya kepada orang-orang yang mampu bekerja di bidang tersebut. Untuk itu harus disiapkan mekanisme koordinasi. 80
Setelah identifikai jabatan menghasilkan gambaran yang jelas kemudian disusun neraca organisasi pengelola operasi karena penekanan pada spesialisasi dan efisiensi, maka struktur organisasi operasi umumnya dikelompokkan berdasarkan fungsi dengan beberapa variasi, seperti organisasi berdasarkan produk atau area. Pada perusahaan biskuit ikan yang akan didirikan, setiap pekerjaan didistribusikan kepada pekerja berdasarkan kualifikasi yang dimiliki. Keseluruhan rangkaian kegiatan operasi akan dijalankan oleh beberapa bagan sesuai dengan bidang masing-masing. Secara umum, struktur organisasi pada perusahaan biskuit ikan terbagi menjadi beberapa tahapan hirarki, yaitu direktur, manajer, dan staf. Rencana struktur organisasi perusahaan yang menunjukan setiap bagian memiliki peranan dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya dapat dilihat pada Gambar 6.1. Direktur Manajer Pemasaran Manajer Produksi dan QC Manajer Keuangan dan Administrasi Staf Pemasaran Operator Laboran Staf Logistik Staf Keuangan Staf Administrasi Supir Security Gambar 6.1 Struktur Organisasi Industri Tepung dan Biskuit Ikan C. Deskripsi Pekerjaan Salah satu masalah yang selalu timbul dalam pengorganisasian adalah menentukan seberapa banyak tugas yang harus dikerjakan oleh seorang anggota organisasi. Oleh karena itu, dalam sebuah perusahaan perlu dibuat deskripsi pekerjaan dari tiap-tiap jabatan yang ada pada perusahaan tersebut. Dengan adanya deskripsi pekerjaan diharapkan setiap pekerja mengetahui tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, sehingga dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Deskripsi pekerjaan pada industri ini adalah sebagai berikut. 1. Direktur Direktur bertanggung jawab untuk mengatur keseluruhan fungsi dan kelancaran seluruh kegiatan perusahaan pada seluruh bagian, yang meliputi kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, serta mengawasi manajer dan staf yang berada di bawahnya. 2. Manajer Produksi dan Quality Control (QC) Manajer Produksi dan Quality Control (QC) bertanggung jawab dalam melakukan pengawasan dan pelaksanaan seluruh kegiatan produksi, pengadaan dan ketersediaan bahan baku dan bahan pembantu dalam pembuatan produk, pengawasan kualitas bahan baku dan produk, pemeliharaan dan perawatan mesin-mesin yang digunakan dan mengontrol kelancaran distribusi 81
produk, serta penelitian dan pengembangan produk agar mampu menghasilkan produk yang sesuai dengan keinginan konsumen sasaran. 3. Manajer Pemasaran Manajer pemasaran bertugas mengelola keseluruhan kegiatan pemasaran mencakup pencarian peluang-peluang pasar danbauran pemasaran, seperti pengorganisasian kegiatan-kegiatan promosi penjualan, penjualan, dan kerja sama dengan mitra. 4. Manajer Keuangan dan Administrasi Manajer keuangan dan administrasi bertanggung jawab untuk mengatur berbagai hal yang terkait dengan penjualan, pembuatan strategi harga, dan pembukuan data-data perusahaan. 5. Staf Pemasaran Staf pemasaran bertugas untuk memasarkan produk, melaksanakan strategi pemasaran yang telah ditetapkan, dan menjalankan kegiataan promosi. 6. Staf Logistik Staf logistik bertugas mengelola pendistribusian produk dan mengatur pengadaan dan pengelolaan bahan baku. 7. Staf Keuangan Staf keuangan bertugas melaksanakan dan mengelola kegiatan pencatatan keuangan dan pengelolaan keuangan perusahaan. 8. Staf Administrasi Staf administrasi bertugas melaksanakan dan mengawasi kegiatan pencatatan administrasi kantor dan operasional perusahaan. 9. Operator Operator bertugas menjalankan mesin sesuai dengan prosedur yang ada dan memastikan mesin berjalan sesuai dengan kriteria yang seharusnya. Operator harus secara terus menerus melakukan pengawasan terhadap proses produksi dan kinerja mesin agar tidak terjadi penyimpangan produk yang tidak diinginkan. Operator juga bertugas untuk melakukan perawatan mesin dan alat-alat produksi. 10. Laboran Laboran bertugas melakukan pengawasan terhadap mutu produk dengan melakukan pengecekan mutu bahan baku, hasil dari tiap tahap produksi, dan produk akhir sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan sesuai dengan arahan dari manajer produksi dan QC. 82
11. Supir Supir bertugas mengendarai kendaraan milik perusahaan dalam rangka pendistribusian produk yang dihasilkan. Selain itu, supir juga bertugas melaksanakan kegiatan transportasi yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. 12. Security Security bertugas menjaga keamanan perusahaan dengan jumlah jam kerja 24 jam siang dan malam dengan pembagian waktu menjadi 2 shift. 83