Modul Praktikum Paket Program Akuntansi Oleh: Bambang Purnomosidi D. P., S.E., Ak., S.Kom., MMSI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AKAKOM YOGYAKARTA
Uraian Kasus Penjelasan: Simak baik-baik uraian dibawah ini. Uraian kasus ini akan digunakan sebagai bahan praktikum. Kasus ini diambil dari buku Akuntansi Pengantar (Drs. Suwardjono, Ak., M.Sc., Ph.D), penerbit BPFE dengan beberapa perubahan. Fotokopi CEMERLANG Pak Bajuri memutuskan untuk berhenti sebagai sopir Bajaj dan sebagai gantinya berusaha di bidang jasa fotokopi. Untuk keperluan tersebut, berikut ini adalah beberapa transaksi yang terjadi dimulai dari saat pak Bajuri memutuskan untuk mendirikan usaha fotokopi yang diberi nama fotokopi CEMERLANG. 1. Pak Bajuri menginvestasikan uangnya ke usaha tersebut sebesar Rp 3.500.000 dengan perincian Rp 3.000.000 sebagai kas dan Rp 500.000 dalam bentuk perlengkapan kios. 2. Untuk menambah modal usahanya, Pak Bajuri meminjam ke bank sebesar Rp 500.000 3. Membeli mesin fotokopi secara tunai sebesar Rp 2.500.000 4. Membeli perlengkapan kios Rp 500.000 secara kredit dari toko ADITYA. 5. Membeli bahan habis pakai (bahan pembantu) berupa kertas, pembersih kaca, toner, kantong plastik, dan sebagainya seharga Rp 150.000 tunai. 6. Menerima pendapatan jasa fotokopi Rp 300.000 7. Membayar gaji pegawai Rp 100.000 8. Membayar biaya reparasi mesin fotokopi Rp 50.000 9. Menerima pendapatan jasa fotokopi Rp 250.000 10. Membayar utang ke toko ADITYA Rp 500.000 Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 2 dari 34
11. Melunasi utang ke bank Rp 75.000 12. Pak Bajuri Mengambil uang Rp 25.000 untuk keperluan pribadi. 13. Menyerahkan pekerjaan fotokopi dan penjilidan yang selesai hari ini kepada pelanggan (Perpustakaan STMIK AKAKOM). Pendapatan tersebut sebesar Rp 400.000 dan baru akan dibayar kemudian. 14. Menerima pelunasan sebagian piutang dari Perpustakaan STMIK AKAKOM sebesar Rp 150.000 15. Pak Bajuri memasukkan uang pribadi sebesar Rp 45.000 ke perusahaan untuk menambah modal perusahaan demi kelancaran usaha perusahaan. 16. Di Almari masih terdapat bahan habis pakai yang seluruhnya bernilai Rp 60.000 17. Depresiasi mesin fotokopi ditentukan sebesar Rp 35.000 dan untuk perlengkapan kios sebesar Rp 15.000. Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 3 dari 34
Penyelesaian Kasus Memulai dan Menyiapkan GnuCash Untuk menyelesaikan kasus tersebut, pertama kali anda harus menjalankan dan membuat berbagai penyesuaian untuk software GNUCash. Untuk menjalankan GNUCash, anda bisa menggunakan menu yang tersedia (tidak selalu ada) atau bisa juga langsung memanggilnya dari shell prompt. Jika anda akan menjalankan dari shell, ada beberapa file yang berhubungan dengan itu: [bpdp@localhost bpdp]$ gnucash gnucash gnucash env gnucash config gnucash make guids [bpdp@localhost bpdp]$ gnucash run script Anda bisa langsung mengetikkan gnucash kemudian menekan Enter. Berikut ini adalah layar pembuka (spash screen) dari GNUCash: Biasanya, jika belum pernah digunakan, GNUCash akan menampilkan tip of the day dan dialog selamat datang. Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 4 dari 34
Kita tidak akan menggunakan daftar akun dari GNUCash sehingga klik Cancel pada kedua dialog tersebut. Tip of the day mungkin akan selalu muncul pada saat anda memulai GNUCash. Hal ini tidak mempunyai pengaruh apapun karena sifatnya hanya memberitahu beberapa hal yang mungkin pengguna belum tahu (tip). Mengisi Data Nama Perusahaan Untuk mengisi data nama perusahaan, pilih menu File Properties, kemudian isikan sebagai berikut: Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 5 dari 34
Mengubah Preferences Preferences bisa digunakan untuk keperluan mengatur berbagai konfigurasi dari GNUCash. Preferences ini dapat diakses menggunakan menu Edit Preferences. Kita tidak akan mengatur semua konfigurasi tetapi hanya beberapa konfigurasi yang akan kita gunakan: 1. Konfigurasi label akuntansi, digunakan untuk mengubah konfigurasi menjadi Debit Credit sehingga lebih mempermudah pemahaman akuntansi. Pada Accounts, pilih / aktifkan Use Accounting Labels Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 6 dari 34
2. Konfigurasi Internasional, digunakan untuk mengubah konfigurasi mata uang dan jam. Pilih International kemudian atur konfigurasi tersebut menjadi sebagai berikut: Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 7 dari 34
Mencatat Pelanggan Untuk mencatat pelanggan, gunakan menu Business Customers New Customer. Ada tiga bagian yang bisa kita isi untuk data pelanggan baru tersebut. Ketiga bagian tersebut adalah data umum, billing (penagihan), dan shipping (pengiriman). Berikut ini adalah tampilan pada saat mengisi data pelanggan baru: Umum Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 8 dari 34
Billing Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 9 dari 34
Shipping Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 10 dari 34
Mencatat Vendor Untuk mencatat data vendor, pilih menu Business Vendors New Vendor. Ada dua bagian yang bisa dicatat yaitu Vendor dan Payment Information. Untuk Payment Information, biarkan seperti nilai default. Vendor kita isi sebagai berikut: Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 11 dari 34
Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 12 dari 34
Mengelola Struktur Kode Akun Membuat Kode Akun Untuk membuat kode akun, klik pada menu File New. GNUCash akan menampilkan New Account Hierarchy Setup. Klik Cancel karena kita kita akan menggunakan struktur akun kita sendiri. Tampilan dari GNUCash tanpa struktur kode akun adalah sebagai berikut: Pada kondisi tersebut, kita sudah siap untuk mengisikan struktur kode akun Fotokopi CEMERLANG. Pada dasarnya ada dua kategori jenis akun: 1. Akun untuk menampung hasil transaksi. Akun ini akan langsung digunakan dalam transaksi. 2. Akun yang merupakan penampung dari kelompok akun. Jenis akun ini disebut Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 13 dari 34
dengan placeholder. Untuk membuat akun, dari menu File pilih New Account. Ada dua tab yang bisa diisi pada dialog yang muncul, yaitu General Information dan Opening Balance. Untuk pengisian kasus Fotokopi CEMERLANG, gunakan hanya General Information. Berikut ini adalah dialog untuk mengisikan akun tersebut (contoh disini adalah akun Aktiva 1 Aktiva Asset New top level account Placeholder ) Keterangan: Account Name : Nama akun (Aktiva) Account Code : Kode akun (contoh di atas adalah 1) Description : Deskripsi (Aktiva), untuk berikutnya diisi sama dengan Account name. Account Type : Tipe akun (Asset) Parent Account : Akun induk (misal: Kas mempunyai induk Aktiva Lancar) Jika kelompok paling atas, maka isikan New top level account Placeholder : Apakah akun tersebut merupakan penampung kelompok akun atau bukan? Jika merupakan penampung, maka pilihan Placeholder harus diaktifkan, jika merupakan akun transaksi maka tidak perlu diaktifkan. Parent Account akan menentukan pengelompokan dari akun yang bersangkutan. Berikut ini adalah tampilan pada saat mengisikan akun Aktiva: Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 14 dari 34
Untuk kasus Fotokopi CEMERLANG. Isikan akun-akun berikut ini (dengan urutan nama, kode, tipe, induk, placeholder P atau transaksi T ) : Aktiva 1 Asset New top level account P Aktiva Lancar 10 Asset Aktiva P Kas 101 Cash Aktiva Lancar T Piutang Usaha 102 A/Receivable Aktiva Lancar T Bahan Habis Pakai 102 Asset Aktiva Lancar T Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 15 dari 34
Aktiva Tetap 11 Asset Aktiva P Mesin Fotokopi 110 Asset Aktiva Tetap P Kos Mesin Fotokopi 1101 Asset Mesin Fotokopi - T Ak. Depresiasi Mesin Fotokopi 1102 Asset Msn Fotokopi T Perlengkapan Kios 111 Asset Aktiva Tetap P Kos Perlengkapan Kios 1111 Asset Perlengk. Kios T Ak. Depresiasi Perleng. Kios 1112 Asset Perlengk. Kios - T Utang 2 Liability New top level account P Utang Usaha 201 A/Payable Utang T Modal 3 Equity New top level account P Modal, Bajuri 301 Equity Modal T Pendapatan 4 Income New top level account P Pendapatan Jasa Fotokopi 401 Income Pendapatan T Biaya 5 Expense New top level account P Biaya Gaji Pegawai 501 Expense Biaya T Biaya Bahan Habis Pakai 502 Expense Biaya T Biaya Depresiasi 503 Expense Biaya T Biaya Reparasi 504 Expense Biaya T Mencetak Kode Akun Untuk mencepatk kode akun, anda bisa menggunakan menu Reports Account Summary. Setelah muncul tampilan ringkasan akun di layar, anda bisa memilih menu File Print. Berikut ini adalah tampilan dari laporan tersebut setelah anda selesai mengisikan akun-akun di atas: Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 16 dari 34
Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 17 dari 34
Pencatatan Transaksi Transaksi Pak Bajuri menginvestasikan uangnya ke usaha tersebut sebesar Rp 3.500.000 dengan perincian Rp 3.000.000 sebagai kas dan Rp 500.000 dalam bentuk perlengkapan kios. Untuk menyelesaikan transaksi tersebut, gunakan General Ledger. Langkahlangkahnya adalah sebagai berikut: 1. Pilih menu Tools General Ledger. 2. Isikan transaksi tersebut: Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 18 dari 34
Setelah selesai mengisikan, klik pada Enter. Perlu diketahui, sebaiknya sebelum mengisikan transaksi ini, anda sudah harus mengetahui cara menjurnal transaksi tersebut. Secara manual, jurnal dari transaksi tersebut adalah: Nama Akun Kas Debit Kredit 3.000.000 Perlengkapan Kios Modal, Bajuri 500.000 3.500.000 Anda bisa melihat Reports Account Summary untuk melihat hasil dari pengisian transaksi untuk investasi tersebut. Transaksi Untuk menambah modal usahanya, Pak Bajuri meminjam ke bank sebesar Rp 500.000 Untuk menyelesaikan transaksi tersebut, gunakan fasilitas Tools General Ledger: Untuk mengetahui hasilnya, anda bisa melihat pada Neraca dengan cara memilih menu Reports Assets and Liabilities Balance Sheet berikut ini: Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 19 dari 34
Transaksi Membeli mesin fotokopi secara tunai sebesar Rp 2.500.000 Transaksi ini juga diselesaikan dengan Tools General Ledger berikut ini: Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 20 dari 34
Transaksi Membeli perlengkapan kios Rp 500.000 secara kredit dari toko ADITYA. Transaksi ini hanya dicatat dahulu dan belum mempengaruhi posisi keuangan. Untuk mencatat transaksi ini, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Pilih menu Business Vendor New Bill 2. Isikan pada tampilan yang muncul berikut ini: Setelah itu klik OK, GNUCash akan memunculkan dialog untuk pencatatan rinci dari transaksi tersebut: Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 21 dari 34
Keterangan: Expense Account diisikan dengan akun untuk menyimpan hasil pembelian kredit tersebut (Kos Perlengkapan Kios). Setelah selesai mengisikan, klik pada Post untuk posting invoice tersebut ke akun. Isikan dialog yang muncul dengan isian berikut ini: Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 22 dari 34
Transaksi Membeli bahan habis pakai (bahan pembantu) berupa kertas, pembersih kaca, toner, kantong plastik, dan sebagainya seharga Rp 150.000 tunai. Untuk transaksi ini, anda bisa menyelesaikannya melalui Tools General Ledger berikut ini: Transaksi Menerima pendapatan jasa fotokopi Rp 300.000 Transaksi ini dicatat menggunakan Tools General Ledger berikut ini: Transaksi Membayar gaji pegawai Rp 100.000 Transaki ini dicatat dengan menggunakan Tools General Ledger berikut ini: Transaksi Membayar biaya reparasi mesin fotokopi Rp 50.000 Untuk mencatat transaksi ini bisa digunakan Tools General Ledger berikut ini: Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 23 dari 34
Transaksi Menerima pendapatan jasa fotokopi Rp 250.000 Untuk mencatat transaksi ini, digunakan Tools General Ledger berikut ini: Transaksi Membayar utang ke toko ADITYA Rp 500.000 Untuk mencatat transaksi ini, digunakan menu Business Vendors Process Payment. Amount diisi dengan jumlah utang yang akan dibayarkan. Post To diisikan dengan nama akun Utang Usaha karena utang dicatat pada akun tersebut. Transfer Account diisi dengan akun yang digunakan untuk membayar utang tersebut (dalam kasus ini adalah Kas). Berikut ini adalah tampilan pada saat mengisikan data tersebut: Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 24 dari 34
Transaksi Melunasi utang ke bank Rp 75.000 Untuk mencatat transaksi ini, digunakan Tools General Ledger berikut ini: Transaksi Pak Bajuri Mengambil uang Rp 25.000 untuk keperluan pribadi. Transaksi ini dicatat menggunakan Tools General Ledger berikut ini: Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 25 dari 34
Transaksi Menyerahkan pekerjaan fotokopi dan penjilidan yang selesai hari ini kepada pelanggan (Perpustakaan STMIK AKAKOM). Pendapatan tersebut sebesar Rp 400.000 dan baru akan dibayar kemudian. Untuk mencatat transaksi ini, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Isikan Job melalui menu Business Customers New Job berikut ini: 2. Buat Invoice untuk pekerjaan tersebut dengan memilih menu Business Customers New Invoice berikut ini: Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 26 dari 34
Setelah mengisikan, klik pada OK. GNUCash akan menampilkan dialog untuk Invoice berikut ini: Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 27 dari 34
Keterangan: Income Account diisi dengan akun Pendapatan Jasa Fotokopi karena setiap transaksi pendapatan akan masuk ke akun tersebut. Setelah selesai mengisikan, klik pada Post, GNUCash akan menampilkan dialog pertanyaan berikut ini: Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 28 dari 34
Keterangan: Post to Account secara otomatis akan terisi akun yang kita definisikan sebagai A/Receivable pada saat membuat akun. Klik OK Transaksi Menerima pelunasan sebagian piutang dari Perpustakaan STMIK AKAKOM sebesar Rp 150.000 Untuk mencatat transaksi ini, gunakan langkah-langkah berikut ini: 1. Pilih menu Business Customers Process Payment kemudian isikan berikut ini: Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 29 dari 34
Transaksi Pak Bajuri memasukkan uang pribadi sebesar Rp 45.000 ke perusahaan untuk menambah modal perusahaan demi kelancaran usaha perusahaan. Transaksi ini berarti menambah modal dan kas. Pencatatan dilakukan dengan menu Tools General Ledger berikut ini: Transaksi Di Almari masih terdapat bahan habis pakai yang seluruhnya bernilai Rp 60.000 Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 30 dari 34
Transaksi ini berarti penggunaan bahan habis pakai adalah x dengan x adalah (Rp 150.000 x) = Rp 60.000. Jadi penggunaan bahan habis pakai adalah Rp 90.000. Transaksi ini dicatat dengan Tools General Ledger berikut ini: Transaksi Depresiasi mesin fotokopi ditentukan sebesar Rp 35.000 dan untuk perlengkapan kios sebesar Rp 15.000. Untuk mencatat transaksi ini, akan dicontohkan pencatatan depresiasi mesin fotokopi sebesar Rp 35.000 berikut ini: 1. Pada tampilan utama GNUCash, klik pada akun Akumulasi Depresiasi Mesin Fotokopi. 2. Klik pada Open 3. Isikan berikut ini: Keterangan: Transfer diisi dengan akun yang digunakan untuk menampung biaya depresiasi. Dengan cara yang sama, isikan akumulasi depresiasi untuk perlengkapan kios. Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 31 dari 34
Laporan Keuangan dan Laporan Lain Setelah selesai mencatat berbagai transaksi di atas, kita bisa mencetak laporan keuangan serta berbagai laporan lainnya. Berikut ini akan diuraikan beberapa diantaranya. Neraca 1. Pilih menu Reports Assest and Liabilities Balance Sheet 2. Agar semua akun muncul, maka setelah laporan tersebut ditampilkan, klik pada Options kemudian pilih pada tab Accounts, pilih Account Display Depth 6. Hasilnya adalah sebagai berikut (sebagian): Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 32 dari 34
Hasil antara Aktiva dan Pasiva harus seimbang yaitu Rp 4.605.000. Laporan Rugi Laba 1. Pilih menu Reports Income and Expense Profit and Loss 2. Hasilnya adalah sebagai berikut: Laporan Arus Kas 1. Pilih menu Reports Income and Expense Cash Flow. 2. Setelah tampil, klik pada Options, pilih tab Accounts kemudian pilih 6 untuk Account Display Depth. Hasilnya adalah sebagai berikut: Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 33 dari 34
Laporan-laporan Lain GNUCash menyediakan berbagai laporan lainnya yang sangat membantu dalam pengelolaan usaha. Silahkan bereksperimen dengan menu Reports untuk melihat laporan apa saja yang bisa ditampilkan. Modul Praktikum Paket Program Akuntansi hal 34 dari 34