Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Arahan kerja ini bertujuan menerangkan kaedah dan tatacara Jawatankuasa HadiahUniversiti/Fakulti (JKHU). menguruskan Arahan kerja ini merangkumi tugas dan tanggungjawab Bahagian Akademik selaku Urus Setia Majlis Konvokesyen dan Jawatankuasa-jawatankuasa yang dilantik bagi memastikan majlis Konvokesyen UPM berjalan lancar dan teratur. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia UPM/PU/PS/P016 Prosedur Pengurusan Majlis Konvokesyen UPM/AKD/Senat-Hadiah(02)/JK Minit Mesyuarat Senat (berkaitan) Hadiah/Jld.2 - Kalendar Akademik Akta Universiti dan kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010) 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN AKD JKHU JKPF KBA Ketua J KJ KPPP J TDA : Bahagian Akademik : Jawatankuasa Hadiah Universiti/Fakulti : Jawatankuasa Pengurusan Fakulti : Ketua Bahagian Akademik : Semua Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian dan Pengarah Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar : Ketua Jabatan : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah : Penolong Pendaftar Bahagian Akademik : Penolong Pendaftar Fakulti : Timbalan Dekan Akademik
Halaman: 2/9 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua J dan KPPP bertanggungjawab memastikan Arahan Kerja Jawatankuasa Hadiah Universiti/Fakulti(JKHU) ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi arahan kerja ini.
Halaman: 3/9 6.0 CARTA ALIR Dapatkan Pencalonan Hadiah Sediakan Penilaian Pencalonan Semak 7.7 7.5 Mula Kenalpasti Hadiah Perakuan JKHU Kelulusan Senat Dapatkan Latar Belakang Tajaan Baharu Perakuan JKPF Maklumkan Kepada Penerima Hadiah dan Penaja 7.3 7.4 7.8 7.1 Hadiah baharu? 7.12 Tentukan Kesahan Hadiah 7.13 Dapatkan Pencalonan Hadiah 7.6 Sediakan Penilaian Pencalonan 7.2 Maklumkan Kepada Fakulti 7.15 7.16 7.17 7.11 7.18 Pelanjutan 7.14 Sediakan Sijil dan Hadiah 7.9 Maklumkan Kepada Penerima Hadiah Fakulti Dan Penaja 7.19 Adakan Majlis Konvokesyen 7.10 Adakan Majlis Penyampaian Hadiah 7.20 Tamat 7.21
Halaman: 4/9 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Kenalpasti Hadiah 7.2.1 Kenalpasti jenis Hadiah Universiti dan Hadiah Fakulti. 7.2.2 Jika Hadiah Universiti, ikut langkah 7.3 7.2.3 Jika Hadiah Fakulti, ikut langkah 7.11 7.3 Dapatkan pencalonan hadiah 7.3.1 Kemukakan permohonan pencalonan Hadiah Universiti kepada Dekan Fakulti pada bulan Mac setiap tahun (Rujuk : Borang Pencalonan Hadiah Universiti (PU/PS/BR01/KNV) 7.3.2 Hantar surat maklumbalas dan borang pencalonan yang Ketua J/TDA telah lengkap diisi ke AKD. 7.3.3 Terima pencalonan dari Fakulti. 7.4 Sediakan Penilaian Pencalonan 7.4.1 Sediakan Skema Pemarkahan untuk menilai calon Hadiah Universiti. (Rujuk : Skema Pemarkahan Hadiah Universiti). 7.4.2 Susun senarai calon yang telah dinilai mengikut ranking calon setiap kategori hadiah. 7.5 Semak 7.5.1 Semak dan maklumkan kepada Fakulti jika terdapat pencalonan yang tidak memenuhi syarat/ kriteria dan minta kemukakan semula dua (2) minggu sebelum Mesyuarat JKHU diadakan. 7.5.2 Jika, ikut langkah 7.6 7.5.3 Jika tidak, ikut langkah 7.21
Halaman: 5/9 7.6 Perakuan JKHU 7.6.1. Adakan mesyuarat untuk memilih calon yang memenuhi kriteria setiap hadiah yang disenaraikan. (Rujuk : Penetapan hadiah peringkat universiti dan fakulti seperti yang diputuskan oleh Senat 507) 7.6.2. Dapat dan perakukan senarai Pemenang Hadiah Universiti/ Hadiah Fakulti untuk dibawa ke Senat. 7.7 Kelulusan senat 7.7.1 Jika ya, ikut langkah 7.8 (untuk Hadiah Universiti) dan 7.18 (untuk Hadiah Fakulti) 7.7.2 Jika tidak, ikut langkah 7.21. 7.8 Maklumkan Kepada Penerima Hadiah dan Penaja 7.8.1 Hubungi Pemenang Hadiah Universiti bagi memastikan KPPP/ kehadiran dan berada ditempat duduk yang ditetapkan semasa Majlis Konvokesyen. 7.8.2 Maklumkan kepada pihak Penaja Hadiah Universiti bagi mendapatkan hadiah tajaan untuk disampaikan kepada pemenang. 7.9 Sediakan Sijil dan Hadiah 7.9.1 Pastikan Hadiah Universiti diperoleh dari Penaja sebelum Majlis Konvokesyen berlangsung. 7.9.2 Pastikan semua maklumat untuk Hadiah Universiti yang berupa pingat, cek dan sijil adalah tepat dan hendaklah disimpan di tempat selamat. 7.10 Adakan Majlis Konvokesyen 7.10.1. Sediakan pingat dan sijil untuk majlis pengurniaan Hadiah Universiti kepada pemenang-pemenang.
Halaman: 6/9 7.10.2. Serahkan cek kepada pemenang selepas Majlis Konvokesyen berlangsung di AKD. 7.11 Hadiah Baharu? 7.11.1 Jika ya, ikut langkah 7.12 7.11.2 Jika tidak, ikut langkah 7.13 7.12 Dapatkan Latar Belakang Tajaan Baharu 7.12.1. Dapatkan maklumat latar belakang dan surat tajaan baharu dari pihak penaja. 7.12.2. Hantar maklumat latar belakang dan surat tajaan baharu ke AKD untuk pengesahan hadiah baharu. 7.12.3. Bawa maklumat latar belakang dan surat tajaan ke mesyuarat JKHU untuk perakuan. 7.13 Tentukan Kesahan hadiah 7.13.1. Semak tempoh tamat tajaan setiap Hadiah Fakulti sedia ada 7.13.2. Jika ya, ikut langkah 7.14 7.13.3. Jika tidak, ikut langkah 7.15 7.14 Pelanjutan TDA/KJ/J TDA/KJ/J 7.14.1. Hubungi Penaja untuk melanjutkan penajaan jika tajaan hadiah telah tamat tempoh. TDA/KJ/J TDA/KJ/J 7.14.2. Jika ya, ikut langkah 7.15 7.14.3. Jika tidak, ikut langkah 7.21 7.15 Dapatkan Pencalonan Hadiah 7.15.1. Gariskan Kriteria Pemenang mengikut kursus dan TDA/KJ/J
Halaman: 7/9 prestasi pelajar bagi Hadiah Fakulti setelah berhubung dengan penaja. 7.15.2. Semak keputusan peperiksaan akhir pelajar berdasarkan gred, markah dan purata timbunan. 7.15.3. Dapatkan curriculum vitae calon yang dikenalpasti sebagai pemenang. 7.16 Sediakan penilaian pencalonan 7.16.1. Kumpulkan senarai nama untuk pencalonan bagi setiap kategori Hadiah Fakulti yang disenaraikan. 7.16.2. Sediakan senarai pemenang untuk di perakukan. (Rujuk: Penetapan hadiah peringkat universiti dan fakulti seperti yang diputuskan oleh Senat 507) 7.17 Perakuan JKPF 7.17.1. Adakan mesyuarat untuk memilih calon yang memenuhi kriteria setiap hadiah yang di senaraikan. 7.17.2. Bawa senarai Pemenang Hadiah Fakulti ke Mesyuarat JKHU untuk perakuan. 7.18 Maklumkan kepada fakulti Hantar surat maklumkan kepada Fakulti senarai Pemenang Hadiah peringkat Fakulti yang telah diperakukan oleh JKHU dan diluluskan oleh Senat. TDA/KJ/J TDA/KJ/J TDA/KJ/J 7.19 Maklumkan Kepada Penerima Hadiah Fakulti Dan Penaja 7.19.1 Hubungi Pemenang Hadiah Fakulti bagi memastikan kehadiran dan berada ditempat duduk yang ditetapkan semasa Majlis Penyampaian Hadiah Fakulti. TDA/KJ/J 7.19.2 Maklumkan kepada pihak penaja Hadiah Fakulti bagi mendapatkan hadiah tajaan untuk disampaikan kepada pemenang.
Halaman: 8/9 7.20 Adakan Majlis Penyampaian Hadiah 7.20.1 Dapatkan Sijil Hadiah Fakulti daripada AKD. TDA/KJ/J 7.20.2 Sediakan pingat, cek dan sijil untuk Majlis Penyampaian Hadiah Fakulti kepada pemenang-pemenang. 7.20.3 Adakan Majlis Penyampaian Hadiah Fakulti. 7.21 Tamat
Halaman: 9/9 8.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/100/31/1/4 JAWATANKUASA HADIAH Surat panggilan Mesyuarat JKHU Minit mesyuarat JKHU Salinan kertas cadangan JKHU untuk pertimbangan Senat Petikan minit Senat berkaitan JKHU Surat permohonan pencalonan hadiah Universiti kepada fakulti Borang pencalonan pemenang Hadiah Universiti Surat dapatkan maklumbalas maklumat tajaan baharu hadiah ke fakulti Surat maklumbalas maklumat tajaan hadiah baharu dari fakulti Surat-menyurat yang berkaitan 2. UPM/(KodJ)/31/1/4 HADIAH FAKULTI Petikan minit mesyuarat JKPF yang berkaitan Salinan borang pencalonan yang telah dilengkapkan untuk dihantar ke AKD. (Fail sisipan). Surat tajaan baharu fakulti daripada Penaja (jika ada). Salinan surat maklumbalas maklumat tajaan hadiah baharu kepada AKD Salinan surat maklumbalas pencalonan hadiah universiti dari fakulti Surat menyurat yang berkaitan. Tanggungjawab Tempat dan Tanggungjawab Mengumpul dan Tempoh Menyelenggara Memfail Simpanan (P/O) Pusat Dokumen dan Rekod 3 Tahun (P/O) J J J 3 Tahun Kuasa Melupus Pendaftar Pendaftar