Job Name : Palm Oil Senior Program Officer for Smallholders Engagement. Job Code : - Job Class : - Job Family : - Job Region : National Superior : Deputy Director MTI Subordinates : 1 This document was prepared by Deputy Director Market Transsformation Printed on 17/1/2012 1:25 PM
Job Description Job Mission Pernyataan singkat dan jelas yang bertujuan untuk menjawab mengapa jabatan tersebut ada/diciptakan di organisasi. Memastikan program WWF-Indonesia terkait dengan pengelolaan kebun sawit lestari oleh masyarakat (smallholders) di Indonesia terlaksana dan terkoordinasi dengan baik secara internal maupun eksternal. Job Illustration Terdiri dari beberapa paragraph terstruktur yang menceritakan aktivitas-aktivitas kunci yang dilakukan pemangku jabatan dalam menghasilkan output penting jabatannya Pemangku jabatan bertugas di wilayah nasional, berkedudukan di kantor jakarta, dan secara struktural bekerja dengan pengarahan dan pengawasan dari Deputy Director MTI. Pemangku jabatan bertanggung jawab atas pengawasan pelaksanaan program WWF-Indonesia terkait dengan smallholders di tingkat nasional, dari segi teknis operasional dan manajerial. Pemangku Jabatan melaksanakan koordinasi langsung maupun tidak langsung terhadap seluruh staf WWF-Indonesia yang berbasis di seluruh kantor perwakilan WWF-Indonesia, untuk memastikan bahwa seluruh kegiatan inti maupun penunjang program terlaksana secara optimal. Pemangku jabatan melakukan kunjungan supervisi ke lokasi kerja WWF sesuai kebutuhan, untuk mendukung pencapaian target-target program. Pemangku jabatan juga memberikan umpan balik atas laporan kemajuan program yang diserahkan oleh staff pelaksana teknis maupun administratif. Selain itu pemangku jabatan juga bertanggung jawab untuk memastikan sinergi antar program WWF-Indonesia yang berlokasi/dilaksanakan di cakupan wilayah Nasional. Pemangku jabatan berkoordinasi dengan para Koordinator substansi (Conservation Biology, Legal & Policy, Communication & Outreach, Community Empowerment & Sustainable Livelihood, GFTN, dll), dalam pengayaan pelaksanaan program Perkebunan lestari terkait dengan industri kelapa sawit di tingkat nasional. Dalam pelaksanaan tugasnya, Pemangku Jabatan menjadi representasi untuk berkoordinasi dengan berbagai stakeholder di tingkat internasional, nasional maupun lokal, baik dari kalangan instansi Pemerintah, Lembaga Swadaya Masyarakat, maupun organisasi yang terkait dengan industri kelapa sawit. Pemangku jabatan menerima laporan dari semua staf program dan unit pendukung yang berbasis di berbagai Kantor perwakilan WWF-Indonesia, mencakup laporan pencapaian program (setiap 3 bulan), laporan perkembangan kegiatan, dan laporan mengenai isu-isu mendesak yang mempengaruhi proses pencapaian program. Berkaitan dengan aspek administrasi proyek, pemangku jabatan wajib memeriksa keakuratan laporan keuangan, dan menyiapkan laporan perkembangan proyek dalam format Technical Progress Report (TPR) untuk diserahkan setiap 3 (tiga) bulan kepada atasan langsung dan Koordinator Keuangan dan Administrasi di Kantor Jakarta. Consultant: Remarks: Page 2 of 6
Job Dimension Besaran-besaran penting yang secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi bobot tanggung jawab utama pemangku jabatan Bawahan : Langsung:. Tidak Langsung: Lokasi Kerja/Cakupan wilayah Nasional dengan berbasis kantor Jakarta Jumlah proyek: disesuaikan dengan projek yang ada. Main Responsibility Ringkasan dari output penting yang menjadi kewajiban pokok dan melekat bagi pemangku jabatan untuk dipenuhi 1. Manajemen program Memastikan pencapaian program WWF-Indonesia terkait dengan isu smallholders yang berhubungan dengan industri kelapa sawit di tingkat nasional sesuai dengan target yang direncanakan, dengan mengacu pada Rencana Kerja Tahunan. 2. Manajemen dan pengembangan kapasitas SDM yang berbasis di tingkat nasional Memastikan terlaksananya pengembangan kapasitas staf sejalan dengan target yang perlu dicapai. 3. Koordinasi dengan stakeholder kunci di tingkat nasional Memastikan komitmen stakeholder kunci di tingkat internasional dan nasional dalam mendukung implementasi program. Key Performance Indicator Indikator-indikator yang penting dan relevan untuk diukur guna mengetahui tingkat pemenuhan setiap tanggung jawab utama oleh pemangku jabatan a. Pencapaian target kegiatan (dana dari donor) yang dibebankan kepada masing-masing kantor perwakilan dan dikoordinasikan bersama atasan langsung dan program manager. b. Meeting internal program di tingkat nasional dilaksanakan setiap tiga bulan sekali. c. Hasil pencapaian program dan permasalahan yang perlu bantuan pengatasan, ini dikomunikasikan tepat waktu kepada atasan langsung, manajemen WWF-Indonesia ataupun pihak donor sesuai proporsinya. a. Peningkatan kapasitas staff terlaksana melalui koordinasi dengan para Koordinator Substansi yang berkompeten. b. Masukan dan arahan kepada staf program dan staf support untuk menunjang pencapaian program diberikan secara proporsional dan tepat waktu. Target kerja sesuai rancangan proyek dicapai sesuai rencana kerja yang disepakati dengan donor terkait, mencakup: a. Terlibat aktif di pertemuan RSPO dan working group yang relevan. b. Peningkatan kapasitas stakeholder nasional dan lokal di bidang yang terkait dengan industri kelapa sawit. c. Penyusunan dan pelaksanaan rencana engagement dengan perusahaan dan petani kelapa sawit untuk penerapan HCVF toolkit untuk Indonesia baik perkebunan baru maupun existing serta implementasi BMP untuk satwa yang dilindungi. Consultant: Remarks: Page 3 of 6
d. Mendorong perusahaan dan petani kelapa sawit untuk disertifikasi RSPO untuk mencapai sustainable palm oil. 4. Pelaporan & Pengawasan Administrasi a. Bahan dokumentasi, informasi dan data untuk final report program yang didanai donor tersedia dan dikirimkan tepat waktu kepada atasan langsung. b. Laporan kemajuan program dalam format TPR per triwulan diserahkan tepat waktu kepada atasan langsung. Main Authority Hal-hal penting dan relevan yang dapat dilakukan oleh pemangku jabatan untuk pemenuhan tanggung jawab utamanya tanpa memerlukan persetujuan atasan terlebih dahulu Mewakili WWF-Indonesia untuk melakukan konsultasi dan koordinasi dengan stakeholder kunci di tingkat internasional dan nasional untuk isu yang terkait dengan smallholders. Memiliki akses ke data, informasi serta korespondensi yang berkaitan dengan dengan pelaksanaan program. Memberikan masukan untuk perencanaan program di WWF-Indonesia khususnya terkait dengan isusmallholders yang relevan di tingkat nasional. Melakukan performance review terhadap staf yang menjadi bawahan langsung. Job Environment Uraian yang menggambarkan kondisi lingkungan kerja yang dihadapi pemangku jabatan Bekerja dan berdomisili di Jakarta. Melakukan supervisi program ke lapangan dan kunjungan koordinasi ke wilayah diseluruh Indonesia. Bekerja dengan komputer rata-rata 40 jam per minggu. Inborn Relationship Within Job Interaksi yang dilakukan oleh pemangku jabatan, selain dengan atasan dan bawahan langsungnya, dalam rangka mendukung kelancaran pemenuhan tanggung jawabnya Internal: Direktur Forest bersifat koordinatif, konsultatif dan informatif Program Manager di setiap kantor perwakilan bersifat koordinatif dan informatif Para Koordinator Program yang bekerja di kantor Jakarta, bersifat koordinatif dan informatif. Supporting Unit Kantor Jakarta, bersifat informatif dan koordinatif. Donor, bersifat informatif dan koordinatif. External: Pemerintah di tingkat nasional yang terkait dengan industri kelapa sawit dan konversi hutan bersifat koordinatif dan konsultatif. Industri yang terkait dengan pengembangan kelapa sawit, bersifat koordinatif. Institusi terkait dengan isu kelapa sawit seperti RSPO beserta working group yang ada, GAPKI, KMSI dan DMSI bersifat koordinatif. Consultant: Remarks: Page 4 of 6
Mitra strategis, mencakup jaringan LSM di tingkat nasional, media massa dan perguruan tinggi, dan konsultan independent, bersifat koordinatif. WWF Network Job Requirement Job Pre-requisite Hal-hal yang harus dipenuhi selain kompetensi yang harus dimiliki oleh pemangku jabatan Memiliki kepedulian terhadap kelestarian alam. Kesehatan baik, mampu melakukan perjalanan ke lapangan. Bersedia ditempatkan di Jakarta dan perjalanan reguler ke daerah. Memiliki pengetahuan yang baik mengenai isu konversi hutan terkait perkembangan industri kelapa sawit. Berbahasan Inggris dengan baik (lisan dan tulisan) Competency Requirement Kompetensi minimum yang harus dipenuhi oleh pemangku jabatan untuk dapat melakukan pekerjaannya sesuai dengan yang diharapkan. Threshold Competencies: Leadership Management Strategy Negotiation Skill Communication Skill International Relationship Differentiating Competencies: Innovative Analytical Thinking Achievement Orientation Impact and Influence Team Building Organization Awareness Interpersonal Relationship Decision Making Competence Propensity Gauge Hal-hal yang dijadikan ukuran bahwa sesorang memiliki kompetensi yang harus dipenuhi Latar Belakang Pendidikan: Minimal S-1 Pertanian atau Kehutanan. Pengalaman Kerja: Minimal 5 tahun pengalaman bekerja di bidang pengelolaan sumber daya alam dan atau kawasan konservasi. Consultant: Remarks: Page 5 of 6
Job Structure Diagram Posisi jabatan dalam organisasi. Diagram harus digambar sedetil mungkin. Deputy Director Market Transformation Initiative Palm Oil National Program Leader Senior Program Officer Smallholders Engagement Communications and Stakeholders Liaison Officer Senior Program Officer-Degraded Lands Utilization and HCV Management & Monitoring Program Officer- Policy Engagement and Better Agricultural Practices Consultant: Remarks: Page 6 of 6