Final - disetujui pada Juli 2010

Transkripsi

1 Final - disetujui pada Juli 2010 Disusun oleh: BIOCert Indonesia dan ProForest RSPO will transform markets to make sustainable palm oil the norm

2 KONTEN: Istilah dan Definisi... 3 PENDAHULUAN... 7 Cakupan Dokumen... 8 Standar dan Persyaratan yang Berlaku... 9 Dokumen Rujukan STANDAR SERTIFIKASI GRUP Persyaratan Grup Elemen-elemen grup Kesesuaian Standar Manajer Grup Persyaratan Dokumentasi Manajemen Grup Struktur dan isi Dokumen Manajemen Grup Sistem penilaian internal Rantai Perlindungan Gambar 1: Struktur Sertifikasi Grup... 8 Tabel 1: Contoh ukuran sampel untuk anggota grup dalam penilaian internal 19 Page 2 10/31/2012 RSPO Technical

3 Istilah dan Definisi Sertifikasi Badan sertifikasi Prosedur di mana pihak ketiga memberikan garansi tertulis yang dengan jelas mengidentifikasi proses telah secara metodis dinilai sehingga kepercayaan yang cukup disediakan bahwa produk tertentu sesuai dengan persyaratan yang ditentukan [Definisi dari: Kriteria Akreditasi IFOAM]. Pihak ketiga yang menilai dan menyatakan kesesuaian organisasi berhubungan dengan standar yang atau dokumen normatif lainnya yang dipublikasikan [Definisi dari: Dokumen SIstem Sertifikasi RSPO Juni 2007] Dalam dokumen ini, istilah "Badan Sertifikasi" mengacu secara spesifik kepada badan yang disetujui oleh RSPO untuk menilai petani kelapa sawit untuk kepatuhan terhadap persyaratan RSPO. Tandan Buah Segar Bersertifikasi Minyak Sawit Berkelanjutan Bersertifikasi (CSPO) Permintaan Tindakan Perbaikan (CAR) Minyak Sawit Mentah (CPO) Tandan Buah Segar (TBS) dari perkebunan bersertifikasi RSPO. Minyak sawit dari pabrik bersertifikasi RSPO (dan basis pasokan) [Definisi dari: Dokumen Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO November 2009]. Permintaan untuk menyelesaikan atau memecahkan ketidaksesuaian sesuai standar terkait, diterbitkan oleh penilai internal atau eksternal. Produk minyak sawit tahap pertama yang diproduksi dari tandan buah segar (TBS) di pabrik [Definisi dari: Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO November 2009]. Anggota Formal Grup Petani minyak sawit yang telah diterima di dalam grup sebagai anggota formal untuk kemudian dimasukkan ke dalam sertifikasi grup RSPO. Semua anggota grup formal harus mematuhi Standar Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan yang relevan diharuskan sebagai syarat untuk bergabung dengan grup (lihat 1.2.1) Tandan Buah Segar Tandan buah segar yang dipanen. Page 3 10/31/2012 RSPO Technical

4 (TBS) Sertifikasi Grup Manajer Grup Dokumentasi Manajemen Grup Sertifikasi yang dilakukan secara bersama-sama secara grup petani minyak sawit dengan sertifikasi berlaku bagi seluruh grup Orang atau sekelompok orang yang bertanggung jawab menjalankan sistem kontrol internal dan mengelola grup. Dalam skema sertifikasi yang sama, entitas Manajer Grup terkadang disebut sebagai Unit Sistem Kontrol Internal Serangkaian prosedur dan proses terdokumentasi yang diterapkan oleh grup untuk mencapai persyaratan yang ditentukan. Termasuk juga Sistem Kontrol Internal (ICS) Anggota Prospektif Roundtable Sustainable Oil (RSPO) Grup on Palm Seorang petani minyak sawit yang merupakan bagian dari program untuk mematuhi persyaratan RSPO seperti yang diorganisir oleh sebuah grup. Setelah anggota prospektif patuh dengan standar RSPO, anggota tersebut harus secara formal dimasukkan sebagai anggota grup bersertifikasi (menjadi anggota grup formal). Hingga kepatuhan RSPO tercapai, produksi TBS dari tempat anggota prospektif tidak akan dihitung menuju total produksi bersertifikasi grup. Asosiasi non-profit untuk memajukan produksi, pengadaan, dan penggunaan produk-produk minyak kelapa sawit berkelanjutan. Dasar & Kriteria RSPO untuk Petani Independen Dasar-Dasar & Kriteria (P & C) RSPO Dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan bagi petani independen di bawah Sertifikasi Grup (dikembangkan - Jan 2010) - standar yang dapat diaudit berlaku bagi produsen yang memenuhi kriteria pemenuhan syarat RSPO bagi petani independen. Dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan (Oktober 2007) - standar yang dapat diaudit yang berlaku bagi pabrik minyak sawit serta basis pasokannya. Standar untuk Grup RSPO Sertifikasi Persyaratan RSPO yang harus dipenuhi oleh grup produsen untuk sertifikasi grup. Page 4 10/31/2012 RSPO Technical

5 Petani yang menanam kelapa sawit, terkadang bersama dengan produksi subsistensi tanaman lain di mana keluarga menyediakan sebagian besar tenaga dan perkebunan menyediakan sumber pendapatan utama dan di mana area yang ditanami biasanya berukuran kurang dari 50 hektar [Definisi dari: Dasar-Dasar dan Kriteria untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan Dasar - Oktober 2007 Petani plasma: Petani kecil Petani plasma, walaupun sangat beragam, dicirikan sebagai petani kecil yang terikat secara struktural dengan kontrak, melalui perjanjian kredit atau perencanaan pabrik tertentu. Petani plasma seringkali tidak bebas memilih tanaman yang ingin dikembangkan, diawasi teknik penanaman dan manajemen tumbuhannya, dan seringkali diorganisir, diawasi atau dikelola langsung oleh manajer pabrik, perkebunan atau skema yang terhubung dengannya secara struktural [Definisi dari: Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan: Pedoman mengenai Petani plasma Juli 2009] Petani independen: Petani independen, walaupun beragam situasinya, dicirikan oleh: kebebasan untuk memilih bagaimana menggunakan lahannya, tumbuhan mana yang ditanam dan bagaimana mengelolanya; mengatur sendiri, mengelola sendiri, dan mendanai sendiri; dan tidak secara kontrak terikat dengan pabrik mana pun atau asosiasi mana pun. Namun, petani kecil mendapatkan bantuan atau layanan dukungan dari instansi pemerintahan [Definisi dari: Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan: Pedoman mengenai Petani plasma Juli 2009] Bila Interpretasi Nasional memasukkan definisi petani kecil, hal tersebut juga akan diakui. Page 5 10/31/2012 RSPO Technical

6 Keterlacakan Kemampuan untuk melacak dan mencari (mengidentifikasi dan mengukur) semua tahap dari perkebunan ke pabrik. Page 6 10/31/2012 RSPO Technical

7 PENDAHULUAN Akses untuk sertifikasi bagi seluruh produsen denga ukuran produksi yang berbeda-beda, merupakan elemen penting dari sertifikasi RSPO. Untuk memfasilitasi produsen kecil dan menawarkan biaya yang lebih rendah, model sertifikasi grup telah dikembangkan oleh RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan i. Sertifikasi grup memungkinkan setiap anggota grup untuk diuntungkan dan ekonomi skala sebagai bagian dari grup yang lebih besar, serta membuat sertifikasi lebih terjangkau karena biaya dibagi. Untuk saat ini, Sertifikasi Grup di bawah RSPO hanya melingkupi petani independen. Petani minyak sawit mandiri yang lebih besar (biasanya melebihi 50 ha, atau seperti yang didefinisikan oleh interpretasi nasional, dan tanpa hubungan dengan pabrik) dapat dimasukkan ke dalam Sertifikasi Grup nanti sesuai keputusan oleh RSPO. Sertifikasi grup adalah alat yang umum digunakan dalam sertifikasi manajemen sumber daya alam (misal: produksi organik, manajemen hutan yang baik, praktik agrikultur yang baik). Sertifikasi tersebut memungkinkan unit produksi tersertifikasi di bawah satu sertifikat, yang dipegang oleh satu organisasi pusat atau seseorang (group administator, administrator group, ataugroup entity). Manajer grup bertanggung jawab untuk membangun sistem kontrol internal yang mengendalikan grup dan untuk melakukan program penilaian internal kinerja anggota. Hal ini untuk memastikan bahwa semua anggota grup mematuhi persyaratan produksi RSPO. Semua grup disyaratkan untuk memenuhi standar sertifikasi terkait sistem kontrol internal selai standar produksi minyak sawit berkelanjutan. Manajer grup dan sampel grup dinilai oleh badan sertifikasi independen (lihat Gambar 1). Page 7 10/31/2012 RSPO Technical

8 Manajer Grup Menilai manajer grup Mendukung anggota Mengontrol Grup Memantau anggota grup Auditor Badan sertifikasi mendukung memantau Menilai sampel anggota grup setiap kunjungan Anggota Secara formal bergabung dengan grup Setuju dengan peraturan grup Mematuhi semua persyaratan manajemen Gambar 1: Struktur Sertifikasi Grup Cakupan Dokumen Standar ini menjelaskan persyaratan RSPO untuk sekelompok petani minyak sawit untuk disertifikasi bersama secara kolektif/grup. Standar ini termasuk persyaratan untuk manajer grup (pemegang sertifikat) yang mengelola grup petani minyak sawit di bawah satu sertifikasi, proses yang disebut sebagai Sertifikasi Grup. Standar ini tidak berlaku untuk petani plasma (lihat Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan: Pedoman Petani plasma). Sebuah kelompok dapat diciptakan dengan jumlah berapa pun anggota sepanjang manajer grup dapat menunjukkan kapasitas dan sumber daya memadai untuk mengelola grup tersebut (lihat 1.3.6). Page 8 10/31/2012 RSPO Technical

9 Anggota grup harus merupakan petani independen, yaitu harus petani minyak sawit di mana perkebunan tidak secara formal berhubungan dengan sebuah pabrik (berdasarkan kontrak, perjanjian kredit atau cara apa pun yang serupa) dan tidak ada kontrak eksklusif untuk menjual TBS ke pabrik/petani tertentu. Petani mandiri yang bukan petani kecil (lihat definisi "petani kecil") dapat termasuk dalam Sertifikasi Grup RSPO di kemudian hari. Silakan lihat "Standar dan Persyaratan Berlaku" untuk perbedaan standar-standar RSPO. Sertifikasi Grup RSPO harus tetap fleksibel untuk mencakup beragam skenario petani kecil di seluruh dunia. Disarankan bahwa setiap badan Interpretasi Nasional di negara masing-masing mendefinisikan karakteristik petani yang memenuhi syarat untuk Sertifikasi Grup. Namun, Interpretasi Nasional juga harus dapat menyediakan justifikasi memadai untuk RSPO agar dalam keputusan apa pun untuk mencakup jenis tertentu petani dalam Sertifikasi Grup. Justifikasi harus berdasarkan batas tertentu yang ditentukan oleh RSPO (CATATAN: Hal ini belum dikembangkan). Disarankan pula bahwa Interpretasi Nasional diperbolehkan meninjau karakteristik petani untuk dimasukkan ke dalam Sertifikasi Grup dalam 2 tahun adopsi Protokol Sertifikasi Grup RSPO berdasarkan uji lapangan Sertifikasi Grup di negara tersebut. Grup dapat melakukan pemasaran kolektif atas nama anggota-anggota grup. Standar dan Persyaratan yang Berlaku Ada tiga persyaratan utama dalam sistem sertifikasi mana pun (standar, persyaratan sertifikasi, dan persyaratan akreditasi). Perbedaanya untuk sertifikasi grup hanya bahwa beberapa standar khusus, persyaratan sertifikasi, dan akreditasi khusus mungkin berlaku. Hal tersebut dijelaskan di bawah: Standar sertifikasi. Standar ini menetapkan persyaratan yang harus dipenuhi dan digunakan untuk penilaian sertifikasi. Untuk Sertifikasi Grup, tersedia 2 standar: Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup (menjelaskan dokumentasi dan mekanisme kontrol internal yang manajer grup dan anggota harus miliki) [terdapat pada dokumen ini]. Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan terkait dengan syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh setiap anggota grup dalam Grup. Untuk petani independen, standar tersebut adalah Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO untuk Page 9 10/31/2012 RSPO Technical

10 Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan: Pedoman untuk Petani independen di bawah Sertifikasi Grup atau Interpretasi Nasional RSPO untuk Petani independen yang sah. Ketika RSPO memperbolehkan Sertifikasi Grup untuk petani mandiri yang lebih besar, maka standar yang relevan adalah Dasar-Dasar dan Kriteria untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan atau Interpretasi Nasional RSPO relevan mana pun. Persyaratan akreditasi. Ini adalah persyaratan untuk dipenuhi oleh badan sertifikasi dan dirancang untuk memastikan bahwa badan tersebut kompeten dan menghasilkan hasil yang konsisten dan kredibel. Hal ini dijelaskan pada Bagian 3 dokumen Sistem Sertifikasi RSPO (Juni 2007). Untuk sertifikasi grup, persyaratan akreditasi tambahan ditemukan pada Bagian 1 dokumen Pedoman Akreditasi dan Sertifikasi RSPO Sertifikasi Grup untuk Badan Sertifikasi [draf 3]. Persyaratan proses sertifikasi. Ini menetapkan bagaimana badan sertifikasi harus menilai sebuah operasi dan mencapai keputusan apabila serangkaian persyaratan (standar) telah terpenuhi. Hal ini dijelaskan pada Bagian 4 dokumen Sistem Sertifikasi RSPO (Juni 2007). Untuk sertifikasi grup, persyaratan dan pedoman tambahan ditemukan pada Bagian 2 dokumen Pedoman Akreditasi dan Sertifikasi RSPO Sertifikasi Grup untuk Badan Sertifikasi [draf 3]. Dokumen Acuan Dokumen-dokumen berikut harus digunakan bersama dengan dokumen ini: Dokumen Sertifikasi Grup RSPO Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup. Pedoman RSPO untuk Manajer Grup (Catatan: Hal ini belum dikembangkan) Dokumen Sertifikasi RSPO Sistem Sertifikasi RSPO, 26 Juni 2007 Sistem Sertifikasi Rantai Suplai, November 2009 Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan Standar Global Generik: 2007 Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan, Oktober Page 10 10/31/2012 RSPO Technical

11 Interpretasi Nasional yang Disetujui RSPO Roundtable on Sustainable Palm Oil (RSPO) Interpretasi Nasional Malaysia (MY-NI)-Indikator dan Panduan untuk menciptakan Dasar-Dasar & Kriteria RSPO, April Interpretasi Nasional Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan - Republik Indonesia, Mei The Roundtable on Sustainable Palm Oil (RSPO) PNG National Implementation Working Group (PNG NIWG) - Indikator dan panduan dibutuhkan untuk menciptakan Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO, Maret Interpretasi Nasional Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan untuk Petani plasma - Republik Indonesia, Mei Pedoman Petani Kecil RSPO tentang standar produksi minyak sawit Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan: Pedoman mengenai Petani plasma Juli Dasar-dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan untuk Petani independen di bawah Sertifikasi Grup (sedang dikembangkan). Page 11 10/31/2012 RSPO Technical

12 STANDAR SERTIFIKASI GRUP 1. Persyaratan Grup Produsen dapat membentuk atau bergabung dengan sebuah grup untuk sertifikasi grup. Organisasi dan anggotanya harus menunjukkan kemampuan untuk memenuhi Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup dan Standar RSPO Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan yang relevan Elemen-elemen grup Grup harus dikelola oleh satu administrasi pusat (Manajer Grup) yang bertanggung jawab memastikan kepatuhan grup terhadap standar yang berlaku dan mengelola Dokumentasi Manajemen Grup tersebut Grup harus terdiri dari anggota grup yang secara formal bergabung dengan grup Dokumentasi Manajemen Grup harus mencakup dokumentasi dan pemantauan semua anggota grup untuk status keanggotaan, proses produksi, dan aspek terkait lainnya untuk memastikan kepatuhan terhadap Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan dan Persyaratan Sertifikasi Grup RSPO terkait Manajer Grup harus menentukan dalam Dokumentasi Manajemen Grup jumlah maksimal yang dapat didukung oleh sistem manajemen dan sumber daya manusia serta kapasitas teknis Manajer Grup Kepatuhan terhadap standar Semua anggota grup yang merupakan anggota formal grup yang menginginkan sertifikasi RSPO di bawah sertifikasi grup harus mematuhi Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan terkait Manajer Grup dapat menjalankan program untuk mendukung anggota prospektif dalam mencapai kepatuhan terhadap persyaratan RSPO. Bila program tersebut tersedia, harus ada mekanisme kuat untuk memastikan baik anggota prospektif maupun Manajer Grup tidak membuat klaim seakan mereka bersertifikasi RSPO. Setelah anggota prospektif patuh dengan standar RSPO, anggota tersebut harus secara formal dimasukkan sebagai anggota grup bersertifikasi. Hingga kepatuhan RSPO tercapai, produksi TBS dari tempat anggota prospektif tidak akan dihitung menuju total produksi bersertifikasi grup Anggota formal Grup harus menandatangani perjanjian dengan Manajer Grup yang berkomitmen untuk mencapai kepatuhan dengan standar RSPO untuk produksi minyak sawit berkelanjutan terkait. Manajer Grup dan setiap anggota harus Page 12 10/31/2012 RSPO Technical

13 menyimpan salinan perjanjian ini Semua anggota grup mematuhi dan menunjukkan bukti bahwa persyaratan internal, sesuai yang ditetapkan pada sistem, program atau kebijakan yang diadopsi Manajer Grup dipenuhi Manajer grup harus mematuhi persyaratan Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup Harus tersedia bukti untuk menunjukkan bahwa anggota grup formal, baik secara individu maupun kolektif, terus berusahan untuk menjaga kepatuhan terhadap Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelajutan yang terkait Manajer Grup Manajer Grup dari Grup tersebut harus menunjukkan kapasitasnya untuk mengelola sertifikasi grup dan penilaian kinerja sesuai Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup Manajer Grup harus merupakan entitas atau perorangan legal yang bertindak sebagai badan hukum Apabila Manajer Grup bukan perorangan, harus ada penjelasan struktur umum Manajer Grup yang menjelaskan posisi dan tanggung jawab semua personil yang secara jelas diidentifikasi Manajer grup dan/atau personilnya harus dapat berkomunikasi dalam bahasa yang dipahami oleh semua anggota grup (baik dalam bentuk tertulis maupun lisan) Manajer grup dan/atau personilnya harus dapat menunjukkan pengetahuan akan persyaratan produksi sawit, Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan, Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup, dan prosedur dan kebijakan grup internal Manajer Grup dan/atau personilnya tidak boleh memiliki konflik kepentingan yang dapat memengaruhi kapasitasnya untuk memenuhi persyaratan untuk Manajer Grup dan harus menyediakan bukti untuk ini Manajer Grup harus menunjukkan sumber daya yang cukup - manusia, keuangan, fisik, dan sumber daya relevan lainnya - untuk memungkinkan manajemen teknis dan administratif yang efektif dan menyeluruh dari Sertifikasi Grup Manajer Grup harus memiliki kapasitas untuk mengontrol, memantau dan mengevaluasi semua anggota mengenai kepatuhan mereka terhadap persyaratan RSPO, termasuk berkomunikasi dengan mereka dan mengunjungi mereka sesuai kekerapan yang diharuskan Manajer Grup harus memiliki sistem yang terdokumentasi yang menetapkan misi Page 13 10/31/2012 RSPO Technical

14 dan tujuan, kebijakan, dan prosedurnya untuk manajemen operasional dan pengambilan keputusan untuk menunjukkan kemampuan mengelola grup dengan cara yang sistematis dan efektif Harus ada kebijakan dan prosedur yang jelas untuk komunikasi antara Manajer Grup dan anggota grup Manajer grup harus memastikan semua anggota formal dan prospektif memahami Standar RSPO yang relevan. Hal ini mungkin termasuk pengembangan rencana strategis mengenai bagaimana sertifikasi grup dapat dicapai untuk anggota prospektif, dan identifikasi, definisi dan/atau pengadaan kebutuhan pelatihan dan/atau strategis komunikasi terkait dengan penerapan Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit dan Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup yang terkait. Ini dapat disediakan secara langsung oleh Manajer Grup, kursus pelatihan yang dijalankan secara eksternal atau cara lain mengadakan pelatihan atau kepakaran Manajer Grup harus memastikan bahwa apabila ada sistem pemasaran grup dikembangkan dan dikelola untuk grup, hal ini secara mutual adil dan transparan untuk memungkinkan pengamanan bahan mentah atau perdagangan hasil kolektif anggota grup, atau mengatur sesuai yang sepadan. Sistem pemasaran grup harus termasuk; peraturan pembelian dan penjualan dalam grup, peraturan klaim bersertifkasi RSPO, diseminasi pasar, dan informasi harga serta logistik terkait (transportasi ke pabrik, dsb) Manajer Grup harus memastikan bahwa total semua penjualan dan klaim produksi TBS bersertifikasi RSPO dari anggota grup tidak melebihi total produksi TBS bersertifikasi keseluruhan grup. 2. Persyaratan Dokumentasi Manajemen Grup Grup Manajer menilai kepatuhan praktik perkebunan dan mengelola anggota grup untuk memastikan kepatuhan terhadap Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup dan Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan terkait. Manajer Grup harus memiliki sistem internal terdokumentasi yang berisikan semua elemen yang diperlukan untuk menilai kinerja anggota grup dan perkebunannya Struktur dan isi Dokumen Manajemen Grup Manajer Grup harus memiliki struktur, kebijakan, dan prosedur operasional serta informasi dasar setiap anggota grup terdokumentasi. Sistem memverifikasi apabila operasi dalam grup mematuhi Standar RSPO untuk Persyaratan Sertifikasi Grup dan Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan terkait. Page 14 10/31/2012 RSPO Technical

15 2.1.1 Manajer Grup harus memiliki struktur beroperasi yang mendefinisikan dokumentasi manajemen grup (sistem kontrol internal), pengambilan keputusan, dan tanggung jawab dan grup Semua catatan grup harus disimpan selama paling tidak 5 tahun Manajer Grup harus memiliki persyaratan keanggotaan terdokumentasi untuk partisipasi setiap anggota dalam grup. Hal ini termasuk: Persyaratan dan prosedur untuk bergabung dengan grup Persyaratan dan prosedur untuk keluar dari grup Prosedur untuk memasukkan sistem perbaikan untuk ketidakpatuhan anggota Prosedur untuk pengeluaran anggota Harus ada pedoman operasi tingkat grup yang mencakup hal-hal berikut: Protokol penilaian internal Kebijakan dan prosedur menerima dan mengeluarkan anggota Kebijakan dan prosedur untuk menerapkan permintaan tindakan perbaikan (CAR) kepada anggota grup untuk ketidakpatuhan dengan standar RSPO terkait Prosedur untuk mengomunikasikan permintaan tindakan perbaikan (CAR) Penjelasan jelas proses untuk memenuhi permintaan tindakan perbaikan apa pun (CAR) yang diterbitkan secara internal oleh Manajer Grup atau oleh badan sertifikasi termasuk jadwal dan implikasi, bila ada, atas CAR tidak dipatuhi Kebijakan dan prosedur untuk menangani keluhan, permintaan, permintaan tindakan perbaikan (CAR), dan penilaian kinerja anggota grup Kebijakan dan prosedur untuk pemantauan grup, termasuk melakukan dan memperbarui penilaian risiko grup dan pengawasan tahunan anggota grup Manajer Grup harus mengembangkan dan menjaga basis data anggota grup yang termasuk dalam Skema Grup. Termasuk minimal informasi di bawah bagi setiap anggota: Salinan aplikasi anggota grup kepada grup dengan informasi terkait untuk setiap anggota yang diperbarui secara teratur, yaitu: nama produsen, alamat, rincian kontak, jenis kepemilikan lahan, ukuran area perkebunan, Page 15 10/31/2012 RSPO Technical

16 dsb Total produksi tahunan dan produksi per unit area (hektar) untuk tahun-tahun sebelumnya, dari paling tidak satu tahun sebelum bergabung dengan grup, dan estimasi produksi untuk tahun saat ini Hasil dari penilaian internal dan eksternal terakhir menunjukkan tingkat kinerja terhadap Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan terkait, termasuk tanggal dilakukannya, rencana apa pun untuk peningkatan yang diterapkan, dan permintaan tindakan perbaikan (CAR) yang diangkat dan diselesaikan untuk setiap anggota Tanggal penerimaan keanggotaan grup dan tanggal keluar atau pengeluaran dari grup apabila relevan Peta area perkebunan untuk setiap anggota grup. Peta bisa berupa beberapa peta atau peta kolektif yang melingkupi semua anggota grup Rangkuman semua data penggunaan lahan (dalam hektar) harus disimpan dan diperbarui secara teratur melingkupi keseluruhan grup yang mencakup paling tidak: Total area lahan keseluruhan untuk setiap anggota grup Total area lahan yang ditanami sawit untuk setiap anggota grup Total area lahan produksi bersertifikasi RSPO untuk setiap anggota grup Area produksi tumbuhan lainnya (non-minyak sawit) untuk setiap anggota jika ada Total area yang tidak dikembangkan atau disisihkan untuk alasan apa pun (konservasi, adat, HCV yang teridentifikasi, dsb) untuk setiap anggota grup, jika ada Total area dengan infrastruktur untuk setiap anggota grup, jika ada Sistem penilaian internal Anggota prospektif yang ingin bergabung dengan grup untuk dimasukkan ke dalam sertifikasi grup hanya diperbolehkan untuk menjadi anggota formal grup setelah penilaian kepatuhan awal untuk masuk oleh Manajer Grup dilakukan. Penilaian awal akan menentukan bahwa semua anggota grup yang bergabung secara formal dengan grup untuk dimasukkan di bawah sertifikasi grup, dapat memenuhi persyaratan keanggotaan grup dan dapat memenuhi Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Page 16 10/31/2012 RSPO Technical

17 Berkelanjutan terkait Manajer Grup harus menerapkan program penilaian internal rutin dan berkelanjutan untuk semua anggota grup yang mencakup minimal hal-hal berikut: Penilaian internal harus didokumentasikan dan dokumen-dokumen tersebut harus dijaga selama 5 tahun Kunjungan penilaian internal rutin (minimal setiap tahun) untuk mengambil sampel anggota grup untuk mengonfirmasi kepatuhan berlanjut terhadap semua persyaratan Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan dan Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup terkait. Semua anggota harus dipantau paling sekali dalam masa validitas sertifikat grup (biasanya 5 tahun) Anggota grup harus mengidentifikasi Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan relevan yang sesuai untuk setiap anggota grup. Kinerja sesuai standar ini yang dinilai di setiap penilaian internal Ukuran sampel untuk penilaian internal harus berdasarkan penilaian risiko anggota grup, di mana risiko yang lebih tinggi membutuhkan ukuran sampel yang lebih tinggi. Contoh: Grup berisiko rendah adalah grup yang secara relatif homogen secara geografis serta sosioekonomis, sedang tidak ada aktivitas penanaman kembali, tidak ada anggota baru, grup mapan dan tidak ada riwayat ketidaksesuaian. Risiko rendah juga dapat didefinisikan dengan adanya kemungkinan tinggi bahwa seorang anggota grup akan menjaga kepatuhan dengan standar terkait. Grup berisiko tinggi adalah grup yang memiliki perbedaan yang cukup tinggi di grup (misal: terpisah secara geografis, daerah yang sangat berbeda, tingkat pengalaman budidaya kelapa sawit yang berbeda, ukuran perkebunan yang sangat beragam, situasi sosioekonomis yang berbeda di antara anggota, dsb). Risiko tinggi juga dapat didefinisikan dengan kemungkinan rendah bahwa seorang anggota grup akan menjaga kepatuhan dengan standar terkait Ukuran sampel harus ditentukan oleh formula (0.8 y) x (z), di mana z adalah pengali yang ditentukan oleh penilaian risiko. Risiko rendah = pengali 1, risiko menengah - pengali 1,2, risiko tinggi = pengali 1,4 (lihat Tabel 1) Grup harus menggunakan sampel minimum untuk dikunjungi setiap tahun Page 17 10/31/2012 RSPO Technical

18 untuk penilaian internal (0.8 y), di mana y adalah jumlah anggota grup, dan di mana pemilihan anggota grup berdasarkan teknik pemilihan acak. Page 18 10/31/2012 RSPO Technical

19 Tabel 1: Contoh ukuran sampel untuk anggota grup dalam penilaian internal Contoh ukuran sampel untuk anggota grup yang akan dinilai dalam penilaian internal Jumlah anggota grup Minimal Risiko rendah Risiko menengah Risiko tinggi = y = 0.8 y = (0.8 y) x (1) = (0.8 y) x (1,2) = (0.8 y) x (1,4) Contoh ukuran sampel untuk anggota grup yang akan dinilai dalam penilaian internal Jumlah anggota grup Minimal Risiko rendah Risiko menengah Risiko tinggi = y = 0.8 y = (0.8 y) x (1) = (0.8 y) x (1,2) = (0.8 y) x (1,4) Manajer Grup harus memastikan bahwa anggota grup berbeda dikunjungi setiap penilaian internal tahunan dengan yang sebelumnya dipilih untuk penilaian oleh badan sertifikasi, kecuali ada kondisi yang mengharukan kunjungan ulang ke anggota yang sama (misal: permintaan tindakan perbaikan yang sedang diproses (CAR), keluhan yang didapatkan dari pemangku kepentingan, faktor risiko, dsb) Penilaian internal tambahan harus dijadwalkan ketika masalah potensial Page 19 10/31/2012 RSPO Technical

20 muncul atau ketika Manajer Grup mendapatkan informasi dari pemangku kepentingan mengenai ketidakpatuhan yang dituduhkan terhadap Standar RSPO Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan oleh anggota grup Ketidakpatuhan yang diidentifikasi oleh Manajer Grup harus diselesaikan secara internal sesuai sistem terdokumentasi penerapan permintaan tindakan perbaikan (CAR). Lihat Page 20 10/31/2012 RSPO Technical

21 3. Rantai Perlindungan Manajer Grup harus memiliki sistem yang tersedia untuk memungkinkan perdagangan Tandan Buah Segar (TBS) bersertifikasi RSPO yang dihasilkan oleh grup. 3.1 Manajer grup harus mendokumentasi dan menerapkan sistem untuk melacak TBS yang diproduksi oleh anggota grup, dan dimaksudkan untuk dijual sebagai TBS bersertifikasi RSPO. 3.2 Harus ada prosedur kolektif untuk penjualan semau TBS bersertifikasi yang berasal dari perkebunan anggota grup yang disetujui oleh anggota grup dan Manajer Grup dan dirancang untuk memastikan bahwa TBS non-sertifikasi tidak dijual sebagai TBS bersertifikasi RSPO. Hal ini harus termasuk dalam sistem pemasaran grup yang dikembangkan untuk grup, dan mengikuti salah satu model rantai suplai dari Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO ii, yaitu Identity Preserved, Segregated, atau Mass Balance. 3.3 Manajer grup harus memastikan bahwa semua faktur penjualan TBS bersertifikasi yang berasal dari grup diterbitkan dengan informasi yang disyaratkan persyaratan model rantai suplai yang diadopsi dalam Lampiran 6 dokumen Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO - November Pentransportasian fisik TBS bersertifikasi RSPO yang berasal dari perkebunan anggota grup harus dilakukan baik langsung oleh grup (melalui transportasi sendiri), atau melalui perantara sub-kontraktor. Untuk perantara, persyaratan yang dijelaskan pada 3.7 juga harus berlaku. 3.5 Semua penjualan TBS dari perkebunaan anggota grup harus didokumentasikan. Hal ini termasuk: Hal ini termasuk: Informasi mengenai transportasi Nomor identifikasi grup anggota grup terkait Penjelasan produk yang dijual (bersertifikasi RSPO atau tidak), volume produk, dan tujuan. 3.6 Manajer Grup harus menyimpan salinan semua dokumentasi dan catatan terkait transaksi produk grup selama 5 tahun. 3.7 Apabila ada perantara dalam rantai suplai dari grup ke pabrik yang ingin dimasukkan ke dalam kontrol sertifikasi grup dibandingkan mendapatkan sertifikasi rantai suplai-nya sendiri, perantara harus diidentifikasi oleh Manajer Grup. Manajer Grup harus memiliki kontrak dengan perantara untuk memenuhi Standar Sertifikasi Grup RSPO dan setuju untuk dinilai setiap tahun oleh Manajer Grup serta dalam penilaian Page 21 10/31/2012 RSPO Technical

22 sertifikasi. Grup Manajer bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perantara mematuhi ketentuan berikut: Harus ada kontrak antara perantara dan Manajer Grup Perantara harus memiliki catatan pembelian dan penjualan yang lengkap Perantara harus memiliki sistem rantai suplai RSPO untuk memisahkan bahan bersertifikasi dan non-sertifikasi melalui pilihan rantai suplai RSPO mana pun (Identity Preserved, Segregation atau Mass Balance). i Nussbaum, R. (2002) Group Certification for forests: a practical guide, ProForest, Oxford and Forest Research Programme, London. P6. ii Catat bahwa hal ini tidak termasuk pemesanan dan klaim. Page 22 10/31/2012 RSPO Technical