Untuk Asesi Petunjuk Teknis Penilaian Indikator Tingkat Kesadaran Risiko (Risk Management Performance Indicators) BPJS Ketenagakerjaan iassess 1.2 2015 APB Indonesia
Daftar Isi Daftar Isi... ii Pendahuluan... 3 Pengenalan...Error! Bookmark not defined. Metodologi Penilaian...Error! Bookmark not defined. Panduan Umum... 4 Petunjuk Teknis Penggunaan iassess... 5 Alur Proses... 5 1. Masuk pada aplikasi iassess... 5 2. Mengisi formulir masuk sesuai nama Pengguna dan sandi... 5 3. Masuk pada halaman beranda iassess... 5 4. Melakukan Penilaian ITKR... 6 5. Mengatur Akun Asesi & Keluar dari Aplikasi... 9 Lampiran... 12 Daftar Dokumen... 12 ii
Pendahuluan Pengenalan Indikator Tingkat Kesadaran Risiko atau Risk Performance Indikator (selanjutnya disebut ITKR) merupakan salah satu alat ukur KPI terkait aspek pengelolaan risiko bagi pejabat struktural. Indikator kinerja merupakan aktivitas yang dilakukan pada seluruh bagian organisasi untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian obyektif dalam 3 area yaitu: 1. Efisiensi dan efektivitas praktik pengelolaan risiko 2. Keandalan pelaporan manajemen risiko 3. Kepatuhan pada hukum dan regulasi Pihak yang melakukan penilaian ITKR, disebut Asesi adalah: 1. Kepala Bidang 2. Kepala Kantor Cabang 3. Kepala Bagian 4. Kepala Kantor Wilayah 5. Kepala Urusan 6. Kepala Divisi Sedangkan pihak yang meriviu hasil penilaian, memberikan umpan balik dan merekap hasil penilaian yang sudah dilakukan oleh Pejabat Struktural, disebut Asesor adalah: 1. Group Manajemen Mutu Dan Risiko (untuk menilai hasil ITKR Pejabat Struktural di Kantor Cabang binaannya) 2. Divisi Manajemen Risiko (untuk menilai hasil ITKR Pejabat Struktural di Kantor Pusat dan Kantor Wilayah) Penilaian dan riviu ITKR dilakukan melalui aplikasi berbasis TI, yaitu iassess. Penilaian hasil ITKR dilakukan sekali dalam setahun. ITKR disusun dan dibangun dengan tujuan untuk memberikan indikasi awal nilai maturitas manajemen risiko badan yang diukur setiap tahun dan telah menjadi KPI Direksi. Secara khusus, ITKR disusun dan dibangun dengan tujuan untuk memberikan peringatan awal bila KPI individu atas penerapan manajemen risiko di BPJS Ketenagakerjaan tidak dapat tercapai dan mengukur aspek pengendalian generik dari praktik pengelolaan risiko. Metodologi Penilaian Penilaian hasil ITKR, menggunakan bobot pada masing-masing elemen COSO. Bobot tersebut diselaraskan dengan bobot penilaian tingkat maturitas penerapan manajemen risiko Badan. Oleh karena itu, hasil penilaian ITKR ini juga dapat mencerminkan nilai maturitas level Badan tersebut. 3
Bobot penilaian hasil ITKR yang digunakan adalah: Tabel 1. Bobot Penilaian Indikator Tingkat Kesadaran Risiko Setiap elemen pengukuran penerapan MR yang ada pada tingkatan badan (BPJSTK) divalidasi dan dicek tingkat maturitasnya. Sehingga bila ada yang kurang menerapkan secara efektif, SDM akan segera dapat mengetahuinya dan dapat memberikan teguran atas ketidaksesuaian dengan target kinerja yang telah ditetapkan. Panduan Umum Panduan umum pengisian iassess terbagi menjadi: 1. Formulir masuk Pada halaman formulir masuk, Pengguna hanya perlu memasukan nama dan sandi Pengguna saja. 2. Masuk ke dalam halaman beranda. Setelah berhasil masuk, pertama kali Pengguna akan masuk ke dalam halaman beranda. Halaman yang akan muncul halaman iassess sesuai dengan hak akses yang dimiliki oleh setiap Pengguna. 3. Pengaturan Pengguna dapat, melihat keterangan terkait akunnya, mengubah sandi, serta keluar dari aplikasi. 4. Keluar Setelah Pengguna selesai melakukan penilaian pada indikator tingkat kesadaran risiko, maka Pengguna dapat keluar dari iassess. 4
Petunjuk Teknis Penggunaan iassess Alur Proses Alur proses pengisian ITKR adalah: 1. Masuk pada aplikasi iassess Masuk aplikasi dengan mengetik alamat http://itkr.manajemenrisiko.com/ pada peramban 2. Mengisi formulir masuk sesuai nama Pengguna dan sandi 3. Masuk pada halaman beranda iassess 3.1 Setelah berhasil masuk pada aplikasi, halaman beranda yang pertama muncul adalah halaman terkait status pengisian dan skor individu. Jenis jenis status pengisian: Belum Diisi: Asesi belum mengisi formulir. Sudah Disimpan: Asesi sudah mengisi dan menyimpan, tetapi belum mengirim formulir. Belum Ditinjau Asesor: Asesi sudah mengirim formulir, tetapi asesor belum meninjau. Sedang Ditinjau Asesor: Asesor sedang meninjau formulir, tetapi belum selesai. Sudah Ditinjau Asesor: Asesor sudah selesai meninjau dan memberikan umpan balik. Gambar 1. Halaman Beranda iassess 3.2 Pada halaman beranda tertera bagian Pengguna pada pojok kanan atas sebagai identitas pengisi ITKR. 5
4. Melakukan Penilaian ITKR Fungsi asesi dalam pelaksanaan ITKR ini adalah untuk memberikan nilai indikator keefektifan dan ketidakefektifan hasil dari penilaian ITKR yang telah dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja. Dari hasil penilaian tersebut asesor dapat melihat elemen-elemen penerapan manajemen risiko apa saja yang masih perlu dikembangkan, dipertahankan, maupun ditambah guna meningkatkan kinerja manajemen risiko setiap individu. Menu utama yang dimiliki oleh asesi yaitu ITKR. Menu utama tersebut memiliki sub menu: Formulir Isian Skor Individu 4.1 ITKR > Formulir Isian Gambar 2. Halaman Formulir isian Pada halaman ini asesi melakukan penilaian terhadap dirinya sendiri (asesmen mandiri). Klik tombol Isi Formulir (arah panah kuning) untuk mengisi nilai dari setiap pertanyaan. Pada saat pertama kali mengisi, formulir dalam keadaan kosong atau tidak terisi. Pada kolom dokumen pendukung terdapat fitur popup di tombol rujukan yang apabila diklik akan muncul tampilan daftar dokumen, isi menurut dokumen yang akan menjadi rujukan dari penilaian asesi. Apabila ada dokumen lain yang dirasa relevan yang tidak ada dalam Daftar Dokumen, asesi dapat menyampaikan ke Divisi MRI untuk ditambahkan dalam Daftar Dokumen. Fungsi tiap tombol pada formulir isian ITKR. Gambar 3. Tombol pada formulir isian 6
Keterangan tombol: a) Tombol Reset untuk mengembalikan nilai ke semula (berlaku untuk isian yang belum disimpan, apabila sudah disimpan tidak dapat di-reset lagi). b) Tombol Simpan untuk menyimpan sementara penilaian pertanyaan sebelum dikirim kepada asesor untuk dinilai dan diriviu. c) Tombol Kirim untuk mengirim nilai pertanyaan kepada asesor untuk diriviu dan diberikan umpan balik. Apabila sudah menekan tombol kirim maka asesi tidak dapat mengubah penilaian. d) Tombol Radio button otomatis akan menyimpan sementara nilai yang dipilih oleh asesi tanpa perlu menggunakan tombol simpan. Setelah nilai tersimpan, pertanyaan otomatis akan teracak. Hal-hal lain yang perlu diketahui asesi: Aplikasi tidak memperkenankan ada jawaban yang kosong Apabila kolom skor tidak diberi nilai, pada saat tombol Kirim diklik maka akan ditandai dengan warna merah seperti gambar 4 di bawah. Gambar 4. Kolom skor apabila tidak diberi nilai pada saat tombol kirim di klik Aplikasi tidak membenarkan jawaban yang sama Apabila kolom skor diberi nilai yang sama, pada saat tombol Kirim diklik, akan muncul pesan tidak diperkenankan mengisi skor dengan nilai yang sama. Pertanyaan yang sudah terisi dan dikirim Gambar 5. Tombol kirim 7
Setelah terkirim maka asesi tidak bisa memberikan penilaian lagi, setelah itu tombol Isi Formulir tidak bisa diakses. Asesi selanjutnya menunggu penilaian dan umpan balik dari asesor. Gambar 6. Formulir isian yang telah terkirim kepada asesor 4.2 ITKR > Skor Individu Gambar 7. Tampilan Skor Individu Keterangan nilai: Skor = Nilai rata-rata tiap elemen Capaian (%) = Skor / 5 (nilai tertinggi) x 100% Skor tertimbang = Bobot (%) x Skor Nilai akhir = (Nilai Mandiri x 80%) + (Nilai Asesor x 20%) Halaman ini menginformasikan kepada asesi mengenai: bobot setiap elemen COSO, Skor, Skor tertimbang, Total Skor Tertimbang, Capaian serta dengan diagram jaring laba laba. 8
Pada sisi kiri atas, asesi dapat memilih tampilan nilai Mandiri, nilai Asesor dan nilai Akhir. Aplikasi akan menampilkan Skor sesuai pilihan tampilan yang diinginkan asesi. Tombol Ekspor digunakan untuk mengunduh nilai skor dalam bentuk excel. 5. Mengatur Akun Asesi & Keluar dari Aplikasi Menu pengaturan terdapat pada nama Pengguna. Caranya adalah dengan mengarahkan kursor pada nama Pengguna (sisi kanan atas layar) kemudian pilih salah satu menu pengaturan yang tersedia. Menu pengaturan yang dapat dipilih oleh Pengguna berupa: Gambar 8. Tampilan pengaturan akun 5.1 Melihat keterangan akun pada menu Akun Saya Gambar 9. Tampilan akun saya 5.1.1 Tampilan utama pada menu Akun Saya merupakan keterangan terkait akun Pengguna, yaitu: Nama Pengguna merupakan keterangan nama bagian unit kerja Pengguna. Nama lengkap merupakan keterangan nama Pengguna. Nama bawaan dari aplikasi berupa nama bagian unit kerja Pengguna, tetapi Pengguna dapat mengubah nama tersebut menjadi nama identitas pengguna juga. Terakhir masuk merupakan keterangan status terakhir Pengguna mengakses aplikasi ini. Surel merupakan keterangan mengenai surel Pengguna. Surel ini berguna bila Pengguna lupa sandi. 5.1.2 Pengguna dapat mengubah keterangan akunnya tersebut dengan, menekan menu Edit Akun. Keterangan akun yang dapat diganti oleh pengguna adalah surel pengguna. 9
5.1.3 Pengguna dapat mengubah sandinya juga melalui menu ini melalui pilihan menu Ganti Sandi. 5.1.4 Menu Reset Tampilan merupakan menu untuk menjadikan semua tampilan daftar Pengguna menjadi standar seperti awal. 5.1.5 Menu Log merupakan menu yang menampilkan rincian aktivitas yang dilakukan Pengguna dalam aplikasi ini. 5.2 Mengganti sandi pada menu Ganti Sandi Menu Ganti Sandi ini sebenarnya sama dengan menu sejenis yang ada dalam menu Akun Saya hanya saja penerapan menu ini lebih mudah untuk diakses dari pada dalam menu Akun Saya tersebut. Fungsi dari menu ini adalah diharapkan setelah Pengguna memperoleh pembagian hak akses, pengguna dapat langsung mengubah sandi yang diberikan menjadi sandi baru sehingga hanya Pengguna yang memiliki akses aplikasi ini. Cara mengganti sandi pengguna adalah: Gambar 10. Tampilan formulir ganti sandi 5.2.1 Pengguna dapat mengetikan sandi awal Pengguna pada kolom Sandi sekarang. Kemudian Pengguna dapat mengetikan sandi baru pada kolom Sandi baru. Selain itu, Pengguna juga harus mengetikan ulang sandi baru Pengguna pada kolom Ketik ulang sandi. Setiap kolom pada menu Ganti Sandi wajib diisi oleh Pengguna. 5.2.2 Setelah Pengguna selesai mengisi kolom-kolom di atas, Pengguna dapat mengeksekusi perubahan sandi tersebut dengan menekan tombol Kirim. 5.2.3 Selain itu, apabila Pengguna ingin untuk mengubah sandi yang sudah diketik tadi tanpa perlu menghapusnya satu per satu, Pengguna dapat menekan tombol Reset. 10
5.3 Keluar dari Aplikasi Gambar 11. Tampilan keluar dari aplikasi 5.3.1 Apabila Pengguna telah selesai menilai Indikator Kinerja Manajemen Risiko dan mengatur akunnya, pengguna dapat keluar dari aplikasi dengan cara mengarahkan kursor pada nama Pengguna (sisi kanan atas). Kemudian pilih menu Keluar. 5.3.2 Setelah itu, akan muncul kotak dialog sebagai konfirmasi apakah Pengguna benar-benar ingin keluar dari aplikasi atau tidak. Jika Pengguna sudah yakin untuk keluar dari aplikasi maka Pengguna dapat menekan tombol Ok. Jika tidak, Pengguna dapat menekan tombol Cancel. 11
Lampiran Daftar Dokumen ID Nama 1 Action Plan Triwulanan 2 Agenda RaDir 3 Aplikasi SIMRK 4 Audit Report 5 Audit Report (RBA) 6 Data pustaka risiko 7 Dokumen Integrasi KHK, MR, dan SPI 8 Dokumen rencana pengalokasian untuk masing-masing PiC MR pada setiap divisi, wilayah dan cabang 9 Dokumen rencana pengalokasian untuk masing-masing PiC MR pada setiap Urusan, grup, dan bidang 10 Kebijakan Manajemen Risiko 11 Knowledge management 12 KPI Unit Kerja 13 KPI unit yang selaras dengan KPI BPJS Ketenagakerjaan 14 Laporan Asesmen Maturitas Manajemen Risiko Tahun 2014 15 Laporan Asesmen Maturitas Manajemen Risiko Tahun 2015 16 Laporan Audit Berbasis Risiko 17 Laporan Sosialisasi Manajemen Risiko BPJS Ketenagakerjaan di Kanwil 18 Laporan hasil audit internal dan eksternal (BPKP dan KAP) 19 Laporan Kajian Risiko Operasional Kasus X 21 Laporan Penanganan Risiko Triwulanan 22 Laporan penerapan manajemen risiko 23 Laporan Profil Risiko BPJS Ketenagakerjaan Tahun 2014 24 Laporan Profil Risiko BPJS Ketenagakerjaan Tahun 2015 25 Laporan Profil risiko Triwulanan 26 Laporan sosialisasi petunjuk teknis penyusunan Profil Risiko 27 Materi Sosialisasi MR untuk Diklat Utama 28 Notulensi/Agenda Rapat Direksi 29 Pemetaan profil risiko terhadap sasaran strategis 30 Profil risiko MRI 31 Profil Risiko Prioritas 32 Profil Risiko Triwulanan 33 Prosedur Manajemen Risiko 34 Risalah Radir 35 RJPP 36 RK Berbasis Risiko 37 Selera & Toleransi Risiko BPJS Ketenagakerjaan 39 Struktur tanggung jawab dan wewenang 40 Surel Informal 41 Tindak lanjut temuan audit 42 Visi, Misi, Nilai Budaya & Etos Kerja BPJS Ketenagakerjaan 12