PENDAFTARAN PERDAFTARAN PK. UiTM.APB. (O). 01 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh T/tangan.. Nama Afidah Mudzamil Rumiton Selamat Rahim Sajari Prof. Madya Datin Dr. Hajibah Osman Jawatan Pegawai Eksekutif (Akademik) Penolong Pendaftar (Akademik) Dekan Tarikh 21 Mei 2009 21 Mei 2009 21 Mei 2009
PENDAFTARAN REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. No. Muka Ringkasan Pindaan Diluluskan Keluaran/ Para Surat Pindaan
PENDAFTARAN BIL. ISI KANDUNGAN MUKA SURAT Muka Hadapan 1 Rekod Pindaan Dokumen Terkawal 2 Isi Kandungan 3 1.0 Objektif 4 2.0 Skop 4 3.0 Dokumen Rujukan 4 4.0 Definisi 5-6 5.0 Singkatan 7 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 8-9 7.0 Rekod Kualiti 10 8.0 Lampiran 10-11
PENDAFTARAN 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan kaedah pendaftaran kursus bagi pelajar baru pada semua peringkat supaya dapat dilaksanakan secara terancang dan teratur bagi memenuhi Sistem Pengurusan Kualiti Pengajian Bahasa (APB). 2.0 SKOP Prosedur ini diterima pakai oleh Pengurusan Akademi bagi pendaftaran kursus untuk pelajar baru semua peringkat.. Prosedur ini melibatkan Ketua Program, Koordinator (Pengurusan) Bahasa Inggeris, Koordinator (Pengurusan) Bahasa Asia dan Eropah, Wakil Fakulti (JBI), Penyelaras Unit (JBAE), Koordinator Pengajian Melayu, Penolong Pendaftar (Akademik), Pegawai Eksekutif (Akademik) dan juga melibatkan Unit ISIS, Pusat Sistem Maklumat Bersepadu (PSMB). 3.0 DOKUMEN RUJUKAN BIL. JENIS 3.1 MK.APB.UiTM.01 MANUAL KUALITI 3.2 Seksyen 3.3 Aktiviti-aktiviti Perkhidmatan, Pengajaran dan Pembelajaran 3.3.1 Pendaftaran Kursus Pelajar Baru
PENDAFTARAN 4.0 DEFINISI BIL. ISTILAH PENJELASAN 4.1 Pelanggan Pelanggan Misi dan Pelanggan Proses 4.2 Pelanggan Misi Ibu bapa / Penjaga / Penaja, Pelajar, Kementerian Pengajian Tinggi dan Lembaga Pengarah UiTM. 4.3 Penolong Pendaftar (Akademik) Penolong Pendaftar Akademik di APB. 4.4 Ketua Program Kakitangan akademik yang dilantik oleh Timbalan Naib Canselor (Akademik) untuk mengetuai sesebuah program pengajian. 4.5 KBI(A),KBAE(A), KPM Koordinator Akademik yang dilantik oleh Timbalan Naib Canselor. 4.6 Pegawai Eksekutif Pegawai Eksekutif di APB 4.7 Pelajar Seseorang yang berdaftar dan yang mengikuti apa-apa jenis program pengajian di Universiti sebagaimana yang ditakrifkan dan diluluskan oleh Lembaga Pengarah Universiti. 4.8 Pejabat Am Pejabat pentadbiran APB di mana semua urusan terus dengan pelanggan dibuat. 4.9 Pelan Pengajian Komponen kurikulum pengajian yang mengandungi kursuskursus yang ditetapkan untuk tujuan penganugerahan Diploma / Ijazah Sarjana Muda. Ia merupakan satu dokumen menunjukkan rangka pengajian seseorang pelajar dari semester satu hingga tamat pengajian. Maklumat seperti kod kursus yang perlu diambil, pra-syarat serta jam kredit
PENDAFTARAN dimuatkan untuk kemudahan pelajar merancang pengajian mereka. 4.10 Borang Pendaftaran Borang yang mencetak senarai kod dan nama kursus yang didaftar oleh pelajar. Tandatangan pelajar dan Ketua Program diperlukan untuk pengesahan borang ini. 4.11 Bendahari Penolong Bendahari Zon Kewangan Fakulti / APB, UiTM Shah Alam. 4.12 Dekan Staf akademik yang dilantik oleh Naib Canselor untuk mengetuai sesebuah Fakulti / Akademi di bawah Seksyen 8, Akta 173. 4.13 Jadual Waktu Kuliah Jadual waktu kursus yang menjelaskan hari, masa dan tempat kuliah diadakan. 4.14 Kad Rekod Pelajar Sesebuah fail yang perlu diisi oleh pelajar (maklumat latar belakang) dan dipulangkan ke Pejabat Am. Kad ini dimuatkan dalam fail peribadi pelajar, dimana semua dokumen berkenaan dengan seseorang pelajar disimpan dalam fail ini.
PENDAFTARAN 5.0 SINGKATAN BIL. SINGKATAN MAKSUD SINGKATAN 5.1 APB Akademi Pengajian Bahasa 5.2 KP Ketua Program 5.3 KBI(A) Koordinator Bahasa Inggeris (Akademik) 5.4 KBAE(A) Koordinator Bahasa Asia dan Eropah (Akademik) 5.5 KPM Koordinator Pengajian Melayu 5.6 P Pensyarah 5.7 PP(A) Penolong Pendaftar (Akademik) 5.8 PE(A) Penolong Eksekutif (Akademik) 5.9 PTO Pegawai Tadbir Operasi 5.10 ICReSS Integrated Course Registration and Scheduling System 5.11 isis Sistem Maklumat Pelajar Bersepadu, PSMB 5.12 SsPM Sistem Pengurusan Markah, APB 5.13 SF Staf Fakulti 5.14 Pr Pelajar 5.15 JTK(Kanan) Juruteknik Komputer Kanan 5.16 JTK Juruteknik Komputer 5.17 WF Wakil Fakulti
PENDAFTARAN 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN A. Pendaftaran Pelajar Program APB D 1. Beri taklimat umum kepada pelajar baru. (Lampiran 6) KP/PP(A) 2. Beri taklimat khusus berkenaan dengan program kepada pelajar baru dan serahkan dokumen (Buku Peraturan Akademik, Pelan Pengajian dan Jadual Waktu Kuliah). PP(A)/PE(A) 3. Semak dan kemaskini pendaftaran pelajar baru dalam system isis. PE(A) 4. Terima Fail Peribadi Pelajar dari BPP. Pr 1. 2. B. PENDAFTARAN KURSUS PELAJAR PROGRAM APB Laksanakan pendaftaran kursus secara atas talian dalam isis berpandukan Jadual Penawaran Kursus ICReSS mengikut kursus dan kumpulan. (Lampiran 7) Semak senarai nama pelajar dari Sistem Maklumat Pelajar Bersepadu (isis). Pr 3. Pengesahan Kursus atas talian. (Validasi). Buat penambahan, pengguguran dan pembetulan kumpulan jika perlu mengikuti tarikh yang ditetapkan. Pr /KP / PP(A) 4. Cetak, Slip Menduduki Peperiksaan (SMP), tandatangan dan simpan maklumat pendaftaran kursus (muktamad) dan pelajar perlu dapatkan tandatangan pengesahan slip pendaftaran kursus dari KP/PP (A).
PENDAFTARAN JTK(Kanan) PE(A) / PTO 5. Muat turun data dari isis kepada SsPM. 6. Masukkan nama pensyarah ikut kursus dan kumpulan. (Lampiran 8) PTO / PE P 7. 8. Cetak, semak dan kemaskini senarai nama pelajar dari SsPM. (Lampiran 9) (Maklumkan kepada PE(A)/ PTO untuk sebarang pembetulan.) Cetak senarai kedatangan pelajar dan senarai pelajar (Lampiran 10) TANGGUNG JAWAB TINDAKAN C: Permohonan Pengecualian Kredit Pelajar Program APB PTO 1. Terima Borang Pengecualian Kredit HEA/RA/PC-200-1 (berpandukan Buku Peraturan Akademik) dari pelajar Kumpul dan serahkan borang permohonan tersebut kepada KP. KP/PP (A) 2. Semak borang dan kesetaraan kursus yang dipohon. Buat keputusan dan tandatangan borang. PP(A) 3. Kemaskini rekod pelajar di sistem isis (sekiranya lulus). PE(A) 4. Cetak 2 salinan keputusan permohonan pengecualian dari sistem isis dan serahkan satu salinan kepada pelajar dan satu salinan pejabat. 5. Simpan Rekod Permohonan dan keputusan Pengecualian Kredit dalam fail peribadi pelajar.
PENDAFTARAN 7.0 REKOD KUALITI BIL. JENIS REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN 7.1 Fail Peribadi Pelajar Bilik Fail, APB 6 Semester 8.0 LAMPIRAN BIL. PERKARA LAMPIRAN 8.1 A. Carta Alir Pendaftaran Pelajar Program APB Lampiran 1 8.2 B. Carta Alir Pendaftaran Kursus Pelajar Program Lampiran 2 APB 8.3 C. Carta Alir Permohonan Pengecualian Kredit Lampiran 3 Pelajar Program APB 8.6 Carta Alir Tindakan Pelajar Baru / Lama Lampiran 6 8.7 Jadual Waktu Kuliah Pensyarah Lampiran 7
PENDAFTARAN 8.8 Senarai Nama Pensyarah Kelas Mengikut Kod Kursus Lampiran 8 8.9 Senarai Nama Pelajar Lampiran 9 8.10 Borang Kedatangan Lampiran 10