BAHAGIAN 3 - PENGURUSAN BELANJAWAN 1. RANCANGAN KEWANGAN Belanjawan adalah satu perancangan kewangan merangkumi anggaran perbelanjaan yang dicadangkan bersama dengan anggaran hasil bagi sesuatu tempoh. 2. KUASA MEMBELANJAKAN PERUNTUKAN UNIVERSITI Naib Canselor diberi kuasa untuk membelanjakan peruntukan tahunan Universiti yang telah diluluskan oleh Lembaga Pengarah Universiti dan Kementerian Kewangan. Perbelanjaan tidak boleh dilakukan ke atas perkara-perkara yang tidak termasuk dalam anggaran belanjawan yang diluluskan. Perbendaharaan Bilangan 1 Tahun 2014 Anggaran Perbelanjaan 2014 3. ANGGARAN BELANJAWAN Anggaran Belanjawan merupakan cadangan belanjawan yang mengandungi maklumat berhubung dengan anggaran perbelanjaan mengurus yang belum diluluskan oleh Perbendaharaan. Universiti hendaklah mengemukakan Anggaran Belanjawan kepada Kementerian Pendidikan Malaysia untuk pertimbangan dan kelulusan Kementerian Kewangan. Cadangan belanjawan tersebut hendaklah selari dengan Perancangan Strategik Universiti. 4. ANGGARAN BELANJAWAN PROGRAM BARU Sesuatu anggaran belanjawan bagi program baru boleh dimasukkan hanya setelah mendapat kelulusan Senat atau Agensi Pusat (Kementerian/Perbendaharaan). 5. JENIS BELANJAWAN Jenis belanjawan yang disediakan oleh Universiti ialah :- Anggaran Belanjawan Mengurus Anggaran Belanjawan Pembangunan 6. SISTEM BELANJAWAN UNIVERSITI Universiti menyediakan Anggaran Belanjawan Mengurus berdasarkan Sistem Belanjawan Yang Diubahsuai (Modified Budgeting System - MBS) Kemas kini : Januari 2014 1
PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN yang memberi penekanan ke atas pencapaian objektif sesuatu program atau aktiviti iaitu objektif yang berbentuk kuantitatif dan kualitatif (kuantiti, kualiti, masa dan kos) dengan memfokuskan kepada output dan impak. Mulai tahun 2013, Universiti juga menyediakan bajet berasaskan Kerangka Kerberhasilan OBB di samping bajet secara MBS. OBB ialah Bajet Berasaskan Outcome ataupun belanjawan berdasarkan keberhasilan yang menggunakan penyataan misi, matlamat dan objektif untuk menjelaskan mengapa wang dibelanjakan. Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 2012 - Bajet Berasaskan Outcome 7. 2. PENYEDIAAN ANGGARAN BELANJAWAN UNIVERSITI Belanjawan disediakan berpandukan Perbendaharaan yang dikeluarkan secara tahunan. Bajet berasaskan Outcome memberi penekanan terhadap pencapaian Outcome Kementerian Pendidikan dan Outcome, Output serta Key Performance Indicator (KPI) Universiti. Di bawah OBB, penyediaan bajet Mengurus dan Pembangunan dibuat secara bersepadu bagi memberi gambaran menyeluruh keperluan perbelanjaan Mengurus dan Pembangunan serta sumber manusia Universiti bagi sesuatu tahun. (d) Bagi cadangan Dasar Sedia Ada, permohonan adalah mengikut batas perbelanjaan yang diberi oleh Agensi Pusat. (e) Permohonan Cadangan Dasar Baru (termasuk perluasan kepada Dasar Sedia Ada) dan One Off adalah berdasarkan perancangan strategik Universiti serta mempunyai hubungkait dan memberi sumbangan signifikan terhadap outcome dan output Universiti. (f) Penyediaan bajet OBB dibuat secara dalam talian (online) menggunakan aplikasi Perbendaharaan Bilangan 3 Tahun 2014 - Garis Panduan Bagi Penyediaan Cadangan Anggaran Perbelanjaan Tahun 2015 Kemas kini : Januari 2014 2
MyResults yang boleh dicapai melalui URL www.myresults.gov.my. 8. PENYEDIAAN ANGGARAN BELANJAWAN PUSAT TANGGUNGJAWAB Bahagian Perancangan Dan Belanjawan mengeluarkan Arahan Penyediaan Anggaran Belanjawan berserta garis panduan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab. Taklimat penyediaan belanjawan diadakan untuk memberi penjelasan mengenai polisi, strategi, fokus, komponen, tarikh dan kalendar belanjawan kepada Ketua PTJ dan pegawai yang terlibat di dalam penyediaan belanjawan peringkat Pusat Tanggungjawab. Ketua Pusat Tanggungjawab dikehendaki mengemukakan cadangan Anggaran Belanjawan kepada Bendahari mengikut tarikh yang ditetapkan. 9. TANGGUNGJAWAB KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB Menyediakan Perancangan Strategik Pusat Tanggungjawab. Menyediakan belanjawan Dasar Sedia Ada berdasarkan Batas Perbelanjaan yang diberi. (d) (e) Menyediakan belanjawan Dasar Baru berdasarkan program baru yang telah diluluskan oleh Kementerian atau Universiti. Menyediakan belanjawan One-Off berdasarkan program dan Perancangan Strategik Pusat Tanggungjawab. Menyediakan templat OBB (KPI Outcome, KPI Output dan sasaran). (f) Menyediakan Laporan Pengecualian (jika berkaitan). 10. BELANJAWAN DISATUKAN Anggaran Belanjawan yang diterima daripada Pusat Tanggungjawab disemak oleh Bahagian Perancangan Dan Belanjawan bagi menyediakan anggaran belanjawan yang disatukan untuk dibawa ke Mesyuarat Pemeriksaan Anggaran Belanjawan Peringkat Universiti. Kemas kini : Januari 2014 3
11. PEMERIKSAAN ANGGARAN BELANJAWAN PERINGKAT UNIVERSITI Pemeriksaan Anggaran Belanjawan oleh Jawatankuasa Belanjawan Universiti diadakan bagi menyemak permohonan belanjawan yang dibuat oleh Pusat Tanggungjawab. Semasa pemeriksaan belanjawan, Bendahari membentangkan cadangan anggaran belanjawan secara keseluruhan, manakala Ketua Pusat Tanggungjawab yang berkaitan memberikan penjelasan secara terperinci mengenai cadangan yang dikemukakan. 12. PENGESAHAN ANGGARAN BELANJAWAN Anggaran Belanjawan Universiti dibawa untuk kelulusan Lembaga Pengarah Universiti (LPU) sebagai mematuhi Akta UiTM 173. Anggaran Belanjawan yang telah diluluskan akan dihantar kepada Perbendaharaan dan Kementerian Pendidikan Malaysia. 13. PEMERIKSAAN ANGGARAN BELANJAWAN PERINGKAT KEMENTERIAN Mesyuarat Pemeriksaan Anggaran Belanjawan Peringkat Kementerian akan diadakan secara tahunan mengikut tarikh yang ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia. Naib Canselor, Bendahari dan semua ahli Jawatankuasa Belanjawan Universiti hadir untuk membentangkan Anggaran Belanjawan Universiti kepada Agensi Pusat yang terdiri daripada Perbendaharaan dan Kementerian Pendidikan Malaysia. Anggaran Belanjawan Universiti akan dibuat pindaan mengikut perakuan daripada Perbendaharaan dan dikemukakan kepada Perbendaharaan dan Kementerian Pendidikan Malaysia. 14. AGIHAN PERUNTUKAN Naib Canselor mengeluarkan arahan kepada Bendahari supaya menyediakan cadangan agihan peruntukan sebaik sahaja waran peruntukan yang diluluskan oleh Perbendaharaan diterima. Berdasarkan arahan tersebut, Ketua Bahagian Perbendaharaan Bilangan 1 Tahun 2014 Anggaran Perbelanjaan 2014 Kemas kini : Januari 2014 4
Perancangan Dan Belanjawan menyediakan cadangan agihan. Bahagian Perancangan Dan Belanjawan menyediakan laporan agihan keseluruhan Universiti sebelum diserahkan kepada Bendahari untuk pengesahan. Agihan Peruntukan Keseluruhan Universiti yang telah disahkan oleh Bendahari dibentang kepada Naib Canselor untuk kelulusan. Pada awal tahun, agihan keseluruhan Universiti dikemukakan untuk perakuan Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan. 15. KELULUSAN AGIHAN PERUNTUKAN KEPADA PUSAT TANGGUNGJAWAB Cadangan agihan peruntukan yang telah dipersetujui, diluluskan oleh Naib Canselor, dengan menandatangani waran peruntukan. 16. PENGURUSAN AGIHAN PERUNTUKAN PERINGKAT PUSAT TANGGUNGJAWAB Bahagian Perancangan Dan Belanjawan menguruskan waran peruntukan yang telah diluluskan oleh Naib Canselor kepada Ketua Pusat Tanggungjawab yang berkaitan untuk dibuat agihan berdasarkan keperluan Pusat Tanggungjawab. Ketua Pusat Tanggungjawab, dengan dibantu oleh Ketua Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri /Cawangan/Kampus berkenaan perlu membuat agihan peruntukan mengikut perancangan aktiviti Pusat Tanggungjawab masing-masing. Cadangan agihan Pusat Tanggungjawab disemak oleh Ketua UKZ / Ketua Pejabat Bendahari Cawangan dan diluluskan oleh Bahagian Perancangan dan Belanjawan. Peruntukan boleh digunakan oleh Pusat Tanggungjawab mulai 1 Januari setiap tahun. 17. PENGURUSAN PERBELANJAAN PERUNTUKAN Naib Canselor adalah bertanggungjawab ke atas semua perbelanjaan dan pembayaran wang Universiti walau pun beliau boleh mewakilkan kuasa secara bertulis kepada pegawai-pegawai Arahan Perbendaharaan 53 Tanggungjawab Pegawai Pengawal Kemas kini : Januari 2014 5
lain untuk membuat perbelanjaan bagi pihak beliau kepada sesuatu had dan bagi sesuatu tujuan yang tertentu. Naib Canselor atau pegawai-pegawai yang diwakilkan oleh beliau dikehendaki mengawal perbelanjaan supaya tidak melebihi peruntukan kewangan yang telah diluluskan. Mana-mana pegawai yang membenarkan atau mengarahkan sesuatu perbelanjaan dibuat tanpa kuasa yang sepatutnya, hendaklah dipertanggungjawabkan sendiri bagi jumlah yang dibelanjakan. Arahan Perbendaharaan 54 Pegawai Pengawal Dikehendaki Mengawal Perbelanjaan Arahan Perbendaharaan 92 Tanggungjawab Bagi Perbelanjaan Yang Tidak Dibenarkan 18. KAWALAN DAN PEMANTAUAN PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN Ketua Pusat Tanggungjawab yang diberikan peruntukan tahunan hendaklah membelanjakan peruntukan berkenaan mengikut perancangan aktiviti yang telah diluluskan oleh Universiti. (d) (e) Sebelum sesuatu perbelanjaan dibuat, ianya hendaklah diluluskan dan disediakan peruntukan yang secukupnya. Sesuatu perbelanjaan hendaklah dicajkan kepada kod perbelanjaan yang tepat. Ketua Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus perlu memantau prestasi perbelanjaan Pusat Tanggungjawab di bawah kawalan masing-masing dan melaporkan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab secara berkala prestasi perbelanjaan Pusat Tanggungjawab mereka. Pemantauan dan kawalan peruntukan Universiti dilaksanakan melalui sistem FAIS. Laporan bulanan dan suku tahunan mengenai kedudukan keseluruhan peruntukan dan perbelanjaan Universiti dihantar kepada Perbendaharaan/Kementerian Pendidikan Malaysia dan dibawa untuk makluman ke Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan (JKP) dan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA). Kemas kini : Januari 2014 6
19. PERUNTUKAN TAMBAHAN Jika berlaku kekurangan peruntukan dan memerlukan peruntukan tambahan, surat permohonan yang mengandungi status kedudukan peruntukan, justifikasi permohonan serta cadangan peruntukan tambahan, ditandatangani oleh Naib Canselor/Bendahari dan permohonan peruntukan tambahan dihantar kepada Perbendaharaan dan Kementerian Pendidikan Malaysia, untuk pertimbangan dan kelulusan. 1. Arahan Perbendaharaan 52 Pindah Peruntukan 2. Perbendaharaan Bilangan 1 Tahun 2014 Anggaran Perbelanjaan 2014 20. PINDAHAN PERUNTUKAN Kekurangan peruntukan dalam sesuatu butiran perbelanjaan boleh diatasi melalui pindahan peruntukan mengikut peraturan yang ditetapkan dari semasa ke semasa seperti berikut :- Pindahan peruntukan antara Objek Lanjut dalam kumpulan Objek Am yang berlainan iaitu Aset (Kod 30000), Pemberian dan Kenaan Bayaran Tetap (Kod 40000) dan Perbelanjaan Lain (Kod 50000) perlu mendapat kelulusan Bendahari atau pegawai yang telah diberi kuasa. (JKP 141) Pindahan peruntukan daripada satu Objek Lanjut/ Objek Sebagai kepada satu Objek Lanjut/Objek Sebagai dalam kumpulan Objek Am yang sama boleh dibuat selepas mendapat kelulusan Bendahari atau pegawai yang telah diberi kuasa. (JKP 141) Ketua Pusat Tanggungjawab atau wakil yang diberi kuasa memaklumkan kepada Unit Kewangan Zon / Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus, kod yang dicadangkan untuk dibuat pindahan peruntukan. 21. TANGGUNGAN PERBELANJAAN TIDAK BOLEH DITANGGUHKAN Perbelanjaan yang dikenakan kepada akaun kewangan sesuatu tahun hendaklah dicajkan kepada akaun tahun itu juga, dan tidak boleh ditangguhkan dengan tujuan mengelakkan kelebihan amaun yang terdapat dalam peruntukan. Sebaliknya pula, tambahan kepada harga tidak boleh dibuat hanya dengan tujuan untuk menyiapkannya sebelum akhir sesuatu tahun kewangan. 1. Arahan Perbendaharaan 51 Pindah Peruntukan 2. Perbendaharaan Bilangan 11 Tahun 2008 - Pindah Peruntukan Perbelanjaan Mengurus Di Bawah Sistem Belanjawan Ubahsuai. 3. Bendahari Bilangan 3/2005 - Peraturan Pindah Peruntukan Belanja Mengurus Pejabat Bendahari UiTM 4. Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan (JKP) Ke 141 pada 10 Januari 2005 Arahan Perbendaharaan 57 Pengawasan Atas Perbelanjaan Kemas kini : Januari 2014 7
22. PERBELANJAAN KUMPULAN WANG PEMBANGUNAN Di mana suatu Kumpulan Wang Khas telah ditubuhkan, termasuk Kumpulan Wang Pembangunan, suatu rancangan mengenai perbelanjaan yang dicadangkan di bawah sesuatu butiran yang dimasukkan dalam anggaran bagi Kumpulan Wang itu mestilah dikemukakan kepada Jawatankuasa Eksekutif Universiti dan Lembaga Pengarah Universiti (LPU). 23. KELULUSAN PERBELANJAAN KUMPULAN WANG PEMBANGUNAN Anggaran Perbelanjaan Kumpulan Wang Pembangunan hendaklah dimajukan kepada Kementerian Pendidikan Malaysia dan mendapat kelulusan daripada Unit Perancang Ekonomi (EPU). Kelulusan yang dibuat oleh EPU adalah berdasarkan kepada pertimbangan sama ada projek-projek yang telah diluluskan dilaksanakan sepenuhnya dan kemungkinan projek-projek yang dicadangkan mempunyai sumber yang cukup dari segi staf, bahan-bahan dan wang untuk dilaksanakan. Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2014 - Garis Panduan Bagi Penyediaan Cadangan Anggaran Perbelanjaan Tahun 2015 24. JENIS PERBELANJAAN PEMBANGUNAN Perbelanjaan pembangunan meliputi semua perbelanjaan yang diluluskan untuk dikenakan kepada Akaun Pembangunan seperti bayaran pampasan pembelian tanah, kos tanah/bangunan/harta/ inventori, kos membangunkan kemudahan dan infrastruktur, kos membina bangunan atau ubahsuai bangunan. Kemas kini : Januari 2014 8