No.Terbit: 01 Halaman: 1 / 5 K O M U N I K A S I SML-2.443.00-00 Disiapkan oleh Jabatan: Kabag Humas Diperiksa oleh Jabatan: Manajer Humas Disetujui oleh Jabatan: Wakil Manajemen TERKENDALI STATUS DOKUMEN (beri tanda ) TIDAK TERKENDALI OBSOLETE
No.Terbit: 01 Halaman: 2 / 5 KEGUNAAN Prosedur ini digunakan untuk menyediakan dan memelihara komunikasi yang efektif tentang pelaksanaan dan pemeliharaan sistem manajemen lingkungan di kalangan internal perusahaan (beragam fungsi dan tingkatan) dan eksternal (pihak-pihak berkepentingan). RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku untuk seluruh Departemen/unit kerja di PT.ABC. DEFINISI Komunikasi Internal adalah proses penyampaian data dan informasi di kalangan internal perusahaan yang antara lain berisi catatan kegiatan, komitmen manajemen terhadap perlindungan lingkungan, peningkatan kepedulian karyawan, dan kinerja sistem manajemen lingkungan. Komunikasi Eksternal adalah proses menerima, mendokumentasi, dan memberikan tanggapan atas permintaan data dan informasi tentang sistem manajemen lingkungan dari pihak-pihak eksternal yang berkepentingan. Pihak-pihak yang Berkepentingan adalah lembaga/instansi pemerintah dan non-pemerintah, kelompok masyarakat, dan individu/kelompok pemegang saham yang mempunyai kepentingan dan atau terkena dampak/pengaruh dari kinerja lingkungan perusahaan. ACUAN ISO-14001 / SNI 19-14001-1997 Elemen 4.4.3.
No.Terbit: 01 Halaman: 3 / 5 PROSEDUR INTERNAL 1. Elemen-elemen kunci sistem manajemen lingkungan dikomunikasikan kepada seluruh karyawan secara menyeluruh melalui media komunikasi tertulis dan tidak tertulis serta disampaikan pada setiap kesempatan formal maupun informal, dengan topik komunikasi paling sedikit mencakup: (a) Kebijakan lingkungan; (b) Aspek lingkungan; (c) Peraturan hukum dan persyaratan lainnya; (d) Tujuan dan sasaran; (e) Program manajemen lingkungan. 2. Proses komunikasi internal dapat dilaksanakan secara vertikal (atas-bawah dan atau bawah-atas), maupun secara horizontal (antar departemen/unit kerja). 3. Di masing-masing departemen/unit kerja, Kepala departemen/unit kerja bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan elemen-elemen kunci sistem manajemen lingkungan ISO-14001 kepada berbagai tingkatan dan fungsi di unit kerjanya. 4. Media komunikasi internal antara lain melalui papan pengumuman, korespondensi intern, briefing, dan rapat manajemen. 5. Seluruh data dan informasi komunikasi internal bersifat rahasia perusahaan dan tidak boleh dikomunikasikan kepada pihak-pihak di luar perusahaan. EKSTERNAL 1. Perwakilan Manajemen bertanggungjawab untuk menetapkan jenis data dan informasi yang berhubungan dengan aspek lingkungan penting yang dapat dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Keputusan perwakilan manajemen tersebut direkam pada SML-4.443.00-00.
No.Terbit: 01 Halaman: 4 / 5 2. Manajer Humas bertanggungjawab untuk menerima, mendokumentasikan, mendisposisikan, dan menanggapi permintaan data dan informasi dari dan untuk pihak-pihak yang berkepentingan. 3. Informasi lingkungan perusahaan yang terbuka bagi seluruh pihak eksternal adalah Kebijakan Lingkungan, yang dipublikasikan kepada masyarakat dan pihak-pihak yang berkepentingan di luar perusahaan, melalui media publikasi/company profile/prospektus perusahaan. 4. Perwakilan manajemen menetapkan pihak-pihak berkepentingan yang harus ditanggapi bila meminta data dan informasi lingkungan perusahaan, yaitu (SML-4.443.01-00): (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) Pemerintah Daerah; Badan Pengendalian Dampak Lingkungan Daerah; Kantor Menteri Negara Lingkungan Hidup; Departemen Perindustrian dan Perdagangan; Departemen Kesehatan; Departemen Tenaga Kerja; Lembaga Swadaya Masyarakat yang berkompeten; Wakil resmi masyarakat sekitar; Investor/pemegang saham; Lembaga sertifikasi. 5. Data dan informasi lingkungan perusahaan yang diberikan kepada pihakpihak berkepentingan ditetapkan sesuai fungsi dan kewenangan masingmasing pihak berkepentingan tersebut. 6. Permintaan data dan informasi yang ditanggapi hanya permintaan yang bersifat resmi, tertulis, dan memenuhi kriteria pada butir 5.2.4. dan butir 5.2.5. 7. Sesuai dengan jenis data dan informasi yang diminta, Manajer Humas meneruskan permintaan dari pihak-pihak berkepentingan kepada kepala departemen/biro terkait untuk disiapkan tanggapan atas permintaan tersebut. 8. Penyampaian data dan informasi sebagai tanggapan kepada pihak-pihak berkepentingan akan dilakukan oleh Manajer Humas.
No.Terbit: 01 Halaman: 5 / 5 9. Rekaman komunikasi eksternal yang masuk maupun keluar dicatat pada SML-4.443.02-00. DOKUMEN TERKAIT SML-4.431.01-00: Daftar Aspek Lingkungan Penting REKAMAN SML-4.443.00-00: Data dan Informasi kepada Pihak Eksternal yang berkepentingan SML-4.443.01-00: Daftar Pihak-pihak Berkepentingan SML-4.443.02-00: Rekaman Komunikasi Eksternal