BAB 5 ANALISIS DAN USULAN PERBAIKAN 5.. Analisis Prosedur pada Sistem Informasi Persediaan Berdasarkan Pengumpulan data pada bab 4 terdapat 6 prosedur Sistem Informasi Persediaan. Enam Prosedur Sistem Informasi Persediaan adalah :. Pemesanan. Penerimaan 3. Pengeluaran 4. Penggunaan 5. Penerimaan Barang Jadi 6. Pengeluaran Barang Jadi 5... Analisis Prosedur Pemesanan Dalam Prosedur ini terdapat beberapa point penting yang menjadi titik kelemahan yang sedang terjadi dalam perusahaan. Berdasarkan hasil perhitungan ( Lihat hal 4-8) dengan metode pendekatan terhadap data hasil penjualan dan Pembelian bahan baku. Penentuan kekurangan diduga lebih berdasarkan perkiraan kepala gudang saja ( Lihat hal 4-). Hal ini dapat menimbulkan kesalahan dalam hal pemesanan. Dapat terlihat bahwa terjadi pemesanan yang berlebihan pada bulan april 004 sebesar 008 kg. (Lihat hal 4-8). Dalam perhitungan yang dilakukan dalam halaman 4-8 dilakukan dengan melakukan pendekatan stok awal dan akhir saja. Hal ini dilakukan karena hilangnya buku pencatatan stock pada tahun 004. Sehingga belum dapat dipastikan kesalahan terjadi di bagian gudang. Tidak ada surat tertulis permintaan kekurangan dari bagian gudang ke bagian pembelian. Hal ini dapat 5- Univ. Kristen Maranatha
5- menyebabkan tidak jelasnya tanggung jawab bila terjadi kesalahan pemesanan (Lihat hal 4-). 5... Analisis Prosedur Penerimaan Dalam prosedur ini, ditemukan satu hal penting yang menjadi titik kelemahan pada saat ini yaitu : Pada bagian Gudang tidak mempunyai arsip surat jalan dari supplier. Hal ini dapat menimbulkan permasalahan apabila pembelian tidak tercatat atau hilang. 5..3. Analisis Prosedur Pengeluaran Dalam Prosedur ini terdapat beberapa hal penting yang menjadi titik kelemahan yang sedang terjadi dalam perusahaan. Pengeluaran dilakukan tanpa terlebih dahulu meminta laporan sisa yang ada di lantai produksi. Pengawasan terhadap Proses pencatatan keluar dan masuk bahan baku saat ini belum dilaksanakan dengan baik. Hal ini terlihat dari hilangnya pencatatan tahun 004. 5..4. Analisis Prosedur Penggunaan Dalam Prosedur ini terdapat beberapa hal penting yang menjadi titik kelemahan yang terjadi dalam perusahaan. Tidak adanya pencatatan mengenai status dari waste dan scrap. Tidak adanya pencatatan mengenai yang tersisa di lantai produksi menyulitkan pengawasan penggunaan atas produk yang dihasilkan. Tidak ada laporan sisa yang dapat digunakan untuk produksi selanjutnya.
5-3 5..5. Analisis Prosedur Penerimaan Barang Jadi Dalam Prosedur ini langkah-langkah yang dijalankan perusahaan sudah cukup baik. Sehingga pada bagian ini penulis tidak menemukan adanya titik kelemahan yang sedang terjadi. 5..6. Analisis Prosedur Pengeluaran Barang Jadi Pada kondisi saat ini prosedur yang dilakukan untuk pengeluaran barang jadi sudah cukup baik. 5..7. Perbandingan Kenyataan Sistem dengan Teori yang ada Berdasarkan analisis di lapangan, Sistem Informasi Persediaan yang disarankan untuk dijalankan adalah sebagai berikut : Tabel 5. Perbandingan Teori dan Kenyataan pada Sistem yang ada Kondisi yang disarankan untuk Kenyataan pada hasil penelitian dilaksanakan Belum dilakukan Sudah dilakukan Persediaan berdasarkan EOQ Pengawasan penggunaan Pengawasan Work in Process Pengawasan pengeluaran barang jadi dari gudang ke pelanggan Pencatatan di gudang Pencatatan barang jadi di gudang Pencatatan waste dan scrap Sumber : Hasil Analisis Penulis, 005 V V V V V V V 5..8. Kondisi Sistem Informasi Persediaan pada Perusahaan Dari hasil analisis di lapangan atas Sisterm Informasi Persediaan, kelemahankelemahan yang ada dapat disimpulkan sebagai berikut :
5-4 Tabel 5. Kondisi Sistem Informasi Persediaan pada Perusahaan Kondisi saat ini Sumber Informasi Kebutuhan informasi Penentuan kekurangan lebih berdasarkan perkiraan kepala gudang saja. Periode dan Jumlah pemesanan tidak berdasarkan perhitungan EOQ. Permintaan kekurangan tidak ada bukti tertulis Pengeluaran dilakukan, tanpa terlebih dahulu meminta laporan sisa yang ada di lantai produksi. Gudang Gudang Pencatatan Pencatatan Gudang Kekurangan Gudang Bon Permintaan bahan baku Pengawasan terhadap Proses Gudang pencatatan keluar dan masuk bahan baku saat ini belum dilaksanakan dengan baik. Tidak adanya pencatatan mengenai Bagian Produksi yang tersisa di lantai produksi menyulitkan pengawasan penggunaan atas produk yang dihasilkan. Tidak ada laporan sisa yang Bagian Produksi dapat digunakan untuk produksi selanjutnya. Sumber : Hasil Analisis Penulis, 005 Pencatatan Laporan Produksi Laporan Produksi per selesai order 5.. Usulan Perbaikan Berdasarkan hasil analisis diatas, maka diusulkan perbaikan atas Sistem Informasi Persediaan yang dilakukan di perusahaan yang diteliti. Usulan untuk ke 6 prosedur tersebut adalah sebagai berikut : 5... Usulan Prosedur Pemesanan Usulan perbaikan pada prosedur ini adalah sebagai berikut : Pada bagian gudang membuat Kekurangan sebagai bukti permintaan dari gudang. Untuk melakukan pemesanan kembali dengan menggunakan metode minimum stock. Hal ini dapat mencegah
5-5 terjadinya kekurangan pada saat produksi. Dan mencegah terjadinya pemesanan yang berlebihan. Berdasarkan usulan perbaikan tersebut maka Prosedur yang baru Pemesanan ditunjukan pada gambar 5. sebagai berikut: Gudang Pembelian Direktur Marketing Supplier Mulai Pembuatan Order Order Pengecekan Bahan baku 3 Order Order Order Order Arsip 4 3 Ya Cukup? Tidak Pembuatan Kekurangan Laporan lisan kekurangan kekurangan kekurangan Arsip Pengeluaran berdasarkan Bon Permintaan Pengecekan harga dari jumlah bahan baku yang diperlukan Pembuatan Purchasing Order dan pengiriman ke supplier Pemberian Persetujuan Purchasing Order Purchasing Order Arsip Arsip Selesai Keterangan : : Menunjukkan pekerjaan manual : Menunjukkan dokumen : Menunjukkan pengarsipan : Menunjukkan arus dari proses : Menunjukkan arus dari proses lisan Sumber: Hasil rancangan Penulis, 005 Gambar 5. Usulan Prosedur Pemesanan
5-6. Pada saat Operator gudang menerima surat order pembuatan produk, maka dilakukan pengecekan terhadap persediaan yang terdapat di gudang. Apabila masih tersedia maka tidak dilakukan pembelian. Dalam hal ini, pengecekan difokuskan pada saldo akhir mencapai titik saldo minimum stock. Dimana dapat dilihat pada tabel 5.3 berikut ini : Tabel 5.3 Contoh Penggunaan Buku Pencatatan BUKU PENCATATAN BAHAN BAKU No Nama Item : Nylon 30 Mono Supplier : SALDO AWAL KELUAR MASUK Tanggal CODE SALDO AKHIR Qty BOX Qty BOX Qty BOX Qty BOX SALDO MINIMUM KET Sumber : Hasil Pengolahan Data, 005. Bila ternyata menunjukkan saldo minimum, maka Bagian gudang akan membuat surat kekurangan bahan baku yang dikirimkan ke bagian pembelian untuk meminta pembelian sesuai dengan item dan jumlah yang dibutuhkan. 3. Berdasarkan kekurangan tersebut, bagian pembelian kemudian melakukan pengecekan harga ke supplier. Setelah mendapat persetujuan dari direktur sesuai dengan kebutuhan item dan harganya. Barulah bagian pembelian membuat surat Purchasing Order (PO) sebanyak rangkap. 4. PO tersebut selanjutnya dikirimkan melalui mesin fax ke supplier sebagai komfirmasi pembelian. Sedangkan PO tersebut di arsipkan oleh bagian pembelian Barang yang dipesan baru akan diterima sekitar minggu kemudian. 5... Usulan Prosedur Penerimaan Prosedur Penerimaan Usulan bagian ini tidak terlalu banyak. Hanya dengan menambahkan proses pengarsipan surat jalan dari supplier oleh bagian gudang. Usulan Prosedur Penerimaan menjadi sebagai berikut :
5-7 Supplier Mulai Gudang Bagian Pembelian Pembuatan dari Supplier 3 dari Supplier 3 Pengkonfirma sian dgn bagian pembelian Pemeriksaan catatan pembelian Penerimaan dan Pemeriksaan jumlah bahan baku dan penandatanganan Supplier Pengiriman jalan supplier ke bagian pembelian Ya Purchasing Order Persetujuan? Tidak Pengkonfir masian dengan Supplier dari Supplier dari Supplier 3 dari Supplier Arsip Pencatatan stock bahan baku Arsip Buku Stock Arsip Selesai : Menunjukkan pekerjaan manual : Menunjukkan dokumen : Menunjukkan pengarsipan : Menunjukkan arus dari proses : Menunjukkan arus dari proses lisan Sumber : Hasil rancangan penulis, 005 Gambar 5. Usulan Prosedur Penerimaan : Menunjukkan arus dari proses timbal balik
5-8. Bahan baku dari supplier tiba dilokasi pabrik. Pihak perusahaan akan mendapat dari Supplier.. Kemudian operator gudang akan melaporkan secara lisan ke bagian pembelian untuk mengkonfirmasi antara surat jalan dari supplier dengan pembelian yang sudah dilakukan. 3. Bagian pembelian akan memeriksa catatan pembelian yang dilakukan. Apabila sesuai dengan laporan dari gudang baku maka bagian pembelian menyetujuinya. Jika tidak sesuai, maka bagian pembelian akan mengkonfirmasi ulang dengan pihak supplier. 4. Setelah mendapat persetujuan maka bahan- tersebut akan dimasukkan ke gudang dan surat jalan supplier di tandatangani oleh petugas gudang. Petugas gudang akan memeriksa apakah barang yang dimasukkan sesuai dengan nama item dan kuantitas yang tercantum di dalam surat jalan tersebut. 5. Setelah itu, bagian gudang akan membuat pencatatan ke Buku Pencatatan dan mengarsipkan jalan dari Supplier juga. 5..3. Usulan Prosedur Pengeluaran Perbaikan yang dilakukan adalah dengan mengubah isi dari Bon Permintaan, dimana dilakukan penambahan satu kolom sebagai tempat pengecekan urutan permintaan. Adapun Prosedur Pengeluaran Usulan yang dibuat menjadi sebagai berikut:. Dari bagian produksi mengirimkan Bon Permintaan Bahan baku, kemudian dari petugas gudang akan mengecek apakah permintaan yang diminta dapat dipenuhi atau tidak, bila tidak dapat terpenuhi maka yang diserahkan adalah seadanya bahan baku di gudang. Selain itu, tindakan lain adalah menunggu bahan baku tersebut dikirimkan dari supplier.
5-9 Bagian Produksi Gudang Bagian Pembelian Mulai Order Pembuatan Bon Permintaan Bon Permintaan Bon Permintaan Pemeriksaan persediaan Ya Tidak Cukup? Pemeriksaan urutan permintaan, Pemberian bahan baku dan Penandatangan Bon Permintaan Laporan kekurangan Bon Permintaan Bon Permintaan Arsip Pencatatan Stock bahan baku Buku Stock Arsip Selesai Keterangan : : Menunjukkan pekerjaan manual : Menunjukkan dokumen : Menunjukkan pengarsipan : Menunjukkan arus dari proses Sumber : Hasil rancangan Penulis Gambar 5.3 Usulan Prosedur Pengeluaran : Menunjukkan pengambilan keputusan
5-0. Apabila dapat dipenuhi, maka yang diminta diberikan sesuai dengan nama item dan kuantitas yang tercantum dalam Bon Permintaan tersebut dan kepala gudang harus memperhatikan urutan permintaan. Apabila itu adalah permintaan pertama, maka jumlah bahan yang diserahkan adalah sebesar jumlah yang diminta dikurangi dengan sisa yang ada di lantai produksi. 3. Setelah itu dikeluarkan, maka petugas gudang bahan baku tersebut membuat catatan pengeluaran pada buku stock yang ada. Selain itu petugas gudang juga mengarsipkan Bon Permintaan Bahan baku yang diterima dari bagian produksi untuk melakukan crosscheck terhadap surat order yang diterima. 5..4. Usulan Prosedur Penggunaan Perbaikan yang dilakukan pada prosedur ini adalah dengan membuat Laporan Produksi Per order, serta pada kepala produksi nya ditambahkan tugas yakni melakukan pencatatan terhadap buku laporan peredaran dan buku pencatatan Pengiriman Barang Jadi. Prosedur Penggunaan Usulan ini dapat dilihat pada gambar 5.4 sebagai berikut :
5- Bagian Marketing Bagian Produksi Bagian Gudang barang jadi Bagian Gudang Mulai Pembuatan Order 4 Order Order 3 Order Order Order Pembuatan Bon Permintaan Bahan Baku Bon Permintaan Bon Permintaan Pengecekan Mesin Operasi Pengeluaran Bahan baku Produksi Tidak Quality Control Setuju? Ya Proses Penghampaan udara Pengepakan dan pembuatan Bon Penyerahan Barang Jadi. dan pengiriman Bon Penyerahan Barang Jadu Bon Penyerahan Barang Jadi Pencatatan Peredaran bahan baku dan Pengiriman Barang jadi Menerima barang jadi Buku Peredaran Buku Pengiriman Barang jadi Pengecekan status order Tidak Selesai? Ya Penghitungan Waste dan Scrap Pembuatan laporan produksi Laporan Produksi Laporan Produksi Arsip Selesai Arsip Keterangan : : Menunjukkan pekerjaan manual : Menunjukkan dokumen : Menunjukkan pengarsipan : Menunjukkan arus dari proses Sumber: Hasil rancangan Penulis Gambar 5.4 Usulan Prosedur Penggunaan : Menunjukkan proses dengan mesin
5-. order yang diterima dari bagian Marketing diolah oleh bagian produksi, untuk mengetahui jumlah yang harus diambil ditambahkan dengan cadangan untuk mengantisipasi adanya kerusakan.. Setelah mengetahui jumlah yang harus diambil, maka kepala bagian produksi membuat Bon Permintaan (BPBB). Dalam mengisi BPBB ini, kepala produksi harus melihat jadwal untuk tiap ordernya pada buku pencatatan pengiriman barang jadi, untuk mengetahui order mana yang harus diselesaikan. Sedangkan untuk permintaan nya, kepala produksi harus memperhatikan apakah itu merupakan pengambilan pertama untuk order(customer) dari surat order tersebut, karena dalam pengisiannya perlu dicantumkan permintaan keberapa. 3. Sesudah bagian gudang mendapat BPBB, maka bagian gudang akan mengeluarkan sesuai dengan permintaan. 4. Tugas operator berikutnya adalah memeriksa mesin-mesin yang akan digunakan. Untuk kegiatan ini dilakukan oleh operator maintenance dimana tugasnya setiap hari adalah secara rutin mengecek setiap mesinnya setiap hari apakah mesin-mesin tersebut siap beroperasi, dan bila terjadi kerusakan harus diperbaiki terlebih dahulu. Setelah segala sesuatunya beres maka produksi baru dijalankan. 5. Selama produksi berjalan, terus dilakukan pengawasan terhadap proses produksi, biasanya tidak terlalu banyak yang rusak. Setelah sekitar 70 % dari jumlah spindel yang digulung telah selesai, maka mesin dimatikan, kemudian coness-coness hasil gulungan dimasukan ke dalam kotak yang ada disamping mesin, sedangkan sisa cones yang belum selesai akan dilanjutkan pada proses berikutnya.
5-3 6. Kemudian operator Quality control akan melakukan pemeriksaan terhadap cones-cones hasil produksi. Bila operator QC menyatakan bahwa produk yang dihasilkan sudah sesuai dengan yang diinginkan maka cones-cones itu di masukan ke dalam keranjang-keranjang yang selanjutnya dimasukan ke dalam mesin vakum. Untuk selanjutnya dilakukan proses pemvakuman. Setelah itu dilakukan pengepakan oleh operator packing. Dimana cones-cones benang jadi itu dimasukan ke dalam kotak dan dilakukan pengepakan. Kemudian diberi label sesuai dengan berat dari gulungan benang yang dihasilkan tiap kotaknya. 7. Selanjutnya operator bagian packing akan membuat Bon Penyerahan Barang Jadi (BPBJ) atas hasil pengepakan. Dimana surat tersebut diserahkan ke bagian gudang barang jadi bersamaan dengan dikirimkannya barang jadi. 8. Dalam hal ini, kepala produksi juga menerima laporan dari hasil pengepakan berdasarkan BPBJ. Kepala produksi tersebut harus mengisi hasil tersebut ke dalam buku pencatatan pengiriman barang dan buku peredaran. 9. Berdasarkan data di buku pengiriman barang jadi, maka kepala produksi harus memeriksa apakah order yang dibuat sudah tercapai produksinya. 0. Apabila pengiriman barang itu merupakan pengiriman terakhir atau order tersebut telah selesai dikerjakan. Maka kepala produksi harus membuat surat laporan produksi yang ditujukan ke bagian gudang, serta satunya sebagai arsip. Untuk memberitahukan bahwa order tersebut telah selesai.
5-4 5.3.5. Usulan Prosedur Penerimaaan Barang Jadi Pada bagian ini, penulis tidak melakukan perubahan terhadap prosedur yang berjalan dalam perusahaan. Menurut penulis prosedur yang dijalankan sudah cukup baik. Adapun Prosedur Penerimaan Barang Jadi Usulan adalah sebagai berikut : Bagian Produksi Bagian Gudang barang jadi Mulai Pembuatan Bon Penyerahan Barang Jadi Bon Penyerahan Barang Jadi Bon Penyerahan Barang Jadi Penerimaan barang jadi dan Penandatanganan Bon Penyerahan Barang Jadi Bon Penyerahan Barang Jadi Bon Penyerahan Barang Jadi Arsip Pencatatan buku stock Arsip Buku Stock Barang Jadi Selesai Keterangan : : Menunjukkan pekerjaan manual : Menunjukkan dokumen : Menunjukkan pengarsipan : Menunjukkan arus dari proses Sumber : Hasil rancangan Penulis, 005 Gambar 5.5 Usulan Prosedur Penerimaan Barang Jadi
5-5. Pada saat operator pengepakan menyerahkan hasil produksi pada setiap harinya, maka diserahkan juga Bon Penyerahan Barang Jadi (BPBJ). Yang berisi nama item dan kuantitas yang diserahkan.. Bagian Gudang barang jadi menerima dan menghitung barang jadi yang diterima dengan mencocokkan dengan BPBJ. Setelah itu petugas Gudang barang jadi membuat pencatatan di buku stock dan mengarsipkan BPBJ. 5..6. Usulan Prosedur Pengeluaran Barang jadi Pada bagian ini, penulis tidak melakukan perubahan terhadap prosedur yang berjalan dalam perusahaan. Menurut penulis prosedur yang dijalankan sudah cukup baik.adapun Prosedur Pengeluaran Barang Jadi Usulan adalah sebagai berikut :. Dari bagian marketing melakukan pengecekan ke persediaan barang jadi.. Kemudian petugas gudang barang jadi memberitahukan status barang jadi yang tersedia di gudang barang jadi. 3. Setelah itu, bagian marketing membuat Perintah Pengiriman Barang yang ditujukan ke bagian gudang barang jadi. 4. Petugas gudang barang jadi membuat surat jalan sesuai dengan keterangan yang diterima dari Perintah Mengeluarkan Barang Jadi tersebut. 5. jalan ini dibuat rangkap 4 yang dikirimkan ke pelanggan bersamaan dengan barang jadi untuk ditanda tangani oleh pelanggan. Pembagian surat jalan ini adalah rangkap diserahkan kepada pelanggan, rangkap untuk bagian adminstrasi piutang dan rangkap untuk bagian marketing, yang dilakukan oleh Bagian gudang barang jadi. 6. Setelah itu petugas gudang barang jadi akan melakukan pencatatan barang jadi yang dikeluarkan dari gudang pada buku stock barang jadi.
5-6 Bagian Marketing Gudang barang jadi Bagian Administrasi Piutang Pelanggan Mulai Pengecekan terhadap status barang jadi Pemberitahuan Status Barang Jadi Pembuatan Perintah Mengeluarkan Barang Buku Stock Barang Jadi Perintah Perintah Mengeluarkan Barang Mengeluarkan Barang Arsip Pengambilan barang di Gudang Pembuatan 3 4 3 4 Pengiriman barang jadi Penandatanganan Arsip 3 Pencatatan buku stok 3 4 Buku Stock Barang Jadi Arsip Selesai : Menunjukkan pekerjaan manual : Menunjukkan dokumen : Menunjukkan pengarsipan Sumber : Hasil rancangan Penulis, 005 Gambar 5.6 : Menunjukkan arus dari proses : Menunjukkan arus dari proses lisan : Menunjukkan arus dari proses timbal balik
5-7 Usulan Prosedur Pengeluaran barang jadi 5..7. Usulan Prosedur Pengawasan Persedian Berdasarkan data yang ada, terlihat bahwa tidak ada pengawasan secara teritegrasi pada setiap bagian yang terlibat dalam proses penggunaan persediaan baik maupun barang jadi. Oleh sebab itu Penulis mengusulkan sebuah prosedur tambahan dalam Sistem Informasi Persediaan Perusahaan. Fungsi dari prosedur ini adalah memudahkan bagian direksi untuk memantau secara terintegrasi penggunaan persediaan pada bagian gudang, bagian produksi, dan gudang barang jadi. Langkah-langkah dari prosedur ini digambarkan pada gambar 5.7 sebagai berikut : Bagian Marketing Gudang Bagian Produksi Gudang barang jadi Direksi Mulai Pembuatan Laporan Order Pembuatan Laporan Bulanan Pembuatan Laporan Bulanan Pembuatan Laporan Bulanan Pengumpul an data dari tiap bagian Laporan Order Laporan Bulanan Laporan Bulanan Laporan Bulanan Laporan Laporan Bulanan Bulanan Laporan Laporan Bulanan Order Pengawasan Persediaan Ya Sesuai? Pemberian laporan pertanggung jawaban Pemberian laporan pertanggung jawaban Arsip Tidak Permintaan laporan pertanggung jawaban Selesai : Menunjukkan pekerjaan manual : Menunjukkan dokumen : Menunjukkan pengarsipan : Menunjukkan arus dari proses : Menunjukkan arus dari proses lisan : Menunjukkan arus dari proses timbal balik Sumber : Hasil rancangan Penulis, 005
5-8 Gambar 5.7 Usulan Prosedur Pengawasan Persediaan. Bagian Direksi Meminta laporan bulanan dari tiap bagian.. Bagian Direksi melakukan pengawasan berdasarkan data-data tersebut. Data dari tiap bagian tersebut dianalisis untuk pengawasan penerimaan, pembelian, dan pengeluaran yang dibandingkan dengan produk akhir yang dihasilkan, maupun waste dan srap yang timbul. 3. Apabila timbul ketidakcocokkan pengeluaran dan pemasukkan bahan baku terhadap produk akhir dan waste & scrap yang ada, maka direksi meminta pertanggungjawaban ke masing-masing bagian. Gambar 5.8 Merupakan gambaran dari keseluruhan usulan prosedur-prosedur yang teradapat dalam Sistem Informasi Persediaan yang diusulkan oleh penulis.
5-9
5-0 5.3. Usulan Diagram Aliran Data pada Sistem Informasi Persediaan Tahapan penggambaran DAD usulan adalah sebagai berikut : 5.3.. Usulan Context Diagram (Top Level) Sistem informasi Persediaan Context Diagram menggambarkan hubungan dari output/input antara sistem dengan dunia luar (kesatuan luar). Dimana pada Context diagram usulan ini terdapat penambahan dua buah input baru, yaitu Laporan Produksi dan Kekurangan. Dan terdapat pemisahan antara bagian marketing dan Pembelian. a Bag. Marketing d Bag. Produksi Order g Bag. Pembelian Purchasing order dari Perusahaan Order, Laporan Order Bon Permintaan & Laporan Produksi, Laporan Bulanan e Supplier dari Supplier dari Supplier Bon Permintaan & Laporan Produksi 0 Sistem Informasi Persediaan i Kekurangan, Laporan Bulanan dari Perusahaan Laporan Bulanan, Laporan Order Direksi b Bag.Gudang Bahan baku Bon Penyerahan Barang Jadi (BPBJ), Perintah mengeluarkan barang., Laporan Bulanan dari Perusahaan f Langganan c Bag. Gudang barang jadi h Administrasi Piutang Sumber : Hasil rancangan Penulis, 005 Gambar 5.9 Usulan Context Diagram pada Sistem Informasi Persediaan
5-5.3.. Usulan Bagan Berjenjang pada Sistem informasi Persediaan Bagan Berjenjang ini menunjukkan dari posisi tiap proses dalam tiap level nya pada Diagram Aliran Data. Bagan berjenjang ini dapat dilihat pada gambar 5.0 5.3.3. Usulan DAD Level 0 (Overview Diagram ) Sistem Informasi Persediaan DAD level 0 merupakan gambaran dari proses yang terjadi pada Sistem Informasi Persediaan yang merupakan perincian dari Context diagram diatas. DAD level 0 ini dapat dilihat pada gambar 5.
5-
5-3
5-4 g Bagian Pembelian e Supplier Kekurangan Purchasing Order jalan dari suplier jalan dari suplier Pemesanan Penerimaan Bahan baku Pengecekan kecukupan F Kekurangan Buku Stock bahan baku a Bag. Marketing Order Order 3 Pengeluaran Bon Permintaan Order Bon Permintaan & Laporan Produksi b Bag.Gudang Bahan baku d Bag. Produksi Bon Permintaan dan Laporan Produksi Bon Penyerahan Barang Jadi (BPBJ) 4 Penggunaan 5 Penerimaan Barang jadi Bon Penyerahan Barang Jadi (BPBJ) c Bag. Gudang barang jadi Perintah Mengeluarkan Barang Perintah Mengeluarkan Barang 6 Pengeluaran Barang jadi h Bagian Administrasi Piutang f Langganan Laporan Order Laporan Bulanan 7 Pengawasan Persediaan Sumber : Hasil rancangan Penulis, 005 Laporan Bulanan Laporan Bulanan Gambar 5. Usulan DAD Level 0 Sistem Informasi Persediaan
5-5 5.3.4. Usulan DAD Level Pada Setiap proses pada DAD Level 0 DAD level merupakan gambaran dari proses yang terjadi pada DAD Level 0 secara lebih terinci lagi. 5.3.4.. Usulan DAD Level untuk proses Pemesanan D8 Buku Pencatatan No, Nama item, Saldo awal,masukan,keluaran, saldo akhir dan Saldo Minimumu.. Pemeriksaan jumlah stock Order a Bag. Marketing Saldo minimum stock.3 Pembuatan Kekurangan Kekurangan g Kekurangan Bag. Pembelian.5 Pembuatan Purchasing Order.4 Pengecekan harga pada Supplier.6 Pengarsipan Purchasing Order e Supplier Sumber : Hasil rancangan Penulis, 005 Gambar 5. Usulan DAD level proses Pemesanan 5.3.4.. Usulan DAD Level untuk proses Penerimaan Bahan Baku e Supplier jalan dari suplier. Pengkonfirma sian jalan dari supplier a Bag. Marketing/ Pembelian Mengkonfrim asimelalui telepon. Pencocokkan dengan data pembelian.3 Pemasukan. jalan dari suplier.4 Pencatatan statusbahan baku.5 D8 Pengiriman surat jalan dari supplier Nama item, Quantity, Box Buku Stock bahan baku.6 Pengarsipan dari Supplier Sumber : Hasil rancangan Penulis, 005 Gambar 5.3
5-6 Usulan DAD level proses Penerimaan 5.3.4.3. Usulan DAD Level untuk proses 3 Pengeluaran Bahan Baku a d Bag. Marketing Bag. Produksi Bon Permintaan Order 3. Pemeriksaan status bahan baku D8 Buku Stock bahan baku 3. Pemeriksaan Urutan Permintaan Nama item, Quantity, Box 3.4 Pencatatan ke buku stock 3.3 Pengeluaran Sumber : Hasil rancangan Penulis, 005 Gambar 5.4 Usulan DAD level proses 3 Pengeluaran d 5.3.4.4. Usulan DAD Level untuk proses 4 Penggunaan bahan baku Bag. Produksi 4. Pengambilan Bon Permintaan Buku Pencatatan Peredaran D0 Nama item, Quantity, box, tgl 4. Produksi 4.3 Pencatatan peredaran Buku Pencatatan Pengiriman D Barang Jadi Tgl, Customer, Nama barang,,jumlah (Kg) 4.4 Pencatatan pengiriman barang jadi b Bag.Gudang Laporan Produksi 4.6 Pembuat Laporan Produksi per selesai order 4.5 Pemeriksaan Status Order Sumber : Hasil rancangan Penulis, 005 Gambar 5.5
5-7 Usulan DAD level proses 4 Penggunaan 5.3.4.5. Usulan DAD Level untuk proses 5 Penerimaan Barang Jadi D d Bag. Produksi Bon Penyerahan Barang Jadi (BPBJ) Tgl, Customer, Namabarang,, Jumlah (Kg) Buku Pencatatan Pengiriman Barang Jadi 5. Penerimaan barang jadi D9 5. Pencatatan Status barang jadi Nama barang, Lot, Jumlah (Kg,Cones,Box) Buku Pencatatan Barang Jadi 5.3 Pengarsipan BPBJ Sumber : Hasil rancangan Penulis, 005 Gambar 5.6 Usulan DAD level proses 5 Penerimaan Barang Jadi 5.3.4.6. Usulan DAD Level untuk proses 6 Pengeluaran Barang Jadi a Bag. Marketing/ Pembelian g Bagian Administrasi Piutang 6. Pengkonfirmasian barang jadi dan Pembuatan perintah Mengeluarkan barang 6. 6.3 6.4 6.6 Pengecekan statusbarang jadi Pembuatan Jalan Pengiriman barang jadi Pengiriman Order Pengarsipan Jalan D9 Namabarang, Saldo akhir (Box,Quantity) Buku stock barang jadi Namabarang,, Saldo akhir (Box,Quantity) f Langganan 6.5 Pencatatan status barang jadi Nama barang, Saldo akhir (Box,Quantity) D9 Buku stock barang jadi Sumber : Hasil rancangan Penulis, 005 Gambar 5.7 Usulan DAD level proses 6 Pengeluaran Barang Jadi
5-8 5.3.4.7. Usulan DAD Level untuk proses 7 Pengawasan Persediaan c Bag. Gudang barang jadi a Bag. Marketing Laporan Order Laporan Bulanan 7. 7. 7.3 d Bag. Produksi Pengumpulan data bulanan Penghitungan kesesuaian Permintaan Pertanggungja waban Laporan Bulanan Laporan Bulanan b Bag.Gudang Sumber : Hasil rancangan Penulis, 005 Gambar 5.8 Usulan DAD level proses 7 Pengawasan Persediaan 5.4. Usulan Dokumen Dokumen yang penulis usulkan adalah sebagai berikut :. Laporan Produksi Bentuk dari laporan produksi ini dilampirkan pada bagian lampiran. Berikut ini merupakan kamus data dari surat laporan produksi. Kegunaan dari perancangan surat laporan produksi ini adalah : - Untuk mengendalikan status di lantai produksi. - Untuk mengetahui besar waste dan scrap yang terjadi. - Untuk memberikan keterangan mengenai selesainya setiap order. Sehingga yang diambil jelas penggunaannya. - Dapat mengendalikan pengaturan jadwal produksi tiap ordernya.
5-9 Tabel 5.4 Laporan Produksi Sumber Kepala bagian produksi Informasi Nama dan jumlah barang jadi serta sisa di lantai produksi Rangkap rangkap Distribusi Gudang dan kepala produksi Setiap kali barang jadi selesai untuk tiap order dan Frekuensi dikirimkan ke gudang bahan jadi. Dan sebagai arsip. Data Kode, No.order, Tanggal, No.urut, nama item, barang jadi, Item nama, waste dan scrap, awal, akhir. Bentuk Formulir Jenis Input Lampiran L3- Sumber : Hasil rancangan Penulis, 005. Bon Permintaan Rancangan permintaan merupakan perbaikan dari Bon Permintaan yang sudah ada. Perbaikan yang dilakukan adalah dengan menambahkan kolom nama customer dan Permintaan ke-. Kegunaan dari Bon Permintaan usulan ini adalah : - Dapat memberikan informasi mengenai status kegunaan yang diambil untuk customer yang mana. Sehingga bagian gudang dapat melakukan crosscheck terhadap bagian produksi. - Bila itu adalah pengambilan pertama, maka jumlah yang diserahkan merupakan pengurangan dari status yang ada di lantai produksi. Dimana status yang ada dilantai produksi merupakan sisa dari produksi sebelumnya. Adapun spesifikasi data dari Bon Permintaan adalah sebagai berikut :
5-30 Tabel 5.5 Bon Permintaan Sumber Kepala Produksi Informasi Perkiraan jumlah barang dan jenis barang yang diperlukan untuk produksi Rangkap 3 rangkap Distribusi Kepala shift, Gudang, Kepala produksi Frekuensi Setiap kali barang habis Data No, tanggal, Nama Customer,nama barang, Item kode,permintaan ke-, jumlah Qty dan box yang diminta, jumlah Qty dan box yang diserahkan, keterangan Bentuk Formulir Jenis Input Lampiran L3- Sumber : Hasil rancangan Penulis, 005 3. Kekurangan Bentuk dari Kekurangan ini dilampirkan pada bagian lampiran. Kegunaan dari Kekurangan adalah sebagai bukti tertulis dari bagian gudang yang menunjukkan adanya permintaan pemesanan. Berikut ini merupakan spesifikasi data dari Kekurangan. Tabel 5.6 Kekurangan Sumber Kepala Gudang Informasi Perkiraan jumlah dan nama item yang memerlukan pemesanan kembali. Rangkap rangkap Distribusi Gudang, Bagian Frekuensi Setiap kali mencapai titik minimum stok Data No, tanggal,nama, Quantity yang dibutuhkan Item keterangan Bentuk Formulir Jenis Input Lampiran L3-3
5-3 4. Laporan Order Bentuk dari Laporan Order dilampirkan pada bagian lampiran. Kegunaan dari Laporan Order adalah sebagai data untuk melihat order yang diterima dalam satu bulan yang nantinya sebagai pembanding dengan produksi yang dilakukan. Tabel 5.7 Laporan Order Sumber Bagian Marketing Informasi Data mengenai Order-order yang masuk dalam satu bulan Rangkap rangkap Distribusi Direksi Frekuensi Setiap Bulan Data Item No Order,tanggal,nama customer, nama item, Quantity. Bentuk Formulir Jenis Output Lampiran L3-4 5. Laporan Bulanan dari Gudang Bentuk dari Laporan Order dilampirkan pada bagian lampiran. Kegunaan dari Laporan Bulanan adalah sebagai data pengeluaran bahan baku di gudang untuk setiap order yang dilakukan dalam satu bulan. Data ini untuk melihat kesesuaian penggunaan dengan barang jadi yang dihasilkan.
5-3 Tabel 5.8 Laporan Bulanan Sumber Bagian Gudang Informasi Data mengenai yang dikeluarkan untuk setiap order dalam satu bulan Rangkap rangkap Distribusi Direksi Frekuensi Setiap Bulan Data Item No Order,tanggal,nama customer, nama item, Quantity. Bentuk Formulir Jenis Output Lampiran L3-5 5. Laporan Bulanan dari Bagian Produksi Bentuk dari Laporan Order dilampirkan pada bagian lampiran. Kegunaan dari Laporan Bulanan adalah sebagai data penggunaan bahan baku di lantai produksi untuk setiap order yang dilakukan dalam satu bulan dan data waste dan scrap yang terjadi untuk setiap ordernya. Data ini untuk melihat kesesuaian penggunaan dengan barang jadi yang dihasilkan. Tabel 5.9 Laporan Bulanan Sumber Bagian Produksi Informasi Data mengenai yang digunakan, waste dan scrap untuk setiap order dalam satu bulan Rangkap rangkap Distribusi Direksi Frekuensi Setiap Bulan Data No Order,tanggal,nama customer, nama item, Quantity, Item waste and scrap Bentuk Formulir Jenis Output Lampiran L3-6
5-33 5. Laporan Bulanan dari Gudang Barang Jadi Bentuk dari Laporan Order dilampirkan pada bagian lampiran. Kegunaan dari Laporan Bulanan adalah sebagai data penerimaan barang jadi di Gudang barang jadi untuk setiap order yang dilakukan dalam satu bulan. Data ini untuk melihat kesesuaian penggunaan dengan barang jadi yang dihasilkan. Tabel 5.0 Laporan Bulanan Sumber Bagian Gudang barang jadi Informasi Data mengenai barang jadi yang diterima untuk setiap order dalam satu bulan Rangkap rangkap Distribusi Direksi Frekuensi Setiap Bulan Data Item No Order,tanggal,nama customer, nama item, Quantity Bentuk Formulir Jenis Output Lampiran L3-7 5.5. Usulan Buku Pencatatan Setelah menganalisis kenyataan yang sedang ada, penulis mengusulkan agar dilakukan perbaikan format pencatatan. Dimana bentuk output dari buku pencatatan dari tiap bagiannya akan dilampirkan di bagian lampiran. Adapun buku pencatatan usulan yang penulis usulkan adalah sebagai berikut :. Buku Pencatatan Usulan Ini merupakan pengganti buku pencatatan yang ada di gudang. Dimana kelebihan dari sistem pencatatan ini adalah : - Memudahkan pengecekan status. - Adanya indicator saat dimana harus dilakukan pemesanan kembali.
5-34. Buku Pencatatan Peredaran Dalam ini, penulis mengusulkan suatu format untuk kepala produksi sebagai salah satu alat untuk mencatat peredaran dilantai produksi. Kegunaan dari pencatatan ini adalah : - Membantu kepala produksi dalam menyusun jadwal penyelesaian tiap order dan customernya. - Memudahkan pengawasan status yang ada dilantai produksi. 3. Buku Pencatatan Pengiriman barang jadi. Penulis juga mengusulkan suatu format untuk kepala produksi sebagai salah satu alat untuk mencatat hasil pengiriman barang jadi di lantai produksi pada setiap hari. Kegunaan dari pencatatan ini adalah : - Membantu kepala produksi dalam mengatur penjadwalan produksi. - Membantu kepala produksi dalam mengawasi seberapa jauh penyelesaian tiap order dan status dari barang jadi yang sudah dibuat. 4. Buku Pencatatan Barang Jadi Kegunaan dari pencatatan ini adalah : - Memudahkan pengecekan status barang jadi. - Mempercepat proses pencatatan dan keakuratan perhitungan. 5.6. Perbandingan Sistem Saat ini dan Usulan Sistem Informasi Persediaan Berdasarkan hasil analisis dan Usulan Perbaikan yang diberikan, maka dihasilkan sebuah Sistem Informasi Persediaan yang baru. Tabel perbandingan antara sistem lama dengan sistem baru yang diusulkan dapat di lihat pada tabel 5.6, sebagai berikut :
5-35 Tabel 5. Perbandingan Sistem yang dijalankan sekarang dan Usulan Sistem Informasi Persediaan Sistem Informasi Kebutuhan Informasi Sistem yang dijalankan Usulan Sistem Persediaan sekarang Informasi Persediaan Prosedur Pemesanan Stock Perkiraan Kepala gudang Perhitungan berdasarkan minimum stock Laporan kekurangan bahan Secara lisan Secara tertulis, yakni baku Laporan kekurangan Prosedur Penerimaan Kebenaran isi surat jalan Hanya dilakukan bagian Dilakukan oleh bagian dan fisik pembelian gudang dan bagian pembelian Prosedur Pengeluaran Laporan sisa di Tidak ada Laporan Produksi lantai produksi Prosedur Penggunaan Data Status waste dan Tidak dilakukan Laporan Produksi scrap Data di lantai Tidak dilakukan Buku Pencatatan produksi Peredaran dan Buku pencatatan Pengiriman barang jadi Prosedur Penerimaan Data Stock barang jadi Manual Perbaikan format barang jadi Prosedur Pengeluaran Data barang jadi yang Manual Perbaikan format Barang Jadi diterima, tersedia dan dikirimkan Prosedur Pengawasan Data kesesuaian bahan Tidak dilakukan Usulan Prosedur Persediaan baku dan barang jadi dalam satu bulan Sumber : Hasil rancangan Penulis, 005