PEKELILING BENDAHARI BIL : 12/2006

PEKELILING BENDAHARI BIL : 12/2006 No Rujukan Fail : 100-BBI(PTA.6/6) Tarikh : 1 Disember 2006 Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Shah Alam Pengarah Kampus Cawangan Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam Ketua Pejabat Bendahari UiTM Kampus Cawangan Yg. Bhg. Datuk / Dato / Datin / Prof. / Tuan / Puan GARIS PANDUAN MENGENAI PENDAHULUAN PELBAGAI DAN PELARASAN 1.0 TUJUAN Tujuan garis panduan ini dikeluarkan ialah untuk memberi penerangan kepada staf Universiti Teknologi MARA (UiTM) mengenai syarat-syarat dan cara memohon pendahuluan pelbagai serta proses pelarasan ke atas pendahuluan yang telah diambil. 2.0 TAFSIRAN 2.1 Projek bermaksud program/aktiviti/tugasan yang perlu dilaksanakan oleh UiTM seperti kerja-kerja penyelidikan, seminar/bengkel, Majlis Konvokesyen, Minggu Wawasan Siswa, lawatan akademik pelajar, aktiviti pelajar dan seumpamanya. 1 / 14

2.2 Pusat Tanggungjawab (PTJ) meliputi semua Fakulti, Bahagian, Jabatan, Pusat, Akademi dan Kampus Cawangan yang menerima agihan peruntukan tahunan. 2.3 Ketua Pusat Tanggungjawab bermaksud ketua yang telah diberi kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat Tanggungjawab di bawah kawalannya. 2.4 Pegawai Penyelaras bermaksud staf yang dilantik untuk menyelaraskan keseluruhan urusan berhubung dengan projek yang perlu dilaksanakan. Sebagai contoh, Ketua Timbalan Pendaftar Hal Ehwal Pelajar dilantik sebagai Pegawai Penyelaras bagi Minggu Wawasan Siswa. 2.5 Pejabat Pembayar ialah Pejabat Bendahari yang memproses bayaran pendahuluan pelbagai kepada pemohon dan menguruskan proses pelarasan ke atas pendahuluan yang telah diambil. 2.6 Pendahuluan Pelbagai ialah sejumlah wang yang dibayar kepada pemohon sebelum sesuatu projek dimulakan untuk membeli barang/perkhidmatan yang diperlukan bagi mengendalikan / menyiapkan projek berkenaan. 2.7 Pelarasan Pendahuluan ialah cara membayar balik pendahuluan pelbagai yang telah diambil. 3.0 SYARAT-SYARAT AM Staf yang ditugaskan untuk mengendalikan sesuatu projek yang diluluskan oleh UiTM, boleh memohon pendahuluan pelbagai untuk membeli barang/perkhidmatan bagi menjayakan atau menyiapkan projek berkenaan, tertakluk kepada syarat-syarat berikut :- 2 / 14

3.1 Perbelanjaan bagi projek berkenaan telah diluluskan oleh jawatankuasa atau pihak yang mengeluarkan surat kelulusan/arahan untuk mengendalikannya. 3.2 Pendahuluan pelbagai hanya boleh diberikan kepada staf UiTM yang berjawatan tetap atau staf kontrak yang mempunyai baki tempoh kontrak tidak kurang daripada enam (6) bulan. 3.3 Pendahuluan pelbagai tidak boleh dikeluarkan atas nama pelajar atau syarikat/agensi luar atau individu dari syarikat/agensi luar. 3.4 Permohonan pendahuluan pelbagai hendaklah dibuat selewatlewatnya 14 hari sebelum tarikh projek bermula atau berakhir. 3.5 Wang pendahuluan pelbagai adalah untuk digunakan bagi pembelian barang/perkhidmatan yang belum dibeli dan bukan untuk membayar balik perbelanjaan yang telah didahulukan oleh seseorang staf. Jika perbelanjaan bagi sesuatu projek telah didahulukan oleh staf, bayaran balik bagi perbelanjaan yang dibenarkan, boleh dituntut dengan mengemukakan resit-resit perbelanjaan yang telah disahkan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab atau Pegawai Penyelaras kepada Unit Kewangan Zon / Pejabat Bendahari berkaitan. 3.6 Pendahuluan pelbagai yang diambil hendaklah digunakan hanya untuk tujuan/pembelian barang-barang/perkhidmatan seperti yang disenaraikan semasa memohon pendahuluan. 3.7 Pelarasan pendahuluan pelbagai adalah melalui resit-resit perbelanjaan yang perlu dikemukakan kepada Pejabat Pembayar, dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh cek bayaran pendahuluan. 3 / 14

3.8 Bagi projek yang memerlukan masa lebih daripada dua (2) bulan untuk disiapkan, permohonan pendahuluan pelbagai hendaklah dibuat secara berperingkat dengan mengambil tindakan seperti berikut :- 3.8.1. Jumlah pendahuluan yang dipohon pada sesuatu peringkat (tertakluk kepada jumlah maksima yang telah ditetapkan) hendaklah berdasarkan perbelanjaan yang perlu dan mampu dibuat di dalam tempoh dua bulan dari tarikh cek pendahuluan. 3.8.2. Sebelum tempoh dua bulan berkenaan berakhir, kemukakan resit-resit perbelanjaan yang telah disahkan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab atau Pegawai Penyelaras, kepada Pejabat Pembayar untuk dibuat pelarasan. Sila rujuk Para 10.0. 3.8.3. Kemukakan permohonan pendahuluan pelbagai yang baru, bagi jumlah yang akan digunakan untuk peringkat seterusnya. 3.9. Pendahuluan pelbagai yang baru tidak akan diberikan sekiranya masih terdapat pendahuluan terdahulu yang belum diselaraskan, kecuali dengan kelulusan Bendahari. 3.10. Jika projek dibatalkan selepas pendahuluan diambil, wang pendahuluan tersebut hendaklah diserahkan sepenuhnya ke kaunter penerimaan Pejabat Bendahari (mengikut kumpulan wang yang telah diluluskan untuk membiayai projek berkenaan) dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh pembatalan. 4 / 14

3.11. Potongan gaji secara otomatis dengan jumlah penuh (lump sum) akan dibuat jika :- 3.11.1. wang pendahuluan tidak dikembalikan dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh projek dibatalkan. 3.11.2. resit-resit perbelanjaan tidak dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan. 3.11.3. terdapat resit-resit perbelanjaan yang tidak boleh diambilkira untuk menyelaraskan pendahuluan yang telah diambil. 3.11.4. baki pendahuluan tidak dikembalikan. 4.0 PERBELANJAAN YANG TIDAK DIBENARKAN Pendahuluan pelbagai TIDAK BOLEH DIGUNAKAN untuk tujuan berikut:- 4.1 Pembelian/perolehan barang atau perkhidmatan yang boleh dan praktikal diuruskan dengan menggunakan pesanan jabatan seperti pembelian beg seminar, bahan-bahan makmal, peralatan memasak, makanan dan minuman untuk peserta seminar/kursus/bengkel dan seumpamanya. 4.2 Pembelian inventori atau harta. Inventori ialah barang tidak luak yang melebihi RM500.00 tetapi kurang daripada RM3,000.00 setiap satu, pada masa perolehan dan mempunyai jangka hayat lebih daripada setahun. Walau bagaimana pun, perabot, permaidani dan langsir adalah termasuk di dalam kategori inventori walaupun harga perolehannya lebih daripada RM3,000.00 setiap satu. 5 / 14

Harta ialah barang mudah alih yang tak luak yang berharga RM3,000.00 atau lebih setiap satu, (tidak termasuk pemaidani, perabot dan langsir) pada masa perolehan serta memerlukan penyelenggaraan dari masa ke semasa. 4.3 Pembayaran emolumen/gaji/upahan secara berjadual kepada staf yang dilantik samada tetap/kontrak/harian/sementara. 4.4 Pembayaran elaun syarahan sambilan, elaun lebih masa, elaun keraian dan seumpamanya kepada staf. 4.5 Pembayaran elaun latihan amali, elaun skim khidmat pelajar dan seumpamanya kepada pelajar. 4.6 Perbelanjaan majlis jamuan di hotel atau restoran seperti majlis untuk meraikan staf/pelajar/orang luar yang membantu menjayakan sesuatu projek. Majlis penghargaan seperti ini (jika diluluskan oleh jawatankuasa atau pihak yang mengeluarkan surat kelulusan /arahan untuk mengendalikan projek berkenaan) hendaklah dibuat secara catering dengan menggunakan pesanan jabatan UiTM, pada kadar yang berpatutan, selaras dengan kadar-kadar yang ditetapkan di dalam pekeliling mengenai perbelanjaan keraian rasmi yang berkuatkuasa. Urusan untuk mendapatkan pesanan jabatan hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Pembayar, sebelum majlis jamuan dibuat. 4.7 Pembelian minuman keras, rokok, dan seumpamanya, yang mana tidak dibenarkan di dalam perbelanjaan Kerajaan, walau dengan apa cara sekali pun. 6 / 14

4.8 Perbelanjaan tambah nilai kad Touch and Go untuk kenderaan staf yang digunakan dalam pengurusan projek berkenaan. Bayaran tol yang telah dibuat bagi kegunaan seumpama ini, samada menggunakan kad Touch and Go atau melalui resit biasa, boleh dituntut bersama-sama dengan tuntutan perjalanan rasmi staf berkenaan. 4.9 Pembayaran tuntutan perjalanan staf. 4.10 Pembelian kad pra-bayar telefon bimbit. 5.0 PERBELANJAAN YANG DIBENARKAN 5.1 Pendahuluan pelbagai BOLEH DIGUNAKAN untuk perkara-perkara seperti berikut : - 5.1.1 Pembelian barang (bukan inventori/harta) yang diperlukan bagi sesuatu projek, yang tidak sesuai/tidak praktikal untuk dibuat pembelian melalui pesanan jabatan. 5.1.2 Pembelian bahan/alatulis keperluan pejabat/pengajaran yang hendak digunakan segera dalam kuantiti yang kecil seperti marker pen, file fastener dan seumpamanya. 5.1.3 Pembayaran elaun gantian makan / elaun penginapan kepada pelajar-pelajar yang menyertai aktiviti yang diluluskan oleh UiTM, bayaran saguhati kepada pelajar yang membantu staf mengendalikan sesuatu projek dan seumpamanya. 7 / 14

5.1.4 Perbelanjaan tambah nilai kad Touch and Go untuk kenderaan yang diberikan kepada pegawai kanan Universiti, di mana beliau layak mendapat kenderaan berserta dengan pemandu khas. Perbelanjaan ini adalah untuk perjalanan rasmi sahaja. 5.1.5 Pembayaran tol bagi kenderaan UiTM yang dipusatkan. 5.1.6 Pembayaran honorarium kepada penceramah jemputan dari luar bagi kursus/latihan/bengkel yang diadakan. 5.1.7 Pembayaran upahan secara one-off kepada individu/kumpulan yang diminta (tidak ada perlantikan berjadual) oleh staf (penyelidik) untuk menyediakan / mendapatkan maklumat /data / perangkaan dan seumpamanya yang diperlukan bagi projek penyelidikan yang telah diluluskan oleh Universiti. Contoh : Staf yang membuat projek penyelidikan pergi ke Sabah dan meminta pelajar-pelajar lepasan sekolah di sana untuk mengedarkan borang soal selidik kepada masyarakat setempat dan mengumpulkannya kembali untuk diserahkan kepada penyelidik berkenaan. 5.1.8 Perbelanjaan runcit seperti upah angkat barang, sewa ruang penyimpanan barang UiTM (locker), sewa kenderaan/bayaran pengangkutan dan seumpamanya, semasa mengendalikan projek di luar kampus. 5.1.9 Pembayaran excess baggage bagi barang-barang UiTM yang dibawa oleh delegasi Universiti ke sesuatu destinasi samada dalam/luar negeri. 8 / 14

5.1.10 Pembayaran yuran penyertaan kursus/seminar staf atau pelajar, jika penganjur mensyaratkan bayaran yuran perlu dibuat semasa permohonan /pendaftaran atau jika penganjur tidak dapat menerima surat jaminan (guarantee letter) atau pesanan jabatan UiTM. 5.2 Pendahuluan pelbagai bagi perkara-perkara selain daripada yang dinyatakan di atas, hendaklah mendapat kelulusan Bendahari. 6.0 KADAR BAYARAN 6.1 Jumlah maksima pemberian pendahuluan pelbagai atas nama seorang staf ialah RM5,000.00 sahaja. 6.2 Pendahuluan pelbagai yang melebihi RM5,000.00, adalah tertakluk kepada pertimbangan dan kelulusan Bendahari. 7.0 PEJABAT PEMBAYAR Bayaran pendahuluan pelbagai diuruskan oleh Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari Cawangan yang berkaitan, berdasarkan bajet yang diluluskan untuk membiayai projek berkenaan samada dari Kumpulan Wang Pengurusan /Amanah /Penyelidikan /Perundingan/Pembangunan. Sila rujuk Lampiran A. 8.0 PERMOHONAN PENDAHULUAN 8.1 Carta Alir Proses Penyediaan Dokumen Permohonan Pendahuluan Pelbagai adalah seperti di Lampiran B. 9 / 14

8.2 Dokumen-dokumen yang perlu dikemukakan kepada Pejabat Pembayar adalah seperti berikut : - 8.2.1 Borang Permohonan Pendahuluan Pelbagai - PK.PBUiTM.(O).23/02 (Lampiran C) yang telah lengkap diisi. 8.2.2 Salinan surat kelulusan/arahan mengendalikan projek yang mengandungi maklumat mengenai tempat projek akan diadakan, tarikh mula dan tarikh tamat projek, jenis perbelanjaan dan jumlah bajet yang diluluskan, serta kumpulan wang yang membiayai projek berkenaan. 8.2.3 Salinan surat kelulusan ke luar negeri jika projek di adakan di luar negeri. 8.2.4 Borang peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1/2002) (Lampiran D) yang telah diluluskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab. 9.0 PROSES BAYARAN PENDAHULUAN PELBAGAI DAN PELARASAN Proses bayaran pendahuluan pelbagai dan pelarasan pendahuluan yang diambil adalah seperti di dalam Prosedur Operasi ISO 9001 : 2000 Pejabat Bendahari iaitu Prosedur Bayaran Pendahuluan Perjalanan/Pelbagai Dan Pelarasan PK.UiTM.(O).23. 10.0 PELARASAN PENDAHULUAN PELBAGAI 10.1 Pendahuluan pelbagai hendaklah diselaraskan melalui resit-resit asal perbelanjaan dan/atau resit pemulangan wang dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh cek bayaran pendahuluan dikeluarkan. 10 / 14

10.2 Carta Alir Proses Penyediaan Dokumen Pelarasan adalah seperti di Lampiran E. 10.3 Resit-resit asal perbelanjaan hendaklah disahkan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab atau Pegawai Penyelaras projek. 10.4 Jika wang pendahuluan digunakan untuk bayaran kepada individu atau sebarang perbelanjaan yang mana resit penerimaan tidak dikeluarkan oleh penerima, Surat Akuan Penerimaan Wang/Bayaran seperti di Lampiran F hendaklah disediakan dan dan ditandatangani oleh penerima semasa wang diserahkan. Surat Akuan Penerimaan Wang/Bayaran yang telah ditandatangani oleh penerima adalah dikira sebagai resit perbelanjaan. 10.5 Resit-resit perbelanjaan yang boleh diambilkira untuk pelarasan pendahuluan ialah : - 10.5.1 Resit asal yang telah disahkan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab atau Pegawai Penyelaras projek. 10.5.2 Resit perbelanjaan bagi perkara-perkara yang disenaraikan semasa permohonan pendahuluan. 10.5.3 Resit perbelanjaan yang bertarikh kemudian daripada tarikh cek pendahuluan. Contoh : Tarikh cek pendahuluan 1/9/2006. Semua resit perbelanjaan hendaklah bertarikh 2/9/2006 dan selepasnya. 10.5.4 Tandatangan penerima dalam surat pengesahan penerimaan wang adalah tandatangan asal. 11 / 14

10.6 Resit perbelanjaan bagi pembelian inventori / harta ATAU pembayaran bagi perkara-perkara yang tidak dibenarkan ATAU resit-resit yang bertarikh kemudian daripada tarikh cek pendahuluan, TIDAK BOLEH DIAMBILKIRA untuk menyelaraskan pendahuluan pelbagai yang telah diambil. Jumlah wang yang digunakan bagi pembelian berkenaan hendaklah dikembalikan kepada Pejabat Pembayar, untuk pelarasan. 10.7 Jika terdapat baki wang pendahuluan, serahkan dengan seberapa segera ke kaunter penerimaan Pejabat Bendahari. Proses Penerimaan Baki Wang Pendahuluan Di Kaunter Penerimaan Pejabat Bendahari adalah seperti di Lampiran G. 10.8 Dokumen pelarasan yang perlu dikemukakan kepada Pejabat Pembayar adalah seperti berikut : - 10.8.1 Borang Pelarasan Pendahuluan PK.PBUiTM.(O).23/03 (Lampiran H) yang telah lengkap diisi. 10.8.2 Resit-resit asal perbelanjaan yang telah disahkan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab atau Pegawai Penyelaras projek. 10.8.3 Salinan resit pemulangan baki pendahuluan (jika berkaitan). 10.8.4 Salinan surat kelulusan/arahan mengendalikan projek. 10.8.5 Salinan surat kelulusan ke luar negeri jika projek diadakan di luar negeri. 12 / 14

11.0 SENARAI LAMPIRAN 11.1 Lampiran A - Pejabat Pembayar Pendahuluan Pelbagai 11.2 Lampiran B - Carta Alir Proses Penyediaan Dokumen Permohonan Pendahuluan Pelbagai 11.3 Lampiran C - Borang Permohonan Pendahuluan Pelbagai PK.PBUiTM.(O).23/02 11.4 Lampiran D - Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002) 11.5 Lampiran E - Carta Alir Proses Penyediaan Dokumen Pelarasan Pendahuluan Pelbagai 11.6 Lampiran F - Surat Akuan Penerimaan Wang/Bayaran 11.7 Lampiran G - Proses Penerimaan Baki Wang Pendahuluan Di Kaunter Penerimaan Wang 11.8 Lampiran H - Borang Pelarasan Pendahuluan PK.PBUiTM.(O).23/03 12.0 PEMAKAIAN DAN TARIKH KUATKUASA 12.1 Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi Mara Kampus Shah Alam dan Kampus Cawangan, bagi semua Kumpulan Wang berkuat kuasa mulai 1 Disember 2006 dan 12.2 Pekeliling Bendahari berkaitan dengan pendahuluan pelbagai yang terdahulu adalah dibatalkan. Yang benar SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA 13 / 14

s.k 1. Naib Canselor 2. Timbalan Naib Canselor (Akademik Dan Pengantarabangsaan) 3. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni) 4. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan Dan Pengkomersilan/Inovasi) 14 / 14